Vprašanja o kadrovski reviziji. Kadrovska revizija

- to je preverjanje vseh postopkov in dokumentov, povezanih z gibanjem (sprejem, premestitev, odhod na dopust itd.) Zaposlenih v organizaciji glede skladnosti z zakonodajo Ruske federacije. Lahko ima ozko usmeritev, v tem primeru se preverja samo izvedba kadrovske dokumentacije. Ali prevzame celotno področje upravljanja s kadri.

Obstaja tudi razlika med notranjo in zunanjo revizijo. Interno ga podjetje izvaja samo, v vlogi inšpektorja je lahko zaposleni, ki dobro pozna regulativne dokumente v zvezi s kadrovskimi evidencami, na primer odvetnik. Ta možnost je primerna za majhna podjetja. Za zunanja revizija sodelujejo neodvisne organizacije tretjih oseb, velja za bolj zanesljivo in zanesljivo.

Revizija kadrovske dokumentacije

On ni obvezni postopek vendar vse več podjetij izvaja take revizije. To je posledica poostrenih pregledov delovna inšpekcija in spreminjanje pravil za kaznovanje podjetja, če se odkrijejo kršitve. Višina glob se je povečala, tako da se zdaj za vsakega zaposlenega izdajo protokoli.

• zaposlovanje tujih delavcev. Poleg GIT lahko priprava dokumentov na tem področju zanima tudi Zvezno službo za migracije;
• sklepanje pogodb z zaposlenimi finančna odgovornost;
• koriščenje poskusnega dela med zaposlitvijo in njegovo kontrolo;
• uporaba različnih načinov delovanja;
• zaposleni, ki delajo preko ustaljenega delovnega časa.

Med revizijo mora revizor ne samo preveriti morebitne napake v razpoložljivih dokumentih, ampak tudi oceniti, ali je predloženi paket popoln ali so potrebni dodatni dokumenti. Na primer, prisotnost lokalnih predpisov za podjetje.

Faze revizije:

1. Postavljanje ciljev in ciljev. Pregled je lahko celovit, ko se preverijo vsa področja, ali tematski. Na tej stopnji je določeno, s katerimi silami se bo izvajala (notranja ali tretja oseba), ter datumi in čas revizije. Če se izvaja notranji nadzor, mora z odredbo določiti odgovorne osebe.
2. Priprava potrebnih dokumentov.
3. Študij in analiza dokumentov. Vse odkrite napake se zabeležijo.

Po opravljeni reviziji revizor poda pisno mnenje o njenih rezultatih, oceni se sistem vodenja kadrovskih evidenc v podjetju in njegova skladnost z zakonodajo. Zaključek mora vsebovati naslednje podatke:

• podatke o dokumentih, ki so bili predmet preverjanja;
• seznam kršitev s komentarji. Revizor se mora sklicevati na predpise, ki so bili kršeni;
• tveganja podjetja;
• priporočila za odpravljanje težav.

Kadrovsko svetovanje predstavlja širši spekter dejavnosti in vpliva na vsa področja, povezana z ljudmi. Namen revizije je razviti orodja kadrovske politike, ki vam bodo omogočila učinkovito upravljanje kadrov v skladu s strategijo podjetja. Pri takšni reviziji se poleg revizije kadrovske dokumentacije obravnavajo še naslednja vprašanja:

• analiza kadrovskih potreb organizacije;
• izbira osebja;
• ocenjevanje osebja;
• usposabljanje in razvoj osebja;
• analiza sistema nagrajevanja;
• motivacija osebja;
• analizo korporativna kultura;
• ocena psihološkega stanja v ekipi.

Podjetje se zateče k kadrovskemu svetovanju v naslednjih primerih:

1. Potrebno je razviti ločena področja na področju upravljanja s kadri (razvoj sistema motivacije, usposabljanja itd.);
2. Izboljšanje tekoče kadrovske politike;
3. Vzpostavitev kadrovskih evidenc in drugih področij kadrovske politike iz nič.

Med revizijo strokovnjak analizira trenutni sistem upravljanja s kadri. Se preučujejo opisi delovnih mest zaposlenih v kadrovski službi, ter se določi motivacija vodstva kadrov. Na podlagi revizije revizor identificira kadrovski potencial podjetja in predlaga ukrepe za optimizacijo tehnologij za upravljanje človeških virov.

Kadrovska revizija poteka v dveh fazah. Na prvi stopnji se določijo teme in cilji revizije ter pojasnijo motivi, zaradi katerih je vodstvo podjetja poiskalo pomoč strokovnjakov. Na isti stopnji sedanji kadrovska politika, je v pripravi program svetovanja.

Na naslednji stopnji je interakcija z zaposlenimi v organizaciji za doseganje ciljev. Ustvarjene so tri krogle:

• Razvoj. Zaposleni so usposobljeni za učinkovite tehnike reševanja problemov;
• Podpora. Ustvarjeni so pogoji za uspešno usposabljanje osebja;
• Utrjevanje. Prehod umetno ustvarjenega procesa v samoreguliranega.

Pri svojem delu revizorji uporabljajo različne tehnike, med katerimi so najučinkovitejše:

1. Coaching. Specialisti mimo poklicno usposabljanje pod vodstvom strokovnjaka. Bistvo metode je, da se študentu ustvarijo pogoji, v katerih se samostojno znajde najboljša rešitev dodeljene naloge.
2. NLP. Tehnika vključuje modeliranje situacij, ki bodo vplivale na človeka skozi njegovo čustveno stanje. To tehnologijo lahko uporablja le certificiran strokovnjak.
3. Družboslovje. Revizor opravi anketiranje (ustno ali pisno) zaposlenih. Med pogovorom ali anketo se razkrije motivacija ljudi, njihova pripravljenost na spremembe in osnovna načela, ki jih vodijo v življenju.
4. Izdelava nove strukture poslovnih procesov. Strokovnjaki razvijajo model nove strukture. Ko delo napreduje, se trenutni procesi optimizirajo in določijo nove zahteve.

Kadrovska revizija je pomembno orodje pri razvoju podjetja. Z dobro strukturirano kadrovsko politiko lahko izboljšamo timsko delo, povečamo produktivnost dela, skrajšamo čas iskanja in selekcije zaposlenih ter zmanjšamo stroške dela.

