Журнал обліку табельних номерів зразок. Як надається табельний номер співробітнику? Форма: бланк та зразок

Добре! Хоча у нас уже день! Веду Книгу обліку прийому працівників - там графа-Табельний номер. І по порядку...

Добре! А я користуюся автоматичною нумерацією в 1С.

У 1С вже вношу наданий табельний номер

А якщо працівник звільнився і, припустимо, через рік прийшов назад до нас, йому новий номер присвоюється? І чи є форма книги обліку табельних номерів? У нашій організації номерів ніколи не було і у книзі обліку прийому працівників такої графи немає. Чи обов'язково взагалі ці номери надавати?

Відчуваю, що допомоги не дочекаюсь... ось, що я "нарила", може кому знадобиться...
http://cityblank.ru/internet-magazin/product/1048014
Журнал обліку табельних номерів.
На підприємстві має бути відповідальний працівник, на якого покладаються обов'язки щодо присвоєння табельних номерів, щодо доведення інформації про присвоєний табельний номер безпосередньо самому працівникові та відповідним посадовим особам підприємства, щодо ведення реєстру присвоєних табельних номерів та контролю за дотриманням правил присвоєння, використання та обліку табельних номерів.
Табельні номери повинні надаватися прийнятим працівникам у момент оформлення всіх інших документів щодо прийому працівника на роботу або ж у його перший робочий день.
Табельні номери присвоюються кожному новоприйнятому працівникові за зростаючою (без пропуску будь-яких номерів) у хронологічному порядку.
Табельний номер, присвоєний працівнику, не змінюється протягом усього терміну його роботи на підприємстві та зберігається за ним після його звільнення з підприємства (навіть у разі переходу на іншу ІТ-програму).
У випадку, якщо приймається на роботу працівник, який раніше працював на підприємстві, то йому надається той же табельний номер, який йому було присвоєно при першому працевлаштуванні на дане підприємство;
Табельний номер працівника повинен складатися тільки з арабських цифр, без дефісів (тире), індексів, серій та інших знаків.
Облік табельних номерів для підприємства ведеться у Журналі обліку табельних номерів.
Графи для заповнення Журнал обліку табельних номерів:
Графи для заповнення
1. П.І.Б.
2. Дата прийому працювати
3. Спеціальність
4. Структурний підрозділ
5. Трудовий договір (№, дата)
6. Табельний номер
http://samarakadr.ru/tabnomer
Правила присвоєння табельних номерів Табельний номер одна із реквізитів документів з обліку праці та її оплати. Він присвоюється в останній момент оформлення співробітника працювати і далі відбивається у всіх документах кадрового обліку. Однак виникають питання: як ведеться облік табельних номерів, який порядок їх присвоєння, чи можна надавати номери раніше звільнених співробітників тощо.
Порядок присвоєння табельних номерів нормативними актамине встановлено. Тому у зв'язку з відсутністю нормативних вимог порядок присвоєння номерів організація має право визначити самостійно.
Проте слід враховувати, що відповідно до п. 18 Основних положень з обліку праці та заробітної плати у промисловості та будівництві (Лист Держкомпраці СРСР, Мінфіну СРСР, ЦСУ СРСР від 27.04.1973 N 75-АБ/89/10-80) кожному робітникові та службовцю, прийнятому на постійну, тимчасову чи сезонну роботу, присвоюється табельний номер, який наводиться у всіх документах з обліку праці та заробітної плати. У разі звільнення або переведення робітника та службовця на іншу роботу його табельний номер, як правило, не може присвоюватися іншому працівникові протягом 1 - 2 років.
Однак із самих понять «табельний номер» та «облік» випливає:
В організації повинен бути відповідальний працівник, на якого покладаються обов'язки щодо присвоєння табельних номерів, ведення реєстру присвоєних табельних номерів та контролю за дотриманням правил присвоєння, використання та обліку табельних номерів;
табельні номери повинні присвоюватися прийнятим працівникам у момент оформлення всіх інших документів щодо прийому працівника на роботу або ж у його перший робочий день;
табельні номери присвоюються кожному новоприйнятому працівникові за зростаючою (без пропуску будь-яких номерів) у хронологічному порядку, за винятком випадку, зазначеного у пункті 6 цього переліку;
табельний номер, має зазначатися у наказі прийому працівника працювати;
табельний номер, привласнений працівнику, не змінюється протягом усього терміну його роботи на підприємстві;
у випадку, якщо приймається на роботу працівник, який раніше працював на підприємстві, то йому присвоюється той же табельний номер, який йому було надано при першому працевлаштуванні на дане підприємство;
табельний номер працівника має складатися з арабських цифр.
Шановні експерти! Підкажіть, будь ласка, відповідь на таке запитання: який табельний номер потрібно привласнювати співробітнику, який прийшов у компанію повторно: зберігати старий чи заводити новий?
Відповідно до Порядку подання даних ЄСП та ПДФО (Порядок заповнення форм індивідуальних та зведених карток обліку сум нарахованих виплат та інших винагород, сум нарахованого єдиного соціального податку, страхових внесків на обов'язкове пенсійне страхування) - старий, оскільки "Якщо протягом податкового періоду між платником податків та фізичною особою розривається чинний, а потім укладається новий трудовий (цивільно-правовий, авторський) договір, то з метою обчислення податкової бази, сум ЄСП, страхових внесків на ОПС (податкового відрахування) наростаючим підсумком з початку року платник податків може вести одну індивідуальну карткуза цим фізичній особі.", а відповідно до ОСТу (ОСТ 4.071.035- 83 " Автоматизовані системиуправління. Управління кадровою діяльністю. Класифікація та кодування інформації" - новий, тому що людина вважається новим співробітником, а старим номером можна користуватися лише через 3 роки.
Відповідь
Порядок присвоєння табельних номерів законодавчо не визначено, хоча багато хто нормативні документи(у тому числі зазначені Вами прямо чи опосередковано говорять про необхідність наявності табельного номера.) Враховуючи це, організації розробляють та затверджують своїми внутрішніми документами порядок присвоєння табельних номерів. Загалом ця процедура не складна, але повинна здійснюватися з дотриманням певних рекомендацій(рекомендацій – не більше), зокрема:





