flarione.ru → Програми

Граблі застосування ERP-систем. ERP системи: що це простими словами, плюси та мінуси ERP, огляд

Інформаційні системи планування ресурсів підприємства (Enterprise Resource Planning, ERP) перетворилися на звичний інструмент великого та середнього бізнесу. Їхнє основне завдання - автоматизація бізнес-процесів компанії (виробництва, постачання, збуту), а також управлінських функцій (планування, обліку, контролю). Проте статистика впроваджень ERP-систем є досить тривожною.

ERP-система - не зовсім "коробкова" програма, як, наприклад, Microsoft Office, яку можна з рівним ступенем ефективності встановити на комп'ютерах будь-якого підприємства. Результативність ERP-системи значною мірою залежить від її налаштування під певні завдання конкретного підприємства. Тільки правильно спроектована та налаштована ERP-система дійсно "допомагає" зробити бізнес більш керованим та "прозорим" для керівництва компанії.

Схематично модель більшості ERP-систем можна описати так: в єдину базу даних надходять усі первинні відомості про діяльність підприємства, і на їх основі програма будує різні звіти, графіки, прогнози, словом, постачає повноцінну аналітичну інформацію. Господарські операції реєструються у системі один раз, та їх впливом геть результативність роботи підприємства можна оцінити відразу, отримавши відповідний звіт. Отже, основна цінність ERP-системи – у забезпеченні інформаційної інтеграції всіх функціональних галузей діяльності компанії.

Незважаючи на те, що можливості сучасних ERP-систем досить розвинені та постійно зростають, дива може і не статися. Найчастіше після впровадження корпоративної інформаційної системикерівництво, як і раніше, не досить якістю інформаційного забезпечення. Наприклад, всупереч усім очікуванням, не скорочуються трудовитрати на виконання рутинних операцій і, що ще важливіше, зберігаються всі недоліки, властиві раніше сформованій практиці здійснення виробничо-господарських операцій. Йдеться зазвичай про некоректне оформлення первинних документів, наявність наднормативних запасів, порушення в збутовій політиці, зокрема про відпуск продукції клієнтам, які мають невиконані зобов'язання, тощо. Більше того, нерідко спроектована ERP-система настільки складна та неадекватна поточним завданням, що взагалі не використовується у компанії. І це не поодинокі випадки! За деякими даними, на Заході однозначно успішними вважається менш як 50% впроваджень ERP-систем. Достовірних відомостей щодо ситуації в Росії поки немає, але навряд чи тенденція відрізнятиметься.

Причин невдалих упроваджень сотні. Але в їх основі, як правило, лежить порушення основних принципів проектування автоматизованих систем управління (АСУ). Зазвичай проекти впровадження ERP-систем не дають очікуваних результатів внаслідок їхнього проектування без урахування стратегії розвитку бізнесу; порушення принципу побудови системи "зверху-вниз"; надмірного захоплення реінжинірингом бізнес-процесів та їх часом невиправданого підпорядкування вимогам стандартної функціональності базової ERP-системи та, навпаки, внаслідок кардинальної переробки базової функціональності.

Помилка №1. Проектування системи ERP без урахування стратегії розвитку компанії

Це одна з типових помилок. Зрозуміло, що з налаштуванні системи неможливо врахувати всі потенційні шляхи розвитку фірми у майбутньому. За минулі роки економічне середовище, в якому працюють російські підприємства, дуже змінилося. Наприклад, у компаніях нафтогазової галузітрансформувалася структура власності: організації вивели практично всі непрофільні активи, інформація про які була невід'ємною частиною АСУ та враховувалася при складанні консолідованої звітності. Багато компаній металургійної галузі помітно скоротили чисельність співробітників (деякі майже вдвічі), що природно позначилося кількості автоматизованих робочих місць.

Зрозуміло, що з часом ERP-системи, створені у відриві від планів реструктуризації бізнесу, вимагатимуть кардинальної модернізації. Інакше вони перетворяться на тягар, що заважає поточному управлінню і навіть документообігу. Створення та впровадження повнофункціональної ERP-системи – тривалий процес, який на великих підприємствахможе займати 3 і навіть п'ять років. Понад те, систему необхідно проектувати те щоб вона працювала протягом 2-3 років без проведення модернізації. Тому при проектуванні важливо представляти структуру та масштаби бізнесу в перспективі щонайменше на 3 роки. Помилки в прогнозуванні можуть призвести до невиправдано великих витрат, зокрема на купівлю додаткового мережного обладнання та оплату Інтернет-трафіку, що становлять значну частку вартості володіння ERP-системою. Зовсім неприємний варіант, коли через рік чи два стає очевидною необхідність переводити ERP-систему на іншу технічну платформу.

До інших типових напрямів розвитку бізнесу можна віднести розширення практики дрібносерійного виробництва, створення філіальної мережі, заміну постачальників, скорочення резервних запасів, посилення вимог до термінів постачання. У зв'язку з цим продуктивність внутрішніх телекомунікаційних каналів повинна бути розрахована на підвищене навантаження, наприклад, коли потік даних зростає через скорочення періодичності оновлення інформації. Якщо продуктивності каналів та самої бази даних недостатньо, то реєстрація господарських операцій проходитиме менш оперативно. Отже, будь-які аналітичні дані щодо поточної ситуації виявляться не зовсім достовірними.

Помилка №2. Проектування системи ERP "знизу-вгору"

Закласти в ERP-систему цілі компанії та перспективи її розвитку можна лише при проектуванні "зверху-вниз", а не навпаки. Створення інформаційної управлінської системи – задоволення дороге. Реєстрація в ній всіх даних, що з'являються у компанії, у принципі неможлива. І природно, кожен розробник при проектуванні стикається з необхідністю переходу від цього повного, в певному сенсі "необмеженого" обсягу інформації до якогось ліміту. Тому, створюючи ERP-систему, проектувальник завжди вирішує завдання вибору значущих для прийняття управлінських рішень даних у зв'язку з "ціною питання" на її реалізацію. На кожному підприємстві щодня циркулюють величезні інформаційні потоки даних про матеріально-технічні ресурси, клієнтів, персонал, виробничий потенціал тощо. Виникає питання: чи потрібні в ERP-системі специфічні відомості продуктивність будь-якого верстата в останні 2 години або про кількість напівфабрикатів на столі конкретного працівника в даний момент при тому, що ця інформація, безперечно, використовується в управлінській діяльності?