Ugotovite, kako čim bolj zmanjšati tveganje tožbe ali globe zaradi neizpolnjevanja zahtev delovne zakonodaje. Izvedite notranjo revizijo kadrovske dokumentacije, da uredite stvari in se izognete zahtevkom državnega davčnega inšpektorata.

Opisi delovnih mest, čeprav niso nujno obvezni dokumenti, jih inšpektorji GIT pogosto zahtevajo med inšpekcijo in so pomembni pri kadrovsko delo. Zato je bolje razviti in natisniti niz opisov delovnih mest za vsa delovna mesta, vključena v kadrovsko tabelo, v več izvodih: za delodajalca, za zaposlenega in za shranjevanje na delovnem mestu.

Korak 3. Izvedite pregled obstoječih dokumentov. Po uskladitvi analizirajte vsebino dokumentov, shranjenih v kadrovski službi, in pravilnost njihove izvedbe. Prepričajte se lokalni akti, pogodbe in sporazumi ne poslabšujejo položaja delavcev v primerjavi z delovnopravno zakonodajo. Preverite ustreznost tabela osebja in urnik dopustov preverite, ali zaposleni podpisujejo dokumente, s katerimi bi morali biti seznanjeni.

Bodite pozorni na pravilno izpolnjevanje osebnih izkaznic in kadrovskih knjižic, če so podatki zastareli, jih posodobite. Delovne knjižice, prejete od zaposlenih, je treba evidentirati, nove obrazce ali vložke pa izdelati na pisno vlogo zaposlenega. Vsi registrski dnevniki, ki jih vodi kadrovska služba, morajo biti prešiti in oštevilčeni, knjige za evidentiranje praznih in izpolnjenih obrazcev delovnih knjižic in vložkov v njih pa morajo biti zapečatene ali spete. voščeni pečat. Obrazci za strogo poročanje, ki vključujejo tako izpolnjene kot še neuporabljene delovne knjižice, je treba hraniti na območju z omejenim dostopom, kot je sef ali zaklenjena omara.

Pregled upravnih dokumentov. Naročila za osebje je treba hraniti ločeno od naročil za glavne dejavnosti. Če delodajalec namesto poenotenih obrazcev uporablja svoje obrazce, jih je treba uveljaviti s posebno odredbo.

4. korak: Pripravite pisno poročilo o rezultatih izpita. Navedite vse ugotovljene napake in težave, sklepajte o obstoječih tveganjih in stanju kadrovskih evidenc nasploh. Pripravite seznam priporočil za obravnavo teh tveganj. Zaradi udobja lahko rezultate pregleda razdelimo na dva bloka. V prvem opišite rezultate revizije obvezne dokumentacije. Drugi vsebuje rezultat preverjanja dokumentov za vsakega zaposlenega posebej. Na primer, ali pozna lokalno predpisi in odredbe, ali je pogodba o zaposlitvi urejena, ali so vpisi v delovno knjižico in osebni karton pravilni ipd.

Korak 5. Razvijte in odobrite manjkajoče dokumente. Izdajte ločen ukaz: določite odgovorne uradnike, določite jasne razvojne roke. Tako boste lažje nadzorovali proces.

Na žalost tudi v uspešnih podjetjih revizija kadrovskih dokumentov pogosto razkrije moteče napake. Najpogostejša pomanjkljivost, za katero so številni delodajalci že plačali globe, je malomarna politika glede osebnih podatkov in pomanjkanje pisno soglasje za njihovo predelavo.

10 drugih napak in težav

• Urnik počitnic je napačen ali pa ga sploh ni.
• Odgovorni uradniki niso bili preverjeni glede diskvalifikacije.
• Delovne knjižice zaposlenih so nepravilno izpolnjene - ni evidenc o premestitvah, evidence o zaposlitvah se vnašajo pozno, podatki o lastnikih niso posodobljeni, povezave do člankov so napačno vključene. delovni zakonik RF.
• Pogodbe o zaposlitvi so nepravilno izpolnjene - manjkajo podatki o potnem listu zaposlenega in davčna številka delodajalca, obvezni pogoji niso navedeni in točni datumi izplačila plače niso navedeni.
• Opisi delovnih mest iz pogodb o zaposlitvi niso bili izdelani.
• Ni dokumentov, ki potrjujejo, da so zaposleni seznanjeni z lokalnimi predpisi, ukazi in dogovori, ki so neposredno povezani z njihovim delom.
• Ne vodijo se časovni listi ali dnevniki/knjige.
• Osebni kartoni so nepopolni, manjkajo ali vsebujejo zastarele podatke.
• Vsi lokalni akti z obveznega seznama še niso izdelani.
• Kadrovska razporeditev ni bila potrjena ali je zastarela.

Kadrovska revizija je razmeroma nova smer na področju upravljanja s kadri. Kljub svoji majhni starosti je ta smer postala razširjena v resnih podjetjih, ki posebno pozornost posvečajo vodenju kadrovskih evidenc. Pojem kadrovske revizije je v kadrovske službe prišel iz računovodstva in je neodvisno preverjanje kadrovskih dokumentov. Ta postopek bi smeli izvajati samo strokovnjaki z bogatimi izkušnjami na tem področju, saj je delo pomembno in odgovorno. Pri tem se postavlja vprašanje, kako izbrati revizijske storitve in kako lahko naša spletna stran pri tem pomaga. Odgovore najdete spodaj.

Kaj mora vsebovati revizijska storitev KDP?

Pri revizijskih storitvah KDP ne gre za specifično dejanje, temveč za celo vrsto dejavnosti, namenjenih temeljiti neodvisni preveritvi poslovne kadrovske dokumentacije. Ta kompleks mora vključevati:

• preverjanje skladnosti dokumentov z delovno in arhivsko zakonodajo;
• preverjanje skladnosti notranjih lokalnih predpisov organizacije z zahtevami;
• zagotavljanje povezav do vseh normativnih aktov, v katerih so bile zabeležene hujše kršitve;
• zagotavljanje podrobnih priporočil za odpravo ugotovljenih kršitev;
• izvedba neodvisne ocene trenutnega stanja kadrovskega dokumentarnega pretoka v podjetju.

Tudi revizija kadrovske dokumentacije podjetja mora vključevati prednostno razvrščanje naslednjih ukrepov, namenjenih odpravljanju težav s kadrovsko dokumentacijo. Točno tako celostni pristop omogoča hitro prepoznavanje vseh kršitev in prejemanje priporočil za njihovo odpravo, vse za eno plačilo.

