Регламент взаємодії структурних підрозділів зразок 44 фз. Структурна схема поділу обов'язків між співробітниками, включеними до закупівельної діяльності
Відділ регламентованих закупівель
10.11.2014 11:02
Введено регламент взаємодії учасників закупівельного процесу АлтДТУ (Наказ №Д-345).
Регламент взаємодії учасників закупівельного процесу АлтДТУ
Регламент встановлює порядок взаємодії підрозділів АлтГТУ, які беруть участь у закупівельній діяльності у рамках Федерального закону від 5 квітня 2013р. N 44-ФЗ «Про контрактної системиу сфері закупівель товарів, робіт, послуг для забезпечення державних та муніципальних потреб(зі змінами та доповненнями) та Федерального закону від 18 липня 2011 р. N 223-ФЗ «Про закупівлю товарів, робіт, послуг окремими видами юридичних осіб»(Зі змінами та доповненнями).
Учасниками закупівельного процесу є:
1) Ініціатор закупівлі -структурний підрозділ або посадова особа, зацікавлена у проведенні цієї закупівлі через те, що дана закупівляпокликана забезпечити виконання його посадових обов'язків.
2) Керівник контрактної служби — посадова особа, призначена в установленому порядкуі забезпечує на професійній основівибір кращого постачальника (підрядника, виконавця) та дотримання університетом вимог чинного законодавства під час проведення закупівель.
3) Відділ регламентованих закупівель - структурний підрозділ, основний посадовою функцієюякого є проведення процедур закупівель, передбачених законодавством РФ і що включає такі етапи як оцінку закупівлі, можливості її проведення, ефективності проведеної закупівлі та результативності договірних відносинз контрагентом, обраним за результатами закупівлі, тощо.
4) Планово-фінансове управління - структурний підрозділ, що відповідає за оцінку можливості закупівлі (наявність фінансових коштіву ініціатора закупівлі, визначення джерела фінансування, складання плану закупівель та контроль за його реалізацією тощо).
5) Юридичний відділ - структурний підрозділ, що здійснюєперевірку умов контракту (договору) щодо відповідності вимогам чинного законодавства.
6) Управління бухгалтерського обліку- Структурний підрозділ,уповноважене на оплату грошових зобов'язань за укладеними контрактами (договорами).
7) Відділ матеріально-технічного постачання - Структурний підрозділ, уповноважене на укладання контрактів (договорів) від імені АлтДТУ, на постачання товарів, виконання робіт, надання послуг.
Повноваження між учасниками, які здійснюють закупівельну діяльність, розподілені таким чином:
1. Ініціатор закупівлі аналізує власну діяльність за попередній закупівельний період та плани діяльності на майбутній закупівельний період з погляду наявності потреби у товарах (роботах, послугах) протягом майбутнього закупівельного періоду. За наявності потреби в товарах (роботах, послугах) ініціатор закупівлі формулює цю потребу і оцінює можливості задоволення без проведення закупівлі (наприклад, рахунок наявних складських запасів, у межах вже укладених договорів із постачальниками тощо.).
У разі неможливості задоволення потреб у товарах (роботах, послугах) за рахунок наявних можливостей, ініціатор закупівлі доводить інформацію у вигляді службової записки до економіста із закупівель планово-фінансового управління з обґрунтуванням потреби у закупівлі, зазначенням обсягу, обґрунтованості ініційованих обсягів та ймовірної початкової (максимальної) ціни продукції, що закуповується, а також термінів закупівлі з метою включення даної закупівлі в запланований поточний обсяг закупівель на майбутній закупівельний період.
Планово-фінансове управління здійснює збір заявок, що надходять від структурних підрозділівуніверситету. Консолідація заявок здійснюється економістом із закупівель планово-фінансового управління. щотижня з понеділка до п'ятниці.Наприкінці кожного робочого тижня консолідовані заявки передаються керівнику контрактної служби.
2. Керівник контрактної служби оцінює необхідність закупівлі, можливість її проведення , початкову (максимальну) ціну продукції, що закуповується, а також терміни закупівлі.
У разі погодження цієї закупівлі вона включається економістом із закупівель планово-фінансового управління до поточного обсягу закупівель на майбутній закупівельний період. За результатами затвердження керівником контрактної служби закупівлі потреб ініціаторів закупівлі економіст із закупівель планово-фінансового управління формує проекти плану закупівлі та плану-графіка.
Сформовані проекти плану закупівель та плану-графіка з ініціативи планово-фінансового управління узгоджуються з відділом регламентованих закупівель за участю залучених ним структурних підрозділів (юридичного відділу, відділом матеріально-технічного постачання тощо).
Економіст із закупівель планово-фінансового управління публікує затверджені керівником контрактної служби план закупівель та план-графік у єдиній інформаційної системи.
У разі необхідності внесення коригувань у затверджений план закупівель та план-графік ініціатор закупівлі обґрунтовує перед керівником контрактної служби необхідність таких змін, а економіст із закупівель планово-фінансового управління у разі погодження цих змін вносить зміни до плану закупівель, план-графік відповідно до чинного законодавством.
3. Якщо керівником контрактної служби прийнято рішення про проведення закупівлі єдиного постачальника(підрядника, виконавця), консолідовані заявки передаються до відділу матеріально-технічного постачання.
Відділ матеріально-технічного постачання обґрунтовано визначає постачальника (підрядника, виконавця), укладає з ним договір та оформляє комплект документів, необхідних для сплати отриманого товару (роботи, послуги). Весь комплект документів узгоджується:
- з планово-фінансовим управлінням (п.3.2. Схеми), що визначає джерело фінансування оплати закупівлі із зазначенням статті КОСГУ;
- з юридичним відділом, який перевіряє умови контракту (договору) щодо відповідності вимогам чинного законодавства (п.3.3. схеми);
- з відділом регламентованих закупівель, який готує та розміщує до ЄІС відповідно до чинного законодавства повідомлення та документацію про закупівлю, а також веде реєстр закупівель (п.3.4. схеми).
