flarione.ru → Рейтинги багатства

Порядок запровадження посад у штатний розпис. Збільшуємо кадровий склад: наказ про нову посаду у штатному розкладі

Робота підприємств пов'язана з постійним розвитком та нарощуванням темпів роботи. З цієї причини періодично може виникати потреба введення нової посади в штатний розклад. Ця процедура насправді має багато серйозних аспектів. Важливо визначитися не лише з назвою вакансії, а й обґрунтувати нововведення документально.

Як запровадити нову посаду у штатний розклад?

Введення вакансії у штат організації має проводитись у кілька основних етапів. Їх можна поділити на організаційні та документально-супровідні.

У проведенні цієї процедури необхідно слідувати таким крокам:

Виявити потребу у внесенні змін;
Написати службову записку про необхідність, що виникла в додатковій одиниці;
За наказом керівника оформити документ із зазначенням усіх чинних вакансій, а також нововведених.

Назва посад у штатному розкладі має відповідати затвердженому державному переліку.

Як обґрунтувати введення у штатний розклад нової посади?

Законами РФ визначено, організація може сама координувати кількість найнятих працівників. Також з ініціативи керівника можуть додаватися співробітники, перейменовуватись наявні посади або проводитися скорочення. Але для кожного з перерахованих дій необхідно мати серйозні обґрунтування, які виражаються за допомогою підготовки офіційних розрахунків та документів.

Збільшення штату та нововведення додаткової одиниці зазвичай відбувається з наступних причин:

Обсяги робіт було збільшено;
Впроваджено додаткові технології чи напрямки;
Додавання вакансії допоможе покращити продуктивність відділу, структурного підрозділу чи підприємства загалом.

Перелік не є кінцевим і в компанії можуть виникнути причини, які можуть обґрунтувати необхідність нововведення.

Приклад обґрунтування запровадження нової посади у штатний розпис

Приклад обґрунтування також називають службовою запискою. Розглянемо приклад обґрунтування на введення додаткової одиниці до штатного розкладу через збільшення документообігу. Дотримуюся правил зберігання документів, у кожному відділі є людина, на яку покладається відповідальність за своєчасне здаванняпідшитих папок до архіву підприємства або зонального архіву. Особливо багато таких документів формується у процесі роботи бухгалтерів, кадрових працівниківта економістів.

Працівники цих відділів можуть підготувати службову записку для обґрунтування необхідності запровадження одиниці, яка має своєчасно брошурувати, підшивати та переносити документи до виробничого архіву. Крім того, видавати їх на вимогу можна тільки під розпис.

У прикладі обґрунтування вказують:

Кількість справ, що формуються щорічно;
Час, що витрачається на їхнє брошурування, підшивку, приймання та видачу.

Здійснюється підрахунок часу витраченого на місяць. Виходячи з цього, визначається розмір ставки та оклад майбутнього працівника.

Наказ про введення до штатного розкладу нової посади –

Введення нової посади до штатного розкладу відбувається за наказом керівника. Оформлення наказу відбувається на підставі поданої службової записки.

У наказі зазначаються такі пункти:

Необхідність складання іншої структури у зв'язку з поданим клопотанням про зміну;
Вказівка відділу, куди вводитиметься вакансія;
Назва вакансії, що вводиться;
Розмір ставки, посадового окладута інших постійних надбавок.

Наказ затверджується керівником та закріплюється печаткою підприємства.

Службова записка про введення до штатного розкладу нової посади

Клопотання про введення нової посади до штатного розкладу виражається службовою запискою керівника відділу або структурного підрозділу, який потребує нового працівника. Службова записка не просто висловлює прохання запровадити зміни, але подає офіційні обґрунтування цього дійства. Нова структурна одиниця вимагатиме певних матеріальних витрат від підприємства. Тому дуже важливо у записці зробити розрахунок доцільності цих витрат та отримання фінансової вигоди від нового працівника.

Крім самої службової записки необхідно розробити такі додатки:

Розрахунок обсягів робіт, що утворилися;
Навести дані норм трудовитрат зі спеціальностей з Постанови Мінпраці РФ від 2002 року;
Дати економічний розрахунок отриманого прибутку від запровадження нової вакансії.

Отримана вигода може бути виражена, наприклад, у тому факті, що введена робоча одиниця розвантажить істотно інших фахівців, які зможуть час, що звільнився, витратити на розробку нових ідей і концепцій.

Говорячи простою, не казенною мовою, штатний розпис (ШР) – це список посад кожного підприємства, що функціонує. Реалії такі, що за мінімальної кількості співробітників, керівники не дбають про його наявність. Наймані працівники сподіваються лише трудовий договір, підписаний обома сторонами. Нові та старі співробітники іноді навіть не здогадуються, що відсутність документа може призвести до суперечок, які вирішуються лише у судовому порядку.

У ТК РФ, ст. 57, розклад посад згадується лише один раз, нібито визначення функцій кожного з працівників підприємства. Фактично без штатного розкладу неможливо визначити, які суми необхідні для розрахунку зі співробітниками. Кожна конкретна посада завжди має на увазі, що:

Людина, яка її займає, ознайомлена зі своїм «фронтом» робіт.
Співробітник згоден із розміром зарплати.
Працівник у курсі всіх привілеїв, авансів, премій та виплат, покладених йому на певному робочому місці.

Відповідальні обличчя

Скласти штатний розпис може економіст, бухгалтер або будь-який працівник, який це буде зобов'язаний. На дрібних підприємствах таку функцію виконує керівник. Найчастіше цю функцію передають бухгалтеру:

Цей співробітник працює з нарахуваннями та грошовим обігом компанії чи фірми.
Знає кількість працівників, яким належить зарплата.
Вміє працювати зі спеціалізованими необхідними програмами.

Однак це не зовсім правильно, оскільки бухгалтерія займається фактичними господарськими операціями. Найкращим варіантом вважається залучення до складання розкладу працівника відділу кадрів чи економіста. На великих підприємствах із складною, багатоступінчастою структурою можна додатково залучати бухгалтера.