Vrste revizij vodenja kadrovskih evidenc

Glede na resnost situacije bi morali izbrati eno od dveh vrst revizije, ki obstajata danes:

Standardna revizija. Gre za nabor ukrepov, namenjenih izvedbi revizije kadrovske dokumentacije in predpisov, ki ji sledi strokovna ocena in podaja priporočila za odpravo ugotovljenih kršitev. Standardna revizija vključuje usklajevanje dokumentov glede skladnosti z zakonskimi zahtevami, revizijo kadrovskih dokumentov in oblikovanje usklajevalne tabele, v kateri so označeni dokumenti in akti, ki jih je treba spremeniti.

Razširjena revizija. Gre za obsežnejši nabor ukrepov, ki poleg prej omenjenih ukrepov vključuje analizo vzrokov za neskladja ter oblikovanje seznama možnih posledic, ki nastanejo v primeru neupoštevanja potrebe po odpravi kršitev.

Seveda je razširjena revizija bolj zaželena storitev in če je le možno, jo izberite.

Kako izbrati usposobljenega strokovnjaka za revizijo?

V tem razdelku najdete široko paleto ponudb kadrovskih revizij. narediti prava izbira izvajalec bodite pozorni na naslednje dejavnike:

Portfelj - z njim je mogoče določiti stopnjo strokovnosti in kakovost zagotavljanja storitev.

Šef vsakega podjetja bi moral včasih imeti željo, da bi se ukvarjal z revizijo vodenje kadrovskih evidenc preverjanje kakovosti vodenja kadrovskih evidenc in dokumentacije, pravilnost opravljanja nalog. Kadrovska revizija organizacij je vrsta dejavnosti za odkrivanje napak in pomanjkljivosti pri delu kadrovska služba. Pravočasna uvedba vam omogoča, da se izognete različnim težavam in optimizirate delovanje te storitve v podjetju.

Kaj je kadrovska revizija

Revizija vodenja kadrovske evidence pomeni oceno organizacijska struktura podjetja in sistemi upravljanja s kadri. Takšen nadzor se izvaja celovito in ima velik pozitiven učinek za podjetje. Njegovo izvajanje ni povezano le s preverjanjem in analizo celotne kadrovske dokumentacije. Preveri se skladnost računovodstva z normami veljavne zakonodaje, ki veljajo na dan pregleda. Uspešnost kadrovske službe ocenjujemo z analizo ekonomski kazalci dejavnosti podjetja.

Kdaj je potreben pregled?

Preverjanje je treba opraviti:

• ob razrešitvi delavca, odgovornega za vodenje kadrovskih evidenc in dokumentacije. Kontrola vam bo omogočila, da poiščete in odpravite napake ter omogočite novemu sodelavcu miren nastop funkcije;
• spremembe zakonodajnih aktov. Omogoča vam uskladitev dokumentov z novimi standardi. Spremembe in dopolnitve je treba izvesti takoj po njihovi uveljavitvi;
• sprememba vodstvene ekipe družbe. Novemu vodstvu bo omogočal, da v družbi ne prihaja do kršitev, delo kadrovske službe pa bo lahko potekalo tako kot pred njegovim nastopom;
• priprave na prihajajoče preglede. Vodstvu podjetja bo omogočilo, da bo prepričano v spoštovanje delovne zakonodaje v zvezi z zaposlenimi;
• na zahtevo vodje organizacije preveri in prilagodi delo kadrovske službe. Omogočil vam bo, da prepoznate njegove slabosti in določite področja za izboljšave.

Takšno preverjanje bi moralo za podjetje postati trajno. Če ga izvajate dvakrat na leto ali enkrat na četrtletje, bo zahtevalo manj truda in časa ter zmanjšalo stroške. Koristi takšne revizije bodo večje kot pri enkratni kadrovski reviziji organizacije.

Preverjanje se lahko izvede:

• kadrovska služba podjetja. V ta namen se oblikuje posebna komisija, ki vključuje usposobljene delavce z izkušnjami in poznavanjem delovne zakonodaje in prava, pisarniškega dela in dela z dokumentacijo. Stroški preverjanja so minimalni;
• revizorji tretjih oseb, ki se ukvarjajo z zagotavljanjem storitev kadrovske revizije na profesionalni ravni. Stroški njihovega dela so odvisni od cenovne politike podjetja.

1-20 zaposlenih	200 rubljev. za vsakega zaposlenega
21-50 zaposlenih	175 rubljev. za vsakega zaposlenega
51-100 zaposlenih	150 rub. za vsakega zaposlenega
Več kot 100 zaposlenih	125 rubljev. za vsakega zaposlenega

Naročite izračun

Vabljeni revizorji

V primerih, ko vodstvo podjetja dvomi o usposobljenosti zaposlenih v kadrovski službi ali želi prejeti strokovno oceno njihovega delovanja, so povabljeni zunanji revizorji. Ta korak vam bo omogočil, da dobite neodvisna ocena in nezainteresiran pogled na delo kadrovske službe. To pomeni, da bo pomagal izboljšati svoje dejavnosti.

Zunanji revizorji vidijo že najmanjše pomanjkljivosti pri vodenju kadrovskih evidenc. Zaposleni v podjetju, ki se vsak dan ukvarjajo z rutinskim delom, morda ne opazijo lastnih napak. Povabljeni presojevalci bodo morebitne pomanjkljivosti takoj odkrili in nanje opozorili.

Vabljeni revizorji imajo bogate izkušnje pri izvajanju revizij, izpolnjevanju listin in sestavljanju pogodb v skladu z zakonodajo. Zato bo takšen nadzor trajal veliko manj časa in bo opravljen na visoki ravni. In njeni stroški bodo nižji.

Kot postane jasno, čeprav so stroški dela revizorjev višji, je izvedba takšne revizije veliko bolj učinkovita.

Revizijske metode

Obstaja več metod za izvajanje kadrovske revizije:

• organizacijsko in analitično - poročila, dokumentacija in kazalniki dela. Ugotovljene napake in njihova pravočasna odprava vam bodo omogočila, da se izognete odgovornosti (od glob do kazenskih sankcij);
• socialno-psihološki - uporabljajo se različne ankete in pogovori z zaposlenimi v organizaciji. Posledično postane jasno, kako močna je želja zaposlenih po delu v podjetju. Razjasnijo se odnosi v ekipi. Ta metoda bo pomagala prepoznati prave načine motivacija, najti učinkovite in enostavne načine za povečanje učinkovitosti delovnega tima;
• ekonomski - različni kazalniki se primerjajo z znotrajpanožnimi in splošno sprejetimi standardi. Omogoča vam, da določite uspešnost osebja.