Після того, як товар надходить на склад, відділ матеріально-технічного постачання (за потреби ініціатор закупівлі) передає узгоджений комплект документів на оплату в управління бухгалтерського обліку. Якщо постачання товару складу здійснювалася відділом матеріально-технічного постачання, то водночас з надходженням товару про це інформується ініціатор закупівлі.
4. Якщо керівником контрактної служби прийнято рішення проведення конкурентного способу визначення постачальника, то консолідовані заявки передаються до відділу регламентованих закупівель.
Відділ регламентованих закупівель спільно з ініціатором розробляє документацію про закупівлю, відображаючи у ній відомості, передбачені Законами №44-ФЗ, №223-ФЗ.
Відділ регламентованих закупівель спільно з ініціатором закупівлі забезпечує узгодження документації за участю залучених ним структурних підрозділів (юридичного відділу та планово-фінансового управління) (п.п. 4.1. та 4.2. схеми, додаток № 1).
Відділ регламентованих закупівель публікує в єдиній інформаційній системі повідомлення про закупівлю, документацію закупівлі та проект контракту (договору) відповідно до чинного законодавства.
Після публікації вищезгаданих документів відділ регламентованих закупівель забезпечує проведення закупівельної процедури, у тому числі прийом заявок потенційних постачальників (виконавців, підрядників), оцінку та ранжування цих заявок відповідно до критеріїв закупівельної документації, вибір та оголошення закупівельною комісією переможця закупівлі, направлення контракту (договору) для підписання переможцю.
Після проведення закупівлі відділ регламентованих закупівель публікує необхідну інформацію, у порядку та строки, передбачені чинним законодавством, а також проводить переддоговірні переговори з постачальником (виконавцем, підрядником), за підсумками яких контракт (договір) готується для підписання в юридичному відділі та відповідальної особи, яке затверджено наказом ректора щодо проведення конкурентної процедури закупівлі.
Після підписання контракту (договору) ініціатор закупівлі забезпечує його виконання, у тому числі проводить досудове врегулювання спорів спільно з юридичним відділом, контролює дотримання строків оплати, відстежує строки поставки (надання послуг, виконання робіт), здійснює прийом поставленого за договором товару (послуги, роботи ), перевіряє якість товару (послуги, роботи), підписує в уповноважених осіб університету акти, що свідчать про виконання договору.
У випадках укладання та виконання контракту по 44-ФЗ, ініціатор закупівель здійснює приймання поставленого товару (виконаної роботи, наданої послуги) спільно з приймальною комісією.
Управління бухгалтерського обліку протягом одного робочого дня з дня надходження платіжного документа до контракту (договору), укладеного відповідно до ФЗ-44, за винятком п.4, п.5 ст.93 ФЗ-44 (закупівля за рахунок коштів федерального бюджету на суму до 100 і до 400 тисяч рублів), направляє до відділу регламентованих закупівель копію платіжного доручення, необхідного для підготовки та розміщення звіту про виконання контракту (етапу контракту) (договору).
5. Якщо керівником контрактної служби прийнято рішення про проведення закупівлі у єдиного постачальника (підрядника, виконавця) самим ініціатором закупівлі, а також договори на надання викладацьких послуг, підвищення кваліфікації, навчання працівників Замовника, ініціатор закупівлі обґрунтовано визначає постачальника (підрядника, виконавця), укладає ним договір та оформляє комплект документів, необхідних для оплати отриманого товару (роботи, послуги). Весь комплект документів узгоджується:
- з планово-фінансовим управлінням (п.5.1. схеми), що визначає джерело фінансування оплати закупівлі із зазначенням статті КОСГУ;
- з юридичним відділом, який перевіряє умови контракту (договору) щодо відповідності вимогам чинного законодавства (п.5.2. схеми);
- з відділом регламентованих закупівель, який готує та розміщує до ЄІС відповідно до чинного законодавства повідомлення та документацію про закупівлю, а також веде реєстр закупівель (п.5.3. схеми).
Коли товар надходить складу, виконується робота, надається послуга, і ініціатор закупівлі передає узгоджений комплект документів на оплату управління бухгалтерського обліку (п.5.4. схеми).
Оплата за контрактами (договорами), які будуть виконуватись протягом тривалого періоду, обов'язково візуються у планово-фінансовому управлінні, у економіста із закупівель.
Керівник контрактної служби разом із профільними структурними підрозділами проводить аналіз здійсненої закупівельної діяльності, результати якого враховуються при складанні плану закупівель на наступний період.
- Додаток №1:
«ЗАТВЕРДЖУЮ»
Директор ІСМАН
«___»_________ 2014 р.
Регламент
взаємодії контрактної служби
зі структурними підрозділами
1. Загальні положення
1. Цей Регламент визначає механізм взаємодії контрактної служби, яка здійснює повноваження щодо закупівлі товарів, робіт, послуг для потреб ІСМАН.
2. Цей Регламент розроблено відповідно до чинного законодавства РФ з метою автоматизації основних операцій планування закупівель товарів, робіт, послуг, визначення постачальників (підрядників, виконавців); укладання та виконання контрактів, контролю за дотриманням законодавства Російської Федерації.
2. Терміни та визначення
У цьому Регламенті використані такі поняття, терміни та визначення:
ОССП - Відповідальний фахівецьструктурного підрозділу
ІЗ – ініціатор закупівлі
НМЦК - початкова (максимальна) вартість договору;
ЄІС - єдина інформаційна система;
ІС «ІСМАН» - Інтернет-сайт ІСМАН
КС – Контрактна служба;
ПЕО - Планово-економічний відділ;
ОМТС – відділ матеріально-технічного постачання;
ЄК – єдина комісія
КВЕД - Загальноросійський класифікаторвидів економічної діяльності
УФАС - Управління федеральної антимонопольної служби по Московській області.
