Чи можна писати листи. Правила написання електронного листа або етикет електронної пошти

Напевно, кожному хоч одного разу доводилося стикатися з необхідністю написання ділового листа. При його складанні мимоволі дійшов висновку, що це непросто. Існує безліч правил та норм написання ділових листів, які потрібно знати. У статті докладно описується процес складання документа, наводяться зразки ділового листа, розглядаються їхні види та оформлення.

Бланк

Готові бланки додадуть солідності та вкажуть на надійність компанії. Вони містять необхідну інформацію про організацію, таку як:

• Найменування.
• Адреса.
• Контактні телефони.
• Сайт.
• Електронну пошту.
• Логотип с.
• Інші контактні дані.

Суворих правил щодо бланків немає. Тому у кожній організації самостійно вирішують, яку інформацію в них закладати.

Як правильно писати ділові листи? Підготовка

Ділові листи пишуться та оформляються певним чином, підкоряючись властивим їм правилам та вимогам. Залежно від мети автор докладно продумує зміст, щоб отримати результат, який він розраховує. Він повинен ясно уявляти, яку інформацію адресат уже знає на тему листа, з чого виходити і що нового в ньому буде. Аргументи залежать від того, яку мету має автор. Процес підготовки ділового листа можна поділити на такі етапи:

• Вивчення питання.
• Написання проекту листа.
• Його узгодження.
• Підписання.
• Реєстрація.
• Надсилання адресату.

Структура ділових листів

При складанні листа необхідно його інформаційно наситити, тобто вкласти туди всі необхідні відомості. Воно може бути простим чи складним. У простому листі зміст ясно і коротко відображає інформацію, що переважно не вимагає від адресата відповіді. Складне може складатися з кількох розділів, пунктів та абзаців. У кожному абзаці викладено один аспект інформації. Зразки ділового листа такого типу зазвичай складаються із вступної, основної та заключної частин.

Нижче наведено приклад написання ділового листа – вступної його частини.

В основній частині описуються ситуації, події, наводиться їх аналіз та докази. Саме в цій частині переконують, що треба вчинити тим чи іншим чином, доводять, як було і інформують про необхідність участі в якомусь заході, наводячи різні аргументи.

У висновку містяться висновки, які робляться у вигляді пропозицій, прохань, нагадувань, відмов тощо.

Приклад написання ділового листа - завершальної його частини - наведено нижче. Тут резюмує вимогу, викладену в основній.

Вся інформація, що наводиться, повинна бути оптимально послідовна і зрозуміла для сприйняття.

Кожен лист починається із звернення, вирівняного по центру. Ця маленька частина надзвичайно важлива. При його виборі автор має враховувати:

• Позицію адресата.
• Характер взаємин.
• Офіційність.
• Етикет.

Наприкінці листа має бути ввічлива форма. Наприклад: «...Висловлюю надію на подальшу співпрацю (подяка за запрошення)...». Після цих фраз слід підпис автора.

Стиль

Всі листи повинні бути витримані у офіційно-діловому стилі, що означає використання мовних засобів для офіційно-ділових відносин. Особливості такої мови формуються за таких обставин:

• Основними учасниками ділових відносин є юридичні особи, від імені керівників та посадових осіб яких пишуться листи.
• Відносини у організаціях мають жорсткий регламентований характер.
• Предметом спілкування є діяльність підприємства.
• Документи управлінського характеру переважно мають конкретного адресата.
• Часто у процесі діяльності організації зустрічаються однакові ситуації.

У зв'язку з цим викладена у діловому листі інформація має бути:

• Офіційною, безособистісною, що підкреслює дистанцію між учасниками спілкування.
• Адресною, призначеною конкретному адресату.
• Актуальною в момент написання листа.
• Достовірною та неупередженою.
• Аргументованою для спонукання до здійснення одержувачем будь-яких дій.
• Повний для ухвалення рішення.