Te metode so učinkovite in imajo velike koristi za organizacijo, če se uporabljajo v kombinaciji ali samostojno. Pomagajo prepoznati problematična področja in določiti način za njihovo odpravo. Celovito obravnavajo vsa področja, ki vplivajo na učinkovitost in produktivnost dela ter dobičkonosnost organizacije.

Pomoč pri izvajanju kadrovske revizije

Podjetje "Azbuka Ucheta" nudi storitve kadrovske revizije v Moskvi in ​​Moskovski regiji.

Naše prednosti:

• visoko usposobljeni strokovnjaki z bogatimi izkušnjami pri izvajanju kadrovskih revizij, znanjem s področja delovne zakonodaje in prava, vodenja kadrovskih evidenc;
• 15 let uspešnih delovnih izkušenj;
• prilagodljiva cenovna politika, kar nam omogoča optimalno ceno;
• individualni pristop do vsake stranke.

Cene kadrovske revizije so povsem individualne, saj so odvisne od številnih dejavnikov: velikosti organizacije, izbranih načinov preverjanja, stanja kadrovske evidence itd. Cena kadrovske revizije se določi na osebnem srečanju z ABC računovodstva specialist s stranko.

Uporabite storitve strokovnjakov z bogatimi izkušnjami in preverite učinkovitost svojega kadrovskega oddelka.

"Kadrovska služba in upravljanje osebja v podjetju", 2007, št. 9

Notranja kadrovska revizija

IN lansko leto obstaja velik interes za izvajanje rednih revizij lastne kadrovske dokumentacije, tako od zunaj vladne organizacije, in zasebna podjetja. To je posledica številnih dejavnikov. Najprej okrepljen v v zadnjem času pozornost države do območja dokumentacijo delovna razmerja delodajalci z zaposlenimi. Načrtovani in nenačrtovani inšpekcijski pregledi državnega inšpektorata za delo so postali pogost pojav številnih kadrovskih služb. Drugič, večja pravna pismenost zaposlenih in njihova želja po obrambi lastnih pravic na sodiščih sili kadrovike, da so pozorni na ravnanje potrebno dokumentacijo. Znano je, da so sodišča pozorna predvsem na formalno plat zadeve, torej skrbno preverjajo ne le obstoj listin, temveč tudi pravilnost njihove vsebine in izvedbe. Tretjič, če ima podjetje dobro in učinkovito kadrovsko službo, ki deluje v okviru zakona, je to pozitiven signal za potencialnih kandidatov in za zaposlene v podjetju, kar na koncu pripomore k krepitvi blagovne znamke podjetja kot delodajalca na trgu dela.

Koncept notranje kadrovske revizije

Notranja kadrovska revizija je dejavnost, ki je urejena z lokalnimi predpisi in jo znotraj revidiranega subjekta izvaja posebna enota (notranja kadrovska služba) za neodvisno objektivno preverjanje kadrovske službe družbe.

Ni naključje, da ta definicija poudarja dvoje pomembne točke: neodvisnost notranjih revizorjev in njihova objektivnost. Zdi se bistveno, da morajo biti notranji revizorji neodvisni od kadrovske službe podjetja in njegovega vodje, ki ga revidirajo. Samo v tem primeru bodo lahko svobodno izražali svoje mnenje.

Pravzaprav je neodvisnost notranje kadrovske službe odvisna od stopnje njene podrejenosti v podjetju. Lahko obstaja v obliki oddelka ali oddelka znotraj kadrovske službe in je neposredno odgovoren kadrovskemu direktorju ali pa ima status samostojne enote, ki je odgovorna neposredno direktorju podjetja. Neodvisnosti notranjih revizorjev ni mogoče zagotoviti v primeru, ko je notranja kadrovska revizija podrejena vodji kadrovske službe (kadrovske službe ipd.).

Objektivnost razumemo kot nepristransko intelektualno poštenost notranjega revizorja, njegovo sposobnost zagovarjanja svojega mnenja, neodvisno od mnenja višjega vodstva, in sposobnost izogibanja konfliktnim situacijam. Na objektivnost notranjega revizorja ne smejo vplivati ​​pristranskosti notranjega revizorja, pristranskosti drugih ali pritiski vodstva.

Število zaposlenih v tej službi je različno in je v veliki meri odvisno od velikosti podjetja. IN mala podjetja pri do 500 ljudeh je lahko en specialist odgovoren za notranjo kadrovsko revizijo (v tem primeru se služba kot taka ne ustvari). V srednje velikih podjetjih do 3000 ljudi lahko notranjo revizijo izvaja tri do pet ljudi. V velikih podjetjih z razvejano mrežo podružnic lahko kadrovska revizijska služba šteje do 10 ljudi.

Namen in cilji notranje kadrovske revizije

Namen revizije je določena naloga, h kateri je usmerjeno delovanje notranjega revizorja. Namen notranje kadrovske revizije je v vsakem primeru drugačen. Odvisen je od velikosti podjetja, njegove organizacijske strukture in se lahko spreminja glede na zahteve vodstva. Treba je priznati, da v absolutni večini Ruska podjetja Enote notranje kadrovske revizije so usmerjene v opravljanje potreb vodstva kadrovske službe. Prvič, podrejeni so kadrovskemu direktorju podjetja, drugič, delajo po načrtu, ki ga je odobril, in tretjič, podatke, pridobljene med revizijo, posredujejo neposredno vodji kadrovske službe. Slednji pa notranjo revizijo pogosto dojemajo kot revizijo, katere cilj je ugotavljanje strokovne ustreznosti kadrovskih delavcev. Ta pristop vzbuja utemeljene dvome.

Zdi se, da bi moral biti cilj notranje kadrovske revizije v končni fazi izboljšanje delovanja kadrovske službe in minimiziranje morebitnih tveganj podjetja, povezanih z nepravilnim vodenjem kadrovske dokumentacije. Spremljanje tveganj, ki jim je podjetje lahko izpostavljeno v postopku inšpekcijskega nadzora državnih organov in/ali reševanja nastalih vprašanj delovni spori z zaposlenimi je eden najpomembnejših vidikov notranje kadrovske revizije. Služba za notranjo kadrovsko revizijo bi si morala prizadevati ne samo za iskanje napak v že izdelanih dokumentih, ampak predvsem za njihovo preprečevanje. Da bi to naredila, mora med drugim zagotoviti potrebno pomoč zaposlenim v kadrovski službi in jim svetovati v fazi razvoja in ustvarjanja kadrovske dokumentacije o vprašanjih, ki se jim porajajo. To je ena njegovih temeljnih razlik od zunanjih revizorjev.