6) у випадку, якщо приймається на роботу працівник, який раніше працював на підприємстві, то йому присвоюється той же табельний номер, який йому присвоєно при першому працевлаштуванні на дане підприємство;

1) на підприємстві повинен бути відповідальний працівник, на якого покладаються обов'язки щодо присвоєння табельних номерів, щодо доведення інформації про присвоєний табельний номер тому чи іншому працівникові безпосередньо самому працівнику та відповідним посадовим особам підприємства, з ведення реєстру присвоєних табельних номерів та контролю за дотриманням правил присвоєння, використання та обліку табельних номерів;
2) табельні номери повинні присвоюватися прийнятим працівникам у момент оформлення всіх інших документів щодо прийому працівника на роботу або ж у його перший робочий день;
3) табельні номери присвоюються кожному новоприйнятому працівникові за зростаючою (без пропуску будь-яких номерів) у хронологічному порядку, за винятком випадку, зазначеного у пункті 6 цього переліку;
4) те, який прийнятому працівнику присвоєно табельний номер, має вказуватися безпосередньо у наказі про прийом працівника на роботу;
5) табельний номер, привласнений працівнику, не змінюється протягом усього терміну його роботи на підприємстві та зберігається за ним після його звільнення з підприємства (навіть у разі переходу на іншу IT-програму);
6) у випадку, якщо приймається на роботу працівник, який раніше працював на підприємстві, то йому присвоюється той же табельний номер, який йому присвоєно при першому працевлаштуванні на дане підприємство; - це для "старенького"
7) табельний номер працівника повинен складатися лише з арабських цифр, без будь-яких дефісів (тире), індексів, серій та інших знаків.
Автор: Митрофанова В.В. - к.е.н., директор «Центру Професійного розвитку», консультант компанії NS Consulting, автор вечірніх курсів з діловодства та трудового законодавства.
Рекомендації щодо заповнення особистої картки Т-2
Табельний номер працівника не повинен бути довшим за 6 цифр. Він присвоюється кожному знову прийнятому чи працюючому і змінюється за будь-яких переміщеннях працівника всередині організації до його звільнення. Повторне використання табельних номерів допускається не раніше як за три роки після звільнення. - це в принципі
Звільненому і знову прийнятому в організацію співробітнику можна зберегти колишній табельний номер, так і присвоїти новий.
Нагадаємо, табельний номер використовується при заповненні уніфікованих форм, Затверджених Постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004 № 1. При цьому названий документ не передбачає порядку присвоєння табельного номера співробітникам, що знову приймаються. Відповідно, роботодавець має право самостійно вирішити питання про збереження або зміну табельного номера в подібних ситуаціях. У кожному разі адміністративна відповідальність встановлено лише порушення законодавства про працю і про охорону праці (ст. 5.27 КоАП РФ), якого постанови Держкомстату Росії не ставляться (ст. 5 ТК РФ).
Табельний номер
Поясніть, будь ласка, що є табельним номером? Чи він повинен нести якусь інформацію і як він присвоюється працівникові?
О.Є. Ошовський,
м. Сизрань Самарської обл.
Табельний номер — номер, який роботодавець надає кожному новоприйнятому працівникові для табельного обліку. Фактично йдетьсяпро внутрішній цифровий код працівника, яким проводиться його ідентифікація.
На момент заповнення форми № Т-2 табельний номер працівнику вже присвоєно і він лише відтворюється в особистій картці. Однак оскільки є питання щодо правил присвоєння табельних номерів, приділимо їм належну увагу.
Як згадувалося, однією з цілей запровадження типових міжвідомчих форм первинної облікової документації була автоматизація кадрового обліку. З огляду на це у зазначеному вище ОСТі встановлювалося, що табельний номер працівника не повинен бути довшим за 6 цифр. При цьому, оскільки машина без проблем мала зчитувати цей номер, спочатку визначався розряд (кількість знаків). Так, якщо в організації був штат близько 1000 осіб, вводилося 4 розряди - 0000. У цьому випадку перший табельний номер записувався "0001", десятий - "0010", сотий - "0100" і т.д.
Зараз, коли мету автоматизованої обробки облікових документів майже втрачено, табельні номери встановлюються без урахування розряду, наприклад, «10», «100», «435» тощо. і присвоюються працівникам наростаючим результатом.
У низці організацій підхід до встановлення табельних номерів не обмежується простими числами, що визначаються в порядку зростання. Табельні номери формуються як справжній код працівника, в якому послідовність знаків несе певну інформацію. Так, наприклад, перші два розряди можуть вказувати на належність до структурного підрозділу. Наприклад, «20135», де перші два знаки (20) позначають код структурного підрозділу, а три останні (135) - безпосередньо номер працівника. Нерідко в табельному номері (зазвичай останнім знаком) кодується категорія посади (1 – керівник, 2 – спеціаліст, 3 – технічний виконавець); професія робітника позначається знаком "0" або "4".
Не завжди такий підхід можна назвати продуктивним, оскільки табельний номер, привласнений працівнику, не повинен змінюватися за будь-яких переказів або переміщень всередині організації аж до звільнення. А кодування в табельному номері інформації про структурний підрозділ або про професійний статус працівника не дозволяє зберегти табельні номери незмінними.