Найкращим варіантом вважається залучення до складання розкладу працівника відділу кадрів чи економіста.

Нюанси при прийнятті на роботу нового співробітника

Введення штатної одиниці супроводжується певними діями з боку керівника, відділу кадрів та бухгалтера. Відстежимо необхідну послідовність:

Крок перший. Керівнику або відповідальній особі необхідно обрати, за рахунок чого зміниться встановлений штатний розпис. У першому варіанті – це наказ про внесення нової посади до існуючого штатного розкладу. У другому – зміна та затвердження нового ШР. Зверніть увагу: внесення нової посади до штатного розкладу можливе лише в тому випадку, якщо в ньому є необхідна посада, і, відповідно, відкрита вакансія на неї. За відсутності посади краще скласти нову ШР, де її буде враховано (попередньо краще ознайомитися з фондом із зарплати, зазначеним у кошторисі підприємства).
Крок другий. Можливо, доведеться написати прохання-клопотання (якщо є вищий підрозділ, що є характерним для великих концернів) про введення цієї посади.
Крок третій. Пишемо наказ, де докладно обґрунтовуємо необхідність додати нову одиницю до штату співробітників, а також затверджуємо новостворену ШР (не забудьте про реєстраційний номер). У цьому документі обов'язково потрібно вказати дату, з якої запроваджується нова посада, оклад та підрозділ, де майбутній співробітник функціонуватиме.
Крок четвертий. Потрібно показати наказ бухгалтеру та призначити того, хто відповідатиме за його виконання.
Крок п'ятий. Обов'язково складіть інструкцію, в якій розпишіть усі обов'язки співробітника, який обіймає нову посаду.
Крок шостий. Прийміть людину на роботу, ознайомивши з інструкцією та уклавши трудовий робочий договір. Можливий і переведення на посаду співробітника, який вже працює на підприємстві.

Оскільки ШР є внутрішнім документом, те й складати його можна у довільній формі. Все залежить від зручності для керівника. Однак недбале ставлення до внутрішньої документації може спричинити штраф і адміністративне стягнення для начальника.

Діловодством та архівом в організації займається один фахівець. До його обов'язків входить, крім ведення архіву, реєстрація, облік та контроль документів:

вихідні листи (1219) (у дужках – показники за 8 місяців минулого року);
вхідна службова кореспонденція (1215);
звернення громадян (510);
розпорядження вищих організацій (429);
розпорядження керівника (232);
вхідні телефонограми (155).

Необхідно грамотно скласти доповідну записку керівнику установи та обґрунтувати введення штатної одиниці ( бюджетна організація) або перерозподіл обов'язків у відділі. Як це зробити?

Оцінити трудовитрати можна на підставі інформації про загальний обсяг документів в організації та про кількість архівних справ, що щорічно створюються, використовуючи такі державні норми часу на роботи з документаційного забезпечення управління:

- "Норми часу на роботи з документаційного забезпечення управлінських структур Федеральних органів виконавчої влади", затверджені постановою Міністерства праці та соціального розвитку РФ від 26.03.2002 № 23;

- «Міжгалузеві укрупнені нормативи часу на роботи з документаційного забезпечення управління», затверджені постановою Міністерства праці РФ від 25.11.1994 № 72;

- «Норми часу на роботи з автоматизованої архівної технології та документаційного забезпечення управління», затверджені постановою Міністерства праці РФ від 10.09.1993 № 152.

У перерахованих норм є низка істотних переваг. Насамперед вони розроблені державними органами на основі проведених обстежень, тому більшість керівників організацій (як державних, так і комерційних) схильні сприймати їх всерйоз. У всіх нормативах, крім найменувань виконуваних робіт, наводиться розгорнутий опис їхнього змісту.

приклад

"Норми часу на роботи з документаційного забезпечення управлінських структур Федеральних органів виконавчої влади"

Назва роботи:обробка документів, що відправляються

Зміст роботи:Отримання виконаних документів, перевірка правильності оформлення документів, наявності додатків, зазначених в основному документі, сортування документів, що надсилаються, за адресами та видами поштових відправлень, проставлення адреси на конверті, фальцювання та вкладення документів у конверти, заклеювання конвертів, маркування конвертів, складання реєстру на рекомендовану пошту, упаковка листів для надсилання на пошту.

У цих нормативах наведено і методики розрахунку чисельності персоналу ДОП. Досвід показує, що ними важко скористатися, тому краще провести оцінку трудовитрат, ґрунтуючись на запропонованих у державних нормативах описах змісту виконуваних робіт. Для цього потрібно:

1. Виписати із нормативів ті види роботи, які виконує співробітник.

2. Проаналізувати, чи відповідає зміст роботи, перерахованої в нормативі, роботі, яка виконується співробітником.

Так, у наведеному вище прикладі зміст роботи включено «простування адреси на конверті». Зараз у багатьох організаціях використовуються системи електронного документообігу, які дозволяють здійснювати цю операціюу автоматичному режимі. Якщо ваша система забезпечує таку можливість, значить, трудовитрати на даний видроботи потрібно буде коригувати у бік зменшення.

3. Підрахувати за нормативами трудовитрати та подивитися, що вийде. Бажано виконати такі розрахунки для всіх співробітників підрозділу. До збору даних та виконання розрахунків можна залучити самих співробітників, особливо при складанні переліку виконуваних ними видів робіт.

4. При розрахунку мінімально необхідної чисельності персоналу слід врахувати можливість хвороби працівників, використовуючи при цьому статистику видачі лікарняних листіву вашій організації.