Na podlagi navedenega cilja se lahko služba za notranjo kadrovsko revizijo naloži naslednje naloge:

1. Preverjanje in ocenjevanje skladnosti z zakonodajo zaposlenih v kadrovski službi pri pripravi kadrovske dokumentacije.

2. Ocenjevanje skladnosti delovanja kadrovskih delavcev z uveljavljenimi pravili in postopki.

3. Ocena učinkovitosti kadrovske službe in kadrovskega dokumentnega sistema podjetja.

5. Zagotavljanje potrebnih informacij vodstvu in lastnikom družbe o vprašanjih, ki jih zanimajo.

Vzpostavitev službe za notranjo kadrovsko revizijo,

opredelitev njegove strukture

Najbolje je, da začnete proces oblikovanja notranje kadrovske službe z opredelitvijo njenih ciljev in ciljev. Priporočljivo je že na prvi stopnji resno pristopiti k formalizaciji dejavnosti te službe in razviti sklop dokumentov, ki urejajo njene dejavnosti:

Pravilnik o službi za notranjo kadrovsko revizijo;

Opisi delovnih mest zaposlenih v strežbi;

Navodilo o postopku izvajanja notranje kadrovske revizije.

Pravilnik o službi za notranjo kadrovsko revizijo je najpomembnejši dokument, ki ureja delo le-te strukturna enota. Predpisi so sestavljeni v skladu z zahtevami Enotnega sistema organizacijske in upravne dokumentacije in vključujejo naslednje razdelke:

1. Splošne določbe.

Ta razdelek vsebuje splošne značilnosti služba za notranjo kadrovsko revizijo, njena struktura, podrejenost, naveden je seznam dokumentov, ki vodijo enoto pri njenih dejavnostih.

2. Cilji in cilji.

V tem razdelku so navedeni glavni cilji in cilji notranje kadrovske službe.

3. Funkcije.

Glavne naloge enote izhajajo iz ciljev in nalog, določenih v prejšnjem poglavju pravilnika.

4. Pravice in obveznosti.

V tem poglavju so navedene pravice in odgovornosti službe za notranjo kadrovsko revizijo v družbi, ki so potrebne za uspešno opravljanje njenih nalog in funkcij. V istem poglavju je določena odgovornost tako enote kot celote kot njenega vodje za neuporabo pravic in neizpolnjevanje dolžnosti.

5. Vodenje.

Ta razdelek razkriva postopek imenovanja in razrešitve vodje službe za notranjo kadrovsko revizijo, določa zahteve glede stopnje njegove usposobljenosti, navaja njegove pravice in delovne obveznosti itd.

6. Odnosi.

Zelo pomemben del, vključno z podroben opis proces notranje interakcije službe za notranjo kadrovsko revizijo z drugimi strukturnimi oddelki družbe, predvsem s kadrovsko službo družbe in pravno službo družbe: o katerih vprašanjih, v katerih primerih in v kakšnem vrstnem redu se ta interakcija izvaja; če se od uslužbencev pričakuje interakcija z njimi zunanje organizacije(npr. sodelovanje pri inšpekcijskih pregledih, ki jih izvaja inšpektorat za delo itd.), potem je ta postopek tudi opisan v tem poglavju.

7. Organizacija dela.

V tem razdelku so opisane glavne točke v zvezi z organizacijo njegovega dela. Ta razdelek mora vsebovati tudi informacije o tem, kako bo storitev reorganizirana, če bo potrebna.

8. Končne določbe.

V poglavju je opredeljen postopek za uveljavitev določbe ter postopek za njene spremembe in dopolnitve.

Opisi delovnih mest za zaposlene v storitvah so sestavljeni iz naslednjih tipičnih razdelkov:

1. Splošne določbe.

V tem razdelku je treba po točkah zabeležiti naslednje podatke:

Polni naziv delovnega mesta v skladu s kadrovsko tabelo;

Komu delavec poroča?

Postopek imenovanja in razrešitve s položaja (najem in razrešitev - za redne zaposlene);

Postopek zamenjave v primeru začasne odsotnosti zaposlenega (vključno s postopkom sprejema in prenosa primerov);

Značilnosti organizacije dela, če obstajajo (nereden delovni čas, prilagodljiv urnik itd.). če te informacije določeno v pogodbi o zaposlitvi, ta klavzula morda manjka;

Seznam regulativnih, metodoloških in drugih dokumentov, ki vodijo zaposlenega na tem položaju;

Zahteve glede usposobljenosti (stopnja izobrazbe, delovne izkušnje).

2. Funkcije.

Poglavje vsebuje seznam glavnih dejavnosti zaposlenega v skladu s področji delovanja notranje kadrovske službe.

3. Delovne obveznosti.

V tem razdelku so podrobno navedene vrste del, ki zagotavljajo opravljanje funkcij, navedenih v prejšnjem razdelku; opisana je tudi narava izvedenih dejanj ("organizira", "zagotavlja", "pripravlja", "upošteva", "upravlja" itd.).

V tem razdelku so zapisana pooblastila zaposlenega v službi za notranjo kadrovsko revizijo, ki zagotavljajo izpolnjevanje nalog in odgovornosti, ki so mu dodeljene.

5. Odgovornost.

6. Razmerja (povezave po položaju).

V razdelku je opisano, kako in s kom delavec komunicira na vseh področjih svojega delovanja: od koga prejema informacije, v kakšni obliki in v kakšnem časovnem okviru; katere podatke, v kakšni obliki, v kakšnem roku in komu posreduje ter druga vprašanja informacijskih odnosov med zaposlenimi in strukturnimi oddelki ter drugimi zaposlenimi v podjetju, pa tudi (če je potrebno) s tretjimi organizacijami. Ta razdelek je mogoče predstaviti v obliki tabele, saj je najbolj nazoren.