При традиційному підході до присвоєння табельних номерів табельний номер після звільнення працівника «резервується» на певний час (3 роки – відповідно до ОСТу, 1 – 2 роки – згідно з Основними положеннями з обліку праці та заробітної плати в промисловості та будівництва (лист Держкомпраці СРСР від 27.04.1973 № 75-АБ/89/10-80), а після закінчення цього часу присвоюється новому працівнику. Якщо для останньої категорії працівників вводиться скорочений термін резервування табельних номерів, потрібно продумати їх належний облік.
Усі коди, що застосовуються в організації, систематизуються в спеціальних довідниках, а присвоєний працівникові табельний номер підлягає реєстрації.
При автоматизованому кадровому обліку довідник табельних номерів проводиться за формою, запропонованою розробниками програмного забезпечення. За відсутності такого забезпечення форма довідника розробляється відділом кадрів самостійно. Наприклад, може використовуватися наведена нижче форма, в якій книга (альбом) ділиться на два розділи: перший призначений для обліку присвоєння і зняття табельних номерів, другий - для обліку вже використаних табельних номерів, поміщених в архів до повторного використання.
Сторінка
Розділу 1 довідника
Розділ 1. Табельні номери, надані працівникам
Табельний номер
Прізвище, ім'я, по батькові працівника
Дата прийому на роботу, № та дата наказу про прийом на роботу<*>
Посада чи професія (із зазначенням структурного підрозділу)
Дата припинення трудового договору, № та дата наказу
№ запису
...
...
...
...
...
...
222
Іванов Сергій Петрович
10.10.2000, наказ № 123-к від 09.10.2000
менеджер відділу збуту
11.10.2002 наказ № 140-к від 08.10.2002
222
...
...
...
...
...
...
222
Прохоров Іван Андрійович
18.10.2004 наказ № 119-к
старший бухгалтер
470
<*>Відомості про перекази працівника встановлюються за особистою карткою працівника, записами у трудовій книжці.
Розділ 2. Табельні номери, розміщені в архіві
Табельний номер
№ запису в Розділі 1 довідника
Дата помешкання табельного номера в архів<*>
Час початку повторного використання табельного номера
Номер запису Розділу 1 довідника про повторне використання номера
№ запису
...
...
...
...
...
...
222
222
12.10.2002
12.10.2004
470
30
...
...
...
...
...
...
<*>Дата поміщення табельного номера до архіву повинна відповідати даті звільнення.
Табельний номер працівника переноситься в особисту картку наказу (розпорядження) про прийом працівника на роботу.
Табельний номер Матеріал з Вікіпедії – вільної енциклопедії
Поточна версія (не перевірялася)
Перейти до: навігація, пошук
Табельний номер унікальний номерпрацівника підприємства, установи, організації або її великого структурного підрозділу, під яким працівник фігурує в внутрішніх документах, насамперед в особистій справі, табелі (від якого походить назва) та документах на виплату заробітної плати.
Табельний номер працівника є унікальним у межах організації або структурного підрозділу, що має власний відділ кадрів та бухгалтерію, він присвоюється одноразово при вступі на роботу, ніколи не змінюється. В одних організаціях після звільнення працівника він не може присвоюватися іншим працівникам, які надходять на роботу пізніше, а в інших це дозволено. Зазвичай табельні номери надаються, починаючи з одиниці (під номером 1 зазвичай фігурує перший керівник підприємства), кожен наступний номер на одиницю більший за попередній.
Джерело - "http://ua.wikipedia.org/w/index.php?title=Табельний_номер&oldid=42086097"
Категорії:
Останнє змінення цієї сторінки: 12:14, 25 лютого 2012.
Текст доступний за ліцензією Creative Commons Attribution-ShareAlike; в окремих випадках можуть діяти додаткові умови. Докладніше див. Умови використання.
Wikipedia® - зареєстрований товарний знак некомерційної організації Wikimedia Foundation, Inc.
Привіт! Підкажіть, будь ласка, чи може бути в одного і того ж співробітника два табельні номери, якщо він займає в одній фірмі дві різні посади- одна основна, інша - внутрішнє сумісництво? При зарахуванні цього співробітника за сумісництвом заводитиметься нова особиста картка, а відповідно присвоюється новий табельний номер, але цей співробітник вже має табельний номер за основною посадою. Дайте відповідь, будь ласка, скільки табельних номерів має бути у цього співробітника Заздалегідь вдячна за відповідь!
Відповідь
Нами неодноразово та докладно розглядалося питання про роботу за сумісництвом. Відповіли і на Ваше запитання від 16 07 2007 р. Процедура оформлення на роботу співробітника на умовах сумісництва, у Вашому випадку як внутрішній сумісник, така сама, як і при прийнятті на основну роботу. Трудовий договір із сумісником укладається у письмовій формі, складається у двох примірниках, кожен з яких підписується сторонами. У трудовому договорі необхідно прописати, що робота виконуватиметься на умовах сумісництва (п. 4 ст. 282 ТК РФ). Один екземпляр трудового договору передається працівнику, інший зберігається у роботодавця. З іншого боку. на співробітника необхідно заповнити особисту картку (форма N Т-2), та присвоїти табельний номер та в табелі обліку робочого часу співробітник буде фігурувати двічі: як основний працівник та як сумісник. При цьому зарплата розраховується як за основною роботою, так і за роботою, що виконується за сумісництвом.
16.07.2007

Це виходить, що у 1С:8 потрібно виправляти табельні номери, дані при прийомі програмою? Адже в ній не можна як у 1С:7 приймати одного й того самого співробітника двічі.
Коли до нас повертається працівник, у нього новий табельний номер (програма надає, і я не виправляю) :)

У будь-яких організаціях обов'язково ведеться табель обліку робочого дня. Правила оформлення цього документа, його призначення та готовий приклад, який можна використовувати як зразок – це розглядається далі.