3. Регламент взаємодії
№ п\п | Заходи, що проводяться | Термін Виконання | Відповідальний за виконання завдання | Підрозділи, що забезпечують виконання* | Вихідні Документи |
1 | 2 | 3 | 5 | 6 |
|
1 етап. Формування план-графіка розміщення замовлень на постачання товарів, виконання робіт, надання послуг для потреб ІСМАН (далі – план-графік) |
|||||
Інформування керівників підрозділів про складання проектів план-графіка на черговий фінансовий рік із коштів, отриманих за бюджетними програмами та тематиками: а) кошти з відділення (ОХНМ); б) програми Президії РАН; в) субсидії подані з бюджетів бюджетної системи РФ; | до 25.10 поточного року | Керівник КС | КС надає ІЗ методичну допомогу у визначенні та обґрунтуванні НМЦК | Службові записки на ім'я керівників підрозділів з обґрунтуванням* необхідності закупівлі стФЗ (необхідності придбання саме цього товару (роботи, послуги), із зазначенням: Найменування предмета договору; Термін розміщення замовлення; Термін виконання контракту; Обґрунтування необхідності залучення експертів, експертних організаційна етапі приймання. |
|
Надання проектів планів-графіків від підрозділів на черговий фінансовий рік паперової формиі в електронному виглядіу форматі Excel на e-mail: pion@ism. ac. ru | Протягом 10 робочих днів з моменту отримання службової записки | Керівники підрозділів | Проекти планів-графіків (за формою додатка № 1) від підрозділів на черговий фінансовий рік із зазначенням посадових осіб, відповідальних за виконання контрактів. У план-графік включаються всі закупівлі, у тому числі контракти, що укладаються з єдиним постачальником (підрядником, виконавцем) згідно зі ст. 93 ФЗ-44 від 01.01.2001р. |
||
Складання, затвердження зведеного план-графіка на черговий фінансовий рік та опублікування його на офіційному сайті в мережі Інтернет | Протягом 10 робочих днів з моменту отримання планів-графіків | Керівник КС | КС, ПЕО | Затверджений директором план-графік на черговий фінансовий рік. Розміщення на офіційному сайті протягом 3-х робочих днів, але не пізніше 31 грудня. |
|
2 етап. Формування пакетів документів із закупівлі товарів, робіт, послуг для потреб ІСМАН |
|||||
Надання документів, необхідних для оформлення та опублікування закупівель (документи надаються на паперовому носії та в електронній формі). | До 20 числа місяця, що передує місяцю, в якому планується опублікування повідомлення на офіційному сайті | Керівники підрозділів** | Ініціатор закупівлі, КС | Службові записки на ім'я заступника директора, який курує закупівлю з додатком наступних документів у паперовому вигляді та на електронних носіях: 1. Службова записка. 2. Технічне завдання узгоджене керівником підрозділу та затверджене директором ІСМАН. 3. Узгоджений та затверджений перелік кодів товарів, робіт, послуг відповідно до КВЕД; 4. Проект контракту погоджений з юрисконсультом та керівником підрозділу; 5. Узгоджений керівником підрозділу та затверджений директором графік поставки товарів, надання послуг, виконання робіт; 6. Узгоджений та затверджений графік оплати, з розбивкою передбачуваних сум та строків оплати за місяцями; 7. Узгоджена керівником структурного підрозділу та затверджена директором ІСМАН кошторисна документація; 8. У разі виконання будівельно-монтажних робіт необхідно надати: Узгоджену та затверджену проектну документацію; Узгоджений та затверджений перелік видів робіт, що впливають на безпеку об'єктів капітального будівництва(згідно з Наказом Мінрегіону РФ від 01.01.2001 р. № 000).** |
|
Оформлення пакету документів, необхідних для оформлення та опублікування закупівель відповідно до плану-графіка | Протягом 5 робочих днів після одержання пакета документів від підрозділів. | Керівник КС | КС | 1. Вибір методу обґрунтування НМЦК розрахунок обґрунтування (початкової) максимальної ціни за формулою відповідно до наказу Мінекономрозвитку Росії від 01.01.2001р. № 000 , документація про закупівлю, що складається з інформації про закупівлю, технічне завдання, проект контракту, повідомлення 2. критерії оцінки заявок та остаточних пропозицій (на конкурс); 3. інші документи (за потреби). |
|
Узгодження пакету документів із підрозділами. | 2 робочі дні після оформлення пакета документів, необхідних для оформлення та розміщення замовлень. | Керівник КС | КС, ПЕО, юрисконсульт | Службова записка із узгодженим пакетом документів. Видання наказу |
|
Затвердження документації та повідомлення про закупівлю | 1 робочий день | Директор (виконувач обов'язків директора) | КС | Узгоджена підрозділами заявка з пакетом документів та затверджена директором ІСМАН. |
|
Розміщення закупівлі в ЄІС | Протягом 1 робочого дня | Керівник КС | |||
Процес «Внесення змін у план-графік» |
|||||
Підготовка інформації, що характеризує обґрунтування внесення змін до план-графіка відповідно до ч.13.стФЗ від 01.01.2001р. | Не пізніше ніж за 12 календарних днів до дня розміщення на ОС повідомлення про здійснення закупівлі (у разі закупівлі у єдиного постачальника за 12 днів до дати укладання контракту | Відповідальний спеціаліст структурного підрозділу | ІЗ, КС | Службова записка про скасування або перенесення закупівлі з обґрунтуванням. Наказ про внесення змін до план-графіка |
|
Внесення змін до плану-графіка, розміщення в ЄІС | Протягом 3-х днів | Керівник КС | КС | Затверджений план-графік директором ІСМАН |
|
3 етап. Участь у закупівлі. Укладання контрактів та контроль їх виконання |
|||||
Внесення змін та роз'яснень до документації із закупівель. | Протягом 1 робочого дня з дати надходження запиту | Керівник КС | Ініціатор закупівлі, КС, юрисконсульт | ||
Участь у торгах та підготовка висновків по суті наданих пропозицій на конкурентний спосіб визначення постачальників (підрядників, виконавців) | Терміни згідно з ФЗ-44 від 01.01.2001р. | Голова єдиної комісії | КС, єдина комісія | Висновок щодо суті наданих пропозицій (оформлення протоколу) |
|
Після визначення переможця конкурентного способу визначення постачальників (підрядників, виконавців) | Терміни, згідно з ФЗ-44 від 01.01.2001р. (залежно від способу визначення постачальника) | Керівник КС | КС, юрисконсульт, ПЕО | Направити на адресу переможця протокол та проект контракту з включенням до нього переможця та запропонувавшого їм ціну, з додатками (специфікацію, технічне завдання, календарний план, кошторис) для підписання |
