Kaj je elektronski dokument? Elektronsko upravljanje dokumentov kot način optimizacije poslovnih procesov Kako deluje elektronski podpis
Vprašanje 5. Klasifikacija dokumentov
Klasifikacija dokumentov- razdelitev dokumentov v skupine (vrste) glede na značilnosti vsebine, oblike priprave itd., Da bi organizirali in povečali učinkovitost dela z njimi.
Klasifikacija vam omogoča, da razvijete določene metode dela z vsako skupino dokumentov, jih združite v navodila in organizirate dokumente v pisarniškem delu. 2. Konvencionalno lahko dokumente razdelimo v naslednje skupine: glede na način dokumentiranja: ročno napisano; elektronski;
grafični;
filmski, foto, zvočni dokumenti;
po področju uporabe: organizacijsko in administrativno; finančno in računovodstvo; znanstveno in tehnično; z delom; poročanje in statistika;
na mestu sestavljanja:
Dohodni (prejema organizacija);
Odhodno (poslano iz organizacije);
Interno (zbrano in uporabljeno v sami organizaciji);
glede na žig omejitve dostopa:
odprto (nerazvrščeno);
z žigom omejitve dostopa. Dokumenti imajo lahko naslednje žige:
»Za službeno rabo« (uradna informacija, namenjena samo zaposlenim določena organizacija ali industrija); "Skrivnost", "Strogo zaupno", "Posebnega pomena" (podatki, ki vsebujejo državne skrivnosti); "Zaupno" (informacije, do katerih je dostop omejen z zakonodajo Ruske federacije);
« Poslovna skrivnost» (podatki, ki imajo komercialna vrednost zaradi neznanosti tretjim osebam, do katerih ni prostega dostopa na pravni podlagi in za katere ima lastnik teh informacij uveden režim varovanja);
po izvoru:
uradni (uradni) (ki vpliva na interese organizacije, sestavljen s pravnim oz posameznik, izdana na predpisan način); osebno (ki se nanaša na interese določene osebe in je osebno);
na jugu pravni pomen:
izvirniki ali izvirniki (prvi ali posamezni izvodi uradnih dokumentov, osebno podpisani s strani avtorja);
kopije (dokumenti, ki v celoti reproducirajo podatke izvirnega dokumenta in vse njegove zunanje značilnosti ali del njih, brez pravne veljave);
overjene kopije (kopije dokumentov, na katerih so v skladu z ustaljenim postopkom pritrjeni potrebni podatki, ki jim dajejo pravno veljavo);
dvojniki (ponavljajoče se kopije izvirnega dokumenta, ki imajo pravno veljavo);
glede na obliko predstavitve:
individualni (vsebina je predstavljena v prosti obliki);
šablona (ko so struktura, del dokumenta, standardni stavki pripravljeni vnaprej, drugi del pa je izpolnjen med pripravo, na primer potrdilo z mesta dela);
standard (ustvarjen za dokumentiranje standardnih situacij, kot so poslovna potovanja, in se uporablja v vseh organizacijah);
po roku uporabnosti:
trajno skladiščenje;
dolgoročno skladiščenje (več kot 10 let); začasno skladiščenje (do 10 let).
1 . Elektronski dokument- dokument, v katerem so predstavljeni podatki elektronski obliki, s podrobnostmi, potrebnimi za prepoznavo veljavnosti.
Elektronski dokument mora izpolnjevati naslednje zahteve:
ustvarjeni, obdelani, shranjeni, preneseni in prejeti z uporabo programske opreme in tehnična sredstva;
biti prikazan (reproduciran) v obliki, ki je razumljiva za zaznavo.