Завантажити зразок бланків можна наприкінці статті.

Запланована тривалість зміни та загальна кількістьробочих днів у місяці практично завжди відрізнятимуться від годинників та днів, які були відпрацьовані фактично. Для фіксування факту і ведеться табель обліку: він дозволяє зібрати всі відомості про робочий час, який насправді був відпрацьований.

Призначення цього документа подвійне:

1. Отримати відомості про весь відпрацьований період часу.
2. Отримати дані щодо неявок за аналогічний період.

Подібна інформація стане в нагоді, перш за все, бухгалтеру. Також відомості знадобляться деяким особам, що перевіряють – відповідний опис наведено в таблиці.

бухгалтер	розрахунок всіх виплат, які необхідно перерахувати працюючим: зарплата, відпускні, відрядження та ін.
представник ФНП	інспекторів цікавить коректність нарахування виплат і податків із них: часто компанію перевіряють щодо того, чи була занижена податкова база
співробітник ФСС	відпрацьований час цікавить фонд у зв'язку з розрахунком соціальної допомоги(наприклад, для догляду за дитиною)
працівник трудової інспекції	інспекторів цікавить, чи не було порушено права працюючих
представник Росстату	співробітники Росстату збирають статистичні дані - наприклад, за інформацією з табеля оформлюють єдину

Форма: бланк та зразок

Кожна компанія має право застосовувати як власний зразок, так і вести облік робочого часу за допомогою спеціальної форми Т-12. Можна взяти за основу саме її бланк (він наводиться нижче) та адаптувати під потреби компанії.

Документ складається з 3 основних частин:

1. На титульній сторінці наводиться єдина система кодів, за допомогою яких позначають, наприклад, додаткові вихідні (в рахунок переробок), захворювання на лікарняні, простий у зв'язку з провиною роботодавця та ін. Кожна обставина має буквений та цифровий код.
2. Друга (таблична) частина – це власне облік робочого дня. Він здійснюється у щоденному режимі (включаючи дні вихідні та святкові).
3. І третина представлена ​​також у вигляді таблиці. У ній наводяться відомості щодо виплати зарплати (суми, години та дні, ставка).

Ось як виглядає порожній бланкформи Т-12.

Поряд із формою Т-12 існує і Т-13. У ній відсутня остання (третя) частина – тобто цей документ є простим табелем для фіксування робочого часу, без розрахунків із зарплати. Готовий прикладдокумента показано нижче.

Порядок ведення

Ведуть документ спеціально призначені працівники: вони фіксують робочий часкожного дня. Як правило, відповідальний за коректне оформлення – це директор структурного підрозділу (наприклад, відділ продажу). Відповідальність може поділити та його заступник. Якщо компанія досить велика, вводять спеціальну посаду табельника, який фіксує всі відомості.

У будь-якому випадку відповідальні особи завжди призначаються керівником, про що виходить відповідний наказ (зразок вільний) – наприклад, наведений нижче документ.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ. З текстом наказу всі відповідальні повинні ознайомитися та поставити свій підпис та дату.

Загалом порядок виглядає так:

1. Відповідальна особа фіксує інформацію за кожен день.
2. Після заповнення (за місяць) документ передають до відділу кадрів.
3. Після відділу кадрів він вступає до бухгалтерії.
4. Останній підпис залишається за керівником структурного підрозділу.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ. Коли документ буде заповнено та підписано всіма відповідальними особами, то його підшивають та відправляють до архіву на зберігання. Мінімальний термін зберігання становить 5 років. Але якщо праця на підприємстві здійснюється в небезпечних і шкідливі умови, час зберігання значно збільшується – щонайменше 75 років.

Як заповнювати табель: покрокова інструкція

При заповненні застосовується єдина система позначень. У табелі здійснюється облік відпрацьованого часу відповідно до правила «для однієї посади призначається одна позиція». Враховуються лише ті працівники, які мають трудовий договір, у тому числі внутрішні сумісники – за ними, зокрема, необхідно прописати відомості двічі.

Не враховуються дані щодо таких працівників:

• трудящим неофіційно;
• зовнішнім сумісникам;
• працюючим на підставі цивільного договору.

Порядок заповнення передбачає коректне оформлення титульного листата власне табличній частині.

Титульний лист

Тут фіксуються такі відомості:

1. Назва компанії (допускається короткий варіант, наприклад, ТОВ Альфа).
2. Коди по ОКУД та ОКПО.
3. Номер – систему нумерації вибирає компанія самостійно. Наприклад, поширений варіант послідовного присвоєння номерів протягом календарного року.
4. Звітний період – тобто. місяць з датами початку та закінчення ведення документа.
5. Під датою складання мається на увазі останній день, після якого його мають підписати всі відповідальні працівники. Потім документ перетворюється на архівне зберігання.

Таблична частина

Тут потрібно заповнити усі графи:

Відомості для розрахунку зарплати

Якщо ведеться форма Т-12, то заповнюється цей розділ. Тут фіксуються відомості здебільшого про 2 форми виплати:

1. Власне зарплата (позначається 4-значним кодом 2000).
2. Виплати за відпускні дні(позначається кодом 2012).