Вимоги

Діловий листмає відповідати таким вимогам:

• Мова стандартизована на всіх рівнях – лексичному, морфологічному та синтаксичному. У ній міститься безліч оборотів, термінів та формул.
• Тон написання - нейтральний, стриманий і строгий, без уживання емоційних та експресивних мовних виразів.
• Точність та ясність тексту, без логічних помилок, чіткість та продуманість формулювань.
• Лаконічність і стислість - без використання виразів, що несуть додатковий зміст.
• Використання мовних формул, сформованих у результаті повторюваних ситуацій.
• Вживання термінів, тобто слів чи словосполучень, що мають спеціальні поняття.
• Використання скорочень, які можуть бути лексичними (тобто складноскорочені слова, утворені видаленням літер із частин слів: ТОВ, ДЕРЖСТАНДАРТ тощо) і графічними (тобто позначення слів у скороченому вигляді: гр-н, ж-д та інше).
• Вживання конструкцій у родовому та орудному відмінках.
• Словосполучення з віддієслівними іменниками («надати підтримку» замість «підтримати»).
• Використання найпростіших поширених пропозицій.

Наведені вище зразки ділового листа нижче показані в повної версії(З основною частиною). Інформація відповідає всім вимогам офіційного ділового стилю.

Види ділових листів

Найкраще діловий лист писати з якогось одного конкретного питання. У разі потреби вирішення кількох питань відразу, рекомендується складати кілька різних варіантів.

Ділові листи можуть бути за змістом:

• Супровідними. Такі листи зазвичай потрібні для повідомлення про те, куди направити документи.
  (Як написати діловий лист? Зразок супровідного листа допоможе тим, кому потрібно скласти цей вид документа.)

• Гарантійні. Вони пишуться для того, щоб підтвердити будь-які обіцянки чи умови. Може гарантуватися, наприклад, плата за роботу, оренду, терміни постачання та інше.
• Подякою. Їх стали застосовувати особливо часто в Останнім часом. Такі листи демонструють добрий тон партнерських відносин. Вони можуть бути оформлені на звичайному бланку або на кольоровому папері з гарним принтом.
  Як написати діловий лист? компанії на почесному місці.)

• інформаційними.
• Інструктивні.
• вітальними.
• Рекламні.

Також бувають листи:

• Пропозиції про співпрацю. Досить поширені останнім часом, що посилаються організаціям, часто мають рекламний характер, наприклад, як цей зразок. Комерційні листи написати досить складно, потрібно враховувати багато нюансів, щоб на нього звернули увагу, а тим більше зацікавилися. Але якщо скласти за наведеним нижче зразком, воно має всі шанси на успіх.

• Запрошення. Їх посилають, пропонуючи брати участь у різноманітних заходах. Зазвичай вони адресуються керівнику чи посадовцю, але можуть адресуватися і цілого колективу.
• Запити.
• Оповіщення.
• Прохання та багато інших.

Як написати відповідь на лист. Приклад

Відповідь треба починати з повторення прохання, викладеного у першому листі. Потім наводяться результати її розгляду та висловлюється схвалення чи мотив відмови. Діловий лист-відповідь може містити альтернативне рішення очікуваної інформації. Зазвичай воно відповідає наступним принципам:

• Наявність посилання на перший лист та його зміст.
• Однакові мовні засоби.
• Порівнянні обсяги та аспекти змісту.
• Дотримання певної послідовності.

Оформлення

Крім використання фірмових бланків ділових листів, необхідно враховувати інші тонкощі при їх оформленні. Це реквізити, правила скорочень, написання адреси, заголовка, довжина тексту, ширина полів та інше.

Зразки ділового листа допомагають скласти його з огляду на всі тонкощі та нюанси. Ними користуються як діловоди-початківці, так і досвідчені працівники. Завдяки зразкам, вони вчаться правильно складати листи та економлять багато часу.

