Друк у штатному розкладі треба. Чи ставиться друк і хто підписує штатний розпис? Приклад складеного штатного розкладу

Підписи та печатки на штатному розкладі

Штатний розклад може складатися з кількох аркушів. Особи, які підписують його, розписуються лише на останньому аркуші у відповідному рядку. За потреби підписання кожного листа форма доповнюється рядками для проставлення підпису. Ця процедура може застосовуватися під час підписання штатного розкладу філії перед його затвердженням окремо від головної організації. Друк на затвердженому штатному розкладі уніфікована форма N Т-3 не передбачає.

Як і коли вносяться зміни до штатного розкладу?

Зміни у штатному розкладі відбуваються у випадках, коли змінюється склад співробітників, формуються нові відділи, виключаються старі посади та вводяться нові. Зміни вносяться двома основними способами: можна повністю замінити саме штатний розклад, або ж оформити наказ на внесення змін до штатного розкладу. У разі, коли зміни до штатного розкладу вносяться на підставі наказу, зазначаються такі причини:

реорганізація форми;

оптимізація та покращення діяльності керівних структур;

всілякі зміни у законодавстві, що потребують обов'язкової зміни штатного розкладу;

усунення обов'язків, що повторюються;

скорочення чи розширення виробництва фірми.

При змінах у штатному розкладі корективи повинні вноситися до документів співробітників - трудову книжку та особисту картку (наприклад, при перейменуванні посади). У такому разі потрібно отримати письмова згодапрацівника.

При зміні окладів (оформленні надбавок та премій) працівник повинен бути письмово повідомлений про це за 2 місяці до настання події. Зміни такого роду вносяться не тільки до штатного розкладу, а й до трудовий договірза допомогою додаткової угоди до договору. Також не забувайте, що зміни та доповнення, внесені в установленому порядку до штатного розкладу організації, доводяться до відома працівників, після чого до них трудові книжкина підставі наказу (розпорядження) чи іншого рішення роботодавця вносяться відповідні зміни та доповнення. Про це йдеться у п. 3.1 Інструкції № 69.

На підприємствах та організаціях щодня складається маса документів різного призначення, штатний розклад один з них. Завдяки цьому розпорядженню відбувається прийом та звільнення співробітників.

Також цей документ є основним при нарахуванні заробітної плати. Сьогодні ми детально обговоримо процедуру затвердження штатного розкладу, а також розглянемо нюанси складання.

Що таке?

Це документ, який відноситься до внутрішнього документообігу організації, що рекомендується для складання та містить відомості про штатні одиниці, назву посад, чисельність працівників, розмір окладу та бюджет, закладений на оплату праці співробітників.

ШР може бути досить об'ємним і містити кілька сторінок, у такому разі він зшивається та визначається нумерація. Підпис ставиться лише на останньому аркуші.

У разі необхідності проставлення підпису на кожній сторінці, попередньо слід доповнити рядками форму штатного розкладу.

Незважаючи на той факт, що ШР на законодавчо рівні, не відноситься до категорії обов'язкових документів, трудовий кодекс РФ посилається на цей документ, вказуючи, що працівник, здійснює свою трудову діяльність, згідно зі штатним розкладом підприємства.

Цей документ – значний інструмент діловодства організації, має своє призначення і виконує такі функції:

• фіксує чисельність трудящих;
• забезпечує контроль організаційної структури підприємства;
• здійснює коригування надбавок;
• контролює систему оплати праці.

Крім цього, у разі проведення перевірки різними державними службами, наявність ШР сприяє зменшенню кількості спірних питань

Даний нормативний акт можна використовувати як докази законності здійснюваних дій у ході судових розглядів.

Оформлення розкладу, найчастіше, відбувається наприкінці календарного року наступного, і входить у законні права лише після видання відповідного наказу.

Нюанси процесу затвердження

Існує негласний алгоритм дій, який використовується при затвердженні ШР:

Усі накази щодо внесення певних змін або щодо складання нового ШР зберігаються в окремій папці у відділі кадрів не менше 5 років.

Після закінчення зазначеного терміну документи передаються до архіву, де знаходяться постійно.

У разі виникнення будь-яких питань, ШР видається на руки керівнику або уповноваженій ним посадовій особі.

Структура наказу

Наказ про затвердження розкладу має такі конструктивні особливості:

Який період складається?

Відповідь на поставлене запитання досить однозначна. Все залежить від того, наскільки істотні зміни, які слід закріпити в розкладі.

Цей документ складається, по суті, у разі необхідності – зміни кількості працівників у штаті чи інших обставин, і не вимагає дотримання суворої періодичності оформлення. Тим не менш, у більшості випадків цей документ складається один раз на рік.

Хто затверджує документ у ТОВ?

ТОВ (товариство з обмеженою відповідальністю) – це форма організації підприємства, учасниками якого є засновники. Існує помилкова думка, що засновники мають право на затвердження ШР підприємства. Такий варіант можливий лише тоді, коли цей пункт прописано у Статуті компанії.

В іншому випадку процедура затвердження має аналогічний алгоритм дій, як і в будь-якій іншій організаційно-правовій формі компанії.

З цього випливає, що затверджує розклад — керівник організації, і, більше того, цей процес може відбуватися навіть без попереднього узгодження з засновником (знову ж таки, якщо інше не відображено у Статуті).

Процедура затвердження наказу про розклад у школі

Школа – це державне загальноосвітнє установа, яке має зовсім іншу структуру організації, ніж розглянуті раніше приклади юридичних.

Так, наприклад, у більшості випадків ШР оформляється на календарний рік, то в школі даний період обмежується навчальним роком, тривалість якого складає тимчасовий проміжок — з вересня по червень.