Navodilo o postopku izvajanja notranje kadrovske presoje podrobneje opisuje tehnologijo izvajanja notranje presoje (glej spodaj), priloga pa podaja standardni vzorci delovni in poročevalni dokumenti notranjih revizorjev.

Struktura notranje kadrovske službe je v veliki meri odvisna od položaja vodstva podjetja (oz. vodstva kadrovske službe), tj. kakšne naloge postavlja tej diviziji in kako pravilno razume svojo vlogo v podjetju.

V večini podjetij je notranja kadrovska revizijska služba centralizirana, t.j. sektor za revizijo kadrov se nahaja v centrali družbe. Prednost te strukture je neodvisnost servisnih delavcev od vodij območnih podružnic in predstavništev družbe ter njihovih kadrovskih služb. Vendar je mogoče zgraditi storitev kot decentralizirano strukturo. V tem primeru centralna enota prevzame razvoj enotne revizijske tehnologije in usposabljanje za delo s to tehnologijo, samo revizijo pa izvajajo lokalni notranji revizorji. Ta možnost privlači možnost hitre izvedbe nenačrtovani pregledi Vendar pa takšna struktura vzbuja resne dvome o neodvisnosti in objektivnosti lokalnih revizorjev.

Glavna področja dela in načrtovanje kadrovske revizije

Glavna področja dela notranje kadrovske službe so:

Preverjanje skladnosti dejavnosti kadrovskih delavcev z zahtevami veljavne zakonodaje;

Ocenjevanje popolnosti kadrovske dokumentacije;

Ocena sistema registracije kadrovske dokumentacije;

Ocena sistema hrambe kadrovske dokumentacije;

Ocena sistema priprave zadev za arhivsko hrambo;

Ocena programsko opremo, ki se uporablja za ustvarjanje kadrovske dokumentacije;

Revizija lokalnih predpisov;

revizija pogodbe o zaposlitvi in civilne pogodbe z zaposlenimi;

Revizija pogodb o odgovornosti;

Revizija opisov delovnih mest;

Revizija naročil za osebje;

Revizija dokumentacije o varstvu dela;

Revizija postopka vzdrževanja delovnih knjižic;

Druga področja, pomembna za podjetje (na primer revizija dokumentacije za določene kategorije zaposlenih, revizija dokumentacije za usposabljanje in certificiranje zaposlenih itd.).

Na vseh navedenih področjih lahko služba za notranjo kadrovsko revizijo izvaja redne in izredne revizije. Načrtne preglede organizira vodja službe po potrjenem načrtu nadrejeni vodja. Načrt dela službe za notranjo kadrovsko revizijo vsebuje seznam tem za načrtovane revizije z navedbo obdobja njihovega izvajanja in se razvija za eno leto. Nenačrtovani inšpekcijski pregledi se izvajajo v primeru zamenjave vodje kadrovske službe (ali njene območne izpostave) na pobudo vodstva podjetja ali njegovega kadrovskega direktorja, ko je prejet signal o nezakonitih dejanjih zaposlenih v kadrovski službi in/ali ali njihove kršitve interna pravila, navodila, predpisi.

Tehnologija za izvajanje notranje revizije kadrov

Organizacija notranjih presoj je naslednja:

1. Vodja notranje kadrovske službe potrdi program revizije. Program opredeljuje obseg presoje, obdobje presoje, sestavo presojevalne skupine, predvideno delo in revizijske postopke, ki se bodo izvajali v postopku presoje.

2. Vodstvo družbe izda nalog za izvedbo notranje kadrovske revizije, v katerem navede temo prihodnje revizije (glej primer 1), o kateri se seznani vodjo kadrovske službe (in vodje njenih regionalnih enot, če kateri koli). Vodstvo kadrovske službe je dolžno v roku, določenem v odredbi, pripraviti in posredovati revidentom vso potrebno kadrovsko dokumentacijo ter druge podatke, ki so potrebni za revizijo.

3. Revizijska skupina analizira vsebino predloženih dokumentov. Pred začetkom presoje vsi člani presojevalne skupine prejmejo posebne kontrolne liste z kontrolna vprašanja, ki se preverjajo. In če je potrebno, se srečajo z zaposlenimi v kadrovski službi in od njih prejmejo potrebna pojasnila.

Te podatke evidentirajo v delovnih dokumentih, katerih oblika je potrjena z navodili o postopku za izvajanje notranje kadrovske revizije. Kršitve in neskladnosti, ugotovljene pri presoji, se evidentirajo v posebnih protokolih neskladij, v katerih so zapisani tudi morebitni korektivni in preventivni ukrepi. podobne situacije v prihodnosti.

Družba z omejeno

odgovornost "Ice"

(Ice LLC)

N ------

O izvajanju kadrovske revizije

Da bi izboljšali dejavnosti kadrovske službe in zmanjšali morebitna tveganja družbe Ice LLC, povezana z neustreznim vzdrževanjem kadrovske dokumentacije,

Naročim:

1. Od 9. septembra do 15. septembra 2007 opravite notranjo kadrovsko revizijo na temo "Sestava pogodb o zaposlitvi in ​​civilnih pogodb z zaposlenimi".

2. Imenovati S.V. Birjukova za vodjo revizijske skupine, namestnika vodje službe za notranjo revizijo kadrov.

3. V revizijsko skupino vključite naslednje zaposlene:

inženir informacijske varnosti Simakov A.V.

pravni svetovalec Efremov K.A.

Vodilni strokovnjak za pretok kadrovskih dokumentov E.P

5. Nadzor nad izvrševanjem tega ukaza se naloži vodji službe za notranjo kadrovsko revizijo Romanini V.V.

Generalni direktor V.P. Kiripov Kiripov

Z naročilom so se seznanili:

Biryukov S.V. Birjukov

Simakov A.V. Simakov

Efremov K.A. Efremov

Romanina V.V. romunščina

4. Na podlagi rezultatov presoje revizijska skupina v roku 7 dni pripravi poročilo, v katerem opiše stanje, ugotovljena problematična področja in možna tveganja ter vsebuje priporočila za reševanje teh težav in minimiziranje tveganj.

Pred predložitvijo poročila vodstvu se o njem pogovori vodja revizijske skupine s presojanimi kadroviki. Namen razprave je zagotoviti, da je vsebina poročila zaposlenim jasna in da so pripravljeni uresničiti predlagana priporočila presojevalcev oziroma znajo utemeljiti razloge za nemožnost njihove uresničitve.