За останнє десятиліття електронна пошта стала, мабуть, одним із найпопулярніших коштів ділового спілкування. Сьогодні досить складно знайти людину, яка у своїй практиці міжособистісних та міжкультурних комунікацій не використовує електронної пошти. Побіжно скануючи поглядом адреси і теми повідомлень, що прийшли, вирішуємо, які листи прочитати, а які видалити не розкриваючи. Залежно від відносин між кореспондентами листування може бути діловим чи приватним. Якщо лист приватний, то щодо нього не пред'являється жорстких вимог з погляду етики - стиль листи і манера викладу залежать головним чином ступеня знайомства з адресатом.

Сьогодні досить складно знайти компанію, яка у своїй практиці міжособистісних комунікацій не використала б електронної пошти. Слід зазначити, що у звичайному діловому листуванні за допомогою e-mail є загальноприйняті правила, які необхідно знати і якими слід керуватися. Зупинимося докладно на найважливіших.

Правило 1При оформленні електронного листа обов'язково заповнюйте усі поля. В загальному виглядіструктуру ділового електронного листа можна подати у такому вигляді:

Адреса та ім'я відправника.

Адреса одержувача (або адреси одержувачів, коли є необхідність надіслати листа з одним текстом кільком одержувачам).

Важливість листа (при необхідності).

Тема листа.

Додаток.

Лист, що складається із вітання; основного тексту листа; укладання; та підписи.

Правило 2Адреса та ім'я відправника повинні бути пізнаваними. Тому коли заводите поштову скриньку, у графі ім'я відправника завжди вписуйте свої ім'я та прізвище. Найбільша довіра викликає адресу, що містить Ваше справжнє ім'я, а також ім'я Вашої організації у назві домену, наприклад: Ця адреса електронної пошти приховується від різних спамерських пошукових роботів. У вас має бути включений JavaScript для перегляду. .

Правило 3Обов'язково заповнюйте графу "Тема листа". Тема листа – це особливий реквізит листа, наявність якого значно полегшує роботу з електронною кореспонденцією. Доля листа дуже часто залежить від його теми, особливо якщо ім'я та адреса відправника вам нічого не кажуть. Тема листа має бути короткою – не більше 50 знаків – і по суті. Чим простіше і зрозумілішим буде Тема листа, тим більша ймовірність, що лист буде прочитаний і матиме відгук. Особливо старанно необхідно подумати над Темою, коли вперше пишете будь-кому.

Правило 4.Використовуйте піктограму (Re:) тільки для відповіді. Використовуючи піктограму , розміщену в полі адреси листа, який відповідаєте, відкриваємо форму для складання відповіді. Ця формавже містить адресу вашого співрозмовника, текст його листа та Тему. Піктограма (Re) є абревіатурою англійського слова "Reply:" або "Response:" і означає "Моя відповідь на:". Тому якщо тема листа змінюється, зміни теми необхідно вносити, використовуючи стрілку вниз, розміщену праворуч від піктограми Rе. У списку, що відкривається, вибираємо команду «змінити тему».

Якщо відповідаючи на чиїйсь електронний лист, ви змінюєте основну думку діалогу, змінюйте відповідно і Тему, а краще починати обговорення нового питання створенням нового листа.

Правило 5Щоб запобігти передчасному надсиланню адреси одержувача, вставляйте лише тоді, коли лист дописаний, перевірений і готовий до надсилання. Будьте уважнішими з кнопкою «Надіслати»: переконайтеся, що надсилаєте лист тому, кому хотіли.

Правило 6Обов'язково пишіть привітання, що складається з вітального слова та імені одержувача перед основним текстом листа. Деякі користувачі вважають, що вітання в електронному листі не потрібно писати, оскільки це нібито безглуздий пережиток паперової пошти, що не несе в собі ніякої значущої інформації і містить чергові слова.