Приклад для школи

При складанні ШР у школі слід використовувати такі документи, як:

• Статут загальноосвітньої установи.
• Папери, що визначають структуру та чисельність штатних одиниць.
• Типові документи
• Розрахунок розміру заробітної плати, включаючи надбавки, кожного співробітника.
• Кошторис.

ШР в обов'язковому порядку має відображати інформацію про співробітників, які працюють за сумісництвом. Ця категорія вказується і з основними працівниками.

Також необхідно приділити особливу увагу специфічним особливостям навчальної діяльності. Так, наприклад, у школи може виникнути потреба у додаткових фахівцях, у зв'язку з поглибленим вивченням деяких предметів.

Важливо! Слід зазначити таке: якщо підприємство не входить до числа муніципальних та державних структур, то законодавство не передбачає чітких вимог наявності цього документа, і носить більш рекомендаційний характер.

У протилежному випадку складання Т3 – зобов'язання, які необхідно виконати.

Більшість рішень у школі ухвалюються шляхом видання розпоряджень. Цим питанням займається відділ кадрів чи бухгалтерія.

Наказ, обов'язково, повинен містити стандартні відомості:

• Найменування.
• Перегляд розпорядження.
• Номер та дату складання.
• ПІБ та підпис директора загальноосвітньої установи.

У розкладі обов'язково слід відобразити будь-які зміни щодо змін кількості штатних співробітників, посад або розміру заробітної плати та ін.

Правила складання наказу

У разі необхідності введення нового розкладу, складається наказ і керівнику або ж уповноваженій особі потрібно його затвердити, поставивши підпис, що дозволяє набути чинності нововведенням.

Як ми говорили вище, документ не має чітко визначеного терміну дії, проте при заміні ШР на новий розклад оформляється в новій редакції, після чого затверджується новим розпорядженням.

Якщо на підприємстві відбуваються зміни кадрового складу, Що вимагає внесення відповідних поправок, ці питання можна врегулювати так:

• Затвердити розклад за допомогою видання наказу.
• Затвердити нову редакціюбезпосередньо безпосередньо ШР.

Наступним кроком, за будь-якого із запропонованих варіантів, стане видання розпорядження, де слід зазначити причини, що спричинили зміни чи введення нового документа.

Як бачите, законодавство не передбачає обов'язкової наявності штатного розкладу в документообігу компанії, проте можна побачити безперечні переваги, якщо такий папір таки є.

Цей документ дійсно допомагає відстежувати динаміку трудової діяльностіпідприємства, завдяки чому досягається оптимізація основних процесів підприємства.

Штатний розклад

Штатний розклад є внутрішній документорганізації, у якому знаходять свій відбиток:

• штатний склад працівників, їх чисельність;
• найменування всіх існуючих для підприємства посад і необхідна їхнього заняття кваліфікація;
• розмір заробітної плати (оклад, ставка та ін.);
• надбавки для кожної посади (за наявності на підприємстві).

Для зручності його ведення розроблено уніфіковану форму Т-3 (ЗКУД 0301017). Однак застосування цього бланка не має обов'язкового характеру, його рекомендовано використовувати, оскільки він містить усі необхідні реквізити та відповідні поля для заповнення. Затверджено цей бланк постановою Держкомстату РФ "Про затвердження уніфікованих форм ..." від 05.01.2004 № 1.

Штатний розклад може складатися як з однієї сторінки, так і з кількох аркушів.

Хтось підписує штатний розпис. Потрібен чи ні друк на штатному розкладі

При заповненні уніфікованої форми розкладу потрібно буде проставити підписи наступних осіб:

• керівника кадрової служби;
• головного бухгалтера.

У тому випадку, якщо зазначені посади відсутні на підприємстві або ці обов'язки виконує сам керівник фірми або інша особа, можливо, заповнення цих рядків оформити наступним чином:

• залишити порожніми та незаповненими відповідні поля;
• внести поправки у форму та вказати посади осіб, відповідальних за складання зазначеного документа, наприклад, фахівця з кадрів.

Підписи перелічених осіб мають бути проставлені на останній сторінці документа, проте не забороняється візування кожної сторінки розкладу шляхом додавання до нього відповідних рядків.

Затвердження цього документа має відбуватися шляхом видання наказу. При цьому особа, яка має право видання розпорядчого документа, має бути закріплена в установчих документівфірми. У правому верхньому кутку форми Т-3 чи іншого бланка штатного розпису необхідне проставлення реквізитів наказу, жодних підписів інших осіб зазначений документутримувати не повинен.

Чи ставити печатку на штатному розкладі, якщо підприємство використовує цю форму? Ні, зазначений бланк такого реквізиту не містить.

Штатний розпис підписується відповідними особами, уповноваженими цього. Необхідності затвердження цього документа печаткою підприємства чи інший печаткою немає.

Штатний розклад уніфікованої форми Т-3 застосовується для вказівки структури, персонального складу організації. Розглянемо цю форму докладніше, а також наведемо штатний розклад із зразком заповнення.

Штатний розклад: бланк уніфікованої форми Т-3

З 1 січня 2013 року комерційні організаціїне повинні оформляти кадрові документи за затвердженими формами, тобто використовувати самостійно розроблені бланки документів.

Докладніше про це див. «Первинний документ: вимоги до форми та наслідки її порушення» .

Однак уніфікована форма Т-3 – це досить зручний та звичний спосіб оформлення штатного розкладу. Крім того, штатний розклад зразка форми Т-3 містить усі необхідні відомості, тому більшість роботодавців продовжують використовувати цю форму документа.

Нагадаємо, штатний розпис - бланк уніфікованої форми Т-3 - та порядок його заповнення затверджено постановою Держкомстату РФ від 05.01.2004 № 1. Для того, щоб користувачі нашого сайту знали, як скласти штатний розклад, зразок документа представлений як у чистому вигляді (у цьому розділі), і у заповненому стані (в останньому розділі).