Свої аргументи можна посилити такими даними:

У багатьох наших організаціях обсяг документообігу загалом збільшується протягом року на 15-30 %. Якщо в організації спостерігається така тенденція, можна підготувати керівництву прогноз на 2-3 роки наперед і поставити питання збільшення штатів з прицілом на майбутнє.
Чисельність співробітників служби ДОП можна приблизно оцінити, виходячи з загальної чисельностіперсоналу організації. У середніх та дрібних організаціях штат служби ДОП становить приблизно 2-3 % від загальної чисельності працівників.
Ще один спосіб приблизної оцінки необхідної кількості співробітників для обслуговування архіву організації - поділити кількість справ, що зберігаються в архіві, на 3000 (приблизна середня кількість справ, що обслуговуються одним співробітником архіву). Якщо точна кількість справ, що зберігаються, невідома, то її можна оцінити, вимірявши сумарну довжину полиць з документами і розділивши отриману цифру в метрах на 0,025 м (середньостатистична товщина справи - 2,5 см).

Наведені вище цифри відображають практичний досвід роботи комерційних організаційіз великим обсягом документів.

Вид робіт	Число документів на місяць	Норма, годинник на документ	Всього годин
Вихідні листи
Вхідна службова кореспонденція
Звернення громадян
Розпорядження вищих організацій
Розпорядження керівника
Вхідні телефонограми
Разом:

* П. 6.5 "Норм часу на роботи з документаційного забезпечення управлінських структур Федеральних органів виконавчої влади", взяті тільки пп. 1+2+3.

Тобто виходить, що якщо тільки працівник не здійснює якихось додаткових операцій із документами (взято випадок найпростішої обробки), то на місяць у нього піде на цю роботу близько 40 годин (це менше 5 хвилин на документ). Аналогічним чином потрібно скрупульозно підрахувати трудовитрати з інших видів роботи (контроль виконання, робота з архівом тощо). Якщо завантаження працівника перевищить кількість робочих годин за місяць, то сміливо можна готувати доповідну записку керівництву.

Сучасні керівники зазвичай добре розуміють мову цифр і погано сприймають неконкретні скарги на перевантаженість. По можливості потрібно підготувати оцінку додаткових витрат організації (на розширення штатів та/або підвищення зарплати) і співвіднести їх з тією віддачею, яка в результаті буде отримана.
На розмову з керівництвом краще йти, маючи на руках не лише дані про завантаженість персоналу, а й конкретні пропозиції щодо перерозподілу обов'язків. Під час обговорення наголос краще робити не так на необхідність розвантажити конкретного співробітника, але в підвищення ефективності роботи з документами у створенні, на можливий виграш інших служб і підрозділів тощо.
Пропозиції керівництву бажано оформити у вигляді службової записки. Якщо керівник підтримає їх, то буде можливість відразу накласти резолюцію на готовий документ. У разі негативного рішення залишиться документ, який може стати у нагоді в майбутньому.

Н.А. Храмцовська, провідний експерт з управління документацією компанії «ЕОС»,
член Гільдії керуючих документацією та «ARMA International»

До нашої редакції нерідко надходять питання щодо ведення такого важливого кадрового документа, як штатний розпис. Відповіді на найбільш актуальні з них ми подали у цій статті.

Навіщо потрібен штатний розклад?

Відповідно до Вказівок щодо застосування та заповнення форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати, затверджених постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004 р. № 1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати» (далі - Постанова № 1), штатний розпис застосовується для оформлення структури, штатного складу та штатної чисельності організації відповідно до її Статуту. Воно містить перелік структурних підрозділів, найменування посад, спеціальностей, професій із зазначенням кваліфікації, відомості про кількість штатних одиниць.

Вперше уніфікована форма штатного розкладу було затверджено постановою Держкомстату Росії від 06.04.2001 р. № 26 (у складі уніфікованих форм первинної облікової документації). 2004 р. дана формазазнала деяких змін.

Для роботодавця штатний розклад є дуже зручним інструментом, що виконує відразу кілька функцій. Зокрема, воно:

дозволяє чітко простежити організаційну структуру підприємства (її структурні підрозділи);
закріплює штатну чисельністьструктурних підрозділів та кількість штатних одиниць за кожною посадою (професією);
дозволяє простежити систему оплати праці працівників структурних підрозділів;
встановлює та закріплює розміри надбавок;
полегшує відстеження вакансій та здійснення підбору персоналу на дані вакансії.

Чи обов'язкова наявність штатного розкладу?

на Наразііснують дві точки зору щодо обов'язку роботодавця щодо ведення штатного розкладу.

Відповідно до першої наявність даного локального нормативного акта є обов'язковою, оскільки безпосередньо зачіпає трудову функцію працівника та оплату його праці. Так було в Трудовому кодексі РФ штатний розпис згадується у ст. 15, що містить визначення трудових відносин, та у ст. 57, згідно з якою істотною умовоютрудового договору є трудова функція, а саме: робота за посадою відповідно зі штатним розкладом, професії, спеціальності із зазначенням кваліфікації, конкретний вид роботи, що доручається працівникові.

Відповідно до іншої точки зору роботодавець самостійно вирішує питання необхідності ведення штатного розкладу. Обґрунтуванням такої позиції є такі аргументи. По-перше, Постановою №1 затверджено рекомендована до використанняуніфікована форма штатного розкладу (Т-3). Згадується штатний розпис і в Інструкції із заповнення трудових книжок, затвердженої постановою Мінпраці Росії від 10.10.2003 р. № 69 (далі - Інструкція № 69). Зокрема, у п. 3.1 Інструкції зазначається, що записи про найменування посади (роботи), спеціальності, професії із зазначенням кваліфікації проводяться, як правило, відповідно до штатного розкладу організації.

Як бачимо, в жодному з перерахованих нормативних актів не закріплено обов'язок роботодавця щодо оформлення штатного розкладу. Натомість рекомендуємо не нехтувати веденням цього кадрового документа, оскільки перевіряючі органи дотримуються саме першої точки зору.

Так, Фонд соціального страхуванняРФ звертає увагу страхувальників (роботодавців) на необхідність складання штатного розкладу як документа, що служить для підтвердження правильності. Пенсійний фондРФ при здійсненні збору відомостей про трудовий стаж застрахованих працівників також неодноразово звертав увагу на необхідність.