|
Після підписання договору постачальником (підрядником, виконавцем)-переможцем договір підписується замовником, або уповноваженою особою (залежно від методу закупівлі). | У день підписання контракту | Керівник КС | КС, ОМТС, ІЗ | Інформування керівників підрозділів про постачальника (підрядника, виконавця) з видачею копії укладеного контракту для виконання |
|
Подання відомостей на ОС про укладання контракту | Протягом 3-х робочих днів після підписання контракту | Керівник КС | Відомості про занесення контракту до реєстру контрактів із присвоєнням йому реєстраційного номера ОС із прикріпленням відсканованого контракту. |
||
Контроль за виконанням контракту | Протягом терміну дії договору | ОССП, керівник КС, начальник ОМТС, ІЗ | КС, ОМТС, ІЗ, комісія з приймання, бухгалтерія | Підписання акта приймання, товарної накладної та інших супровідних документів. Своєчасна оплата |
|
Надання відомостей про прийняті замовником рішення про стягнення з постачальника (виконавця, підрядника) неустойки (штрафу, пені) у зв'язку з невиконанням або неналежним виконанням зобов'язань, передбачених контрактом | Керівник підрозділу | ПЕО, КС | Службова записка на ім'я керівника КС з копіями відповідних документів Укладання додаткової угоди, виставляння пені, штрафів, розірвання контракту (залежно від способу закупівлі) |
||
Внесення змін до реєстру контрактів до ЄІС | Протягом 3 днів | Керівник КС | Уповноважена особа директора | Відомості про зміну, розірвання контракту зі сканованими файлами. |
|
Надання відомостей про розірвання договору за рішенням суду. | Протягом 1 робочого дня після ухвалення відповідного рішення | юрисконсульт | юрисконсульт | Службова записка на ім'я керівника КС із копіями рішень суду. |
|
Підготовка та розміщення в ЄІС звіту про виконання, зміну, розірвання контракту або про результати окремого етапу його виконання відповідно до Постанови Уряду від 01.01.2001р. № 000) | Протягом 1 робочого дня після виконання, зміни чи розірвання контракту. | Керівник КС | Уповноважена особа директора | Форма звіту (додаток №2) |
|
Надання в КС звіту про неможливість використання інших способів визначення постачальника, обґрунтування ціни контракту та інших істотних умоввиконання контракту під час здійснення закупівлі в єдиного постачальника задля забезпечення потреб ІСМАН (ст.93 ч.1 п. | 1 робочий день | Керівник підрозділу | Наданий звіт, в електронному вигляді та на паперовому носії |
||
Підготовка та розміщення повідомлення про укладання контракту з єдиним постачальником на офіційному сайті в мережі інтернет | керівник КС | КС | |||
Погодження контракту в єдиного постачальника (підрядника, виконавця) виходячи з статті 93 ФЗ-44 від 01.01.2001. | 1 робочий день з моменту надходження | Керівники підрозділ. | КС (юрисконсульт) | Контракт узгоджений із керівником КС |
|
Укладання договору в єдиного постачальника (підрядника, виконавця) виходячи з статті 93 ФЗ-44 від 01.01.2001. | Відповідно до плану-графіка | Керівник підрозділу, ІЗ, КС (юрисконсульт) | ОМТС, ПЕО, бухгалтерія КС | Укладений контракт |
|
Надання відомостей про контракти, укладені на підставі статті 93 ФЗ-44 від 01.01.2001. | У день укладання контракту | Керівник підрозділу, З | ОМТС, ПЕО, бухгалтерія, | Службові записки з ім'ям керівника КС (з копіями контрактів). |
|
Подання відомостей про контракти, укладені на підставі статті 93 ФЗ-44 від 01.01.2001 на офіційний сайт в мережі інтернет, понад 100 тис. руб. | Протягом 3 робочих днів після підписання контракту | Керівник КС | КС | Внесення відомостей про укладений контракт до Реєстру контрактів. |
|
Подання відомостей про контракти, укладені на підставі частини 1 п.6 статті 93 ФЗ-44 від 01.01.2001 р. до контрольного органу у сфері закупівель по Московській області | Протягом 1 робочого дня після укладання договору. | Керівник КС | КС | Повідомлення до контрольного органу у сфері закупівель |
|
Протягом 7 робочих днів після виконання муніципального договору. | керівник КС | КС | |||
Подання відомостей про несумлінних постачальників (підрядників, виконавців). | Протягом 3 робочих днів після виявлення недобросовісного постачальника. | Керівник КС | КС | Лист в УФАС по Московській області. |
*Якщо закупівля буде визнана необґрунтованою під час моніторингу, аудиту та контролю у сфері закупівель, органи контролю, зазначені у п. 3 ч. 1 ст. 99 Закону N 44-ФЗ, мають видати припис про усунення виявленого порушення та притягнути винних осіб до адміністративної відповідальності (ч. 6 ст. 18 Закону N 44-ФЗ).
Підрозділи забезпечують виконання у межах своїх посадових повноважень;
** - у разі надання неповного пакету документів із закупівлі товарів (робіт, послуг), документи повертатимуться керівникам підрозділів на доопрацювання.
*** - відомості про виконання контракту із зазначенням параметрів виконання, включаючи відомості про оплату контракту (оплату етапу контракту) - реквізити (тип, номер, дата) документа, що підтверджує виникнення грошового зобов'язання при постачанні товарів (накладна та (або) акт приймання- передачі, та (або) рахунок-фактура), виконання робіт, надання послуг (акт виконаних робіт (послуг) та (або) рахунок, та (або) рахунок-фактура), а також реквізити (тип, номер, дата) документа, підтверджує факт оплати договору (платіжне доручення та інших.) ( Постанова Уряду РФ «Про порядок підготовки та розміщення в єдиній інформаційній системі у сфері закупівель звіту про виконання державного (муніципального) контракту та (або) про результати окремого етапу його виконання»);
Відповідальними особами, які здійснюють контроль за розробкою, виконанням контрактів, є керівники структурних підрозділів:
У разі надання службових записок з додатком документів, що підтверджують, з порушенням строків, зазначених у пунктах 15, 18, 20, 22, 26,28 адміністративну відповідальність відповідно до ст. 19.7.2 Кодексу Російської Федераціїпро адміністративні правопорушення -ФЗ (в ред. від 01.01.2001) неподання інформації або подання свідомо недостовірної інформації до органу, уповноваженого на здійснення контролю у сфері закупівель товарів, робіт, послуг для забезпечення державних та муніципальних потреб, - тягне за собою накладення адміністративного штрафу на посадових осіб осіб у розмірі, 00 (п'ятнадцяти тисяч) рублів; на юридичних - у розмірі, 00 (сто тисяч) рублів.