Які відомості містить уніфікована форма штатного розкладу?

Штатний розклад - це один із внутрішніх нормативних документів, який повинна мати кожна організація (або підприємець із найманими працівниками).

Штатний розклад містить:

• перелік структурних підрозділів;
• найменування посад, спеціальностей та професій із зазначенням кваліфікації;
• відомості про кількість штатних одиниць;
• інформацію про зарплату: тарифні ставки та оклади, надбавки, фонд оплати праці (ФОП), у т. ч. щодо організації загалом.

Штатний розклад своєю головною метою має визначення структури, штатної чисельності та розміру ФОП. Документ не містить прізвища працівників та їх штатне розміщення за посадами. Штатне розміщення (синоніми: штатне заміщення, штатний список) нормативними документамине встановлено. Штатне заміщення на відміну штатного розкладу перестав бути обов'язковим документом в організацію, проте воно часто використовується. Зумовлено це тим, що штатне заміщення дає змогу відстежувати вакансії, а також заповнення штатних одиниць під час прийому на роботу сумісника або якщо посада ділиться між кількома співробітниками. Штатне заміщення зазвичай розробляється на основі штатного розкладу форми Т-3 з додаванням стовпця, до якого вносяться прізвища, імена, по батькові працівників, які обіймають певні посади. Якщо організація застосовує у своїй діяльності штатне заміщення, потрібно враховувати, що цей документ повинен зберігатися 75 років.

Про термін зберігання кадрових документів читайте .

Як правильно скласти штатний розклад

Складання штатного розкладу може бути покладено на будь-якого працівника організації, при цьому він обов'язково затверджується наказом (розпорядженням) керівника або іншої уповноваженої особи. Порядок видання документів про затвердження штатного розкладу має закріплюватись в установчих документах.

Про нюанси складання таких наказів читайте у матеріалі «Накази з основної діяльності – це які накази?».

При складанні штатного розкладу вперше йому надається номер 1, а надалі застосовується наскрізна нумерація. У штатному розкладі вказується дата складання, і навіть дата, з якою штатний розклад вводиться у дію. Ці дві дати можуть бути різними. У формі Т-3 передбачено вказівку періоду дії штатного розкладу, реквізитів наказу про його затвердження та кількість штатних одиниць.

Код структурного підрозділу у штатному розкладі та інші відомості

Штатний розклад у табличній частині починають заповнювати із зазначення найменувань та кодів структурних підрозділів. Як правило, код підрозділу у штатному розкладі вказують у порядку, що дозволяє визначити підпорядкованість та структуру всієї організації.

Якщо в організації є філії та представництва, то треба враховувати, що вони є структурним підрозділом організації, і, відповідно, штатний розпис має складатися з організації загалом. Навіть якщо керівнику філії передали право самостійно затверджувати штатний розпис, складається він все одно як частина єдиного штатного розкладу.

У графі 3 штатного розкладу наводиться найменування посади, спеціальності, професії, які вказуються у називному відмінку без скорочень. Найменування посади, професії присвоює роботодавець, якщо робота не пов'язана з важкими умовами праці та поданням пільг, інакше при вказівці посади у штатному розкладі слід орієнтуватися:

• на загальноросійський класифікатор професій робітників, посад службовців та тарифних розрядів(ОК 016-94) (утв. Постановою Держстандарту Росії від 26.12.1994 № 367);
• Загальноросійський класифікатор занять (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08) (утв. наказом Росстандарту від 12.12.2014 № 2020-ст);
• Кваліфікаційний довідник посад керівників, спеціалістів та інших службовців (утв. Постановою Мінпраці Росії від 21.08.1998 № 7);
• єдині тарифно-кваліфікаційні довідники робіт та професій робітників за галузями;
• професійні стандарти (абз. 3 год. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ).

Як привести найменування посад у відповідність до профстандартів, читайте .

Якщо організація приймає працювати співробітників до виконання певного виду роботи, а чи не посаду (професію, спеціальність), це теж потрібно відобразити в штатному розкладі.

Далі у графі 4 штатного розкладу вказується кількість штатних одиниць. Штатні одиниці можуть бути зазначені як повні, і неповні. Зміст неповної штатної одиниці у штатному розкладі вказується у частках, наприклад 0,25; 0,5; 2,75 та ін.

При складанні штатного розкладу особливу увагу слід приділити графі 5 «Тарифна ставка (оклад) та ін., руб.». У найпростішому випадку у цій графі штатного розкладу вказується фіксований розмір оплати праці протягом місяця.

На практиці при складанні штатного розкладу часто виникає питання про правильному оформленнідокумента у ситуаціях, коли немає фіксованого розміру оплати праці, наприклад, при відрядній оплаті. У цьому випадку рекомендується у графі 4 штатного розпису поставити прочерк, а у графі 10 вказати: «Відрядна оплата праці / Відрядно-преміальна оплата праці» та навести посилання на локальний нормативний акт, що визначає порядок встановлення оплати праці, а також її розмір за певну норму виробітку. В такому порядку рекомендується надходити, заповнюючи штатний розпис у ситуації, коли працівникові встановлено годинну тарифну ставку.

Якщо у штатному розкладі передбачено неповну штатну одиницю, то у графі «Тарифна ставка (оклад)» все одно вказується сума повного окладу за посадою.

Як заповнити штатний розклад: зразок та приклад

Зразок заповнення штатного розпису форми Т-3 у ситуації, коли немає фіксованої оплати праці, а також є неповна штатна одиниця, можна знайти на нашому сайті.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! У ст. 22 ТК РФ зазначено, що оплата має бути рівною за рівну працю. З цього випливає, що «вилка» окладів у штатному розкладі є порушенням Трудового кодексу. Роструд у листі від 27.04.2011 № 1111-6-1 рекомендує за однойменними посадами у штатному розкладі вказувати однакові розміри окладів, а можливість виплати одному з працівників заробітної плати (не окладу) у більшому розмірі регулювати за рахунок надбавок та доплат залежно від складності роботи, кількості та якості праці.