Привітання несе у собі інформацію про вихованість того, хто складає листа. Як привітання використовуйте таку форму звернення: «Добрий день, шановний (шановний) + ім'я, по батькові адресата!» або «Шановний (шановна) + ім'я, по батькові адресата, привіт!» і лише після цього переходьте до мети Вашого повідомлення.

У Європі прийнято завжди звертатися «Dear Sir/Madam» або менш формально, особливо якщо Ви знайомі з адресатом, «Dear + ім'я». У США, де темп життя і листування інтенсивніший, електронний лист починається з звернення, що складається з імені та короткого «Hi + ім'я». У російській мові знак оклику ставиться після звернення в письмовій формі в будь-якому жанрі листування: ділової, приватної, офіційної і т. д., у той час як в англійськоюу всіх цих жанрах ставиться кома.

Правило 7Правильно структуруйте свій лист. Оскільки читання з екрана монітора набагато складніше, ніж читання паперового носія. Розбивайте текст листа на абзаци логічні. Намагайтеся, щоб речення містили не більше 15-20 слів. Відокремлюйте абзаци один від одного відступом або порожнім рядком.

Правило 8Будьте короткими та висловлюйте думки по суті. Основний текст листа з першого абзацу повинен привертати увагу читача не менше ніж його Тема. Пам'ятайте про обмежений час потенційного читача. Почніть із мети листи, вона має бути чітко сформульована у першому реченні. Якщо перші пропозиції сформульовані правильно, існує дуже велика ймовірність, що одержувач листи прочитає його остаточно. Електронний лист призначений швидкої передачі інформації. Якщо необхідно переслати важливу інформацію, що містить великий обсяг, краще скласти короткий супровідний текст в електронному листі, а інформацію оформити у вигляді вкладення.

Правило 9Перш ніж розпочати написання листа, приєднайте вкладення. Скільки разів доводилося отримувати листа, метою якого було пересилання вкладення, без цього самого вкладення?! Така безтурботність може не найкращим чиномпозначитися на Вашій діловій репутації.

Правило 10Коли Ви пишите будь-кому вперше, не прикріплюйте жодних вкладень. Якщо Ви все ж таки посилаєте якесь вкладення без погодження з одержувачем, то обов'язково напишіть у тексті листа, що це за файл. Не приєднуйте вкладення розміром більше 5Мбайт, тому що можлива така неприємна ситуація: Ви перешлете свій файл на поштовий сервер за секунду, а Ваш адресат завантажуватиме його цілу годину.

Правило 11Складаючи лист у відповідь, відповідайте на ВСІ задані Вам питання. Якщо Ви не можете відповісти, то так прямо і напишіть.

Правило 12Перш ніж надіслати листа, перевірте орфографію, граматику та пунктуацію. Той факт, що електронна пошта – швидкий спосіб зв'язку, зовсім не означає, що вона має бути недбалою. Будуйте свої фрази якомога грамотніше з погляду орфографії та граматики. Це важливо не тільки тому, що неписьменно написаний лист може зіпсувати враження про Вас, і тому, що дуже важко читати текст без ком і точок.

Правило 13На електронні листи обов'язково слід відповідати. Електронна пошта – це зв'язок з іншими людьми, і трохи ввічливості ніколи не зашкодить. За правилами етикету на електронні листи обов'язково потрібно відповідати, а час відповіді не повинен перевищувати трьох діб. Якщо не відповідаєте на електронний лист протягом цього терміну, це явна відмова від спілкування. Якщо Вам потрібний більш тривалий час для відповіді на лист, варто пояснити причини затримки. При отриманні листа, що містить вкладення, обов'язково підтвердіть, що вкладення дійшло і відкрилося нормально. При отриманні листів від невідомих людей можна не відповідати. Їх можна видаляти, не читаючи. При отриманні незатребуваного листа з приєднаним файлом слід видалити файл, не розпаковуючи: швидше за все це джерело комп'ютерного вірусу.