Кожен рівень управління має свої потреби в інформаційному забезпеченні. Але ці дані в жодному разі не повинні виявитися надмірними.

Розподіл інформаційних потоків буде вірним, якщо розпочати побудову системи з уточнення потреб у відомостях верхніх рівнів управління, поступово спускаючись "вниз". За такого підходу насамперед формуються і визначаються показники, необхідні вищому керівництву, і навіть частота їх розрахунку. Потім встановлюються дані, потрібні наступному в ієрархії управлінському ланці, і т.д. Таким чином, виключається ризик створення системи, яка генеруватиме інформацію, недостатню для прийняття управлінських рішень вищим керівництвом.

На практиці проектувальники, не ставлячи за мету забезпечити інформаційну підтримку прийняття управлінських рішень, або намагаються ввести в систему максимальну кількість даних, тим самим невиправдано збільшуючи вартість АСУ, або втрачають частину важливих для якогось рівня управління відомостей. В результаті менеджмент страждає через недостатність і несвоєчасність інформаційного забезпечення.

А керівництво компанії у найкращому випадкуотримує доступ до інформаційному простору, Що містить величезні масиви даних Але йому практично ніколи не видається точкова агрегована інформація, необхідна для ухвалення управлінських рішень. Звичайно, така важлива мета створення та впровадження ERP-системи, як посилення контролю, також не досягається.

На практиці існує чимало прикладів, коли навіть повнофункціональна автоматизована система класу ERP не задовольняє потреби управлінського апарату інформації. Наприклад, керівник одного металургійного підприємствапри аналізі ситуації з дебіторською заборгованістю зіткнувся з наступною проблемою: система, що використовується в роботі, могла надати лише неструктурований перелік дебіторів без будь-якого угруповання за важливістю, за питомою вагою в загальному обсязі заборгованості, термінах і т.д.

Щоб підприємство, витративши значні кошти, не отримало в результаті неефективну через фрагментарність облікову систему, ERP-систему потрібно проектувати, орієнтуючись на цілі компанії, послідовно визначати вид та характеристики інформації, необхідної кожному рівню управління, починаючи з вищого керівництва.

Помилка №3. Надлишковий реінжиніринг бізнес-процесів

Досить часто компанія, яка впроваджує ERP-систему, або погоджується на реінжиніринг всіх бізнес-процесів та їх підпорядкування вимогам базової функціональності обраної системи, або наполягає на збереженні практики роботи, що склалася, і, відповідно, на кардинальній перебудові обраної системи (а часом і на повному її переписуванні) ). Ці дві крайності поповнюють перелік причин невдач під час створення та впровадження ERP-систем.

У першому випадку великий ризик того, що система, створена для кардинальної перебудови бізнес-процесів, взагалі не буде використовуватися. Досвід показує, що принципові зміни бізнес-процесів важко і рідко приживаються і вдосконалювати систему управління компанії все ж таки краще еволюційним шляхом.

Західні ERP-системи розроблені з урахуванням світового досвіду побудови та оптимізації бізнес-процесів. Звичайно ж, все це має враховуватись при вдосконаленні системи управління російських підприємств. Разом про те часто використовувані проектувальниками посилання західну практику не дуже коректні, т.к. вітчизняні компанії працюють в іншому економічному середовищі, і перехід на західні стандарти не завжди є доцільним.

У другому випадку отримана система внаслідок доробок та переробок втрачає свою надійність. Відповідно, різко зростають ризики помилкової обробки інформації, що вводиться. Більше того, жодної користі від автоматизації неефективних бізнес-процесів компанії не буде. Навпаки, вона втратить можливість удосконалювати свою діяльність, т.к. буде затиснута у жорсткі рамки роботи програми. У цьому дуже важливо правильно визначити оптимальне співвідношення між реінжинірингом бізнес-процесів і доопрацюванням системи.

Помилка №4. Неправильна оцінка економічної ефективності впровадження ERP-системи

Економічна ефективність впровадження ERP-системи - це, напевно, найскладніше питання, на яке належить відповісти керівнику. Відомо, що використання передбачає великі витрати на загальну автоматизацію (комп'ютери, сервери, мережеве обладнання, ліцензії, консультаційні послуги і т.д.). У цьому важливо зіставляти витрати на автоматизацію того чи іншого процесу, враховуючи його місце в ERP-системі, з підсумковими економічними результатами проекту в цілому. Тобто необхідно відповісти на запитання, що дасть ведення обліку відповідних операцій у системі чи надання таких даних такому менеджеру? Яких втрат це допоможе уникнути? Як підвищити ефективність використовуваних ресурсів? Які резерви дозволить залучити до виробничої діяльності? В іншому випадку зростає ризик того, що витрати на автоматизацію процесів не окупляться.

Відповідати на питання, якою є ціна включення будь-якої інформації, необхідно на всіх етапах проектування ERP-системи. Спочатку щодо її функціональної структури, виборі базової платформи, технічного забезпечення та інших загальних рішень у системі на етапі розробки її концепції, потім під час упорядкування технічного завдання. Крім того, ставити питання про економічну ефективність важливо на етапі доведення прототипу системи до остаточного варіанта.

При цьому пам'ятайте, що найкращі результати від впровадження ERP-системи досягаються, якщо вона проектується для підприємства з добре збудованою системою керування.

Технологія та практика проектування ERP-систем.