Найчастіше і податкові органи під час проведення виїзних перевірок запитують штатний розпис організації. Наприклад, у рішенні Арбітражного судум. Москви від 28.04.2007 р. у справі № А40-4332/07-117-33 зазначається, що «Податковий кодекс РФ покладає на платника податків обов'язок подавати на вимогу податкового органу документи та відомості, необхідні для податкового контролю. Та обставина, що трудові договори, штатний розпис, особисті та індивідуальні картки не є документами податкового обліку, сама по собі не спростовує обов'язки організації мати такі документи та подавати їх для виїзної податкової перевірки, оскільки містяться у яких відомості може мати істотне значення оподаткування».

Нерідко відсутність штатного розпису перевіряючі органи розцінюють як порушення законодавства про працю та охорону праці, за яке посадова особа може бути оштрафована на суму від 500 до 5 000 руб., А організація - на суму від 30 000 до 50 000 руб. (Ст. 5.27 КпАП РФ). Але через те, що чіткого обов'язку роботодавця щодо ведення цього документа в законодавстві не передбачено, ці санкції можна спробувати оскаржити в судовому порядку.

Хто має розробляти та затверджувати штатний розклад?

Після ухвалення рішення про необхідність складання штатного розкладу (якщо, звичайно, його ще немає в організації) виникає наступне питання- хто має розробляти цей документ кадрового обліку?

Законодавство не визначає коло відповідальних осіб, тому припускаємо, що цим питанням має займатися керівник підприємства. Може бути складений окремий наказ, що покладає обов'язок щодо складання штатного розкладу на конкретного співробітника, або цей обов'язок може бути закріплений у трудовому договорі або посадової інструкціїпрацівника.

Як правило, у невеликих організаціях складанням штатного розкладу займаються співробітники кадрової служби та (або) бухгалтерії, рідше – працівники юридичної служби. У великих компаніях- планово-економічний відділ або відділ організації праці та заробітної плати. Якщо мова йдепро індивідуального підприємця, то цим може займатися кадровик, бухгалтер (за наявності таких у штаті) або сам підприємець.

Затверджується штатний розпис наказом (розпорядженням), підписаним керівником організації або уповноваженою ним на це особою (див. приклад 1). Реквізити цього документа зазначаються у полі «Затверджено наказом організації від «____» _____________ 200__ № __» уніфікованої форми № Т-3.

Зверніть увагу, що дати складання, затвердження та набрання чинності штатним розкладом можуть не збігатися. Так, штатний розпис може бути затверджено пізніше його складання, а дата його введення (набрання законної сили) бути пізнішою порівняно з датами затвердження та складання.

З урахуванням того, що заробітна плата нараховується працівникам помісячно, штатний розпис логічно вводитиме в дію з першого числа місяця.

В уніфікованій формі № Т-3 також зазначається період, на який затверджується штатний розпис. У зв'язку з цим виникає таке питання:

З якою періодичністю має складатися штатний розпис?

Чіткої відповіді у законодавстві немає. Проте з огляду на те, що штатний розпис - це плановий документ, доцільно складати його на один рік. Водночас штатний розпис може бути затверджений один раз і діяти протягом кількох років.

Як правильно заповнити уніфіковану форму №Т-3?

Отже, приступимо безпосередньо до складання штатного розкладу. Найпоширенішим способом його оформлення є наповнення уніфікованої форми № Т-3. При цьому слід керуватися Вказівками щодо застосування та заповнення форм первинної облікової документації, затвердженими Постановою №1.

Оформляємо "шапку". Насамперед у полі «Найменування організації» необхідно вказати найменування організації відповідно до свідоцтва про реєстрацію. Якщо свідчення міститься і повне, і коротке найменування, то штатному розкладі можна зазначити будь-яке з них.

Потім вказуються код по ОКПО (Загальноросійському класифікатору підприємств та організацій), номер документа та дата його складання. Для зручності реєстрації номер штатного розкладу може містити літерний індекс (наприклад ШР).

Уніфікована форма № Т-З включає таке формулювання: «Штатний розклад на період ______ з «___» ______ 20__ р.». Здається, позначення періоду дії документа передбачає вказівку дати як початку, а й закінчення цього періоду. Чи потрібно вказувати закінчення дії штатного розпису чи достатньо позначити, що штатний розклад набирає законної сили з певної дати? Вочевидь, що уніфікована форма передбачає саме другий варіант. Пояснюється це тим, що в процесі провадження діяльності в організації може виникнути потреба в зміні штатного розкладу, тому точно спрогнозувати термін закінчення його дії дуже важко.

У графі 1 («найменування») вказується найменування відповідного структурного підрозділу. Це може бути як філії, представництва, і відділи, цехи, ділянки тощо. (п. 16 постанови Пленуму Верховного СудуРФ від 17.03.2004 р. № 2 «Про застосування судами Російської ФедераціїТрудового кодексу Російської Федерації»).

Для зручності роботи зі штатним розкладом структурні підрозділи краще розташовувати групами відповідно до їхньої ієрархії від адміністрації до обслуговуючих підрозділів. Наприклад, в першу чергу будуть зазначені підрозділи, які здійснюють загальне керівництво (дирекція, бухгалтерія, відділ кадрів та ін.), потім - виробничі підрозділи або підрозділи, що здійснюють основні функції організації, і наприкінці - допоміжні та обслуговуючі підрозділи (адміністративно-господарська служба, відділ постачання, склад та ін.).

У графі 2 («Код») проставляються коди структурних підрозділів, присвоєні ним роботодавцем. Як правило, коди позначаються цифрами, кількість яких варіюється залежно від складності структури організації. Це дозволяє визначити місце кожного відділу (підрозділи, групи та ін.) у загальній організаційній структурі. Наприклад, фінансовому департаменту присвоєно код 02. Відповідно, фінансово-плановий відділ і бухгалтерія, що входять до складу департаменту, матимуть коди 02.01 і 02.02.