У графах 6, 7, 8 "Надбавки, руб." вказуються надбавки - як прийняті в організації (за ненормований робочий день, підвищену відповідальність, знання іноземних мов, стаж роботи та ін.), так і встановлені на законодавчому рівні (наприклад, за роботу в районах Крайньої Півночі). Штатний розклад уніфікованої форми передбачає, що це графи заповнюються у рублях. Якщо для зазначення всіх надбавок, що діють в організації у штатному розкладі, недостатньо граф, то їх кількість можна збільшити, видавши наказ про доповнення форми штатного розкладу. Аналогічно рекомендується вчинити, якщо надбавки встановлюються у відсотках.

Графа 9 «Усього протягом місяця» заповнюється лише тому випадку, коли оклад і надбавки вказані у рублях. У вказівках зі складання штатного розкладу йдеться про те, що «при неможливості заповнення організацією граф 5-9 у карбованцевому обчисленні... графи заповнюються у відповідних одиницях виміру (відсотках, коефіцієнтах та ін.)». Проте фактично оформити штатний розпис у такий спосіб неможливо. У такій ситуації можна в цій графі поставити прочерки, а у графі 10 «Примітка» вказати посилання на нормативні акти як внутрішні, так і нормативні, якими встановлені надбавки. Посилання у графі 10 на документ, що дозволяє встановлювати надбавку за стаж, дозволить не змінювати розкладу при зміні розміру надбавки. Також у графі 10 вказується будь-яка інформація, що стосується штатного розкладу.

Нюанси оформлення та внесення змін до штатного розкладу

Бланком уніфікованої форми Т-3 передбачені підписи керівника кадрової служби та головбуха, але такого реквізиту, як друк, у ньому немає. Періодичність та терміни затвердження штатного розпису законом не встановлені, і кожен роботодавець вирішує це питання самостійно.

Ознайомлення зі штатним розкладом працівників провадиться лише в тому випадку, якщо цей обов'язок роботодавця закріплений колективним договором, угодою, локальним нормативним актом (лист Роструда від 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1)

До штатного розкладу можуть вноситись зміни, якщо потрібно доповнити його новими посадами та структурними підрозділами або, навпаки, виключити їх, а також при зміні окладів, перейменуванні підрозділів та посад. Зміна у штатному розкладі оформляється наказом. Є 2 способи внести зміну до штатного розкладу:

1) видання наказу про відповідну зміну;

2) видання наказу про затвердження нового штатного розкладу.

При скороченні штату або чисельності, зміні окладів до штатного розкладу також вносяться зміни, при цьому слід враховувати, що дата введення в дію змін не може наступати раніше, ніж через 2 місяці після видання наказу. Це пов'язано з тим, що працівників потрібно попередити за 2 місяці про майбутньому скороченні(Ч. 2 ст. 180 ТК РФ) або про майбутні зміни в умовах трудових договорів.

Штатний розклад зберігається в організації постійно. Організації, здійснюють контрольно-наглядові функції (наприклад, інспекція з праці, контролюючі органи ФСС РФ, ПФР, податкові органи), під час проведення перевірок вправі зажадати цей документ. У разі неподання затребуваних контролерами документів або їх копій, включаючи штатний розпис, на роботодавця може бути накладено штраф у розмірі 200 руб. за кожний непредставлений документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Підсумки

Штатний розклад – обов'язковий документ, який має бути у будь-якого роботодавця. Приклад заповнення штатного розкладу за формою Т-3 можна знайти в інтернеті на багатьох бухгалтерсько-юридичних сайтах, проте зразок з описаними вище ситуаціями наводиться досить рідко. При підготовці штатного розкладу форми Т-3, зразок заповнення якого наведено в даній статті, може бути гарною підмогою як для досвідченого, так і для кадровика-початківця.

Про те, як правильно організувати кадровий облік, читайте у статті

До нашої редакції нерідко надходять питання щодо ведення такого важливого кадрового документа, як штатний розпис. Відповіді на найбільш актуальні з них ми подали у цій статті.

Навіщо потрібен штатний розклад?

Відповідно до Вказівок щодо застосування та заповнення форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати, затверджених постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004 р. № 1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати» (далі - Постанова № 1), штатний розпис застосовується для оформлення структури, штатного складу та штатної чисельності організації відповідно до її Статуту. Воно містить перелік структурних підрозділів, найменування посад, спеціальностей, професій із зазначенням кваліфікації, відомості про кількість штатних одиниць.

Вперше уніфікована форма штатного розкладу було затверджено постановою Держкомстату Росії від 06.04.2001 р. № 26 (у складі уніфікованих форм первинної облікової документації). 2004 р. дана формазазнала деяких змін.

Для роботодавця штатний розклад є дуже зручним інструментом, що виконує відразу кілька функцій. Зокрема, воно:

• дозволяє чітко простежити організаційну структуру підприємства (її структурні підрозділи);
• закріплює штатну чисельністьструктурних підрозділів та кількість штатних одиниць за кожною посадою (професією);
• дозволяє простежити систему оплати праці працівників структурних підрозділів;
• встановлює та закріплює розміри надбавок;
• полегшує відстеження вакансій та здійснення підбору персоналу на дані вакансії.

Чи обов'язкова наявність штатного розкладу?

на даний моментіснують дві точки зору щодо обов'язку роботодавця щодо ведення штатного розкладу.