Усі суми списуються з так званого кореспондуючого рахунку – він буде одним і тим самим, незалежно від виду виплати.

Як завжди, робочий час фіксується з урахуванням сумарної кількості днів та годин.

Наприкінці документа ставлять підписи усі уповноважені співробітники:

• особа, яка веде документ (якщо такий є)
• представник відділу кадрів;
• начальник підрозділу.

Відео інструкція з оформлення

Відео коментар по заповненню:

Додатковий лист

Існує кілька випадків, коли самого табеля не вистачить, оскільки облік передбачає фіксування додаткової інформації. Тоді слід оформити ще один лист:

1. Якщо працівник звільняється у середині місяця чи на початку. У цьому випадку всі фактично відпрацьовані дні та годинники фіксуються саме на додатковому аркуші. А в бланку роблять запис «Звільнено» рівно тією датою, коли й відбулося звільнення. Потім документ здається разом із додатковим листом.
2. Також він знадобиться, коли працівник не працював, але при цьому на контакт не вийшов і про причини своєї неявки не повідомив. Якщо він так і не з'явився (або не взяв документів, що підтверджують поважність причини), і настав час здавати документ, ставиться код 30 (літерне позначення ПН).

У таких випадках краще робити всі позначки олівцем. Якщо згодом з'ясується, що працівник, наприклад, отримав лікарняний, слід проставити позначку за кодом 19 (літера «Б»).

Підсумований облік: особливості розрахунку

Якщо нормальної кількості годин (8 годин на день і 40 годин на тиждень) дотримуватись не вдається, то загальну тривалість фактично виробленого часу визначають як просту суму. Такий порядок існує на підприємствах, які:

• працюють цілодобово, позмінно;
• використовують гнучкий графік;
• організовують вахтовий спосіб роботи.

Тоді основним поняттям стає обліковий період. - Календарний місяць, 1 квартал або весь рік. Конкретний інтервал обирається залежно від особливостей роботи підприємства. Наприклад, якщо передбачається праця у небезпечних та шкідливих умовах, то за основу береться період у 1 квартал.

Якщо протягом будь-якого часу співробітник не виконував роботу з поважних причин, то цей час не враховується (тобто воно повністю виключається).

Нестандартні ситуації: що робити

Найчастіше документ оформляти досить легко, оскільки облік грунтується на рівномірному, однаковому розподілі робочого дня по кожному сотруднику. Однак такий порядок нерідко порушується через певні обставини, наприклад:

1. Якщо колега відпрошується, і керівник не заперечує, то фіксують лише фактично відпрацьований годинник (цілим числом). Відсутність позначають позначкою "Я" або двома цифрами "01".
2. Якщо він захворів, то ставлять "Б", а в нижній частині поля залишають порожніми. Зрозуміло, наявність лікарняного – обов'язкова вимогадля такої позначки.
3. Якщо було заплановано, і працівник взяв його за погодженням, відповідно до чинного порядку, ставлять позначку «НВ» (у цифровому варіанті код «28»). Трапляються випадки, коли справжні причини відсутності тимчасово невідомі. Тоді можна поставити «ПН», але у разі прояснення ситуації вибирається відповідне позначення, а «ПН» закреслюється.
4. Якщо колега вирушив у відрядження, відзначають «К». Коли він офіційно повернеться і почне звичайні обов'язки, ставлять літеру «Я».

Як внести зміни

Облік робочого часу передбачає фіксування інформації, яка може змінитися протягом дня чи тижня, тому табель передбачає можливість внесення змін. Коригування необхідно вносити для того, щоб відобразити фактичну ситуацію, істинність якої документально підтверджується.

При цьому існують 2 способи внесення виправлень:

1. Допускається наявність неточностей, але при цьому документ доповнюється так званим коригуючим бланком. Обидва папери подаються для перевірки разом.
2. Коригується вихідний документ, а додатковий бланк не складається. Тоді потрібно обережно перекреслити всі неправильні дані. Це робиться за допомогою горизонтальної межі. Якщо помилкові відомості містяться у сусідніх полях, прокреслюється єдина лінія.

При цьому обов'язково вноситься відповідний запис, який детально пояснює ситуацію, наприклад.

Самі співробітники нечасто стикаються з табельними номерами, а часто й зовсім не знають про їхнє існування. Проте, на багатьох підприємствах (частіше за середні та великі) у кадровій документації використовується табельний номер співробітника. Як надається цей номер і навіщо він потрібен, розповімо в цій статті.

Що таке табельний номер (ТН)?

Це цифровий код, який присвоюється працівнику прийому працювати у організацію один раз і весь період роботи, використовуваний зручності ведення кадрової документації. Навіть якщо працівник звільниться, а потім повторно влаштується на роботу в ту ж фірму, йому буде присвоєно той самий ТН. Як правило, новим співробітникам табельні номери колишніх співробітників не надаються, щоб не виникло плутанини.

ТН використовується у всіх документах з обліку робочого (відпрацьованого) часу, заробітної плати та інших та є унікальним кодом співробітника, який дозволяє кадровому працівникушвидко та ефективно обробляти інформацію, пов'язану з цим співробітником, - проводити розрахунок заробітної плати та податкових відрахувань, лікарняних, відпусток, вести облік відпрацьованого часу.

Як надається табельний номер?