Контроль за виконанням цього Регламенту покласти на заступника директора
Зам. директора єв
Склала т. 46490
- Завантажити документ (формат.doc)(188 КБ)
- Завантажити документ (формат.pdf)(392 КБ)
Додаток
до наказу Служби у справах архівів
Ханти-Мансійського автономного округу – Югри
від 07.03.2019 № 28-Пр-23
Регламент
взаємодії структурних підрозділів
Служби у справах архівів Ханти-Мансійського автономного округу – Югри та
контрактного керуючого під час здійснення закупівель
товарів, робіт, послуг для державних потреб
I. Загальні положенняя
Даний Регламент взаємодії структурних підрозділів Служби у справах архівів Ханти-Мансійського автономного округу – Югри та контрактного керуючого при здійсненні закупівель товарів, робіт, послуг для державних потреб (далі – Регламент) встановлює вимоги роботи щодо взаємодії структурних підрозділів Служби у справах архівів Ханти-Мансійського автономного округу округи – Югри (далі - Служба) та контрактного керуючого при здійсненні закупівель товарів, робіт, послуг для державних потреб Служби (далі - закупівлі) відповідно до Федеральним закономвід 5 квітня 2013 року № 44-ФЗ «Про контрактну систему у сфері закупівель товарів, робіт, послуг для забезпечення державних та муніципальних потреб» (далі – Закон № 44-ФЗ).
Основні поняття, що використовуються у цьому Регламенті, застосовуються у тому значенні, що й у Законі № 44-ФЗ.
Дія цього Регламенту поширюється на закупівлі, які здійснюються Службою.
Закупівлі здійснюються відповідно до Цивільного кодексу Російської Федерації, Бюджетного кодексу Російської Федерації, Закону № 44-ФЗ та інших нормативних правових актів Російської Федерації та Ханти-Мансійського автономного округу – Югри та цього Регламенту.
Структурні підрозділи Служби взаємодіють з урахуванням принципів відкритості, прозорості інформації у сфері закупівель, професіоналізму, ефективності здійснення закупівель, відповідальності за результативність забезпечення потреб Служби.
ІІ. Планування та обґрунтування закупівель
1. Планування закупівель здійснюється виходячи з визначених з урахуванням положень статті 13 Закону № 44-ФЗ цілей здійснення закупівель у вигляді формування, затвердження та ведення планів закупівель, планів-графіків у строки, встановлені Законом № 44-ФЗ та іншими нормативними правовими актами Російської Федерації, Ханти-Мансійського автономного округу - Югри та справжнім Регламентом.
2. При формуванні, затвердженні та веденні плану закупівель Контрактний керуючий здійснює:
формування плану закупівель, на підставі поданих спеціалістами структурних підрозділів Служби, що ініціюють закупівлю за формою (додаток до цього Регламенту) заявок;
затвердження сформованого плану закупівель у керівника Служби, або особи, що його заміщає;
публікацію плану закупівель у Єдиній інформаційній системі у сфері закупівель (далі – ЄІС у сфері закупівель) та Регіональній інформаційній системі у сфері закупівель товарів, робіт, послуг для забезпечення державних потреб Ханти-Мансійського автономного округу – Югри (далі – ДВС «Держзамовлення»);
при необхідності, на підставі заявки, поданої структурним підрозділом Служби, що ініціюють закупівлю, вносить відповідні зміни до плану закупівель.
3. При формуванні плану закупівель спеціаліст, структурний підрозділ Служби, який ініціює закупівлю, надає контрактному керуючому заявку за формою (додаток до цього Регламенту) з додатком обґрунтування закупівлі.
4. У разі необхідності внесення змін до плану закупівель, спеціаліст структурного підрозділу Служби, який ініціює закупівлю, надає контрактному керуючому заявку за формою (додаток до цього Регламенту) з додатком обґрунтування внесення змін.
5. При формуванні, затвердженні та веденні плану-графіка Контрактний керуючий здійснює:
формування план-графіка, на підставі поданої спеціалістами структурного підрозділу Служби, що ініціюють закупівлю, заявки за формою (додаток до цього Регламенту);
спільно з фахівцями структурного підрозділу Служби, які ініціюють закупівлю, підготовку обґрунтування закупівлі;
погодження план-графіка з виконавчими органамидержавної влади Ханти-Мансійського автономного округу – Югри, які реалізують єдину державну політикуу відповідній сфері;
затвердження сформованого план-графіка у керівника Служби, або особи, що його заміщає;
публікацію план-графіка в ЄІС у сфері закупівель та ДВС «Держзамовлення»;
при необхідності, на підставі заявки поданої структурним підрозділом Служби, що ініціюють закупівлю, вносить відповідні зміни до план-графіка.
6. При формуванні план-графіка спеціаліст структурного підрозділу Служби, який ініціює закупівлю, надає контрактному управляючому заявку за формою (додаток до цього Регламенту), з додатком технічного завдання та обґрунтування початкової (максимальної) ціни контракту.
7. Заявки на формування (внесення змін) плану закупівель та план-графіка заявки оформляються за формою (додаток до цього Регламенту) та підписуються керівником структурного підрозділу Служби, який ініціює закупівлю.
8. Закупівлі, що не передбачені Планом-графіком, не можуть бути здійснені.