Відповідно до першої наявність даного локального нормативного акта є обов'язковою, оскільки безпосередньо зачіпає трудову функцію працівника та оплату його праці. Так було в Трудовому кодексі РФ штатний розпис згадується у ст. 15, що містить визначення трудових відносин, та у ст. 57, згідно з якою істотною умовоютрудового договору є трудова функція, а саме: робота за посадою відповідно зі штатним розкладом, професії, спеціальності із зазначенням кваліфікації, конкретний вид роботи, що доручається працівникові.

Відповідно до іншої точки зору роботодавець самостійно вирішує питання необхідності ведення штатного розкладу. Обґрунтуванням такої позиції є такі аргументи. По-перше, Постановою №1 затверджено рекомендована до використанняуніфікована форма штатного розкладу (Т-3). Згадується штатний розпис і в Інструкції із заповнення трудових книжок, затвердженої постановою Мінпраці Росії від 10.10.2003 р. № 69 (далі - Інструкція № 69). Зокрема, у п. 3.1 Інструкції зазначається, що записи про найменування посади (роботи), спеціальності, професії із зазначенням кваліфікації проводяться, як правило, відповідно до штатного розкладу організації.

Як бачимо, в жодному з перерахованих нормативних актів не закріплено обов'язок роботодавця щодо оформлення штатного розкладу. Натомість рекомендуємо не нехтувати веденням цього кадрового документа, оскільки перевіряючі органи дотримуються саме першої точки зору.

Так, Фонд соціального страхуванняРФ звертає увагу страхувальників (роботодавців) на необхідність складання штатного розкладу як документа, що служить для підтвердження правильності. Пенсійний фондРФ при здійсненні збору відомостей про трудовий стаж застрахованих працівників також неодноразово звертав увагу на необхідність.

Найчастіше і податкові органи під час проведення виїзних перевірок запитують штатний розпис організації. Наприклад, у рішенні Арбітражного судум. Москви від 28.04.2007 р. у справі № А40-4332/07-117-33 зазначається, що «Податковий кодекс РФ покладає на платника податків обов'язок подавати на вимогу податкового органу документи та відомості, необхідні для податкового контролю. Та обставина, що трудові договори, штатний розпис, особисті та індивідуальні карткине є документами податкового обліку, саме собою не спростовує обов'язки організації мати такі документи та представляти їх для виїзної податкової перевірки, оскільки містяться у яких відомості може мати істотне значення оподаткування».

Нерідко відсутність штатного розпису перевіряючі органи розцінюють як порушення законодавства про працю та охорону праці, за яке посадова особа може бути оштрафована на суму від 500 до 5 000 руб., А організація - на суму від 30 000 до 50 000 руб. (Ст. 5.27 КпАП РФ). Але через те, що чіткого обов'язку роботодавця щодо ведення цього документа в законодавстві не передбачено, ці санкції можна спробувати оскаржити в судовому порядку.

Хто має розробляти та затверджувати штатний розклад?

Після ухвалення рішення про необхідність складання штатного розкладу (якщо, звичайно, його ще немає в організації) виникає наступне питання- хто має розробляти цей документ кадрового обліку?

Законодавство не визначає коло відповідальних осіб, тому припускаємо, що цим питанням має займатися керівник підприємства. Може бути складений окремий наказ, що покладає обов'язок щодо складання штатного розкладу на конкретного співробітника, або цей обов'язок може бути закріплений у трудовому договоріабо посадової інструкціїпрацівника.

Як правило, у невеликих організаціяхскладанням штатного розкладу займаються співробітники кадрової служби та (або) бухгалтерії, рідше - працівники юридичної служби. У великих компаніях- планово-економічний відділ чи відділ організації праці та заробітної плати. Якщо йдетьсяпро індивідуальному підприємцю, то цим може займатися кадровик, бухгалтер (за наявності таких у штаті) або сам підприємець.

Затверджується штатний розпис наказом (розпорядженням), підписаним керівником організації або уповноваженою ним на це особою (див. приклад 1). Реквізити цього документа зазначаються у полі «Затверджено наказом організації від «____» _____________ 200__ № __» уніфікованої форми № Т-3.

Зверніть увагу, що дати складання, затвердження та набрання чинності штатним розкладом можуть не збігатися. Так, штатний розпис може бути затверджено пізніше його складання, а дата його введення (набрання законної сили) бути пізнішою порівняно з датами затвердження та складання.

З урахуванням того, що заробітна плата нараховується працівникам помісячно, штатний розпис логічно вводитиме в дію з першого числа місяця.

В уніфікованій формі № Т-3 також зазначається період, на який затверджується штатний розпис. У зв'язку з цим виникає таке питання:

З якою періодичністю має складатися штатний розпис?

Чіткої відповіді у законодавстві немає. Проте з огляду на те, що штатний розпис - це плановий документ, доцільно складати його на один рік. Водночас штатний розпис може бути затверджений один раз і діяти протягом кількох років.

Як правильно заповнити уніфіковану форму №Т-3?

Отже, приступимо безпосередньо до складання штатного розкладу. Найпоширенішим способом його оформлення є наповнення уніфікованої форми № Т-3. При цьому слід керуватися Вказівками щодо застосування та заповнення форм первинної облікової документації, затвердженими Постановою №1.

Оформляємо "шапку". Насамперед у полі «Найменування організації» необхідно вказати найменування організації відповідно до свідоцтва про реєстрацію. Якщо свідчення міститься і повне, і коротке найменування, то штатному розкладі можна зазначити будь-яке з них.

Потім вказуються код по ОКПО (Загальноросійському класифікатору підприємств та організацій), номер документа та дата його складання. Для зручності реєстрації номер штатного розкладу може містити літерний індекс (наприклад ШР).