Порядок присвоєння даних кодів працівникам законодавчо не встановлено, проте деякі положення містяться в Листі Держкомпраці СРСР N 75-АБ, Мінфіну СРСР N 89, ЦСУ СРСР N 10-80 від 27.04.1973 "Про Основні положення з обліку праці та заробітної плати у промисловості та будівництві" (п. 18). Згідно з цим Листом ТН присвоюється кожному працівнику, прийнятому:

• постійно;
• тимчасово;
• на сезонні роботи.

ТН звільненого працівника не присвоюється іншому працівникові протягом 1 – 2 років.

Правила присвоєння ТН розробляються організацією. Як правило, ТН складається з цифр, але підприємство має право використовувати в нумерації та інші символи. Заборон на це законодавство не містить.

Основні принципи присвоєння ТН мають бути закріплені у документі, що відображає кадрову політикупідприємства, щоб нумерація була однаковою.

Перерахуємо основні моменти, які є загальними щодо присвоєння ТН співробітникам:

• обов'язки щодо присвоєння ТН та відповідного контролю та обліку повинні бути покладені на одного співробітника;
• ТН присвоюється в день подачі обличчям, що влаштовується на роботу. необхідних документів;
• ТН зазначається у наказі про прийом на роботу;
• нумерація починається з цифри 1 і продовжується в хронологічному порядку. Перший ТН присвоюється керівнику організації, наприклад генеральному директору. Однак, якщо гендиректора буде звільнено і на його місце прийде нова особа, останньому буде присвоєно не перший ТН, а номер, наступний за останнім прийнятим на роботу співробітником;
• ТН не змінюється ні з яких причин, надається один раз і назавжди;
• при переведенні працівника до іншого підрозділу всередині однієї організації його ТН залишається тим самим, а якщо він спрямований на якийсь період на інше підприємство, там йому буде присвоєно інший ТН відповідно до правил, встановлених на даному підприємстві.

ТН закріплюються у журналі обліку табельних номерів. У цей документ заносяться такі дані:

• П.І.Б. працівника;
• дата прийому працівника працювати;
• посаду чи спеціальність працівника;
• реквізити трудового договору (номер та дата);
• структурне підрозділ, у якому числиться працівник (відділ, цех тощо.);
• табельний номер.

ТН та облік робочого часу

На підприємствах, де розмір заробітної плати залежить від часу, проведеного працівником на робочому місці, ТН використовується для фіксування та обліку годинника роботи конкретного співробітника. Якщо працівник провів на роботі більше належного, йому мають бути надані дні відгулу або сплачено час роботи понад норму.

Розмір відпочинку або допоплати залежатиме від того, яким працівнику встановлено режим робочого часу:

• нормальний – 40 годин на тиждень;
• скорочений – до 4 годин на день, наприклад для неповнолітніх;
• неповний – за згодою з роботодавцем, для жінок з неповнолітніми дітьми, інвалідів, пенсіонерів тощо.

Так, незважаючи на те, що присвоєння ТН не є обов'язковим і не встановлено законодавцем, ТН активно використовується багатьма організаціями до цього дня, а отже, ТН – це дійсно зручний і ефективний інструментведення кадрового обліку.

Взаємини працівника і роботодавця включають багато нюансів, один з яких - дотримання трудового графіка. Ще за працевлаштування майбутній співробітник розуміє, що у потрібний час і в зазначені години він повинен займатися прямими обов'язками.

У свою чергу, роботодавець оплачує час та результат роботи. Але ситуації можливі різні, зокрема й конфліктні, відповідно необхідний механізм контролю відповідальності підлеглих та сумлінності начальства.

Дотримання трудового кодексу РФ максимально можливо запобігає спірним ситуаціям навколо робочих годин.

Час, протягом якого працівник повинен виконувати трудові обов'язкитак, як це регламентується трудовим договором та внутрішнім розпорядкомназивається робочим часом. Організації повинні вести облік годинника, який фактично відпрацьовує кожен співробітник.

Закон захищає обидві сторони трудового договору.

З погляду співробітника, керівництво немає права змусити відпрацьовувати годинник понад встановленого державою межі. Нормальний робочий тиждень не повинен перевищувати 40 годин.Ліміт мають і понаднормові роботи – не більше 4 годин протягом двох днів поспіль та 120 годин на рік.

Плюсом для роботодавця є можливість контролювати відрядження, запізнення, прогули, лікарняні, відпустки підлеглих. Ці дані використовуються і для заохочення працьовитих співробітників, і дисциплінарних стягненьпорушникам.

! Не забувайте,що за статтею 81 ТК РФ роботодавець може за своєю ініціативою розірвати трудовий договір із співробітником, якщо останній відсутній на робочому місці протягом усього робочого дня (зміни) без поважних причин, – тобто за прогул.

За погодинних ставок заробітної плати контроль робочого часу необхідний обом сторонам.

Контроль робочого часу працівників: основні способи

У трудовому кодексінемає жорсткої регламентації, яким чином роботодавець повинен вважати відпрацьований годинник. За контролем часу, понаднормової роботи, дотриманням робочого графіка призначається відповідальний, обов'язки якого зазначені у трудовому договорі чи додатковому наказі.

У Росії її загальноприйнятими вважаються 3 способу обліку відпрацьованого часу у сумі за конкретний период:

• щоденний;
• щотижневий;
• щорічний.

За основу береться проміжок, після якого підбивається підсумок. Наведені методи не єдині, наймач вільний вибирати період на власний розсуд.

Єдине, що чітко вказує закон, це максимальний контрольний термін підсумовованого обліку часу – 1 рік, а працівників, зайнятих на шкідливому виробництві, – 3 місяці.