ІІІ. Організація визначення постачальників
(підрядників, виконавців) конкурентним способом
9. З метою визначення постачальників (підрядників, виконавців), а також з метою дотримання законодавства Російської Федерації та інших нормативних правових актів про контрактну систему у сфері закупівель товарів, робіт, послуг для забезпечення державних потреб відповідно до плану закупівель планом-графіком , у строки, встановлені Законом № 44-ФЗ та іншими нормативними правовими актами Російської Федерації та Ханти-Мансійського автономного округу - Югри та цим Регламентом, спеціаліст структурного підрозділу Служби, що ініціює закупівлю, самостійно здійснює:
погодження технічного завдання та обґрунтування початкової (максимальної) ціни контракту з виконавчими органами державної влади Ханти-Мансійського автономного округу – Югри, які реалізують єдину державну політику у відповідній сфері, у випадках, встановлених нормативно-правовими актами Ханти-Мансійського автономного округу – Югри;
розробку проекту контракту, в частині найменування об'єкта закупівлі, термінів виконання умов контракту, вимог до товарів (робіт послуг, що поставляються) і гарантійних зобов'язань, з урахуванням типових умовконтракту, які розміщені в ЄІС у сфері закупівель та у ДВС «Держзамовлення»;
підготовку висновку про відповідність або, невідповідність, заявок, що надійшли від учасників закупівель, положенням документації про закупівлю, а також оцінку заявок при проведенні конкурсу або запиту пропозицій;
підготовку роз'яснень положень документації про закупівлю та положень контракту, в частині об'єкта закупівлі його обсягів, строків виконання та гарантійних зобов'язань, та надання контрактному керуючому не пізніше 16 годин 00 хвилин дня передачі контрактним керуючим спеціалісту структурного підрозділу Служби, що ініціює закупівлю;
бере участь у розгляді справ про оскарження результатів проведених процедур визначення постачальників (підрядників, виконавців) у частині, що стосується об'єкта закупівлі;
надання контрактному керуючому відомостей (документів та інформації), передбачених порядком узгодження укладання контракту з єдиним постачальником (підрядником, виконавцем), з метою узгодження можливості укладання контракту з єдиним постачальником (підрядником, виконавцем) з органом виконавчої влади Ханти-Мансійського автономного округу - Югри, уповноваженим на здійснення контролю у сфері закупівель, у випадках, встановлених Законом № 44-ФЗ, у строк не пізніше ніж за 3 (три) робочі дні з дня прийняття рішення про здійснення закупівлі у єдиного постачальника (підрядника, виконавця).
Відомості (документи та інформація) передаються спеціалістом структурного підрозділу Служби контрактному управителю в письмовій формі з одночасним наданням ідентичного примірника в електронній формі (на електронну поштуконтрактного керуючого). Відповідальність за дотримання термінів надання таких відомостей, а також за ідентичність наданих відомостей у письмовій та електронній формах несе спеціаліст структурного підрозділу Служби.
10. З метою визначення постачальників (підрядників, виконавців), а також з метою дотримання законодавства Російської Федерації та інших нормативних правових актів про контрактну систему у сфері закупівель товарів, робіт, послуг для забезпечення державних потреб, відповідно до плану закупівель, плану-графіка контрактний керуючий здійснює:
вибір способу визначення постачальника (підрядника, виконавця);
уточнення в рамках обґрунтування закупівлі початкової (максимальної) ціни контракту та її обґрунтування у повідомленнях про здійснення закупівель, запрошення взяти участь у визначенні постачальників (підрядників, виконавців) закритими способами, документації про закупівлю;
уточнення в рамках обґрунтування закупівлі початкової (максимальної) ціни контракту ціни, що укладається з єдиним постачальником (підрядником, виконавцем);
підготовку сповіщень, про здійснення закупівель, документацію про закупівлю (за винятком опису об'єкта закупівлі), проекти контрактів, зміни до повідомлення про здійснення закупівель, документацію про закупівлю, запрошення взяти участь у визначенні постачальників (підрядників, виконавців) закритими способами;
організацію приймання поставленого товару, виконаної роботи (її результатів), наданої послуги, а також окремих етапів поставки товару, виконання роботи, надання послуги, передбачених контрактом, включаючи проведення відповідно до Федерального закону експертизи поставленого товару, результатів виконаної роботи, наданої послуги, а також окремих етапів виконання договору, забезпечення створення приймальної комісії;
взаємодія з постачальником (підрядником, виконавцем) у разі зміни, розірвання контракту, а також при застосуванні заходів відповідальності та вчинення інших дій у разі порушення постачальником (підрядником, виконавцем) або замовником умов контракту;
розміщення в ЄІС у сфері закупівель та ДВС «Держзамовлення» повідомлень про здійснення закупівель, документацію про закупівлю, у разі здійснення закупівель самостійно;
оформлення та розміщення в ЄІС у сфері закупівель та ДВС «Держзамовлення» протоколів визначення постачальників (підрядників, виконавців) на підставі рішень Єдиної комісії щодо здійснення закупівель для забезпечення державних потреб Служби, а також протоколів про відмову від укладання контракту у разі здійснення закупівель самостійно;
перевірку забезпечення виконання контракту щодо відповідності банківської гарантіївимогам законодавства Російської Федерації, контролю терміну розгляду банківської гарантії, що надійшла, оформлення відмови в прийнятті банківської гарантії та інформування про це особи, яка надала банківську гарантію, перевірку наявності відомостей про надану банківську гарантію в реєстрі банківських гарантій;
розміщення в ЄІС у сфері закупівель та ДВС «Держзамовлення» роз'яснень положень документації на підставі наданого спеціалістом структурного підрозділу Служби такого роз'яснення;
прийом, реєстрацію та зберігання документів щодо розміщення замовлень, а також зберігання інших документів у сфері закупівель, передбачених Законом№ 44-ФЗ;
організацію укладання контрактів за результатами проведення процедур визначення постачальника (підрядника, виконавця), включаючи складання та спрямування проектів контрактів (у тому числі протоколів розбіжностей до них);
підготовку та внесення відомостей про укладання/розірвання (внесення змін) державного контракту до реєстру контрактів у ЄІС у сфері закупівель та ДВС «Держзамовлення»;
підготовку та розміщення звіту про виконання державного контракту та (або) про результати окремого етапу його виконання в ЄІС у сфері закупівель та ДВС «Держзамовлення»;
підготовку звернення з метою узгодження можливості укладання контракту з єдиним постачальником (підрядником, виконавцем) з органом виконавчої влади Ханти-Мансійського автономного округу – Югри, уповноваженим на здійснення контролю у сфері закупівель у випадках, встановлених Законом № 44-ФЗ.