Уніфікована форма № Т-З включає таке формулювання: «Штатний розклад на період ______ з «___» ______ 20__ р.». Здається, позначення періоду дії документа передбачає вказівку дати як початку, а й закінчення цього періоду. Чи потрібно вказувати закінчення дії штатного розпису чи достатньо позначити, що штатний розклад набирає законної сили з певної дати? Вочевидь, що уніфікована форма передбачає саме другий варіант. Пояснюється це тим, що в процесі провадження діяльності в організації може виникнути потреба в зміні штатного розкладу, тому точно спрогнозувати термін закінчення його дії дуже важко.

У графі 1 («найменування») вказується найменування відповідного структурного підрозділу. Це може бути як філії, представництва, і відділи, цехи, ділянки тощо. (п. 16 постанови Пленуму Верховного СудуРФ від 17.03.2004 р. № 2 «Про застосування судами Російської ФедераціїТрудового кодексу Російської Федерації»).

Для зручності роботи зі штатним розкладом структурні підрозділи краще розташовувати групами відповідно до їхньої ієрархії від адміністрації до обслуговуючих підрозділів. Наприклад, в першу чергу будуть зазначені підрозділи, які здійснюють загальне керівництво (дирекція, бухгалтерія, відділ кадрів та ін.), потім - виробничі підрозділи або підрозділи, що здійснюють основні функції організації, і наприкінці - допоміжні та обслуговуючі підрозділи (адміністративно-господарська служба, відділ постачання, склад та ін.).

У графі 2 («Код») проставляються коди структурних підрозділів, присвоєні ним роботодавцем. Як правило, коди позначаються цифрами, кількість яких варіюється залежно від складності структури організації. Це дозволяє визначити місце кожного відділу (підрозділи, групи та ін.) у загальній організаційної структури. Наприклад, фінансовому департаменту присвоєно код 02. Відповідно, фінансово-плановий відділ і бухгалтерія, що входять до складу департаменту, матимуть коди 02.01 і 02.02.

У разі, якщо в організації використовується централізована система документообігу, код структурного підрозділу можна не вказувати.

У графі 3 зазначаються посада (спеціальність, професія), розряд, клас (категорія) кваліфікації працівника. Краще, якщо ці дані будуть наведені відповідно до:

• Загальноросійським класифікатором професій робітників, посад службовців та тарифних розрядів ОК 016-94 (введений постановою Держстандарту Росії від 26.12.1994 р. № 367);
• Кваліфікаційним довідником посад керівників, фахівців та інших службовців (затверджений постановою Мінпраці РФ від 21.08.1998 р. № 37).

Звичайно, ці довідники старіють і багато посад, що з'явилися в останні роки, у них відсутні (наприклад, посада офіс-менеджера). Тому відмінності в найменуваннях посад, професій, спеціальностей кваліфікаційних довідникахі в кадрових документахорганізації допустимі. Однак якщо з виконанням робіт з певних посад, професій, спеціальностей пов'язано надання компенсацій та пільг чи наявність обмежень, то найменування цих посад, професій чи спеціальностей та кваліфікаційні вимогидо них повинні відповідати найменуванням та вимогам, зазначеним у кваліфікаційних довідниках, що затверджуються у порядку, що встановлюється Урядом РФ (ст. 57 ТК РФ, п. 3.1 Інструкції № 69). Інакше права на пільги працівник не матиме.

Приклад 2

Згорнути Показати

У трудовій книжці музичного працівника, який 17 років керував дитячою хоровою студією при школі-інтернаті, його посаду було вказано як «організатор гуртка». Оскільки цієї посади немає ні в Загальноросійському класифікаторіпрофесій робітників, посад службовців та тарифних розрядів, ні в Списку робіт, професій, посад, спеціальностей та установ, з урахуванням яких достроково призначається трудова пенсія за старістю відповідно до статті 28 Федерального закону«Про трудові пенсії в Російській Федерації», затвердженому постановою Уряду РФ від 29.10.2002 р. № 781, цей трудовий стажне було зараховано у страховій для дострокового призначення пенсії працівнику.

Відповідно до ст. 57 ТК РФ посада прийнятого працювати співробітника має відповідати тій, що зазначено у штатному розкладі. Мають місце випадки, коли найменування посади, що використовується у трудовому договорі, не відповідає штатному розкладу або така посада взагалі не передбачена штатним розкладом. І тут протиріччя, існуюче між трудовим договором і штатним розкладом, має вирішуватися користь трудового договору (ст. 8 ТК РФ). Працівник виконуватиме трудову функцію, передбачену трудовим договором (тобто працювати за встановленою у договорі посадою, спеціальністю чи професією), а кадровику доведеться вносити відповідні зміни до штатного розпису. Як це зробити, ми розглянемо трохи згодом. А поки що продовжимо заповнення форми.

При заповненні графи 4 («Кількість штатних одиниць») вказується кількість штатних одиниць за відповідними посадами (професіями). У разі коли передбачається утримання неповної штатної одиниці з урахуванням особливостей роботи за сумісництвом, кількість штатних одиниць вказується у відповідних частках, наприклад, 0,25; 0,5; 2,75 та ін.

Зважаючи на те, що приймати нових працівників можна лише на вільні позиції, у штатному розкладі можна вказати не лише існуючі штатні одиниці, а й вакантні. Іншими словами, якщо в організації працюють 10 осіб і при цьому у штатному розкладі також зазначено 10 штатних одиниць, то при розширенні штату доведеться вносити зміни до штатного розкладу. А можна відразу закласти більше штатних одиниць (наприклад, 12). Таким чином, у штатному розкладі можна тримати кадровий запас на перспективу.

Одне з питань, що викликають складнощі на практиці, пов'язане з оформленням сумісників. Наприклад, на одній посаді можуть працювати кілька осіб за сумісництвом або з неповним робочим днем. І тут у штатному розкладі вказується сумарна кількість штатних одиниць з посади.

Припустимо, на посаді експедитора дві особи працюють на повній ставці, а одна - на півставки. У цьому випадку у графі 4 слід зазначити 2,5 штатні одиниці.