Правило 14Не запитуйте сповіщення про прочитання. Можна після тексту основного листа та перед Вашим підписом написати наступну фразу: «Прошу підтвердити отримання листа у відповідь листом або за вказаними нижче телефонами».

Правило 15У тексті повідомлення ніколи не треба використовувати великі літери. ТЕКСТ, ВИДІЛЕНИЙ ЗАГЛАВНИМИ БУКВАМИ, сприймається як крик. У разі його відносять до неграмотності у питаннях мережного етикету. Це може спричинити подразнення або іншу небажану реакцію у Вашого читача.

Правило 16Ніколи не повідомляйте конфіденційну інформацію за допомогою електронної пошти. Будьте дуже обережні при пересиланні номерів своїх банківських картокабо інший конфіденційної інформаціїу тексті електронного листа. Електронна пошта при пересиланні може бути перехоплена та використана з корисливою метою. Крім того, надісланий Вами електронний лист назавжди залишається в пам'яті комп'ютера.

Правило 17Не зловживайте абревіатурами та емоційним оформленням. У діловій електронній пошті намагайтеся не використовувати такі абревіатури як BTW (by the way) або LOL (laugh out loud), також так звані смайлики (усміхнені особи). Вони недоречні у діловому листуванні, тим паче що одержувач листи може знати їх значення.

Правило 18Наприкінці листа обов'язково ставте свій підпис. Підпис - це невеликий блок тексту, який додається до кінця Ваших повідомлень, який ідентифікує Вас і містить Вашу контактну інформацію. Робіть підпис коротким: не більше чотирьох-семи рядків. Довгий підпис займає багато місця і може спричинити роздратування. Включайте до неї кілька можливих способів зв'язку з Вами (зазвичай це номери телефонів та факсу), а також посилання на сайт Вашої компанії.

За матеріалами статей:

1. 32 most important email etiquette tips.Emailetiquette. [Електронний ресурс] http://www.emailreplies.com/ Перевірено 19.09.2015.

2. Top 26 Most Important Rules of Email Etiquette. [Електронний ресурс] http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm Перевірено 20.09.2015.

Матеріал підготовлений Шутіліною Л.А., методистом ГМЦ ДОгМ

Згадайте знамените пушкінське "Я до вас пишу ..." Що може бути приємніше, ніж отримувати листи, а отримувати їх від коханої людини приємно подвійно. Любовний лист… Зараз це звучить дещо старомодно, але як романтично! Я впевнена, що майже кожна жінка мріє, щоб їй хоч раз у житті написали такий лист. І не обов'язково чекати, коли настане 8 Березня або День Святого Валентина, якщо ви любите, можна зробити приємний сюрприз просто так, без жодного приводу. Хоча, що я говорю, адже Любов – це вже і є привід, найбільший і найголовніший.

Лист – це монолог, кажеш, і тебе не перебивають. Це один із найкращих способів розповісти про свої почуття. І для цього не обов'язково бути Пушкіним чи Блоком. Головне – висловити щирість та глибину своїх почуттів. Написання листа завжди потребує особливого настрою, особливого стану душі. Адже дуже непросто висловити словами Любов і Ніжність, Сум або Самотність. Пишіть усе, що ви думаєте. Не приховуйте своїх почуттів. Не бійтеся відкрити свою душу, нехай кохана людина знає, як багато вона для вас означає. Якщо немає потрібних слів, можна використовувати пару віршованих рядків про любов.

Хтось скаже, що на подвір'ї 21 століття – століття технологій та людської ліні – набагато простіше зателефонувати або просто написати SMS. Звичайно простіше, але в SMS багато чого не напишеш, а по телефону «душу можна розповісти?» І, потім, слово – це звук (вилетіло – не зловиш), а слово, написане на папері, це щось матеріальне. Його можна побачити, погладити, воно навіть має власний запах. Це вже щось, що належить лише тобі. Це «Люблю», на яке можна щодня дивитися, його можна навіть поцілувати, а вночі покласти під подушку. Це «Люблю» у всіх різне: в одних воно рівне і витончене, в інших – танцююче та безладне, у третіх – нерозбірливе та хвилеподібне. Але воно адресоване лише тобі, тож так дорого. Це частинка душі, вкладена в конверт, аркуш паперу, наповнений змістом лише двом.