складання та розміщення в ЄІС у сфері закупівель та ДВС «Держзамовлення» звітів та іншої інформації (у разі потреби), передбаченої законодавством Російської Федерації та нормативними правовими актами Ханти-Мансійського автономного округу - Югри;
направлення до федерального органу виконавчої влади, уповноваженого на здійснення контролю у сфері закупівель, інформацію, необхідну для включення до реєстру несумлінних постачальників, про учасників закупівель, що ухилилися від укладання контрактів, а також про постачальників (підрядників, виконавців), з якими контракти розірвані за рішенням суду або у разі односторонньої відмови замовника від виконання контракту у зв'язку із суттєвим порушенням ними умов контрактів;
оформлення заявки та надання необхідних документів, для проведення процедури визначення постачальника (підрядника, виконавця), до уповноваженого органу автономного округу відповідно до постанови Уряду Ханти-Мансійського автономного округу - Югри від 6 грудня 2013 року № 530-п «Про уповноважений орган, уповноважений установу на визначення постачальник , виконавців) для забезпечення потреб Ханти-Мансійського автономного округу – Югри»;
прийняття участі у розгляді справ про оскарження результатів визначення постачальників (підрядників, виконавців) та підготовку матеріалів для виконання претензійної роботи;
розроблення проекту контрактів щодо відповідності нормам законодавства у сфері закупівель;
здійснює інші повноваження щодо визначення постачальників (підрядників, виконавців), а також з метою дотримання законодавства Російської Федерації та інших нормативних правових актів про контрактну систему у сфері закупівель товарів, робіт, послуг для забезпечення державних потреб.
11. З метою визначення постачальників (підрядників, виконавців), а також з метою дотримання законодавства Російської Федерації та інших нормативних правових актів про контрактну систему у сфері закупівель товарів, робіт, послуг для забезпечення державних потреб, спеціаліст адміністративного відділу за напрямом бухгалтерського, фінансового - економічного забезпечення, забезпечення функцій у сфері закупівель, товарів, робіт, послуг для забезпечення потреб Служби здійснює:
перевірку забезпечення заявок та виконання контрактів у частині перевірки відомостей та документів, наданих учасником закупівлі, у разі забезпечення заявки та виконання контрактів шляхом внесення грошових коштів, надання копій платіжних доручень про надходження таких коштів контрактному керуючому не пізніше 1 (одного) робочого дня, наступного за днем надходження коштів на рахунок Служби, а також контроль за дотриманням строків повернення коштів учаснику закупівлі відповідно до умов контракту;
прийняття до обліку бюджетних зобов'язань за контрактами;
надання контрактному керуючому у разі виконання контракту (у тому числі виконання чергового етапу контракту) копій усіх документів, що підтверджують факт оплати контракту (платіжне доручення та ін.) з обов'язковим додатком копій документів, що підтверджують виникнення грошового зобов'язання під час постачання товарів (товарна накладна та (або) ) акт, рахунок та (або) рахунок-фактура), виконання робіт (акт, рахунок та (або) рахунок-фактура), надання послуг (акт, рахунок та (або) рахунок-фактура) із зазначенням обсягу поставлених товарів, виконаних робіт та наданих послуг не пізніше 1 (одного) робочого дня, наступного за днем складання документів, що підтверджують факт оплати контракту, а також надання контрактному керуючому інформації про списання коштів з рахунку Служби у день їх списання.
IV. Здійснення закупівель у єдиного
постачальника (підрядника, виконавця)
12. З метою визначення постачальників (підрядників, виконавців), а також з метою дотримання законодавства Російської Федерації та інших нормативних правових актів про контрактну систему у сфері закупівель товарів, робіт, послуг для забезпечення державних потреб відповідно до плану закупівель планом-графіком , спеціаліст структурного підрозділу Служби самостійно здійснює:
підготовку технічного завдання (опис об'єкта закупівлі). При описі об'єкта закупівлі обов'язково застосовуються методичні документи (методики), затверджені уповноваженим органом визначення постачальників (підрядників, виконавців) задля забезпечення потреб Ханты-Мансийского автономного округу – Югри (далі – уповноважений орган автономного округу) опубліковані на сайті уповноваженого органу;
підготовку обґрунтування початкової (максимальної) ціни договору. Підготовка обґрунтування початкової (максимальної) ціни контракту здійснюється відповідно до Наказу Мінекономрозвитку Росії від 2 жовтня 2013 року № 567 «Про затвердження Методичних рекомендаційщодо застосування методів визначення початкової (максимальної) ціни контракту, ціни контракту, що укладається з єдиним постачальником (підрядником, виконавцем)»;
у випадках встановлених Законом 44-ФЗ здійснює обґрунтування неможливості або недоцільності використання інших способів визначення постачальника (підрядника, виконавця), а також ціни контракту та інших істотних умов контракту, у документально оформленому звіті, підписаному спеціалістом структурного підрозділу Служби, узгодженим безпосереднім керівником та затвердженим керівником Служб , або особою, що його замінює;
погодження технічного завдання на поставку товарів, виконання робіт, надання послуг та обґрунтування (розрахунку) початкової максимальної ціни контракту з виконавчими органами державної влади автономного округу, які реалізують єдину державну політику у відповідній сфері, відповідно до переліку окремих товарів, робіт, послуг, для яких технічні завданнята обґрунтування початкової (максимальної) ціни контракту підлягають обов'язковому погодженню з виконавчими органами державної влади автономного округу, що реалізують єдину державну політику у відповідній сфері, державними органами автономного округу, визначеною постановою Уряду Ханти-Мансійського автономного округу - Югри від 6 грудня 2013 року п «Про уповноважений орган, уповноважену установу на визначення постачальників (підрядників, виконавців) для забезпечення потреб Ханти-Мансійського автономного округу – Югри»;