У графі 5 («Тарифна ставка (оклад) та ін.») залежно від системи оплати праці, прийнятої в організації, вказується місячна заробітна плата за тарифною ставкою (окладом), тарифною сіткою, відсотком від виручки, часткою або відсотком від прибутку, коефіцієнтом трудової участі(КТУ), коефіцієнту розподілу та ін. При цьому заробітна плата визначається у карбованцевому еквіваленті.

Нагадаємо, що відповідно до ст. 133 ТК РФ розмір посадового окладу(Тарифної ставки) не може бути нижче законодавчо встановленого мінімального розміру оплати праці (зараз - 4 330 руб.). При цьому система оплати праці має бути встановлена ​​локальним нормативним актом (наприклад, Положення про оплату праці).

Приклад 3

Згорнути Показати

У штатному розкладі передбачена одна штатна одиниця посади "секретар" з окладом 15 000 руб. Проте з урахуванням інтересів компанії секретаря було прийнято на роботу на умовах зовнішнього сумісництвана 0,5 ставки. Відповідно до ст. 285 ТК РФ оплата праці сумісників виробляється пропорційно відпрацьованому часу, залежно від виробітку чи інших умовах, визначених трудовим договором. У зв'язку з цим у трудовому договорі має бути зазначена сума, пропорційна відпрацьованому сумісником часу (в даному випадку - 7500 руб.).

Як очевидно з наведеного прикладу, штатний розпис визначає оклад з посади, але з винагороду конкретному працівнику

У графи 6-8 («Надбавки») вказуються стимулюючі та компенсаційні виплати працівникам (премії, надбавки, доплати, заохочувальні виплати), встановлені чинним законодавством РФ (наприклад, північні надбавки, надбавки за вчений ступінь тощо) або введені на розсуд організації (наприклад, пов'язані з режимом чи умовами праці).

• фіксованої суми (при зміні окладу розмір надбавки може бути залишений у колишньому розмірі або також змінено);
• як процентної надбавки (у разі розмір надбавки змінюється разом із окладом).

Зверніть увагу: якщо системою оплати праці передбачена можливість встановлення індивідуальних надбавок на кожну посаду, то у графі 3 кожну посаду потрібно виділити в окремий рядок, а у графі 4 навпроти кожної посади проставити одиницю.

Ще одне часте питання, яке хвилює в тому числі й кадровиків: чи можна працівникам, які займають однакові посади, встановити різні оклади, наприклад, передбачивши у штатному розкладі вилку окладів? І в юридичній літературі, і на практиці до вирішення цього питання існує два протилежні підходи. Так, деякі фахівці вважають, що це цілком допустимо. В обґрунтування цієї точки зору наводиться ст. 132 ТК РФ, згідно з якою заробітна плата кожного працівника залежить від його кваліфікації, складності виконуваної роботи, кількості та якості витраченої праці та максимальним розміром не обмежується. З огляду на це заробітна плата повинна встановлюватися диференційовано та залежати, насамперед, від кваліфікації працівника, на підставі чого співробітникам, які обіймають однакову посаду, але мають різні кваліфікаційні категорії, можуть бути встановлені різні оклади.

На думку інших фахівців, кожній посаді відповідає один розмір окладу. Якщо необхідно встановити різну заробітну плату працівникам, які обіймають однакові посади, розмір заробітної плати доцільно регулювати за допомогою різних надбавок (наприклад, за інтенсивність роботи).

Приклад 4

Згорнути Показати

В організації на посаді бухгалтера працюють два спеціалісти. У цьому штатним розкладом бухгалтеру передбачено оклад 10 000 крб., і навіть надбавки за ненормований робочий день у вигляді 10% від окладу (1 000 крб.) і інтенсивність роботи - 20% (2 000 крб.). З урахуванням кваліфікації та досвіду роботи одному із співробітників, які обіймають цю посаду, були встановлені всі надбавки і, відповідно, його заробітна плата склала 13 000 руб. (10 000 руб. + 1 000 руб. + 2 000 руб.). Другому бухгалтеру було встановлено лише одну надбавку за ненормований робочий день, після чого його вести становила 11 000 крб. (10000 руб. + 1000 руб.).

У графі 9 зазначається загальна сума, утворена шляхом додавання граф 5-8, тобто сума окладів за всіма штатними одиницями конкретної посади з урахуванням встановлених надбавок. Якщо графи 5-9 неможливо заповнити у рублевому еквіваленті (наприклад, у зв'язку із застосуванням безтарифної, змішаної та інших систем оплати праці), зазначені графи заповнюються у відповідних одиницях виміру (у відсотках, коефіцієнтах тощо). При цьому підрахунок загальної суми (підсумку) за графами 5-9 можливий, якщо тарифні ставки та надбавки встановлені у однакових одиницях за однаковий період часу.

Графа 10 Як випливає з її назви, призначена для різних приміток. За їх відсутності вона залишається незаповненою.

Після внесення даних до всіх граф слід заповнити рядок «Разом» , розташовану внизу таблиці. Для цього підраховуються кількість штатних одиниць, суми окладів, надбавок та сума місячного фонду заробітної плати за вертикальними стовпцями.

Оформлений штатний розпис підписують керівник кадрової служби або особа, на яку покладено обов'язок ведення кадрового діловодства, а також головний бухгалтерорганізації.

В уніфікованій формі штатного розпису проставлення друку не передбачається. У зв'язку з цим друк можна ставити, але не обов'язково.

Зразок заповнення штатного розкладу наведено в Прикладі 5.

Як вносити зміни до штатного розкладу?

Рано чи пізно будь-який кадровик стикається зі зміною відомостей, які у штатному розкладі. Наприклад, виникає необхідність у запровадженні нової штатної одиниці чи цілого підрозділу чи скороченні вже наявного, у зміні окладів, тарифних ставок, перейменуванні підрозділу чи посади тощо.