Elektronski dokument Mogoče reproducirano v obliki in obliki, razumljivo: na zaslonu; na papirju;
drug materialni predmet, ki je ločljiv od nosilca računalnika v obliki, dostopni za vizualni pregled. Pri uporabi elektronskega dokumenta ni treba predložiti njegove kopije na papirju, razen v primerih, ki jih določajo regulativni pravni akti Ruske federacije ali po dogovoru strank. Prednostiuporaba elektronskih dokumentov:
računalniški nabor dokumentov je zmanjšan na minimum pri uporabi že pripravljenih vzorcev v pomnilniku osebnega računalnika; računalniška obdelava elektronskih dokumentov (na primer prijav blaga) je veliko hitrejša od obdelave papirnih dokumentov;
pospešeno in poenostavljeno zbiranje, sistematizacija in iskanje katerega koli dokumenta ali podatkov iz dokumentov; z uporabo elektronske pošte je mogoče dokumente hitro prenesti na katero koli razdaljo; shranjevanje elektronskih dokumentov vam omogoča, da shranite veliko količino informacij na majhne medije in zato ne potrebujete velikih površin za arhive; zmanjša se obseg rutinskih tehničnih operacij z dokumenti, sprosti se čas za reševanje vsebinskih problemov upravljanja;
zmanjša se število izgub dokumentov, katerih lokacija ni znana;
Prejete informacije postane mogoče uporabiti za pripravo drugega dokumenta (poročilo, povzetek, pregled itd.), S čimer se poveča učinkovitost in kakovost sestavljenega dokumenta.
Potrditev osnutka elektronskega dokumenta ima naslednje prednosti:
branje dokumenta na zaslonu računalnika brez tiskanja na papir; v osnutek dokumenta se vnesejo popravki;
Do slabostielektronske dokumente lahko razvrstimo med: kratek rok trajanja v primerjavi z papirnati dokumenti;
potreba po tehničnih sredstvih za branje; možnost nepooblaščenih sprememb (če ni elektronskega digitalnega podpisa (EDS) ali drugih načinov zaščite).
3. Elektronsko upravljanje dokumentov - proces gibanja, obdelave, hrambe in izmenjave elektronskih dokumentov. Udeleženci izmenjave elektronskih dokumentov - fizično in pravne osebe, državni organi Ruske federacije, organi lokalna vlada sodelovanje pri izmenjavi elektronskih dokumentov.
Pošiljatelj elektronskega dokumenta- udeleženec izmenjave elektronskih dokumentov, ki izdeluje elektronski dokument, ga podpiše s svojim digitalnim podpisom in neposredno ali preko informacijskega posrednika pošlje prejemniku.
Prejemnik elektronskega dokumenta- udeleženec izmenjave elektronskih dokumentov, na katerega naslov je bil elektronski dokument prejet.
Posrednik pri izmenjavi elektronskih dokumentov (informacijski posrednik)- pravna oseba oz samostojni podjetnik posameznik, ki opravlja storitve v zvezi z izmenjavo elektronskih dokumentov med pošiljatelji in prejemniki elektronskih dokumentov.
Pri izmenjavi elektronskih dokumentov je treba uporabiti ukrepe za varnost informacij v skladu z zahtevami regulativnih pravnih aktov Ruske federacije.
Elektronski dokument je predmet preverjanja pristnosti z digitalnim podpisom. Potrditev pristnosti elektronskega dokumenta opravi prejemnik elektronskega dokumenta z orodji za preverjanje digitalnega podpisa, ki mu jih zagotovi pošiljatelj ali distributer orodij za preverjanje digitalnega podpisa. Verodostojnost elektronskega dokumenta se šteje za potrjeno, če se s tem, da prejemnik elektronskega dokumenta izvede postopke, ki jih predvidevajo orodja za preverjanje digitalnega podpisa, ugotovi nespremenljivost vseh njegovih podatkov. Elektronsko upravljanje dokumentovurejeno predpisi :
vlada;
medsektorski;
industrija;
lokalna (podjetja).