5. Poročilo se predstavi vodstvu družbe, ki potrdi priporočila revizorjev in sprejme odločitve za lažjo implementacijo teh priporočil.

Tipični problemi službe notranje revizije

Obstaja vrsta tipičnih težav, s katerimi se morajo soočiti notranji revizorji pri opravljanju svojih dejavnosti:

1. Nepopolno/nepravočasno posredovanje informacij s strani revidirancev, njihovo nekonstruktivno stališče v postopku izvajanja notranje revizije.

Če so kadroviki prepričani, da se notranja kadrovska revizija izvaja izključno z namenom odkrivanja napak pri njihovem delu, da vodstvo postavlja pod vprašaj njihovo znanje in izkušnje ter bodo rezultati revizije vplivali na njihov status v podjetju, npr. reakcija je neizogibna. Vsak nadzor – tako zunanji kot notranji – je omejen z določenimi roki. Zavedajoč se tega, si kadroviki prizadevajo otežiti delo notranjih revizorjev in izvajajo strategijo informacijske blokade: iz različnih razlogov in pod različnimi pretvezami jim ne posredujejo potrebnih dokumentov.

Zato je treba revidirance najprej seznaniti z nameni revizije, se osredotočiti na koristi, ki jih lahko prinesejo priporočila notranjih revizorjev za izboljšanje dela kadrovske službe.

Drugič, zelo pomembno je, da ima podjetje korporativno kulturo, ki zaposlenim priznava »pravico do napak« in razumevanje, da so napake neizogibne tudi pri delu. najboljši strokovnjaki. Samo v tem primeru je mogoče zagotoviti, da so kadroviki pripravljeni sodelovati z notranjimi revizorji.

Tretjič, v notranjih aktih družbe, ki urejajo postopek izvajanja kadrovske revizije, bi morala biti jasno navedena obveznost zaposlenih v revidiranih oddelkih, da revizorjem posredujejo vse zahtevane informacije v celoti v roku, določenem v njihovi zahtevi. Po drugi strani pa naj bi ti dokumenti določali obveznost notranjih revizorjev, da z revidiranimi usklajujejo časovnico svojega dela in postopek interakcije med prihajajočo revizijo.

2. Nezadostni časovni proračun za izvedbo revizije.

Notranja revizija mora biti ustrezno načrtovana. Vodja službe za notranjo revizijo praviloma pripravi načrt inšpekcijskih pregledov za prihodnje leto, v katerem navede časovni razpored njihovega izvajanja po mesecih. Če pa obstajajo pogoste zahteve vodstva kadrovske službe ali situacije, ki zahtevajo nenačrtovane inšpekcijske preglede, se čas, prvotno dodeljen za načrtovan pregled, se lahko bistveno razlikujejo. V tem primeru je pomemben fleksibilen pristop k pripravi in ​​prilagajanju delovnih načrtov inšpekcijskih pregledov ter jim vnaprej zagotoviti potrebno časovno rezervo v primeru tovrstnih zahtev.

3. Nepripravljenost posameznih menedžerjev za zaznavanje informacij o resničnem stanju stvari.

Vodstvo kadrovske službe/kadrovske službe ni vedno pripravljeno izvajati priporočil revizorjev in sprejemati odločitev na podlagi rezultatov revizije. Zato je treba že v prvi fazi oblikovanja službe za notranjo kadrovsko revizijo opisati postopek uresničevanja priporočil notranjih revizorjev, ki so jih podali na podlagi rezultatov revizije.

Priporočljivo je tudi, da se v internih dokumentih družbe evidentira odgovornost vodje revidirane enote za analizo rezultatov revizije in izvedbo korektivnih/preventivnih ukrepov na podlagi poročila in priporočil notranjih revizorjev.

4. Nesamostojnost kadrovske revizijske službe.

Kot je bilo že omenjeno, je v veliki večini ruskih podjetij služba za notranjo kadrovsko revizijo podrejena bodisi direktorju kadrovske službe podjetja bodisi na splošno obstaja kot strukturna enota znotraj kadrovske službe in poroča svojemu vodji. Takšna odvisnost notranjih revizorjev od neposrednega vodstva revidiranih kadrovskih delavcev najbolj neposredno vpliva na njihovo objektivnost: odvisni notranji revizor ne bo mogel biti objektiven. Zaposleni v kadrovski službi v tem primeru notranje revizorje običajno dojemajo kot neposredne predstavnike svojega vodstva in si ne prizadevajo z njimi graditi učinkovitih delovnih odnosov.

Notranji revizorji, kdo so?

Notranji revizor je oseba, ki je pristojna za izvajanje notranje kadrovske revizije in ima ustrezna pooblastila za izvajanje revizije.

Kljub dejstvu, da so se v zadnjih treh letih v mnogih podjetjih aktivno oblikovale enote za notranjo kadrovsko revizijo, trenutno primanjkuje visoko usposobljenih strokovnjakov, ki bi lahko učinkovito delali v takšnih službah.

Praviloma se ob oblikovanju službe/oddelka za notranjo kadrovsko revizijo v podjetju vanjo premestijo zaposleni, ki so se prej ukvarjali z vzdrževanjem kadrovskega dokumentnega pretoka v podjetju. Praksa pa kaže, da strokovnjaki, ki so »zrasli« v podjetju in so vpleteni v njegove notranje probleme, ne izkazujejo vedno ustrezne objektivnosti in nepristranskosti pri ocenjevanju dela nekdanjih sodelavcev. Po drugi strani pa, kar je zelo pomembno, so bolj usmerjeni v to, da bivšim sodelavcem nudijo potrebno pomoč in svetovanje. Ti zaposleni so lahko zelo učinkoviti tudi pri izvajanju kadrovske revizije podružnice podjetja (ali njegove druge regionalne enote).

Optimalna se zdi »mešana« sestava enote za notranjo kadrovsko revizijo, tako iz bivši zaposleni kadrovskega servisa, ter s privabljanjem zaposlenih s trga, predvsem iz svetovanja oz pravne družbe nudenje storitev kadrovskega svetovanja.

V idealnem primeru bi morala kadrovska revizijska služba vključevati pravnike, strokovnjake s področja kadrovskega dokumentiranja in strokovnjake s področja informacijske varnosti.

Spodaj je vzorčni seznam formalizirane zahteve glede usposobljenosti in osebnih lastnosti kandidata za mesto vodje notranje kadrovske službe družbe ter njegove pravice in obveznosti.