На практиці процес проектування виглядає наступним чином: Замовник формулює укрупнені вимоги до системи, що лягають в основу Концепції та Технічного завдання, що розробляються зовнішньою проектною організацією. Цьому процесу завжди передує аналіз виробничо-господарської діяльності компанії-замовника. Мета вивчення бізнес-процесів - визначення "вузьких місць" в інформаційному забезпеченні та виявлення резервів для підвищення ефективності роботи компанії. На основі варіантних опрацювань у Концепції визначається контур системи, що створюється, а саме: базова ERP-система; функціональна структура; інформаційне забезпечення; кількість необхідних автоматизованих робочих місць; технічне забезпечення. Під час розробки Концепції особлива увага приділяється перспективам розвитку бізнесу замовника. Рамки, у яких важливо розуміти (представляти) перспективи розвитку бізнесу, визначаються з термінів розробки та впровадження системи (які залежить від масштабів компанії: від 6 місяців до 3 років); періоду функціонування системи без необхідності її модернізації (бажано, щоб період морального старіння системи становив щонайменше два роки). Сформована з урахуванням передпроектного обстеження Концепція може містити кілька основних альтернативних варіантів розвитку автоматизації системи управління замовника. Кожен варіант має бути оцінений виходячи із співвідношення "вартість/ефективність". Вибір Концепції здійснюється замовником і є основою розробки Технічного завдання (ТЗ). Тут детально опрацьовуються вимоги до системи. ТЗ - основний документ, що визначає вимоги, організацію та проведення робіт, відповідно до яких здійснюється проектування ERP-системи та її здавання замовнику. Наступний етап – розробка моделі бізнес-процесів to be (бізнес-процеси в умовах функціонування ERP-системи). Модель створюється на основі ТЗ та укрупнено описує управлінські та інформаційні взаємозв'язки в системі. Цей етап є ключовим у роботах зі створення ERP-системи. Це пояснюється тим, що його результати дозволяють сформувати у співробітників та керівництва компанії-замовника бачення функціонування їхнього підприємства в умовах використання ERP-системи та уточнити вимоги до неї. Для великих компанійдоцільною є розробка Ескізного проекту (до розробки моделі бізнес-процесів to be), в якому визначаються основні проектні рішення (з кількістю робочих місць понад 60). На основі ТЗ, проектних рішень, затверджених на етапі ескізного проектування, та моделі бізнес-процесів to be здійснюється техно-робоче проектування. На даному етапі має бути проведений аналіз відповідності алгоритмів розрахунків та методів управління, закладених у програмному забезпеченні впроваджуваної ERP-системи, специфічним алгоритмам та методам, що застосовуються на практиці функціонування компанії-замовника. За результатами аналізу визначаються "прогалини" у функціональності системи та приймаються необхідні проектні рішення щодо їх усунення. Ефективність проектів зі створення та впровадження комплексних автоматизованих систем управління тим вища, ніж тісніше співробітництвозамовника та розробника на всіх етапах проектування.

Впровадження ERP-рішень

Використання IT-рішень забезпечує широкі можливості оптимізації процесів. До таких можна віднести віддалений доступ до даних та знань, заснований на веб-технологіях, функціонал ERР-систем, що використовуються для широкого кола компаній, систем OSS/BSSпідтримки телекомунікаційного бізнесу. Важливу рольу виконанні процесів грають ефективні організаційні структури та системи мотивування персоналу. У рамках цього напряму можна відзначити створення команд процесів, формування їх ключових показників та заснованої на них бонусної системи, розробку відповідної системи мотивування команди, формування організаційної структури компанії, що базується на процесному принципі.

ERP-системи - це складний програмний продукт, придбання, впровадження та програмне доопрацювання якого мають бути жорстко сплановані за часом, ресурсами та проектним бюджетом. При цьому в процесі повинні брати участь як Виконавець, і Замовник. При впровадженні ERP-рішень необхідно застосовувати принципи управління складними проектами ІТ.

За даними світової проектної статистики, лише третина проектів запровадження інформаційних систем завершується успіхом, тобто. досягає цілей Спонсора проекту (Власника підприємства, Директора, Ради акціонерів або, якщо скористатися професійним жаргоном, "гаманець проекту").

Під цілями проекту зазвичай розуміють три чинники: якість, терміни та бюджет. 70% решти проектів або затягуються за термінами, вимагають додаткового фінансування (перегляд бюджету проекту), або за підсумком проекту пропонується ERP-рішення, з яким фахівці Замовника не хочуть працювати, через його складність та/або "сирість".

Для успішного впровадження ERP-системи потрібно дотримуватись наступних правил:

1. Достеменно знати цілі проекту, тому що 70% проектів зазнає невдачі саме з цієї причини.

2. Повинні бути документально визначені цілі, бюджет та строки проекту, призначено керівника та сформовано проектну команду.

3. Проектна команда має бути забезпечена всім необхідним для виконання проекту (проектним офісом, комп'ютерами, принтерами, телефонами тощо).

4. Проект має бути розбитий на логічно вивірені етапи та фази робіт, які мають бути перевірені на відсутність "конфліктів" у послідовності та тривалості робіт.

5. Керівництву проекту та його учасникам потрібно мати мужність закрити проект. Для цього проектному менеджерутреба вміти розбивати проектні роботина "пріоритетні групи", тобто вміти відмовлятися від "раціоналізаторських" пропозицій з боку Спонсорів проекту та користувачів ERP-системи.

Переваги та недоліки ERP-рішень

Серед переваг ERP-систем зазвичай виділяють можливість скоротити і уніфікувати використовуване апаратне забезпечення, за рахунок технології "клієнт-сервер" та інтеграції інформаційної системи, уніфікації процесів у групах компаній (після злиття або поглинання), уніфікації даних про кадрові ресурси, скорочення чисельності персоналу ( зайнятого обліковими функціями та забезпечує підтримку інформаційної системи).

ERP-системи забезпечують одноразовий збір розширених даних, що виключає дублювання. Він здійснюється в розрізі процесів, а не функцій, що дозволяє в будь-який час оцінити стан процесу, що цікавить. Спільність представлення даних, що забезпечується при впровадженні інтегрованих систем управління, представляє менеджменту підприємства розширені можливості підготовки стандартних і спеціалізованих звітів. Зберігання всіх даних у єдиній базі компанії гарантує високий рівень доступності інформації, і навіть єдину думку звітну інформацію.

Основні недоліки ERP-систем:

Висока складність застосування. Потрібно пред'являти найвищі вимоги до проектної команди як з боку Виконавця, так і з боку Замовника. Відбір учасників проекту має проводитися не менш жорстко, ніж вибір системи автоматизації за допомогою тендеру.