Pravna ureditev na področju kroženja elektronskih dokumentov poslano:
za izvedbo enotnega javni red na področju kroženja elektronskih dokumentov;
zagotavljanje varnosti in zaščite informacij med njihovim ustvarjanjem, obdelavo, shranjevanjem, prenosom in sprejemom;
zagotavljanje pravic in zakonitih interesov uporabnikov elektronskih dokumentov;
pravna podpora tehnologiji izdelave, obdelave, hrambe, prenosa in sprejema elektronskih dokumentov. Izvaja se delo z elektronskimi dokumenti, poslanimi po elektronski pošti podobno delo s papirnatimi dokumenti. Zato se imenuje tudi elektronsko upravljanje dokumentov avtomatizirano pisarniško delo. Vsakemu naročniku e-pošte je dodeljen individualni poštni predal, ki mu je dodeljena uporabniška koda in prek teh poštnih predalov se izmenjujejo elektronska sporočila.
Pošiljatelj elektronskega dokumenta ustvari datoteko s sporočilom, določi njeno ime, datum, uro pošiljanja in zažene program za pošiljanje elektronske pošte.
Elektronski dokumenti se pošiljajo prejemnikom v skladu z navodili za pošiljanje.
Prejemnik prejme dokument na zaslonu osebnega računalnika, ki ga po potrebi lahko prenese na papir. Elektronski dokumenti se registrirajo z osebnim računalnikom.
Upravitelj po prejemu elektronskega dokumenta o njem sklepa, dokument pa se preko internega omrežja pošlje na osebni računalnik izvršitelja(-ev).
Postopek izvrševanja elektronskih dokumentov podobno izvedba papirnih dokumentov. Elektronski dokumentarni pretok se nenehno povečuje, predvsem v povezavi z razvojem internetnega poslovanja. Rok hrambe elektronskih dokumentov enako, tako kot pri papirnatih (npr. bančna obvestila in zahtevki za prenos - 5 let). Shranjevanje datotek za takšno obdobje lahko povzroči njihovo izgubo, zato je priporočljivo ustvariti posebne arhive elektronskih dokumentov na CD-jih.
pri shranjevanje elektronskih dokumentov v elektronskem arhivu je treba zagotoviti:
zaščita elektronskih dokumentov pred nepooblaščenim dostopom in popačenjem;
možnost zagotavljanja zainteresirane strani dostop do hranjenih elektronskih dokumentov na način, ki ga določajo predpisi;
možnost potrditve pristnosti elektronskih dokumentov v celotnem obdobju njihovega shranjevanja;
možnost predstavitve shranjenih elektronskih dokumentov kot kopije na papirju.
V prihodnosti je razvoj upravljanja z elektronskimi dokumenti usmerjen v čim večjo uporabo elektronskih dokumentov, kar pomeni spremembo obstoječih domačih tradicij pisarniškega dela in postopno opuščanje papirnih medijev.
Vprašanja o tem, kako se oblika elektronskega dokumenta razlikuje od njegove oblike, so se pojavila odkar je Zvezna davčna služba dala zeleno luč za uporabo elektronskih primarnih dokumentov v davčnem računovodstvu. To se je zgodilo pred več kot tremi leti. Vendar so ti koncepti še vedno zmedeni. Ugotovimo, kaj je kaj.
Kaj so formati elektronskih dokumentov?
Da bi odgovorili na to vprašanje, začnimo z majhno klasifikacijo. Celoten seznam dokumentov, ki se danes uporabljajo v organizacijah, lahko razdelimo v dve skupini:
- Dokumenti, ki se lahko uporabljajo tako v papirni kot v elektronski obliki(tovorni list TORG-12, račun, univerzalni prenosni dokument, potrdilo o opravljenem delu, račun za plačilo, dobavna pogodba itd.).
- Dokumenti, ki jih je dovoljeno uporabljati izključno na papirju (kopija računa, ki jo posreduje zastopnik principalu, tovorni list (tovorni list), izjava o skladnosti itd.).