У разі, якщо в організації використовується централізована система документообігу, код структурного підрозділу можна не вказувати.

У графі 3 зазначаються посада (спеціальність, професія), розряд, клас (категорія) кваліфікації працівника. Краще, якщо ці дані будуть наведені відповідно до:

Загальноросійським класифікаторомпрофесій робітників, посад службовців та тарифних розрядівОК 016-94 (запроваджено постановою Держстандарту Росії від 26.12.1994 р. № 367);
Кваліфікаційним довідником посад керівників, фахівців та інших службовців (затверджений постановою Мінпраці РФ від 21.08.1998 р. № 37).

Звичайно, ці довідники старіють і багато посад, що з'явилися в Останніми роками, у них відсутні (наприклад, посада офіс-менеджера). Тому відмінності в найменуваннях посад, професій, спеціальностей кваліфікаційних довідникахі в кадрових документахорганізації допустимі. Однак якщо з виконанням робіт з певних посад, професій, спеціальностей пов'язано надання компенсацій та пільг чи наявність обмежень, то найменування цих посад, професій чи спеціальностей та кваліфікаційні вимогидо них повинні відповідати найменуванням та вимогам, зазначеним у кваліфікаційних довідниках, що затверджуються у порядку, що встановлюється Урядом РФ (ст. 57 ТК РФ, п. 3.1 Інструкції № 69). Інакше права на пільги працівник не матиме.

Приклад 2

Згорнути Показати

У трудовій книжці музичного працівника, який 17 років керував дитячою хоровою студією при школі-інтернаті, його посаду було вказано як «організатор гуртка». Оскільки цієї посади немає ні в Загальноросійському класифікаторі професій робітників, посад службовців та тарифних розрядів, ні в Списку робіт, професій, посад, спеціальностей та установ, з урахуванням яких достроково призначається трудова пенсія за старістю відповідно до статті 28 Федерального закону«Про трудові пенсії в Російській Федерації», затвердженому постановою Уряду РФ від 29.10.2002 р. № 781, цей трудовий стаж не був зарахований у страховій для дострокового призначення пенсії працівникові.

Відповідно до ст. 57 ТК РФ посада прийнятого працювати співробітника має відповідати тій, що зазначено у штатному розкладі. Мають місце випадки, коли найменування посади, що використовується у трудовому договорі, не відповідає штатному розкладу або така посада взагалі не передбачена штатним розкладом. І тут протиріччя, існуюче між трудовим договором і штатним розкладом, має вирішуватися користь трудового договору (ст. 8 ТК РФ). Працівник виконуватиме трудову функцію, передбачену трудовим договором (тобто працювати за встановленою у договорі посадою, спеціальністю чи професією), а кадровику доведеться вносити відповідні зміни до штатного розпису. Як це зробити, ми розглянемо трохи згодом. А поки що продовжимо заповнення форми.

При заповненні графи 4 («Кількість штатних одиниць») вказується кількість штатних одиниць за відповідними посадами (професіями). У разі коли передбачається утримання неповної штатної одиниці з урахуванням особливостей роботи за сумісництвом, кількість штатних одиниць вказується у відповідних частках, наприклад, 0,25; 0,5; 2,75 та ін.

Зважаючи на те, що приймати нових працівників можна лише на вільні позиції, у штатному розкладі можна вказати не лише існуючі штатні одиниці, а й вакантні. Іншими словами, якщо в організації працюють 10 осіб і при цьому у штатному розкладі також зазначено 10 штатних одиниць, то при розширенні штату доведеться вносити зміни до штатного розкладу. А можна відразу закласти більше штатних одиниць (наприклад, 12). Таким чином, у штатному розкладі можна тримати кадровий запас на перспективу.

Одне з питань, що викликають складнощі на практиці, пов'язане з оформленням сумісників. Наприклад, на одній посаді можуть працювати кілька осіб за сумісництвом або з неповним робочим днем. І тут у штатному розкладі вказується сумарна кількість штатних одиниць з посади.

Припустимо, на посаді експедитора дві особи працюють на повній ставці, а одна - на півставки. У цьому випадку у графі 4 слід зазначити 2,5 штатні одиниці.

У графі 5 («Тарифна ставка (оклад) та ін.») залежно від системи оплати праці, прийнятої в організації, вказується місячна заробітна плата за тарифною ставкою (окладом), тарифною сіткою, відсотком від виручки, часткою або відсотком від прибутку, коефіцієнтом трудової участі (КТУ), коефіцієнту розподілу та ін. При цьому заробітна плата визначається у карбованцевому еквіваленті.

Нагадаємо, що відповідно до ст. 133 ТК РФ розмір посадового окладу (тарифної ставки) не може бути нижчим за законодавчо встановлений мінімальний розмір оплати праці (зараз - 4 330 руб.). При цьому система оплати праці має бути встановлена локальним нормативним актом (наприклад, Положення про оплату праці).

Приклад 3

Згорнути Показати

У штатному розкладі передбачена одна штатна одиниця посади "секретар" з окладом 15 000 руб. Проте з урахуванням інтересів компанії секретаря було прийнято на роботу на умовах зовнішнього сумісництвана 0,5 ставки. Відповідно до ст. 285 ТК РФ оплата праці сумісників виробляється пропорційно відпрацьованому часу, залежно від виробітку чи інших умовах, визначених трудовим договором. У зв'язку з цим у трудовому договорі має бути зазначена сума, пропорційна відпрацьованому сумісником часу (в даному випадку - 7500 руб.).

Як очевидно з наведеного прикладу, штатний розпис визначає оклад з посади, але з винагороду конкретному працівнику

У графи 6-8 («Надбавки») вказуються стимулюючі та компенсаційні виплати працівникам (премії, надбавки, доплати, заохочувальні виплати), встановлені чинним законодавством РФ (наприклад, північні надбавки, надбавки за вчений ступінь тощо) або введені на розсуд організації (наприклад, пов'язані з режимом чи умовами праці).