Давно відомо, що за допомогою одних листів можна скласти думку про людину, викликати повагу до себе і навіть полюбити. Згадайте дивовижні стосунки П.І. Чайковського з Надією фон Мекк, відображені в їхньому листуванні, яке тривало протягом тринадцяти років. Вони так жодного разу й не зустрілися, але яке кохання та ніжність один до одного простягається в їхніх листах.

Протягом століть чоловіки та жінки шукали різні способи висловити свої почуття та передати їх коханим. Написання гарного листа вважалося непростим. Настільки непростим, що багато заможних людей наймали для цього навіть спеціальних слуг-секретарів. Ритм нашого сучасного життя залишає нам дедалі менше часу на романтику. Епістолярний жанр зараз не в моді, більшість із нас вже забули як висловлювати свої думки та почуття на папері. Але якщо ви любите - не соромтеся написати про це. Прямо зараз сядьте та напишіть своїм коханим листа. І не важливо, напишіть ви його на папері або надішліть електронною поштою, головне, щоб воно було щирим.

Якщо ви вважаєте, що епістолярний жанр канув у Лету, ви глибоко помиляєтеся. У побуті, не посперечаєшся, стало звичним телефонувати або обмінюватися миттєвими повідомленнями ICQ - просто і швидко. Однак у ділових взаєминах, як і раніше, листи грають важливу роль: телефонну розмову, листування по «асьці» до справи не підшиєш: тут потрібні більш серйозні документи

Відноситися до написання ділових листів необхідно педантично та відповідально. Для будь-якого ділового листа, у тому числі, що надсилається електронною поштою, рекомендується використовувати фірмовий бланк, де вказано реквізити організації. Це підкреслює, що за листом стоїть солідна фірма, і з нею можна мати справу. Обов'язково вказати дату написання листа. Місяць бажано писати літерами, скорочення, типу 20.01.02, прийняті лише у Росії та у міжнародній практиці не вживаються.

Діловий лист має містити Заголовок, що розкриває зміст тексту Це значно полегшує обробку та сортування листів одержувачем. Насамперед треба домогтися того, щоб вашого листа виділили з маси аналогічних і направили потрібному співробітнику. Тема листа підкреслюється чи пишеться великими літерами.

Адреса одержувачапишеться двічі: на конверті з правого боку внизу та у лівому верхньому кутку листа. Якщо лист вкладається в конверт з прозорим віконцем, то адреса пишеться один раз - у листі, і воно складається так, щоб адреса одержувача опинилась у вікні. Адреса пишеться у такому порядку: номер будинку, вулиця, назва міста, області, республіки (штату, графства, кантону тощо), поштовий індекс, країна.

Після адреси - ініціали та прізвище адресата. Перед ініціалами ставляться скорочення «Пану», «Пані» або «Пані». Якщо адресат має звання або титул, краще замість звернення «Пан» вказати його. У всіх західноєвропейських країнах і США опускати титули вважається неввічливим. Проте писати та говорити «Пан + титул + прізвище» прийнято лише у Німеччині. У Франції та Англії дворянський титул адресата завжди вказується на адресу, але його прийнято згадувати у тексті листи.

Слова «Пан» та «Пані» не прийнято вживати без прізвища, і їх завжди скорочують до «Г-н» або «Пані», тоді як звання та титули бажано писати повністю. В Англії після імені адресата часто пишеться ввічливе звернення "Есквайр" (Esquire - Esq.), причому воно ніколи не вживається в сукупності зі словом "Пан". Якщо ви хочете надіслати листа особисто, то після прізвища вкажіть: «Особисто» (Private – для Англії, Personal – для США).