Слід оцінити не тільки знання системи, що впроваджується, а й глибоке знання предметної галузі застосування системи, знання специфіки галузі Замовника, а також вміння керувати такими складними проектами:

При перебудові бізнес-процесів підприємства та впровадженні ERP-рішення у більшості випадків виникають великі ризики та витрати, які можуть призвести до значного зниження продуктивності та, як наслідок, зменшення рентабельності бізнесу;

Висока вартість впровадження, тому що значна частка витрат на впровадження ERP припадає не на вартість системи, а на роботи з її впровадження;

Висока вартість володіння ERP-системою (щорічні витрати);

Довга окупність системи - 2-3 роки після її впровадження.

Впровадження ERP-системи для вашого підприємства – чи варто його проводити, час чи ще ні? Зазвичай керівник фірми вирішує використовувати такі системи у таких випадках:

Недостатньо високі конкурентні позиціїкомпанії над ринком.
Відсутність зрозумілості та прозорості бізнес-процесів, що призводить до втрати грошових коштівта прибутку.
Великі витрати часу на складання та узгодження звітів, накладних чи іншої документації.

На перший погляд здається, що впровадження ERP-рішень покращить позиції будь-якого підприємства. Але впроваджувати їх необдумано – такий самий неправильний крок, як і зовсім відмовлятися від застосування. Багато продуктів коштують дорого і по кишені не кожній фірмі. А якщо навіть початкова ціна виглядає прийнятною, то значний ризик великих додаткових витрат після придбання, тому що подібні системи вимагають установки, налаштування та постійного обслуговування.

Якщо купити систему ERP, не продумавши цей крок, вона може виявитися надмірно дорогою.
Якщо придбати невідповідний продукт, існує ризик, що не виправдає надій і не принесе користі.

З цього випливає лише одне: перш ніж зважитися на використання, варто все проаналізувати та зважити.

Типові проблеми під час впровадження ERP-продуктів

Приймаючи рішення використовувати ERP, підприємство стикається з такими труднощами:

Рівень програмного забезпеченняне відповідає реальним потребам фірми: воно або надто складне, або недостатньо потужне.
Громіздке програмне забезпечення не налаштовується під бізнес, а вимагає налаштувати бізнес під нього.
Для обслуговування продукту необхідно найняти багатьох спеціалістів або оплатити послуги сторонньої компанії. Пересічні співробітники компанії не можуть працювати з придбаним програмним забезпеченням через брак кваліфікації.

Кожна зі згаданих труднощів невблаганно спричиняє збільшення вартості впровадження ERP і ставить під питання подальшу рентабельність та ефективність ERP-системи.

Працююча стратегія впровадження ERP

Як знизити вартість застосування ERP? Найвірніший спосіб – перестати залежати від команди розробників та залучати їх до виконання всіх видів робіт. Якщо підприємство здатне саме обслуговувати та налаштовувати придбану ним систему, то очевидно, що витрати знижуються. З метою застосування даної практики варто піти наступним шляхом:

Перший етап – визначаємо цілі впровадження ERP та бажаний результат, якого ви хочете досягти. Якщо немає чіткого розуміння цілей, то як потім визначити, чи ефективне рішення чи ні?
Другий етап – вибір конфігурації товару. Добре, коли продукт не «монолітний», а складається з безлічі елементів, щоб їх можна було додавати, прибирати і трансформувати.
Далі запуск системи на вашому підприємстві. Якщо компанія здатна самостійно впоратися із завданням установки, це призводить до гігантської економії ресурсів: часу і фінансів.

Пріоритетна мета для вас, якщо ви бажаєте використовувати ERP – знайти продукт, який не вимагатиме дорогого впровадження та обслуговування.

Як знайти систему ERP для вашого рівня бізнесу

Підібрати систему, не надто складну для фірми, але здатну розвиватися в міру її зростання – непросте завдання. Ми пропонуємо спробувати готове на базі Comindware Business Application Platform. Типове ERP-рішення від Comindware має ряд відмінностей від звичних продуктів:

Доступно за ціною.
Підходить для більшості компаній як великих, так і не дуже.
Якщо у вас є IT-відділ, його фахівці самі впораються з впровадженням та налаштуванням. Процес впровадження ERP системи у разі Comindware не передбачає обов'язкового залучення сторонніх наладчиків.
Універсально для автоматизації всіх бізнес-процесів, що стосуються фінансів, кадрів, виробництва та маркетингу.
Допомагає швидко автоматизувати найбільш популярні для компанії бізнес-процеси.
Коригування системи впроваджуються без зупинки роботи.
При необхідності розвивається рівня класичної системи ERP.

Терміни впровадження ERP, купленої у нас, значно менше, ніж в інших систем для управління ресурсами. У цьому ви керуєте нею, а чи не вона диктує свої правила.

Спробуйте Comindware Business Application Platform безкоштовно, щоб потім ухвалити виважене рішення. та оцініть самі, наскільки вам це підходить.

Якщо у вас виникнуть проблеми з впровадженням систем ERP на базі Comindware Business Application Platform, ми обов'язково допоможемо їх усунути і все налагодити. Отже, впроваджувати чи ERP-систему у вашій компанії, залежить від рівня розвитку компанії, як від рівня можливості конкретної ERP системи адаптуватися під її поточні потреби. Якщо можливості системи відповідають потребам підприємства, її використання вважатимуться правильним кроком.

Додаткова інформація про Comindware Business Application Platform та демонстрація рішення доступні на запит

Олена Гайдукова, маркетолог-аналітик, бренд-менеджер рішень на базі, спеціаліст з партнерських відносин.

(32%). Після того, як вибір зроблено, популярність систем залишається порівнянною: 21%, 18% і 14% відповідно (маються на увазі ті випадки, коли зазначені платформи вибираються для впровадження).