розробку проекту контракту, в частині найменування об'єкта закупівлі, термінів виконання умов контракту, вимог до товарів (робіт послуг, що поставляються) і гарантійних зобов'язань, з урахуванням типових умов контракту, які розміщені в ЄІС у сфері закупівель та ДВС «Держзамовлення»
організацію укладання договору, і навіть направлення постачальнику (підряднику, виконавцю) оригіналів контрактів;
контроль термінів виконання договору (термін постачання товару, надання послуг, виконання);
приймання результатів виконання контракту (етапів контракту) (прийняття товару, робіт, послуг) відповідно до умов контракту;
організацію та проведення експертизи поставленого товару, виконаної роботи, наданої послуги, а також окремих етапів (якщо це передбачено контрактом) на відповідність умовам контракту. За результатами проведення експертизи оформляє експертний висновок;
разом із контрактним управляючим взаємодію Космосу з постачальником (підрядником, виконавцем) за зміни, розірвання договору, і навіть у разі застосування заходів відповідальності й скоєння інших дій у разі порушення постачальником (підрядником, виконавцем) чи замовником умов договору;
надання відомостей (документів та інформації), необхідних для включення до реєстру контрактів, контрактного керуючого у день їх складання та (або) підписання;
надання контрактному керуючому копії або оригіналу укладання за результатами експертизи виконання контракту (або його окремого етапу) поставленого товару, виконаної роботи або наданої послуги та документа про прийняття таких результатів у день їх складання та (або) підписання;
13. З метою визначення постачальників (підрядників, виконавців), а також з метою дотримання законодавства Російської Федерації та інших нормативних правових актів про контрактну систему у сфері закупівель товарів, робіт, послуг для забезпечення державних потреб відповідно до плану закупівель, планом-графіком контрактний керуючий здійснює:
підготовку та розміщення інформації про закупівлю у єдиного постачальника (підрядника, виконавця) ЄІС у сфері закупівель та ДВС «Держзамовлення» у випадках, передбачених Законом №44-ФЗ, та на електронному майданчикудля розміщення інформації щодо закупівлі малого обсягу;
підготовку повідомлення про закупівлю у єдиного постачальника (підрядника, виконавця) та направлення його до органу виконавчої влади Ханти-Мансійського автономного округу - Югри, уповноваженого на здійснення контролю у сфері закупівель, у випадках, передбачених Законом № 44-ФЗ;
перевірку забезпечення виконання контрактів у частині контролю строку розгляду банківської гарантії, оформлення відмови у прийнятті банківської гарантії та інформування про це особи, яка надала банківську гарантію, перевірку наявності відомостей про надану банківську гарантію в реєстрі банківських гарантій;
внесення відомостей про укладений/розірваний контракт, про внесення змін до реєстру контрактів у випадках встановлених Законом 44-ФЗ та іншими нормативно-правовими актами Російської Федерації та Ханти-Мансійського автономного округу – Югри у сфері закупівель;
підготовку та розміщення в ЄІС у сфері закупівель та ДВС «Держзамовлення» звіту про виконання державного контракту та (або) про результати окремого етапу його виконання;
підготовку матеріалів для проведення претензійної роботи;
формує інформацію про закупівлю малого обсягу та використовує цінову інформацію, надану потенційними постачальниками (підрядниками, виконавцями), із застосуванням ДВС «Держзамовлення».
З метою визначення постачальників (підрядників, виконавців), а також з метою дотримання законодавства Російської Федерації та інших нормативних правових актів про контрактну систему у сфері закупівель товарів, робіт, послуг для забезпечення державних потреб відповідно до плану закупівель, планом-графіком спеціаліст адміністративного відділу за напрямом бухгалтерського, фінансового - економічного забезпечення, забезпечення функцій у сфері закупівель, товарів, робіт, послуг для забезпечення потреб Служби здійснює:
оплату поставленого товару, виконаної роботи (її результатів), наданої послуги, а також окремих етапів виконання контракту;
перевірку забезпечення виконання контрактів у частині перевірки відомостей та документів, наданих учасником закупівлі, у разі забезпечення виконання контрактів шляхом внесення коштів, надання копій платіжних доручень про надходження таких коштів контрактному керувальному не пізніше 1 (одного) робочого дня, наступного за днем надходження грошових коштів коштів на рахунок Служби, а також контроль за дотриманням термінів повернення коштів учаснику закупівлі;
повернення забезпечення виконання контракту, у строки, встановлені у контракті (у разі надання постачальником (підрядником, виконавцем) забезпечення у вигляді коштів на розрахунковий рахунок Замовника), за умови підписання документа про приймання товару (виконання робіт, надання послуг);
прийняття до обліку бюджетних зобов'язань за контрактами.
надання контрактному керуючому у разі виконання контракту (у тому числі виконання чергового етапу контракту) копій усіх документів, що підтверджують факт оплати контракту (платіжне доручення та ін.) з обов'язковим додатком копій документів, що підтверджують виникнення грошового зобов'язання під час постачання товарів (накладна та (або) акт приймання-передачі, та (або) рахунок-фактура), виконання робіт, надання послуг (акт виконаних робіт (послуг) та (або) рахунок, та (або) рахунок-фактура) із зазначенням обсягу поставлених товарів, виконаних робіт та наданих послуг не пізніше 1 (одного) робочого дня, наступного за днем складання документів, що підтверджують факт сплати контракту, а також надання контрактному управителю інформації про списання коштів з рахунку Служби у день їх списання.
V. Відповідальність
14. Особи, які беруть участь у процесі при здійсненні закупівель для забезпечення потреб Служби, несуть відповідальність відповідно до чинного законодавства Російської Федерації з урахуванням розмежувань повноважень, передбачених цим Регламентом.
VI. Заключне становище
15. У всьому іншому, не обумовленому у цьому Регламенті, особи, які беруть участь у процесі при здійсненні закупівель для забезпечення потреб Служби, керуються чинним законодавством Російської Федерації, Ханти-Мансійського автономного округу – Югри та іншими нормативними правовими актами у сфері закупівель товарів, робіт, послуг задля забезпечення державних потреб.