V tem primeru nas zanimajo dokumenti prve skupine, ki jih zakon dovoljuje ustvarjati, prenašati in hraniti elektronsko. Vendar je vredno upoštevati, da zakon nalaga stroge zahteve glede formatov nekaterih elektronskih dokumentov, pa tudi glede oblike številnih elektronskih dokumentov.
.XML – poenoten format za knjigovodske listine
ED, katerih oblika je jasno opisana in opredeljena z zakonom, se imenujejo formalizirani. Ti vključujejo: račun, tovorni list TORG-12 in potrdilo o opravljenem delu.
Vsi drugi elektronski dokumenti (računi, dopisi, pooblastila, transakcijski potni listi itd.) so neformalizirani. Posebne zahteve na njihove formate ne obstaja. Prav tako ni pomembna oblika teh elektronskih dokumentov.
Formalizirani dokumenti so ustvarjeni v skladu z formati Zvezne davčne službe. Danes je zakonsko odobren enoten format za elektronske izvirnike - .XML, za skenirane kopije - .JPG, .TIFF, .PDF, .PNG.
Zanimivo: obstaja obvezna oblika elektronskega računa, ki ustreza zahtevam Zvezne davčne službe - to je .XML. Obstajajo tudi priporočeni formati za akt in TORG-12 ter tudi to XML. Kljub temu, da lahko izmenjujete primarne dokumente v poljubnem formatu, bo davčni urad pri elektronskem zahtevku sprejel le dokumente v formatu .XML. Če primarni dokument zamenjate v drugi obliki, ga boste morali Zvezni davčni službi predložiti v papirni obliki. Neprijetno, kajne? Zato vam v izogib zmedi svetujemo, da uporabite formate, ki jih priporoča Zvezna davčna služba.
Oblika elektronskega dokumenta ni njegova oblika
Korak za korakom se približujemo razumevanju, kaj je format elektronskega dokumenta. Pravzaprav je lahko več definicij tega pojma. To je strukturiran nabor podatkov, primeren za shranjevanje in avtomatsko obdelavo. Format lahko imenujemo tudi kodiran besedilne informacije, ki skrbi za distribucijo in predstavitev podatkov v ED.
Spodaj si lahko ogledate kako izgleda elektronski račun v formatu .XML. Njegovo telo je sestavljeno iz označevalnih elementov in samega podatkovnega polja. Z zahtevami za obliko elektronskega računa se lahko seznanite v besedilu ukaza Zvezne davčne službe št. MMV-7-6/93@ z dne 03.04.2015.
Zdaj pa preidimo na obrazec. Če je format odgovoren za "notranjo vsebino", potem je oblika elektronskega dokumenta njegov "obraz". Z drugimi besedami, to, kar ED izgleda na računalniškem zaslonu ali na papirju, je njegova oblika. Za nekatere dokumente zakon določa togo obliko. To se nanaša predvsem na račun, katerega obrazec je odobren z Odlokom Vlade Ruske federacije z dne 26. decembra 2011 N 1137.
Torej, naredimo zaključke. Med celotno paleto obrazcev in formatov obstajajo obvezni in priporočeni. Da bi enkrat za vselej razumeli stanje z oblikami in formati elektronskih dokumentov, samo preberite naslednjo tabelo.