Vodja notranje kadrovske službe:

zahteve za položaj in kvalifikacije zaposlenega

1. Demografske zahteve:

Starost: do 55 let;

Spol: moški/ženski.

2. Zahteve glede izobrazbe:

Visokošolska izobrazba, pravna ali s področja upravljanja dokumentacije;

Po možnosti dodatno izobraževanje na področju kadrovskega managementa in/ali informacijske tehnologije.

3. Delovne izkušnje:

Vsaj 3 leta izkušenj z delom v kadrovski službi/kadrovski službi podjetja z razvito poslovno mrežo ali podobne izkušnje z delom v svetovalni ali pravni družbi;

Izkušnje z vzpostavitvijo/reorganizacijo kadrovskega dokumentnega sistema podjetja, izkušnje z razvojem in implementacijo metodologije interne kadrovske revizije;

Izkušnje z vodenjem ekipe.

4. Lore, veščine in sposobnosti:

Odlično znanje delovno pravo in predpisi s področja kadrovskega dokumentnega prometa, dokumentacijske podpore za upravljanje in zaščito informacij;

Izkušen uporabnik osebnega računalnika;

Poznavanje osnovnih specializiranih kadrovskih programov.

5. Osebne lastnosti:

Komunikativnost, sposobnost vzpostavljanja osebnih stikov;

Objektivnost in odločnost;

Visoka zmogljivost;

Odgovornost;

Sposobnost dela z velikimi količinami informacij;

Sposobnost zagovarjanja lastnega mnenja z razumom.

Izvaja notranjo revizijo dela kadrovske službe in njenih območnih enot;

Zahtevajte potrebne informacije in dokumente od vodje in zaposlenih v kadrovskem oddelku;

Sodelujte pri pregledih;

Spremlja izvajanje potrebnih korektivnih ukrepov in izvajanje priporočil, podanih na podlagi rezultatov revizije;

Ocenjuje poročila notranjih revizorjev, ki jih pripravljajo na podlagi rezultatov revizij, in odloča o pritožbah zoper ravnanje notranjih revizorjev;

Sodelujte pri razvoju regulativni dokumenti urejanje dejavnosti notranje kadrovske službe;

Sodelujte pri analizi spornih in konfliktnih situacij, ki nastanejo med delovanjem podjetja, vključno s spori z državnim inšpektoratom za delo;

Dajati predloge vodstvu družbe za izboljšanje delovanja notranje kadrovske službe.

7. Odgovornosti:

načrtuje in organizira delo notranje kadrovske službe;

Razviti metodologijo za izvajanje notranjih presoj kadrovskega dokumentnega sistema;

Oblikovati delovne skupine za izvajanje nadzora;

Sodelujte z vodstvom revidiranih oddelkov.

8. Odgovornost:

Za izvajanje načrta notranje kadrovske revizije;

Za organizacijo in izvajanje nenačrtovanih pregledov;

Za zanesljivost in objektivnost informacij v poročilih in priporočilih službe;

Za organizacijo inšpekcijskih pregledov za izvedbo potrebnih korektivnih ukrepov in izvajanje priporočil, podanih na podlagi rezultatov revizije.

Te zahteve lahko kadrovska služba dokončno oblikuje ob upoštevanju specifike podjetja in obsega nalog, s katerimi se sooča notranja kadrovska služba.

ruski delovna zakonodaja se v zadnjem času pogosto spreminja, zato morajo biti notranji revizorji seznanjeni z vsemi spremembami, ki so pomembne za dejavnost družbe. Zato jim je treba zagotoviti možnost nenehnega izpopolnjevanja. Priporočljivo je, da službi za notranjo revizijo ne le zaupate funkcijo sledenja vsem spremembam, ampak tudi svoje zaposlene obvežete, da informacije o njih posredujejo kadrovski službi podjetja in zanje izvajajo izobraževalne dogodke.

Zunanja ali notranja kadrovska revizija?

Kadrovska revizija postaja priljubljena storitev, za katero sodelujejo vodilna ruska in zahodna podjetja svetovalne družbe. Kadrovska revizija, ki jo izvajajo zunanji svetovalci, vam omogoča, da se odmaknete od ustaljenih pogledov, navad in ocen, pomaga primerjati delo kadrovske službe podjetja z delom podobnih služb konkurenčnih podjetij ter pridobiti neodvisna priporočila za izboljšanje učinkovitosti. sistema kadrovskega dokumentnega toka.

Po drugi strani pa zunanji svetovalci nimajo vedno dovolj časa za preverjanje izvajanja internih postopkov in standardov kadrovske službe podjetja, pogosto pa tudi nimajo možnosti za tako preverjanje. Neodvisno svetovalno podjetje ne more izvajati stalnega nadzora nad delom zaposlenih, odgovornih za kadrovsko dokumentacijo. Medtem ko jasna organizacija dela notranje kadrovske službe omogoča, da se izognete številnim napakam in kršitvam v procesu kadrovske službe podjetja in preprečite nekatere od njih.

Ponujamo vam optimalno organizacijo procesa kadrovske revizije v podjetju:

1. Vzpostavitev notranje kadrovske revizijske enote s pomočjo zunanjih svetovalcev, ki bodo na prvi stopnji pomagali pri razvoju regulativne dokumentacije in pomagali pri izbiri potrebnih strokovnjakov, ki temelji na posebne naloge soočenje z ustrezno službo.

2. V drugi fazi zaposleni v službi notranje kadrovske revizije skupaj z zunanjimi svetovalci identificirajo možna tveganja in verjetna problematična področja ter razvijejo metodologijo za izvedbo notranje kadrovske revizije podjetja.

3. Na tretji stopnji bo izdelana metodologija testirana in po potrebi popravljena.

4. Če bo za izgradnjo notranje kadrovske službe izbrana decentralizirana struktura, bodo regionalni revizorji usposobljeni za delo po sprejeti tehnologiji.

5. Po dogovorjenem času bodo zunanji svetovalci ocenili delovanje notranje kadrovske službe.

Tako bo podjetje z oblikovanjem enote za notranjo kadrovsko revizijo s pomočjo zunanjih svetovalcev in razvito verifikacijsko tehnologijo pozneje lahko samostojno izvajalo kadrovske revizije, zunanje strokovnjake pa bo vključevalo le v primerih, ko strokovna usposobljenost notranjih revizorjev morda ne bo zadostovala.