фіксованої суми (при зміні окладу розмір надбавки може бути залишений у колишньому розмірі або також змінено);
як процентної надбавки (у разі розмір надбавки змінюється разом із окладом).

Зверніть увагу: якщо системою оплати праці передбачена можливість встановлення індивідуальних надбавок на кожну посаду, то у графі 3 кожну посаду потрібно виділити в окремий рядок, а у графі 4 навпроти кожної посади проставити одиницю.

Ще одне часте питання, яке хвилює в тому числі й кадровиків: чи можна працівникам, які займають однакові посади, встановити різні оклади, наприклад, передбачивши у штатному розкладі вилку окладів? І в юридичній літературі, і на практиці до вирішення цього питання існує два протилежні підходи. Так, деякі фахівці вважають, що це цілком допустимо. В обґрунтування цієї точки зору наводиться ст. 132 ТК РФ, згідно з якою заробітна плата кожного працівника залежить від його кваліфікації, складності виконуваної роботи, кількості та якості витраченої праці та максимальним розміром не обмежується. З огляду на це заробітна плата повинна встановлюватися диференційовано та залежати, насамперед, від кваліфікації працівника, на підставі чого співробітникам, які обіймають однакову посаду, але мають різні кваліфікаційні категорії, можуть бути встановлені різні оклади.

На думку інших фахівців, кожній посаді відповідає один розмір окладу. Якщо необхідно встановити різну заробітну плату працівникам, які обіймають однакові посади, розмір заробітної плати доцільно регулювати за допомогою різних надбавок (наприклад, за інтенсивність роботи).

Приклад 4

Згорнути Показати

В організації на посаді бухгалтера працюють два спеціалісти. У цьому штатним розкладом бухгалтеру передбачено оклад 10 000 крб., і навіть надбавки за ненормований робочий день у вигляді 10% від окладу (1 000 крб.) і інтенсивність роботи - 20% (2 000 крб.). З урахуванням кваліфікації та досвіду роботи одному із співробітників, які обіймають цю посаду, були встановлені всі надбавки і, відповідно, його заробітна плата склала 13 000 руб. (10 000 руб. + 1 000 руб. + 2 000 руб.). Другому бухгалтеру було встановлено лише одну надбавку за ненормований робочий день, після чого його вести становила 11 000 крб. (10000 руб. + 1000 руб.).

У графі 9 зазначається загальна сума, утворена шляхом додавання граф 5-8, тобто сума окладів за всіма штатними одиницями конкретної посади з урахуванням встановлених надбавок. Якщо графи 5-9 неможливо заповнити у рублевому еквіваленті (наприклад, у зв'язку із застосуванням безтарифної, змішаної та інших систем оплати праці), зазначені графи заповнюються у відповідних одиницях виміру (у відсотках, коефіцієнтах тощо). При цьому підрахунок загальної суми (підсумку) за графами 5-9 можливий, якщо тарифні ставки та надбавки встановлені у однакових одиницях за однаковий період часу.

Графа 10 Як випливає з її назви, призначена для різних приміток. За їх відсутності вона залишається незаповненою.

Після внесення даних до всіх граф слід заповнити рядок «Разом» , розташовану внизу таблиці. Для цього підраховуються кількість штатних одиниць, суми окладів, надбавок та сума місячного фонду заробітної плати за вертикальними стовпцями.

Оформлений штатний розпис підписують керівник кадрової служби або особа, на яку покладено обов'язок ведення кадрового діловодства, а також головний бухгалтерорганізації.

В уніфікованій формі штатного розпису проставлення друку не передбачається. У зв'язку з цим друк можна ставити, але не обов'язково.

Зразок заповнення штатного розкладу наведено в Прикладі 5.

Як вносити зміни до штатного розкладу?

Рано чи пізно будь-який кадровик стикається зі зміною відомостей, які у штатному розкладі. Наприклад, виникає необхідність у запровадженні нової штатної одиниці чи цілого підрозділу чи скороченні вже наявного, у зміні окладів, тарифних ставок, перейменуванні підрозділу чи посади тощо.

Внести зміни до затвердженого штатного розкладу можна двома способами:

Варіант 1.Змінити сам штатний розклад, тобто затвердити новий штатний розклад із новим (наступним по порядку) реєстраційним номером

Варіант 2.Внести зміни до чинного штатного розкладу.

У цьому випадку штатний розклад залишається незмінним, змінюється лише ряд його позицій (зміст граф). Зміни вносяться наказом, після чого штатний розпис коригується. Як заголовки відповідного наказу можна використовувати наступні: «Про зміну штатного розкладу», «Про часткову зміну штатного розкладу», «Про внесення змін до штатного розкладу» та ін. , Оптимізація управлінської роботи, вдосконалення структури організації тощо).

Якщо організація має складну структуру, рекомендуємо при внесенні змін до чинного штатного розпису вказувати у наказі не лише відповідну посаду, а й структурний підрозділ, штатний склад якого зачіпають зміни, що вносяться. Це пов'язано з тим, що у різних підрозділах може бути посади з однаковими назвами.

Якихось нормативів про те, з якою періодичністю необхідно оновлювати штатний розпис, не існує. Отже, робити це можна за необхідності.

Не забувайте, що зміни та доповнення, внесені в установленому порядку до штатного розкладу організації, доводяться до відома працівників, після чого до них трудові книжкина підставі наказу (розпорядження) чи іншого рішення роботодавця вносяться відповідні зміни та доповнення. Про це йдеться у п. 3.1 Інструкції № 69.