В цілому терміни ERP-проектів залишаються, як і раніше, однією з найболючіших проблем для даного ринку: лише 36% відзначили, що змогли вкластися в заздалегідь відведені часові рамки, а 62% - суттєво вийшли за них, і лише 3% змогли завершити проекти впровадження раніше наміченого. Найбільше вибивалися з графіка проекти на базі рішень Microsoft Dynamics, у середньому вони тривали 12,5 місяців, що 4 місяці (47%) більше, ніж було заплановано.

Проекти на базі Oracle в середньому тривали 22,5 місяця, перевитрата часу тут складала 29% проти запланованих в середньому 17,5 місяців. Що стосується SAP ERP, то середня тривалість таких впроваджень склала 18,5 місяців із мінімальною затримкою на 16% або 2,5 місяця проти 16 місяців, запланованих спочатку.

Середня тривалість ERP-проектів: запланована та реальна

Panorama Consulting, 2014

Основні причини затримок ERP-проектів

№	Причина	2011	2012	2013
1	Було розширено обсяг проекту	17%	29%	29%
2	Організаційні питання	14%	20%	29%
3	Проблеми з даними	14%	17%	29%
4	Нереалістичні терміни	8%	11%	25%
5	Ресурсні обмеження	13%	17%	21%
6	Проблеми з навчанням	10%	15%	17%
7	Проблеми з функціоналом платформ	8%	4%	13%
8	Інші технічні питання	7%	14%	8%
9	Конфлікт пріоритетів у рамках проекту	10%	12%	8%

Panorama Consulting, 2014

Основними причинами того, що ERP-проекти вибиваються зі строків, як випливає з таблиці вище, є розширення запланованого обсягу проектів, а також організаційні проблеми, проблеми з даними – все це трапляється у третині проектів, що пройшли із затримкою.

Хорошою новиною стало, мабуть, тільки те, що в період з 2012 по 2013 роки аналітики зафіксували зниження середнього терміну окупності проектів ERP з 2,4 до 1,7 років. Тим не менш, кількість організацій, які взагалі не змогли окупити свої вкладення в автоматизовані системиуправління ресурсами підприємства зросло з 31% до 38%. Найбільш тривалий період окупності виявлено у рішень Microsoft Dynamics (24 місяці), у SAP він становить 23 місяці, Oracle - 16 місяців.

І ще один важливий момент: фактичний бюджет проектів щодо запланованого за підсумками 2013 року знову збільшився Найбільш дорогим впровадженням при цьому є впровадження SAP ERP, в середньому бюджет такого проекту становить $2,55 млн, потім слідують Oracle - $2,25 млн, Microsoft Dynamics - $1,8 млн. річного оборотуПідприємств впровадження Tier I систем становить 2-4%, тоді як частка вартості ERP-проектів з урахуванням Tier II і III то, можливо значно вище в обороті підприємств, які обрали їх запровадження.

Тільки 66% компаній змогли досягти хоча б 50% цілей

Що стосується ERP-проектів загалом (безвідносно конкретних вендорів), то за підсумками 2013 року лише 66% компаній змогли досягти хоча б 50% намічених цілей у рамках впроваджень. У 72% випадків проект виявився більшим за термінами, ніж планувалося раніше за середньої тривалості 16,3 місяців. У 54% випадків було зафіксовано перевитрату бюджету, середній бюджет проекту становив $2,8 млн.

Середні показники ERP проектів 2012-2013

Panorama Consalting, 2014

63% визнали реалізовані ERP-проекти успішними, 21% важко оцінити ефект від впровадження, 16% визнали, що впровадження закінчилося невдачею.

Російські реалії

В одному зі звітів The Standish Group вказується гнітюча статистика про стан справ у програмній індустрії на американському ринку:

лише 32% проектів завершилися успішно,
44% зазнали різних труднощів (перевищили бюджет, випали з термінів тощо),
24% проектів просто провалилися.

На російському ринку ситуація навряд чи краща, зазначають експерти компанії «Перший БІТ».

Статистикою «успішності» ERP-проектів поділилися в компанії 1С. За даними дослідження 555 виконаних впроваджень ERP-рішень фірми «1С» у 2010-2013 роках:

66% проектів уклалися у строк або мають незначне, до 10% відхилення від терміну,
24% проектів відхилилися від терміну на 11-30% та
лише 10% проектів відхилилися від терміну більш ніж на 30%.

Щодо бюджетів проектів, то тут ситуація для замовників ще більш обнадійлива:

78% проектів вкладаються до бюджету або мають перевищення бюджету не більше ніж на 10%,
19% проектів мають перевищення бюджету на 11-30% та
лише 3% проектів мають перевищення бюджету більш ніж на 30%.

Серед основних причин невдач ERP-проектів російські інтегратори:

Завищені очікування

Велика проблема, коли немає чіткого розуміння бажаного результату, чого замовник хоче досягти, зазначає Юхим Фіш, директор з розвитку бізнесу Microsoft Dynamics AX Tops Consulting (Топс Консалтинг). У цьому випадку, перефразовуючи відомий вислів, проект не можна закінчити, його можна лише припинити. Найчастіше замовники неправильно оцінюють свої бажання та необхідні витрати. Обидві сторони повинні узгодити між собою цілі проекту та ключові моменти щодо того, що необхідно для успішної реалізації проекту.

«Важливо розуміти, що процес впровадження ERP – це процес двосторонньої копіткої роботи. Тут не можна прийняти снодійне і, прокинувшись, виявити, що систему зовнішнім постачальником впроваджено і працює, весь персонал охоче приймає будь-які пропозиції і з радістю приймає всі зміни, які в компанію привносяться з новою системою. А вони привносяться у будь-якому випадку, бо змін немає, тільки якщо нічого не сталося. А це явно не мета у випадку ERP», - прокоментував він.

Людський фактор, відсутність підтримки керівництва

Впровадження ERP-системи - це не тільки ІТ-складова, це в тому числі і зміна бізнес-процесів у компанії, адже при впровадженні багато процесів покращуються, перерозподіляються зони відповідальності. Замовники повинні бути готові до таких змін і підтримувати їх, щоб досягти результату. Зважаючи на те, що людські ресурси – одні з найцінніших ресурсів, дуже важливим є гарний прийом системи, а також особиста зацікавленість та участь у всій організації. Відсутність підтримки вищого керівництва компанії у період реалізації проекту є однією з ключових причин невдачі, вважають у 1С.