| Ime ED | Oblika | Obvezna uporaba formata | obrazec | Obvezna uporaba obrazca |
| Račun | .XML | V skladu z odredbo Zvezne davčne službe z dne 4. marca 2015 št. MMV-7-6/93@ je format .XML obvezen za uporabo. | Obrazec je bil izdelan in odobren. | Oblika računa je določena z Odlokom Vlade Ruske federacije z dne 26. decembra 2011 N 1137 in je obvezna za uporabo. |
| Potrdilo o opravljenem delu | V skladu z odredbo Zvezne davčne službe z dne 21. marca 2012 N ММВ-7-6/172@ je bil odobren format XML, priporočen za uporabo. | Enotne oblike akta ni. | Zvezni zakon 402 "O računovodstvu" določa le obvezne podrobnosti, ki jih mora izpolnjevati obrazec akta. | |
| Tovorni list TORG-12 | .XML, .PDF, .DOC, .XLS, .JPEG, .TIFF itd. | V skladu z odredbo Zvezne davčne službe z dne 21. marca 2012 N ММВ-7-6/172@ je bil odobren format XML, priporočen za uporabo. | Obrazec je potrjen in se nahaja v albumu poenotenih obrazcev primarna knjigovodska dokumentacija za evidentiranje trgovskega poslovanja«. Od leta 2013 pa njegova uporaba ni obvezna. | Od 1. januarja 2013 ima vodja organizacije pravico določiti obliko tovornega lista. Hkrati mora vsebovati številne obvezne podrobnosti (zvezni zakon 402 "O računovodstvu"). |
29.05.18 71 255 13
Dokumenti so lahko podpisani na papirju ali elektronsko. Na papirju že dolgo, elektronsko - ni jasno, kako.
Pavel Ovčinnikov
12 let izkušenj z delom z elektronskimi dokumenti
Z elektronskimi dokumenti pa se ukvarjam že dvanajst let in vam povem: to je neverjetno vznemirjenje. Naj vam povem, kako vse skupaj deluje, s primeri.
Na kratko povedano
Za začetek vodenja elektronskega upravljanja dokumentov potrebujete:
- Prepričajte nasprotne stranke, da si začnejo izmenjevati elektronske dokumente.
- Kupite potrdilo o elektronskem podpisu.
- Odločite se o načinu pošiljanja dokumentov: prek posebne storitve ali brez nje.
Kdo potrebuje elektronske dokumente
Kljub priročnosti in modernosti le redki vzdržujejo elektronsko upravljanje z dokumenti. Če podjetnik s poenostavljeno obdavčitvijo sklene nekaj pogodb na leto, morda ne bo tako strašljivo, da nekajkrat pošlje tiskane dokumente. Toda obstajajo primeri, ko je elektronsko upravljanje dokumentov izjemno koristno.
Velika podjetja elektronski dokumenti pomagajo zmanjšati stroške, če obseg zunanje korespondence presega več sto dokumentov na mesec. Pri njih dostava papirjev neposredno vpliva na hitrost transakcij. Stroški dokumentacije lahko znašajo več sto tisoč rubljev na leto, tveganja, povezana z izgubami, napakami in globami davčnega urada, pa dodatno povečajo stroške.
Tudi če zdaj vsakih šest mesecev podpišete en akt, to ne pomeni, da vaše podjetje ne bo raslo. Morda imate velike partnerje, ki delajo z elektronskimi dokumenti, in bodo od vas zahtevali enako.
Na primer
V spletni trgovini so se redno kopičile desetmilijonske terjatve zaradi dejstva, da je bila ponovno napaka na računu: blago je bilo v tovornjaku in ga ni bilo mogoče prevzeti v skladišče. Minevajo dnevi, ko čakajo na kurirja s popravljenim dokumentom od dobavitelja. Uvedli smo elektronske dokumente in zdaj vse prilagoditve dokumentov trajajo manj kot eno uro.
In v velikem podjetju za prodajo energije na kraju samem davčne revizije inšpektorji letno ugotavljajo kršitve in napake v dokumentih. Ček za globe je dosegel 120.000 rubljev na leto. Prišlo je do točke, ko finančni oddelek ta denar predvidel vnaprej kot režijske stroške. Uvedeno je elektronsko upravljanje z dokumenti, točnost dokumentov zdaj nadzorujejo programi in ne ljudje. Napak ni več.
Kaj je elektronski dokument
Elektronski dokument je običajen dokument ali datoteka PDF, ki jo lahko ustvarite in berete v katerem koli urejevalniku. Pomembno je, da je podpisana s posebnim elektronskim podpisom in poslana na poseben način.