Зверніть увагу, що постійна або тимчасова зміна трудовий функціїпрацівника та (або) структурного підрозділу, в якому працює працівник (якщо структурний підрозділ було зазначено в трудовому договорі) - не що інше, як переведення на іншу роботу (ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ). Як зміна трудової функції працівника розцінюється і зміна назви посади, визначена сторонами та закріплена у трудовому договорі, незалежно від причин такої зміни (наприклад, у зв'язку зі зміною штатного розкладу).

Коли вносити зміни під час скорочення штату?

Скорочення чисельності або штату працівників є однією з підстав для внесення змін до штатного розкладу. Скорочення чисельності організації передбачає вилучення зі штатного розкладу окремих штатних одиниць, тоді як скорочення штату - окремих посад. Працівники, що скорочуються з тієї чи іншої підстави, підлягають звільненню за п. 2 ст. 81 ТК РФ.

Враховуючи, що відповідно до статті 180 ТК РФ про майбутнє звільнення зі скорочення чисельності або штату працівники повинні бути попереджені не менше ніж за два місяці до звільнення, новий штатний розпис може бути введений у дію не раніше ніж через два місяці після його складання. Наявність штатного розкладу може підтвердити, що звільнення працівників було виправдано (тобто роботодавець матиме можливість наочно продемонструвати відсутність робочих місць).

При усуненні обставин, що спричинили зміну штатного розкладу у бік зменшення штатних одиниць, роботодавець може відновити скорочені позиції шляхом внесення змін до штатного розкладу або затвердивши новий.

Чи можна змінити уніфіковану форму?

У постанові Держкомстату Росії від 24.03.1999 р. № 20 «Про затвердження порядку застосування уніфікованих форм первинної облікової документації» зазначається, що уніфіковані форми первинної облікової документації (крім форм з обліку касових операцій), затверджені Держкомстатом Росії, організація за потреби може вносити додаткові реквізити. При цьому не допускається видалення тих реквізитів, що вже присутні у цій формі (у тому числі код, номер форми, назва документа).

Усі зміни, що вносяться до уніфікованої форми, мають бути оформлені розпорядчими документами організації. Крім того, самі формати бланків, зазначених у альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації, є рекомендованими та можуть змінюватися. Так, при виготовленні бланків на основі уніфікованих форм допускається вносити зміни в частині розширення та звуження граф та рядків, додавати вкладні листки – для зручності розміщення та обробки необхідної інформації.

Що таке штатне розміщення?

Багато організаціях практикується ведення «робочої» форми штатного розкладу - штатної розстановки, інакше називається заміщенням посад чи штатним списком. Головна відмінність цього документа від штатного розкладу полягає в його динамічності, в тому, що він може оперативно змінюватися залежно від змін (особистих і якісних), що відбуваються, в особовому складі підприємства і не вимагає видання наказу про його затвердження та зміну.

Оскільки штатний розклад, показуючи Загальна кількістьштатних одиниць (посад) на підприємстві, що не дає можливості визначити, вакантна посада або зайнята і хто із співробітників її обіймає, у штатному розстановці, як правило, зазначаються саме ці відомості - прізвища та ініціали працівників підприємства, які обіймають посади, передбачені штатним розкладом, та статус посади – закритий чи вакантний.

До цього документа можуть включатися й інші дані, такі як табельний номерспівробітника, стаж його роботи у компанії, особлива категорія (неповнолітній, інвалід, пенсіонер, який має дітей до трьох років тощо). За основу штатного списку можна взяти затверджений штатний розпис організації та додати необхідні графи відповідно до потреб конкретної організації. Ні обов'язок щодо ведення штатного розстановки, ні її уніфікована форма на сьогодні нормативними актами не встановлені. Єдине, що регламентується, - це термін зберігання документів, що втратили чинність. Відповідно до Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання, затвердженим Росархівом 06.10.2000 р., штатні розстановки підлягають зберіганню протягом 75 років після складання нових. При цьому штатні розписи повинні зберігатися протягом 3 років, починаючи з року, наступного за тим, у якому він втратив чинність.

Виноски

Згорнути Показати

Будь-яка фірма має певний посадовий склад, закріплений спеціальним документом, який, як відомо, називається штатним розкладом. Вносячи до нього корективи, керівництво здійснює управління фірмою, займається налагодженням системи оплати праці та оптимізацією. організаційної структури. Давайте розберемося, як найкраще оформити наказ про зміну штатного розкладу, щоб він не суперечив законодавству та містив усі необхідні позиції.

Підстава для внесення змін

Отже, що є основою оновлення документа? Від кого має надійти сигнал, що потрібно. Безумовно, це прерогатива керівника підприємства. І хоча в роботі з підготовки проекту змін, аналізу ефективності організаційної структури, що склалася, системи підпорядкування та оплати праці можуть брати участь різні фахівці, ключова ініціатива виходить безпосередньо від керівництва.

Директор дає усне розпорядження підготувати наказ про зміну штатного розкладу фахівцям, які відповідають за це, знайомиться з його змістом і затверджує особистим підписом.

Накази, що стосуються штатного розкладу, є загальними по підприємству, проте допускається завдання їм спеціального індексу, наприклад «ШР», та зберігання в окремій підшивці, щоб обмежити доступ до особистої інформації працівників (розміри окладів).

Варіанти зміни штатного розкладу

Як правило, характер коректив, що вносяться в цей документ, визначається кількома можливими причинами, а саме:

необхідністю змінити оклад або тарифну ставку для однієї чи кількох посад;
у зв'язку із скороченням персоналу;
потребою у перейменуванні посади чи підрозділи;
необхідністю вивести із штатного розпису посаду;
потребою у заміні окладу тарифною ставкою чи навпаки.

При цьому, залежно від ситуації, що вплинула на вибір варіанта причини, може змінюватися преамбула документа (слід заголовка і передує констатуючій частині, є підставою для складання наказу). Преамбула найчастіше починається зі слів «на виконання», «у зв'язку з», «з метою» тощо.

Хто складає наказ?

Після того, як прийнято рішення змінити штатний розпис, визначено позиції, що стосуються коригування, за справу береться спеціаліст, який втілює задумане в життя. Законодавство не обмежує коло людей, яким дозволено здійснювати таку діяльність.