Найчастіше роботодавець вибирає спосіб, залежно від робочого графіка співробітника. Пояснимо: щоденний облік не може, якщо підлеглі працюють позмінно цілодобово.При роботі вахтовим методомможе виникнути ситуація, коли за один період – наприклад, місяць – виходить переробка, а за інший кількість робочих годин знижується.

У такому разі роботодавець застосовує сумований облік робочих годин і вже у збільшеному звітному періоді – наприклад, за квартал – надлишків не повинно бути.

Через можливі переробки у різних проміжках часу співробітник при влаштуванні на роботу повинен чітко розуміти, графік укладається в нормальний робочий тиждень. (40 годин)або стосовно нього застосують підсумований облік часу.

Це ключовий пункт в умовах трудового договору, і у разі зміни наймач зобов'язаний сповістити підлеглого.

Що таке відрядна система оплати праці та як розрахувати зарплату за такого способу оплати – читайте

Ведення журналу обліку робочого часу

І в організаціях з численним штатом співробітників, і в невеликих фірмах часто прийнято фіксувати фактичний час приходу співробітника працювати і час догляду. Дані вносяться до журналу обліку робочого дня.

Позначимо відомості, що містяться у документі:

1) порядковий номер;

3) ф. в. о. та посада співробітника;

4) час, коли підлеглий прийшов працювати;

5) час звільнення з роботи;

6) підпис співробітника;

7) кількість відпрацьованих годин;

8) коментарі, необхідні, якщо співробітник запізнився або в повному обсязі відпрацював день (зміну).

Приклад журналу обліку робочого часу з порожніми графами для внесення конкретних даних по підприємству:

Зразок бланка журналу обліку робочого часу.

Залежно від конкретної організаціїта особливостей праці пункти можуть змінюватись. Незмінним залишиться підрахунок кількості відпрацьованих годин, що контролює роботодавець.

Журнал обліку робочого часу – зразок заповнення на підприємстві:

Зразок заповнення журналу обліку робочого дня.

Способи ведення журналу

Закон не встановлює точного бланка для журналу обліку робочих годин, а надає певну свободу наймачеві, тому можливі 2 варіанти.

Ручна версія передбачає наявність спеціальної книги часто з можливістю прошнурівки.При необхідності записи заносяться відповідальним співробітником. У низці організацій із наявністю «паперового» журналу кожен співробітник самостійно вносить час прибуття/вибуття та підтверджує дані особистим підписом.

Придбати підготовлений журнал можна в друкарнях, у твердій або м'якій палітурці, з необхідними графами та кількістю сторінок. Аналогічно покупній книзі роботодавець може роздрукувати підготовлені на ПК бланки та підшити останні в папці.

Електронну версію документа визначено вибором програмного забезпечення.Спектр починається з найпростішого програмного забезпечення, до якого дані заносяться вручну.

Але й у програмі передбачається формування автоматичної звітності. Крім економії сил та часу відповідального, роботодавець отримує вибірку за конкретними параметрами, такими як понаднормова робота або відпустки та лікарняні.

Більш складне ПЗ передбачає автоматичну реєстрацію часу входу та виходу співробітника з роботи. Реалізується це за допомогою індивідуальних карт доступу та електронних замків (контролер реєстрації або турнікет).

Дані, що надходять на пристрої, що зчитують, систематизуються і безпосередньо передаються в бухгалтерські програми (такі як 1С) для розрахунку зарплати. Таке програмне забезпечення має ще одну функцію – поділ доступу співробітників по різних відділах організації. При всіх перевагах є недолік - висока вартість програми та супутнього обладнання.

Ще один вид електронних систем, які поширюються у великих містах, – біометричний контроль співробітників. Полягає метод використання відбитка пальця як пропуск на роботу.

Як правильно вести журнал реєстрації наказів з основної діяльності та для чого необхідний цей документ, ви можете дізнатися

Табель обліку робочого часу

Отже, як уточнювалося вище, роботодавець повинен вважати, скільки годин фактично відпрацював співробітник. Але при цьому журнал обліку робочого часу, де фіксується час приходу та догляду підлеглого, необов'язковий. Як тоді держава контролює дотримання ТК?

Уряд затвердив спеціальний документ, на підставі якого здійснюється облік відпрацьованих годин, розрахунок виплат співробітникам та складання звітності з праці - табель робочого графіка (або табель обліку робочого часу). Цей документ складається на основі даних журналу та є обов'язковим та уніфікованим для організацій.

На підставі договору при влаштуванні на роботу кожному працівнику виділяється табельний номер, який надалі фігурує в таких документах, як, наприклад, особиста справа та розрахунковий лист

Зазначений номер зберігається за співробітником навіть при зміні відділу або посади, а після звільнення залишається вільним протягом трьох років. Відповідно до індивідуального номера в табель вноситься інформація про кожного співробітника.

Ухвалено дві стандартні форми ведення табеля обліку графіка, затверджені Держкомстатом у 2004 році. При ручному способі заповнення документа вживається форма Т-12, якщо організація встановила турнікет – форма Т-13. За переліком пунктів обидві форми схожі, тому зміст документа позначимо з прикладу версії Т-12.

Заповнення табеля починається зверху сторінки, де вказують назви організації та структурного підрозділу, до якого належить документ. Слідом вносяться дати звітного періоду та дата складання.

Нижче як таблиці відстежується результат роботи кожного співробітника за звітний період – робочі дні, пропуски, підсумкова кількість годин. Спеціальне кодування в осередках свідчить про причину неявки працювати.

Можливо два варіанти заповнення днів:

• позначки про явки та неявки (цей спосіб проілюстрований нижче);
• позначки лише про перепустки, інші дні вважаються відпрацьованими у повному обсязі.