У 1С, наприклад, дотримання термінів проекту використовують методику під назвою «Технологія Швидкого Результату» (ТБР). Згідно зі статистикою термінів впроваджень ERP-рішень фірми «1С» (1420 проектів за 2010-2013 роки), в середньому до введення першої підсистеми в дослідну експлуатацію проходить близько 3 міс., а до введення останньої підсистеми в промислову експлуатацію від 6 до 10 міс. . залежно від масштабу проекту. На особливо великих підприємствах використання може тривати і 1-2 роки.

Як уточнив Олексій Петрушов, одним із основних показників неефективності проекту є затягування термінів. Основною причиною цієї проблеми, безперечно, є людський фактор, додав він.

* Оплата після впровадження. Успішного застосування.

«Ми не шукаємо "винних" (винні завжди обидві сторони) у невдалих впровадженнях, ми беремо гроші із замовника, тільки коли він задоволений результатом» - каже Сабіна Борщівська, eBusinessDrive. Ми виконуємо впровадження ERP практично за свій рахунок, і, якщо результат клієнта не влаштовує - він просто не платить. На даний момент подібні умови на російському, і особливо світовому, ринку впровадження ERP-систем свіжі як повітря в горах Швейцарії. Приходьте.

Нестача або перевитрата бюджету

Розкид цін на російського ринку ERP-систем є значним: це залежить від того, що ERP-система – складний продукт, на кінцевий результат проекту впливає безліч чинників, починаючи з функціональності ERP-системи і до системи менеджменту організації замовника.

Насамперед, щоб розрахувати реальну вартість проекту, необхідно провести експрес-обстеження, ознайомившись із поточними бізнес-завданнями підприємства, та узгодити цільовий стан організаційної системи управління підприємства у результаті, каже Олексій Петрушов. За його оцінками, середній бюджет ERP-впровадження у Росії становить від 1 млн до десятків млн рублів.

Абревіатура ERP походить від англійського виразу Enterprise Resource Planningщо дослівно означає планування ресурсів підприємства. Теоретично така система є загальну стратегіюдіяльності компанії, яка враховує такі напрямки:

Управління фінансовими ресурсами- ведення податкової звітності, бухгалтерського обліку, планування бюджету;
Управління трудовими ресурсами;
Управління активами;
Взаємодія з партнерами та облік історії операцій клієнтів.

З практичної сторони, говорячи про ERP системи бізнесу, мають на увазі програмне забезпечення для автоматизації кожного з перерахованих напрямків, а також інших процесів діяльності компанії для зведення їх у загальну взаємозалежну базу даних, необхідних для роботи підприємства.

Простими словами ERP системами є комплекси заходів, що включають: моделі управління потоками інформації на підприємстві, обладнання для її зберігання та обробки, програмне забезпечення, IT-відділ і фахівців технічної підтримки, і навіть безпосередньо користувачів.

Будова IT-системи планування ресурсів підприємства

Будучи складним програмним забезпеченням, система ERP складається з наступних елементів:

Платформа- основне середовище (ядро), що забезпечує роботу компонентів програми, і навіть базовий функціонал (довідкова інформація, функції) підприємства. Це основа системи, без якої її робота неможлива.
Інструменти керування даними- сюди входить сховище на сервері, програми обробки інформації та передачі їх роботи модулів.
Модулі, що підключаються- незалежні одна від одної програми, які підключаються до платформи та використовують у своїй роботі основні бази даних. Саме наявність незалежних модулів, які можуть відключатися та підключатися без порушення роботи всього комплексу, відрізняє ERP системи від інших видів програмного забезпечення, що використовується при автоматизації бізнес-процесів.

Модулі, що підключаються до основної платформи системи планування ресурсів виробництва, умовно поділяються на три групи:

Внутрішні- Програми, що використовуються всередині підприємства, доступ до яких мають співробітники.
Зовнішні- програми, до яких мають доступ клієнти та партнери (наприклад, особистий кабінет посередника дропшиппер).
Конектори- програми для підключення з іншими програмними продуктами, які не є частиною системи ERP, але використовуються компанією у своїй діяльності. Вони виконують обмін даними.

Де взяти ERP систему для підприємства

Існує три способи придбати програмне забезпечення для планування ресурсів:

Створення власного продукту. Найчастіше виявляється нераціональним методом, оскільки відсутність професійного підходу може призвести до виникнення ситуації, коли буде враховано лише один напрямок, що не дасть відчутного ефекту. При цьому впроваджену таким способом систему зазвичай складно замінити або доповнити.
Купівля готової платформи та впровадження її у роботу підприємства. Тут потрібно зробити правильний вибірвідповідно до діяльності вашої компанії. Якісні та відомі продукти коштують досить дорого та вимагають постійної підтримки з боку розробника.
Професійна розробка ERP систем індивідуально для компанії. Тільки 20% програм, що створюються на вітчизняному ринку, успішно інтегруються в роботу підприємств. Отже ризик компанії отримати неякісний продукт за завищеною вартістю досить великий.

Як вибрати та впровадити ERP систему

Універсальної системи планування ресурсів, придатної всім компаній, немає. Для кожного виробництва вибирається свій найбільш оптимальний продукт, який потім коригується у процесі впровадження.

Види ERP систем для підприємств

Класифікація систем планування ресурсів підприємства здійснюється за кількома параметрами, облік яких допоможе вам у виборі відповідного продукту. Так, за призначенням вони можуть бути галузевими та загальними. Перший варіант підходить для великих компаній, а також для підприємств, що випускають унікальний продукт або застосовують нестандартні методики ведення бізнесу.

На вигляд організації виділяють системи наступних форматів:

Публічні- Доступ до спільного функціоналу програми має безліч користувачів, але ваші дані доступні тільки співробітникам вашої компанії.
Приватні- програма ізольована і може змінюватися, та доопрацьовуватись під завдання компанії.
Гібридні- Сукупність двох видів.

За типом зберігання інформації:

Хмарні- бази даних розміщуються зовнішніх серверах.
Внутрішні- Дані зберігаються на власному сервері компанії.