Внести зміни до затвердженого штатного розкладу можна двома способами:

Варіант 1.Змінити сам штатний розклад, тобто затвердити новий штатний розклад із новим (наступним по порядку) реєстраційним номером

Варіант 2Внести зміни до чинного штатного розкладу.

У цьому випадку штатний розклад залишається незмінним, змінюється лише ряд його позицій (зміст граф). Зміни вносяться наказом, після чого штатний розпис коригується. Як заголовки відповідного наказу можна використовувати такі: «Про зміну штатного розкладу», «Про часткову зміну штатного розкладу», «Про внесення змін до штатного розкладу» та ін. У наказі слід вказати підставу внесення змін до штатного розкладу (наприклад, реорганізація компанії , оптимізація управлінської роботи, удосконалення структури організації тощо).

Якщо організація має складну структуру, рекомендуємо при внесенні змін до чинного штатного розпису вказувати у наказі не лише відповідну посаду, а й структурний підрозділ, штатний склад якого зачіпають зміни, що вносяться. Це зумовлено тим, що в різних підрозділахможуть бути посади з однаковими назвами.

Якихось нормативів про те, з якою періодичністю необхідно оновлювати штатний розпис, не існує. Отже, робити це можна за необхідності.

Не забувайте, що зміни та доповнення, внесені в установленому порядку до штатного розкладу організації, доводяться до відома працівників, після чого до їх трудових книжок на підставі наказу (розпорядження) чи іншого рішення роботодавця вносяться відповідні зміни та доповнення. Про це йдеться у п. 3.1 Інструкції № 69.

Зверніть увагу, що постійна або тимчасова зміна трудовий функціїпрацівника та (або) структурного підрозділу, в якому працює працівник (якщо структурний підрозділ було зазначено в трудовому договорі) - не що інше, як переведення на іншу роботу (ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ). Як зміна трудової функції працівника розцінюється і зміна назви посади, визначена сторонами та закріплена у трудовому договорі, незалежно від причин такої зміни (наприклад, у зв'язку зі зміною штатного розкладу).

Коли вносити зміни під час скорочення штату?

Скорочення чисельності або штату працівників є однією з підстав для внесення змін до штатного розкладу. Скорочення чисельності організації передбачає вилучення зі штатного розкладу окремих штатних одиниць, тоді як скорочення штату - окремих посад. Працівники, що скорочуються з тієї чи іншої підстави, підлягають звільненню за п. 2 ст. 81 ТК РФ.

Враховуючи, що відповідно до статті 180 ТК РФ про майбутнє звільнення зі скорочення чисельності або штату працівники повинні бути попереджені не менше ніж за два місяці до звільнення, новий штатний розпис може бути введений у дію не раніше ніж через два місяці після його складання. Наявність штатного розкладу може підтвердити, що звільнення працівників було виправдано (тобто роботодавець матиме можливість наочно продемонструвати відсутність робочих місць).

При усуненні обставин, що спричинили зміну штатного розкладу у бік зменшення штатних одиниць, роботодавець може відновити скорочені позиції шляхом внесення змін до штатного розкладу або затвердивши новий.

Чи можна змінити уніфіковану форму?

У постанові Держкомстату Росії від 24.03.1999 р. № 20 «Про затвердження порядку застосування уніфікованих форм первинної облікової документації» зазначається, що уніфіковані форми первинної облікової документації (крім форм з обліку касових операцій), затверджені Держкомстатом Росії, організація за потреби може вносити додаткові реквізити. При цьому не допускається видалення тих реквізитів, що вже присутні у цій формі (у тому числі код, номер форми, назва документа).

Усі зміни, що вносяться до уніфікованої форми, мають бути оформлені розпорядчими документами організації. Крім того, самі формати бланків, зазначених у альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації, є рекомендованими та можуть змінюватися. Так, при виготовленні бланків на основі уніфікованих форм допускається вносити зміни в частині розширення та звуження граф та рядків, додавати вкладні листки – для зручності розміщення та обробки необхідної інформації.

Що таке штатне розміщення?

Багато організаціях практикується ведення «робочої» форми штатного розкладу - штатної розстановки, інакше називається заміщенням посад чи штатним списком. Головна відмінність цього документа від штатного розкладу полягає в його динамічності, в тому, що він може оперативно змінюватися залежно від змін (особистих і якісних), що відбуваються, в особовому складі підприємства і не вимагає видання наказу про його затвердження та зміну.

Оскільки штатний розклад, показуючи загальна кількістьштатних одиниць (посад) на підприємстві, що не дає можливості визначити, вакантна посада або зайнята і хто із співробітників її обіймає, у штатному розстановці, як правило, зазначаються саме ці відомості - прізвища та ініціали працівників підприємства, які обіймають посади, передбачені штатним розкладом, та статус посади – закритий чи вакантний.

До цього документа можуть включатися й інші дані, такі як табельний номерспівробітника, стаж його роботи у компанії, особлива категорія (неповнолітній, інвалід, пенсіонер, який має дітей до трьох років тощо). За основу штатного списку можна взяти затверджений штатний розпис організації та додати необхідні графи відповідно до потреб конкретної організації. Ні обов'язок ведення штатного розстановки, ні її уніфікована форма на сьогоднішній день нормативними актамине встановлені. Єдине, що регламентується, - це термін зберігання документів, що втратили чинність. Відповідно до Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання, затвердженим Росархівом 06.10.2000 р., штатні розстановки підлягають зберіганню протягом 75 років після складання нових. При цьому штатні розписи повинні зберігатися протягом 3 років, починаючи з року, наступного за тим, у якому він втратив чинність.

Виноски

Згорнути Показати