Окремою графою враховуються понаднормовий, нічний годинник, робота у святкові та вихідні дні..

Форму Т-12 доповнено другим розділом – «Розрахунок з персоналом з праці», який заповнюється співробітниками бухгалтерії.

Дізнатися, як вести журнал реєстрації вхідних документів та завантажити зразок бланка, ви можете

Навіть якщо оформлення документа відбувається на ПК, підсумкова версія йде на друк, і її повинні завізувати співробітник, керівники підрозділу та організації. У деяких випадках замість директора компанії підпис ставить співробітник кадрової служби. Готова звітність зберігається рік.

На форумах для кадровиків та бухгалтерів експерти розбирають тонкощі внесення інформації до документа.

Табель обліку робочого часу – завантажити бланк у форматі excel, ви можете за цим посиланням.

Державний контроль

Уважність, з якою співробітники підходять до ведення журналу та табеля обліку графіка, пов'язана з тим, що ці документи - підстава для виплати заробітної плати, відпускної чи іншої допомоги працівникові, як наслідок – підстава для відрахувань до податкових органів. Некоректно складений табель, крім порушення виплат підлеглим, говорить про неправильний контроль доходів та витрат організації.

Крім податківців, ФСС перевіряє табель з метою переконатися у коректності нарахування допомоги з непрацездатності (на підставі лікарняного або у відпустці для догляду за дитиною). Фонд соціального страхуванняРФ, Федеральна інспекція праці та інші органи мають право вимагати табель у керівництва організації.

Відсутність документа – грубе порушення трудового законодавствата веде до адміністративної відповідальності (штраф у розмірі від 10 тис. р.). Якщо виникає спірна ситуація щодо нарахування допомоги та зарплат, порушення у веденні табеля обліку графіка суд розгляне як підставу для стягнень з організації.

На закінчення варто відзначити, що ведення журналу обліку робочих годин хоч і необов'язкове, але приносить користь.

Відомості, враховані в документі, допомагають під час ведення офіційної звітності та контролю трудової дисципліни.

Сучасні автоматизовані методи контролю припускають, що керівництву доведеться наймати окремого підлеглого до виконання цих обов'язків.

Більше інформації про те, як заповнити табель обліку робочого часу в електронному вигляді, міститься в наступній покроковій відео-інструкції:

Табельний номер – індивідуальний цифровий код, який присвоюється працівнику при працевлаштуванні.

Для чого потрібний табельний номер

Присвоєний у момент прийняття на роботу, табельний номер є одним з основних елементів індивідуального кадрового та фінансового обліку за конкретним співробітником, і відображається:

• у картці кадрового обліку форми Т-2;
• в кадрових наказахпро прийом, звільнення, переміщення, преміювання, покарання та заохочення співробітника;
• в автоматизованих бухгалтерських програмах із розрахунку заробітної плати (де ідентифікація співробітника здійснюється саме за індивідуальним номером);
• у відомостях щодо видачі заробітної плати.

Унікальний номер співробітника дає можливість виключити помилки в обліку його трудової діяльності, фінансових нарахувань по заробітної плати, соціальних виплат, податкових відрахувань.

Табельний номер співробітника: як надається код і які документи регламентують процедуру

Нормативними актами РФ, регулюючими кадровий облік, порядок присвоєння табельних номерів (ТН) встановлено. У зв'язку з чим, кадрові службикеруються положеннями, викладеними у Листі Держкомпраці СРСР № 75-АБ, Мінфіну СРСР № 89 та ЦСУ СРСР № 10-80 від 27.04.73 р. Пункт 18 цього Листа встановлює необхідність присвоєння ТН усім особам, які працевлаштовуються на постійну, тимчасову. Табельні номери звільнених працівників рекомендується не надавати іншим особам протягом 1-2 років.

Враховуючи, що порядок та необхідність присвоєння унікальних облікових номерів законодавством залишено на розсуд роботодавця, принципи ідентифікації працівників необхідно встановлювати розпорядженням про внутрішній документообіг підприємства. У Правилах, які регламентують порядок того, як надається табельний номер працівнику на конкретному підприємстві, мають бути відображені такі аспекти:

• наявність та ведення на підприємстві Журналу реєстрації табельних номерів;
• яким чином присвоюється табельний номер працівникам організації, які працевлаштовуються вперше та повторно;
• вимоги до хронологізації табельних номерів (початок з № 1 та послідовне зростання нумерації);
• зміст журналу реєстрації ТН.

Період дії ТН

Індивідуальний ТН є незмінним і діє протягом усього періоду роботи співробітника на конкретному підприємстві. Табельні номери, під якими вважалися співробітники, що звільнилися з підприємства, можуть залишитися за звільненими, так і бути присвоєними новим працівникам через деякий час.

У випадках, коли працівник з якихось причин перервав свою діяльність і після деякої перерви знову повернувся і працевлаштувався на підприємство, йому краще привласнити не новий, а той же табельний номер, під яким він значився в штаті раніше (якщо цей номер не присвоєний іншому співробітнику). Саме тому, перед тим, як присвоїти табельний номер працівнику, його дані звіряються з архівною базою підприємства щодо наявності раніше присвоєного унікального коду.

Журнал обліку ТН: зміст та вимоги до документа

Журнал реєстрації табельних номерів уніфікованого стандарту не має, проте має рекомендовану форму, згідно з якою в ньому має міститися щонайменше шість обов'язкових граф:

• табельний номер;
• ПІБ працівника;
• дата прийому працювати;
• спеціальність чи посаду, на яку влаштовується працівник;
• структурний підрозділ;
• реєстраційні дані трудового договору (номер, дата)