За форматом інтерфейсу користувача:

Стаціонарні (десктопні)- програмне забезпечення для підключення до баз даних встановлюється на ПК і може працювати автономно від Інтернету, використовуючи тільки внутрішні комунікації.
Браузерні (працюючі лише онлайн)- доступ до системи здійснюється через сайт компанії та особистий кабінет співробітника, клієнта чи партнера.

З архітектури програмного забезпечення:

Модульні- Складаються з безлічі компонентів (модулів), розроблених для вирішення різних завдань.
Монолітні- Єдині комплексні програми.

За класом ліцензії на використання:

Пропрієтарна- Закрите ПЗ, для використання якого потрібно оплатити ліцензію.
Open Source- Безкоштовні програми з відкритим вихідним кодом.

Помилки вибору системи планування ресурсами

Неправильний вибір системи управління підприємством ERP не тільки спричинить додаткові витрати, а й може негативно позначитися на роботі підприємства. Щоб не допустити помилок, вам потрібно знати основні з них:

Відсутність правильно обраної та чітко сформульованої мети. Важливо зрозуміти, що ERP повинна покращувати роботу компанії, переймаючи позитивні сторони і компенсуючи негативні. А тому при виборі необхідно точно визначити який ефект від впровадження має бути отриманий. Якщо вашою метою є оптимізація бізнесу загалом, ви не отримаєте необхідного результату. Усі завдання мають бути конкретизовані у технічному завданні (ТЗ). При цьому система має бути адаптована до компанії, а не навпаки. Цілком перебудовувати бізнес, особливо якщо він прибутковий, під систему ERP – помилково.
Неправильний вибір методики вирішення поставлених завдань. Кожна система ERP побудована для певної сфери бізнесу. Вона може бути адаптована для виробничої галузі або виключно для торгівлі.
Односторонній погляд на вибір системи. Команда фахівців, що складають ТЗ, що вибирають і контролюють процес впровадження системи, повинна включати представників різних відділів компанії (IT, продажів, кадрового, виробничого). В іншому випадку підсумковий продукт буде обраний з позиції зручності лише однієї ланки користувачів і не принесе належної ефективності підприємству загалом.
Недостатня кваліфікація розробника та фахівців, які здійснюють впровадження. Процес створення та інтеграції системи планування ресурсів має високу вартість і багато компаній, прагнучи знизити витрати, звертаються до фірм з малим досвідом або використовують безкоштовні системи ERP, що досить ризиковано.
Низький рівень контролю процесу інтеграції програми до системи.
Складність інтерфейсу. Якщо програма є надто складною для інтуїтивного розуміння, ви можете зіткнутися з проблемою необхідності навчання персоналу роботі з нею. Це також підвищує ризик випадкових помилок при внесенні даних, що спричиняє некоректне планування і всі наслідки.

Які функції має забезпечувати система планування ресурсів

Основний інструмент при плануванні бізнесу, що дозволяє приймати рішення – це звітна документація. Саме вона є основою роботи ERP, яка, у свою чергу, повинна надавати можливість аналізувати дані звітів з різних позицій. А тому ефективна ERP система повинна мати низку наступних функцій:

Забезпечення зручного документообігу. Основним призначенням ERP систем є забезпечення швидкого оформлення документації (рахунки, накладні, звіти, прайси), а також подальших операцій з ними (пошук, доступ, пересилання, редагування).
Планування. Алгоритм системи, особливо виробництва, повинен дозволяти планувати платежі, поставки, роботу складу, сезонні зміни, обсяги продукції. Для кожної компанії планування виробництва має індивідуальний характер і прив'язане до об'ємно-календарної стратегії.
Прозорість інформації. Програма має фіксувати всі операції, сторони, обсяги та дати їх проведення, що зробить роботу компанії більш прозорою для аналізу.
Розмежування доступу для різних рівнів. Оскільки система охоплює дуже великий обсяг інформації про роботу компанії, більша частина якої має залишатися закритою для співробітників нижніх рівнів, клієнтів та партнерів, вона повинна дозволяти закривати частину даних для користувачів із різним допуском.
Єдина мережа даних. Система ERP повинна забезпечувати можливість відстежувати всі процеси окремо (наприклад, угоди) на всіх рівнях від закупівлі сировини та виробництва до оформлення продажу та сплати податку.
Кадровий облік. Програма має передбачити можливість контролю чисельності персоналу, планування графіка виходів та відпрацьованих годин, облік рівня кваліфікації працівників та складання графіків відпусток, проходження курсів підвищення кваліфікації. Також ефективна система планування передбачає можливість розрахунку зарплат та премій з урахуванням форми оплати праці.
Робота з постачальниками. Функціонал системи повинен дозволяти зберігати та обробляти базу постачальників, надсилати запити на наявність, планувати формування замовлень, вивільнення оборотних коштівта оплату рахунків, контролювати процес доставки, а також вести звітність із закупівель.
Робота з клієнтами. Система повинна дозволяти вести повний облік даних по кожному клієнту, незалежно від того, скільки юридичних осіб входить до структури останнього. Це має на увазі не тільки можливість надання клієнту працювати через власний кабінет, а й зберігання даних з скоєним угод, дебіторську заборгованість, планування поставок, обробці рахунків, історії співробітництва. Це дозволяє вивчати попит та рівень прибутку, отриманого від кожного клієнта.
Сервісне обслуговування та ремонт. Якщо йдетьсяпро виробництво, ця частина програми має забезпечувати планування технічного огляду обладнання, графіка проведення планового ремонту, модернізації чи заміни обладнання підприємства. Для торгових підприємству системі має бути передбачена можливість обліку сервісного обслуговування проданих товарів та ремонту за гарантійними зобов'язаннями.

Особливості впровадження ERP

Система планування ресурсів оперує базами даних, яких зазвичай дуже багато. Саме сама інформація може перебувати на різних носіях, включаючи паперову документацію, а тому її перенесення в електронний формат - це величезна праця. Самі дані поділяють на дві групи:

Важливі- інформація, що є основою діяльності підприємства. Це дані про роботу та управління виробництвом, звітність відділу продажу та кадровиків. Вони мають використовуватися в системі ERP обов'язково.
Загальні- інформація, що має значення для конкретної компанії, яка не використовується компанією постійно, але є також важливим. Ці дані додаються до системи за потребою або на вимогу керівництва компанії.