Da partner, odvetnik ali sodnik ne bo dvomil, da ste elektronski dokument podpisali vi in ga nihče ni spremenil, so se strokovnjaki za digitalno varnost domislili elektronskega podpisa. To je kot prstni odtis, nameščen na edinstven niz bitov in bajtov vašega dokumenta. Grobo povedano, ko nekaj podpišete elektronsko, rečete: "Potrjujem pristnost tega niza bitov."
Vsakemu dokumentu je priložen elektronski podpis, po katerem se šteje za podpisanega. Dokument je mogoče brati brez podpisa. Zagotavlja le, da imate pred seboj enak nespremenljiv dokument v obliki, v kateri vam je bil poslan. Če nekaj spremenite v dokumentu in ga shranite, se bo njegov nabor bitov spremenil - podpis bo neveljaven.
Na primer
Podjetji sta se odločili za podpis elektronske pogodbe. Sestavili smo pogodbo in se dogovorili o pogojih. Zdaj eno podjetje s svojim podpisom podpiše pogodbo in jo pošlje drugemu. Odpre pogodbo in se odloči, da bo tiho nekaj popravila, na primer višino kazni. Popravlja. Shrani. Najprej pošilja. Izgleda - ups! - prvotni podpis na tej pogodbi je bil pokvarjen. To pomeni, da so nekaj popravili, zlikovci. Potem ga bodo verjetno udarili v obraz.
Kje dobiti elektronski podpis
Elektronski podpis se kupi v posebnem certifikacijskem centru. Samo najti morate udoben center v vašem mestu. Glavna stvar je, da je vključen na seznam akreditiranih centrov Ministrstva za komunikacije Ruske federacije.
Enako lahko storite neposredno v pisarni certifikacijskega centra: samo pridite z vsemi dokumenti in izpolnite vlogo. Toda v tem primeru boste morali počakati, da poteka brezgotovinsko plačilo - to lahko traja več ur. Certifikata za podjetje ne morete plačati z gotovino, prav tako ga ne morete prejeti na daljavo.
Kako deluje elektronski podpis?
Pravna moč elektronskega podpisa je opisana v zveznem zakonu "O elektronskih podpisih".
Zakon določa vrste podpisov: enostavni, nekvalificirani in kvalificirani. Dokumente lahko podpišete iz katerega koli od njih, vendar s pridržki: kvalificirano - za davčne namene, trgovanje in v nekaterih primerih za sodišče; preprosto in nekvalificirano - za vse ostalo.
Preprost ali nekvalificiran podpis
Cenovno dostopna in poceni možnost, vendar z omejeno uporabo. Nekvalificiran podpis vsebuje kriptografske algoritme, vendar ga ne preveri noben overitelj potrdil. Preprosta je samo kombinacija prijave in gesla, račun na spletni strani državnih služb oz elektronski naslov nasprotna stranka.
Taki podpisi primerni, če ne sodelujete v elektronsko trgovanje, ne izmenjujejo elektronskih primarnih dokumentov in ne pošiljajo davčnih poročil. Za pogodbe, račune in akte se lahko uporablja preprost podpis, vendar boste morali z nasprotno stranko podpisati ločen dogovor in zabeležiti soglasje strank, da takemu podpisu zaupate.
Če imate na desetine nasprotnih strank in različnih dokumentov, shema ne bo delovala. Takšen dokument boste morali podpisati z vsemi in sčasoma bo ta proces upočasnil, ne pospešil delo. Potem je bolje razmisliti o drugem potrdilu za elektronski podpis.
Za uporabo preprostega elektronskega podpisa morate natisniti in podpisati papirno različico pogodbe ali v pogodbo z nasprotno stranko vključiti posebno klavzulo - to je zakonska zahteva.
Kvalificirani podpis
Ta podpis je primeren za račune in davčne namene. Po zakonu se elektronski računi lahko podpisujejo le s tem podpisom. Kvalificirano potrdilo stane od 1000 rubljev, kupiti ga je mogoče le v certifikacijskem centru, ki je del območja zaupanja Zvezne davčne službe.