Якщо лист адресований фірмі і має бути прочитаний певною людиною, вживається вираз «До уваги пана...» (Attention of...). Можна надіслати листа на адресу фірми особі, чия адреса невідома, а фірма, в якій він працює, підтримує з ним діловий зв'язок, вказавши «Через» (Care of або C/O).

Вступне зверненнятрадиційно складається зі слів «Шановний пан (м-жа) + прізвище» або «Дорогий пан (м-жа) + прізвище». В офіційних листах не прийнято звертатися на «ти», навіть якщо у житті ви накоротке. Залежно від ступеня близькості до вашого кореспондента, звернення може починатися словами «Дорогий + ім'я» або «Шановний + прізвище».

Не варто у зверненні писати: «Ув. пан директор!». У разі скорочення недоречні. Слова "шановний", "пан", "пані", "заступник директора", "начальник відділу" і їм подібні слід писати повністю. Інакше одержувач має право подумати, що ви його насправді не дуже поважаєте.

Гарне враженнявиробляють ділові листи, у яких після вітання містять якесь вступ-комплімент. Зазвичай говорять про те, що раді вітати таку відому фірму, що вам надаватиме послуги настільки солідному партнеру великою честю і т.п. Можна висловити надію на довготривалу та взаємовигідну співпрацю.

Погане враження справляють ділові листи, що містять словесне сміття («Ми, звичайно ж, впевнені, що співпраця з нами обов'язково буде вигідна вам», зайву ввічливість (« Будьте ласкаві, прочитайте цей лист, будь ласка»), беззмістовні прикметники ( видатний, чудовий, чудовий), зайвих займенників (« ми всі раді співпрацювати з вами та вашою фірмою »).

При написанні ділових листів не варто вживати директивні фрази-вказівки (« вам слід зв'язатися з нами по телефону...»). Такою фразою ви психологічно настроюєте людей проти себе. Не варто зарозуміло вказувати партнерам, як їм слід поводитися. Краще написати: « Для обговорення деталей нашої пропозиції ви можете зв'язатися з нами за телефоном..». Сенс той самий, але тон листа налаштовує більш доброзичливе до вас ставлення.

Описуючи діяльність своєї фірми, для створення враження конкретних досягнень зверніть увагу на вибір дієслів. Дієслова досконалого вигляду говорять про реальні результати: виконали, розробили, збільшили, створили, зробили тощо. Дієслова недосконалого виду створюють невизначені стосовно результату діяльності: виробляємо, працюємо, виконуємо, беремо участь. Вони дають уявлення швидше про виконувані функції, ніж про досягнуті результати. Використання дієслів досконалого вигляду створить враження конкретних успіхів, отже створить враження солідності та респектабельності вашої фірми.

В листі-проханні, по можливості, стисло вкажіть причину, прохання сформулюйте чітко, заздалегідь подякуйте за виконання. На знак подяки за відповідь, як висловлювання готовності до співпраці або як інформаційне повідомлення пишуться листи-повідомлення. Під таким листом достатньо поставити підпис референта.

Лист-нагадуваннянадсилається у тих випадках, коли за допомогою телефонних переговорів або особистого контакту не вдається отримати бажаний результат. Мета такого листа – тактовно нагадати про необхідність виконати взяті він зобов'язання.

Лист підтвердженняє гарантією даних обіцянок або вже обумовлених умов. Такий лист є виразом ввічливості та поваги до партнера. В листі-претензіїповинна міститися сама претензія, основа її пред'явлення і конкретні вимоги.

У відповідь на претензію пишуть листи-відмови. Починати та закінчувати такий лист краще з позитивної інформації: наприклад, перерахуванням того, з чим ви погоджуєтеся, потім пояснити причину відмови. Лист допоможе, незважаючи на відмову, підтримати нормальні стосунки з клієнтом чи партнером.