Ідеальна ERP повинна передбачати можливість використання всіх видів даних, але на практиці, щоб спростити процес впровадження, спочатку враховуються важливі, а потім поступово інтегруються загальні.

Виходячи з того, які дані повинні бути використані та необхідного функціоналу системи, складається технічне завдання. Воно є офіційним документом (інструкцією), демонструє які завдання й цілі необхідно реалізувати у процесі впровадження. На основі ТЗ складається календарний планробіт з інтегрування.

Вирізняють три стратегії впровадження системи планування ресурсів підприємства:

Покрокова інтеграція- спочатку в експлуатацію запускаються основні модулі (наприклад, облік фінансів, бухгалтерія та документообіг), а потім після налагодження їх роботи поступово впроваджуються інші. Цей метод займає дуже багато часу і не може продемонструвати досягнення результату одразу. Він нерідко застосовується компаніями під час самостійної розробки системи.
Комплексне використання- система застосовується відразу по всіх напрямках та в повному обсязі, а потім проводиться поступове налагодження роботи. Цей метод дозволяє швидко інтегрувати систему планування ресурсів підприємства. Він застосовується для придбання готового програмного забезпечення.
Комбінований метод- Використання ERP систем відбувається відразу за всіма напрямами діяльності, але поетапно. Ця стратегія дозволяє максимально скоротити час на впровадження за найменшої втрати якості роботи. Найчастіше застосовують таку методику приватні компанії, які пропонують послуги з розробки індивідуального програмного забезпечення.

Як працює ERP система і кому вона потрібна

Враховуючи складність та високу вартість, впровадження ERP буде доцільним лише для великих компаній, де обсяг даних для обліку дуже великий та потребує систематизації. Високу ефективність такі системи демонструють для великосерійного виробництва, у різних корпораціях та холдингах. Якщо ж компанія не випускає широкий асортимент або займається виготовленням дрібних партій, така серйозна система планування ресурсів їй не потрібна, і лише сповільнить процес і призведе до невиправданих збитків.

Єдиним винятком, на думку фахівців консалтингових агентств, є використання ERP систем невеликими компаніями, що працюють в умовах дуже високої конкуренції, де автоматизація всіх процесів створює додаткову перевагу.

Щоб зрозуміти, чи потрібна вам така система, необхідно прорахувати економічну ефективністьвід її застосування. Вона може визначатися різними параметрами (зниження запасів, швидкість виробництва, скорочення штату, підвищення продуктивність праці), й у результаті самого підприємства має приносити додатковий прибуток чи, як мінімум, скорочення витрат.

Короткий огляд популярних ERP

Найчастіше основні ERP системи компаній – це готові продукти, скориговані під діяльність підприємства Вони можуть бути платними та безкоштовними. При грамотному впровадженні можна досягти ефективності обох випадках.

Популярні безкоштовні продукти:

ERPNext- Мінімалістична програма для роботи приватного підприємця (ІП). Основний недолік – обмежений дисковий простір, який можна збільшувати за додаткову плату.
Галактика ERP- розроблена під вітчизняний ринок та дозволяє враховувати часті зміни у законодавстві.

Платні програми:

SAP ERP- одна з найбільш популярних систем, що пропонують широкий функціонал та зручний інтерфейс.
1С:Підприємство- Досить популярна і доступна за ціною система, що пропонує велику кількість спеціалізованих рішень.
OpenBravo ERP- програма для середнього рівня зі зручним масштабуванням та доступною вартістю.

Переваги та недоліки ERP

Більшість недоліків ERP систем випливає з її основних якостей, оскільки основні проблеми, з якими стикаються компанії при впровадженні програми, пов'язані з допущенням помилок при прийнятті рішення про необхідність використання та безпосередній вибір ПЗ.

Негативні сторони інтеграції системи планування ресурсів

Незважаючи на те, що призначення ERP систем – це покращення процесу діяльності виробництва, вони мають свої недоліки. Серед останніх:

Складність програмиі, як наслідок, висока ціна купівлі та впровадження.
Підвищені вимоги до обладнання для зберігання та обробки даних, включаючи сервер для зберігання резервних копій. Воно має бути надійним та швидкодіючим, що визначає високу вартість.
Необхідність забезпечення додаткового захисту даних, ретельний контроль системи безпеки та налаштування ієрархії доступу. Зберігання інформації в електронний формат, особливо з доступом через мережу, підвищують ризик розкрадання чи знищення (навмисного чи випадкового) важливих документів.
Залежність від енергозабезпечення компанії. Якщо в офісах, складських приміщенняхабо в торгових залахкомпанії неполадки з електричною мережею, робота компанії може повністю зупинитися.

Практичні переваги ERP-системи

Впровадження стратегії та програмного забезпечення для обліку та планування ресурсів - це ефективний спосіб досягти покращень у роботі компанії, який має наступні переваги:

Можливість інтеграції у різні типи виробництва та швидка адаптація під широкий спектр діяльності підприємств. Система ERP підходить для промислових комплексів, банківських організацій, торгових підприємств, сфери послуг.
Підтримка методів планування з різних напрямів діяльності підприємства.
Можливість побудови віртуального підприємства.
Якісний облік фінансів у всіх підрозділах.
Можливість управління корпораціями з великою кількістю міжнародних підрозділів та віддалених співробітників.
Масштабованість та гнучкість для впровадження на підприємствах різної величини.
Здатність працювати з іншими програмами та додатками, що використовуються на підприємстві.
Інтеграція даних у єдину систему, що робить їх доступними для багатьох відділів.

Розуміючи особливості ERP системи, що це простими словами і як вибрати для свого підприємства, ви зумієте застерегти себе від помилкової купівлі непотрібного вам дорогого продукту, підібравши найбільш ефективний, зможете грамотно здійснити впровадження, досягти підвищення ефективності та прибутку компанії.