Kvalificirano podpisno potrdilo je treba obnavljati vsako leto, kar prinaša dodatne skrbi: spremljati morate rok veljavnosti in pravočasno naročiti ponovno izdajo.
Za delo s kvalificiranim podpisom morate namestiti poseben program - sredstvo za kriptografsko zaščito informacij. Program dokumentu pripne elektronski podpis in preveri podpise ostalih udeležencev izmenjave.
Izberete lahko plačljiv program (“Cryptopro TsSP”) ali brezplačen (“Vipnet TsSP”). Funkcionalno so skoraj enaki, vendar se lahko pojavijo težave z združljivostjo z brezplačnim. Oba delujeta v sistemih Windows in Mac. Plačljivo stane približno 1000 rubljev, letno plačilo za potrdilo o elektronskem podpisu je približno 1000 rubljev.
Nekateri uporabljajo elektronski podpis v oblaku; ne zahteva namestitve programa za kriptografsko zaščito. Oblačni podpis je shranjen v storitvi menjalnice in vsakič, ko podpišete dokument, prejmete na telefon SMS sporočilo s potrditvijo dejanja. To potrdilo je cenejše in bolj priročno za uporabo, vendar manj varno kot program za kripto zaščito.
Zakaj potrebujete operaterja za upravljanje dokumentov?
Podpisan elektronski dokument lahko pošljete po navadni e-pošti, vendar to ni varno. Če vdrejo v vašo e-pošto, bodo dokumenti končali v rokah kriminalcev. Zato na primer davčni urad sprejema deklaracije samo prek posebnih služb. Elektronske račune morate izmenjevati prek istih storitev, sicer boste kršili odredbo ruskega ministrstva za finance. Takšne storitve se imenujejo operaterji dokumentnega toka.
Za preprostega uporabnika je to napumpano e-pošta. Deluje prek brskalnika, na voljo so dohodne in odhodne mape, imenik naslovov, vgrajeno iskanje in urejevalnik dokumentov. V notranjosti je visoko obremenjena storitev z varnimi komunikacijskimi kanali in šifriranjem, ki zagotavljajo varnost prenosa dokumentov.
Niti vam ni treba skleniti pogodbe z operaterjem elektronskega upravljanja dokumentov. Preprosto se registrirajte, prenesite potrdilo za elektronski podpis in plačajte račun. Operater poskrbi za ostalo: obvesti Zvezno davčno službo, da ste se pridružili izmenjavi, spremlja formate in zagotavlja skladnost z zakonodajo Ruske federacije.
V Rusiji je več deset takih storitev. Po ceni, funkcionalnosti, zanesljivosti in hitrosti so približno enaki. Običajno je izbira operaterjev glede na kakovost storitve: kako hitro deluje tehnična podpora, ali je operater pripravljen pomagati pri povezovanju nasprotnih strank, kakšne možnosti ponuja in ali ima svetovalce-analitike, ki vam bodo pomagali implementirati storitev v vaše delo. .
Tudi vaša nasprotna stranka se bo morala povezati z operaterjem. Lahko izbere vašega ali kogar koli drugega - potem bo izmenjava potekala prek gostovanja, kot v mobilna komunikacija.
Koliko stanejo elektronski dokumenti?
Pri delu prek operaterja plačate samo dokument, ki ga podpišeta obe strani. V povprečju je strošek pošiljanja dokumenta približno 6-8 R, vsa dohodna sporočila pa so brezplačna.
Običajno začetniki kupijo minimalni paket 300 dokumentov, ki ga zelo hitro zmanjka. Nato morate kupiti naslednji paket. Bolj donosno je kupiti neomejen letni paket ali se pogajati individualni pogoji.
Prehod na elektronske dokumente je koristen, če pošljete 100 ali več dokumentov na mesec ali vsaj 1000 dokumentov na leto. Potem boste zmanjšali stroške papirja in dostave za skoraj 5-krat.