Але, як правило, цим займається посадова особа, призначена загальним наказом по підприємству ще при складанні штатного розкладу, відповідальна за його формування та редакцію. Ці обов'язки також можуть бути прописані в трудовій угоді та посадовій інструкції певного працівника.

У дрібних організаціях функції оформлення таких наказів найчастіше покладають на кадрову службучи бухгалтерію, рідше – на юриста. на великих підприємствахнаказ готує планово-економічний відділ або відділ праці та заробітної плати. Ну а в індивідуального підприємця цю роботу виконує кадровик, бухгалтер (якщо такі є в штаті) або безпосередньо сам підприємець.

Зміна штатного розкладу, збільшення окладів

Як відомо, Трудовий кодексне допускає зміни заробітної плати працівників у бік зменшення (крім ситуацій, зазначених у ст. 74 ТК), якщо тільки воно не пов'язане зі скороченням розміру штатної ставки. Тому корективи, що стосуються штатного розпису, зміна окладів і тарифних ставок зокрема, можуть передбачати найчастіше їх підвищення.

Товариство з обмеженою відповідальністю

"Будівельник"

Про внесення змін до змісту штатного розкладу № ШР-1, затвердженого Наказом № 1 від 01.04.2014 р.

У зв'язку зі зміною обсягу виконуваних робіт

НАКАЗУЮ:

Внести такі зміни до змісту штатного розкладу № ШР-2:

1.1. Інженеру-технологу Смирнову Івану Петровичу у вигляді 55 000 (п'ятдесят п'ять тисяч) карбованців.

2. Фахівцю з кадрів Соловйової Л. В. підготувати додаткове до трудового договоруугоду.

3. Відповідальним за виконання наказу призначити економіста Ніжну Л.І.

Підготувала: економіст Ніжна Л.І.

Зміна до штатного розкладу, зразок внесення якого продемонстровано вище, може проводитись як для однієї, так і для кількох посад та працівників одночасно в одному документі. При цьому дата затвердження наказу необов'язково має співпадати з днем набрання ним чинності.

Зміна посади у штатному розкладі

Якщо необхідно змінити найменування посади чи цілого підрозділи, то преамбула наказу може, наприклад, звучати так: «У зв'язку з необхідністю приведення найменування підрозділу (посади співробітника)» чи «Відповідно до його функціональної навантаженням (Загальноросійським класифікатором посад службовців)».

Скорочення штату

Скороченням штату називається виведення зі штатного розкладу одиниць, які є вакантними. У цій ситуації Трудовий кодекс вимагає від роботодавців попереджати працівників про скорочення за 2 місяці. Це непростий процес, що включає багато нюансів, передбачених державою для захисту прав працівників.

Наказ про зміну штатного розкладу у разі обов'язково має бути загальним по підприємству, з відповідною нумерацією і індексом. Як правило, більшість таких документів в обґрунтуванні мають приблизно таку причину: «У зв'язку із скрутним фінансовим становищеморганізації, як заходи щодо оптимізації витрат на оплату праці».

Розглянемо докладніше зміст розпорядчої частини наказу про скорочення штату:

«Внести такі зміни до змісту штатного розкладу № ШР-1 від 01.04.2011 р.:

1.1. Старший інженер – 1 шт. одиниця.

1.2. Касир – 1 шт. одиниця.

2.1. Старший інженер – 0,5 штатної одиниці.

Відповідальний – економіст Ніжна Л. І.

3. Фахівцю з кадрів Соловйової Л. В. у порядку, який встановлений чинним трудовим законодавством:

Довести до відома працівників інформацію про майбутнє звільнення зі скорочення штату;

Запропонувати вакантні посади особам, які під скорочення;

Довести до відома органів служби зайнятості інформацію про вивільнення працівників.

4. Призначити комісію зі скорочення штату у такому складі:

Голова комісії – директор Чугунов А. А.

Члени комісії – спеціаліст з кадрів Соловйова Л. В., юрисконсульт Крючкова Ю. М., економіст Ніжна Л. І., головний бухгалтер Попова М. С.»

Зазначимо, що створення комісії зі скорочення штату є дуже важливим, її члени найчастіше присутні при врученні повідомлень працівникам, а також відповідають за дотримання правильності складання документів щодо скорочення.

Зміна окладу на годинну тарифну ставку

Трапляються ситуації, коли потрібно змінити спосіб формування заробітної плати для одного чи кількох працівників. Інакше кажучи, у штатному розписі замінити суму окладу чи тарифної ставки сумою годинної тарифної ставки. Це може відбуватися, наприклад, через регулярне виникнення переробок, а також збільшення тривалості робочого дня, для зручності розрахунку зарплати та ведення обліку відпрацьованого часу.

Знову ж таки зміни вимагають обґрунтування, проводяться лише за погодженням із працівником, не повинні зменшувати розмір виплат. При цьому розпорядча частина наказу виглядатиме приблизно так:

1.1. Водiй 4-го розряду з тарифною ставкою 9082,50 руб. - 1 шт. одиниця.

2.1. Водій 4-го розряду з годинною тарифною ставкою 55,04 руб. - 1 шт. одиниця.

3. Фахівцю з кадрів Соловйової Л. В. повідомити водія 4-го розряду Іванова І. І. про зміну, підготувати відповідні кадрові документи».

Порядок зберігання наказів

Як уже згадувалося, наказ про зміну штатного розкладу відноситься до наказів щодо основної діяльності, але допускається його видання під спеціальним індексом та зберігання в окремій папці для забезпечення конфіденційності особистих даних працівників. Важливо, щоб документи могли бути оперативно надані у разі будь-якої санкціонованої перевірки або на першу вимогу керівництва.

Щодо терміну їх зберігання, то, згідно з чинним законодавством, накази щодо основної діяльності зберігаються протягом усього існування підприємства.