Лист-пробаченнязазвичай містить виклад причин, через які раптово порушується попередня домовленість. У ряді випадків такий лист надсилається після повідомлення телефоном. Гарантійний листспрямовується як зобов'язання оплати за щось із зазначенням виду операції, яку належить зробити. Лист закінчується фразою «Оплату гарантуємо» та вказівкою своїх банківських реквізитів і має два підписи – керівника та головного бухгалтера.

Привітання, подяки, співчуттякраще писати від руки, щоб підкреслити щире та індивідуальне відношеннядо партнера.

У діловому листі обов'язково має бути присутня заключна формула ввічливості: «З повагою», «З повагою» В офіційному листіза кордоном, як правило, використовується Very truly yours («Щиро ваш»). Причому у листі у відповідь бажано використати ту ж формулу ввічливості, що і в отриманому.

Як бачите, все дуже просто, хоча умовностей більш ніж достатньо. Пишіть листи!

Дорогі друзі, сьогодні я вирішив написати про наболіле - про те, як писати листи 😉 . Думаю, багато фахівців у різних галузях щодня отримують багато листів із запитаннями та проханнями про допомогу.

Ваш покірний слуга не виняток 🙂. Кількість листів із запитаннями та проханнями про допомогу в середньому становить 40-50 на день і часом перевищує мої фізичні можливості відповіді на них.

У листуванні значну частину становлять листи, у яких питання та описи проблем не зовсім правильно сформульовані, через що вимагають додаткових уточнюючих листів, що займає зайвий час як відправника, і одержувача.

У цьому пості я хочу розповісти про те, як потрібно правильно писати листи з питаннями фахівцям, щоб отримання потрібної інформації займало мінімум часу і не вимагало зайвого листування.

Головне правило, на мій погляд, полягає в тому, що в листі дуже важливо дати зрозуміти, що ви цінуєте час одержувача. Все має бути стисло і чітко сформульовано.

1. Привітання

Я вважаю, що будь-який лист обов'язково має починатися з вітання. «Здрастуйте», «Привіт», «Доброго дня» - написати ці слова не складає ніяких труднощів і займає секунди. Мені особисто не подобаються листи, які не мають вітання. Ніщо не цінується так дорого і не дається так дешево, як ввічливість.

2. Звернення на ім'я

На всіх сторінках блогу сайт, де є форма зворотнього зв'язку (наприклад, сторінка ), я завжди пишу «Мене звуть Михайло», тому не бачу проблеми, щоб не звертатися в листах на ім'я. Підсвідомо будь-яка людина любить, коли її називають на ім'я.

І хоча "Майк" я люблю більше, ніж "Михайло" 😉 , будь-яке звернення на ім'я зійде 🙂 .

3. Спочатку погуглить своє питання

Скільки разів у листуванні мені доводилося давати посилання на матеріали, які я знайшов, просто набравши поставлене мені запитання у пошуковій системі! У мене навіть пальців не вистачить на руках та ногах 😉!

Якщо серйозно, то щиро раджу спочатку погуглити питання, що вас цікавить, в різних варіантах (у тому числі англійською, перекласти можна через Google Перекладач) і витратити час, щоб вивчити знайдені матеріали.

У більшості випадків ви легко знайдете відповіді на свої запитання в пошукових системах або на форумах (туди багато людей і приходять, щоб спілкуватися, обговорювати специфічні проблеми з різних тематиків і відповідати на запитання). Навіщо витрачати час іншої людини, коли в багатьох випадках ви самі легко можете знайти все, що потрібно?

🔥 До речі!Я проводжу платний курс з просування англомовних сайтів SEO Шаолінь. Якщо цікавить, можете подати заявку на його веб-сайті seoshaolin.com .

Бажаю вам успішного збільшення відвідуваності ваших сайтів!

Десерт на сьогодні – відео про те, як хлопець підтягується на турніку на одному пальці. Теж так хочу 🙂 :