Koliko stane vodenje dokumentov?
1000 papirnatih dokumentov
1. Informacija v elektronski obliki, podpisana s kvalificiranim elektronskim podpisom, se priznava kot elektronski dokument, enakovreden lastnoročno podpisanemu dokumentu na papirju, in se lahko uporablja v vseh pravnih razmerjih v skladu z zakonom. Ruska federacija, razen če zvezni zakoni ali regulativni pravni akti, sprejeti v skladu z njimi, določajo zahtevo po pripravi dokumenta izključno na papirju.
(glej besedilo v prejšnji izdaji)
2. Informacije v elektronski obliki, podpisane s preprostim elektronskim podpisom ali nekvalificiranim elektronskim podpisom, se v primerih, ki jih določajo zvezni zakoni, normativni pravni akti, sprejeti v v skladu z njimi ali dogovor med udeleženci elektronske interakcije. Regulativni pravni akti in sporazumi med udeleženci elektronske interakcije, ki določajo primere priznavanja elektronskih dokumentov, podpisanih z nekvalificiranim elektronskim podpisom, kot enakovrednih papirnim dokumentom, podpisanim z lastnoročnim podpisom, morajo predvideti postopek za preverjanje elektronskega podpisa. Regulativni pravni akti in sporazumi med udeleženci elektronske interakcije, ki določajo primere priznavanja elektronskih dokumentov, podpisanih s preprostim elektronskim podpisom, kot enakovrednih papirnim dokumentom, podpisanim z lastnoročnim podpisom, morajo biti v skladu z zahtevami člena 9 tega zveznega zakona.
3. Če je v skladu z zveznimi zakoni, normativnimi pravnimi akti, sprejetimi v skladu z njimi, ali običaji poslovni promet dokument mora biti overjen s pečatom, elektronski dokument, podpisan z izboljšanim elektronskim podpisom in priznan kot enakovreden dokumentu na papirju, podpisan z lastnoročnim podpisom, se prizna kot enakovreden dokumentu na papirju, podpisanem z lastnoročnim podpisom in overjeno s pečatom. Zvezni zakoni, normativni pravni akti, sprejeti v skladu z njimi, ali sporazum med udeleženci elektronske interakcije lahko določajo dodatne zahteve na elektronski dokument, da bi ga prepoznali kot enakovrednega papirnemu dokumentu, overjenemu s pečatom.
3.1. Če zvezni zakoni in predpisi, sprejeti v skladu z njimi, določajo, da mora dokument podpisati več oseb, morajo elektronski dokument podpisati osebe (pooblaščene osebe organa, organizacije), ki so izdelale ta dokument, z uporabo vrste podpisa, določenega zakonodaja Ruske federacije za podpisovanje izdelanega elektronskega dokumenta z elektronskim podpisom.
4. Z enim elektronskim podpisom je lahko podpisanih več med seboj povezanih elektronskih dokumentov (paket elektronskih dokumentov). Pri podpisovanju paketa elektronskih dokumentov z elektronskim podpisom se šteje, da je vsak od elektronskih dokumentov, vključenih v ta paket, podpisan z elektronskim podpisom tiste vrste, s katero je bil podpisan paket elektronskih dokumentov. Izjema so primeri, ko paket elektronskih dokumentov osebe, ki je podpisala paket, vključuje elektronske dokumente, ki so jih ustvarile druge osebe (organi, organizacije) in jih podpisale z vrsto elektronskega podpisa, ki ga določa zakonodaja Ruske federacije za podpisovanje takšnih dokumentov. dokumenti. V teh primerih se šteje, da je elektronski dokument, vključen v paket, podpisan s strani osebe, ki je tak elektronski dokument prvotno ustvarila, glede na vrsto elektronskega podpisa, s katerim je bil ta dokument podpisan ob ustvarjanju, ne glede na vrsto elektronskega podpisa paketa oz. elektronskih dokumentov je bil podpisan z.