Система контроля и управления печатью. Решения для контроля за расходами и управления офисной печатью

Как правило, очень часто ни руководство организации, ни IT-служба не представляют себе величину затрат на печать, ошибочно полагая, что они не настолько велики, чтобы тратить время и силы на их вычисление и оптимизацию.

В то же время вряд ли кто-то поспорит, что один правильно подобранный производительный принтер обойдется в эксплуатации гораздо дешевле, чем десяток персональных устройств. Содержание парка техники, состоящего из множества принтеров и МФУ с неоправданно высокой стоимостью владения, более затратно и хуже поддается контролю на предмет злоупотреблений (печати лишних копий файлов или документов, без которых можно было бы обойтись, а также использования принтеров сотрудниками в личных целях).

Аудит и оптимизация печати начинаются с мониторинга принтеров и анализа бизнес-процессов, где задействована печать. Необходимо удостовериться в соответствии используемых печатающих устройств реальным нагрузкам (как повседневным, так и пиковым), учесть рациональность их размещения в рабочем пространстве. Затем на основании полученных данных проводится оптимизация, которая может включать в себя:

• отказ от печати бумажных документов там, где можно обойтись электронными
• уменьшение количества копий печатаемых документов
• замену дорогой в обслуживании устаревшей техники
• сокращение количества марок и моделей принтеров
• ограничение использования цвета при печати
• расстановку техники с учётом реальных объёмов печати и удобства пользователей

Предлагаемые нами решения для сбора статистики, аудита и контроля печати позволят устранить в Вашей организации такие проблемы, как "забывчивость" ответственных за заказ расходных материалов, а также злоупотребления в виде распечатывания не относящейся к работе информации или неоправданное использование цветной печати.

Контроль печати, решения по безопасности и авторизации при печати

Вопросам обеспечения информационной безопасности уделяется всё больше внимания. И если контроль таких каналов утечки, как мобильные носители, Интернет, электронная почта и т.д., во многих компаниях обеспечивается на должном уровне, то контроль печати и копирования до сих пор вызывают головную боль, как у администраторов, так и у службы безопасности.

Возникает дилемма: печатать большой объем информации на персональных принтерах дорого, а если не использовать системы и программы для безопасной печати, то неэффективный контроль над сетевыми печатающими устройствами может привести к утечке как по злому умыслу, так и совершенно случайно.

С одной стороны, весьма часто возникает ситуация, когда, отправив документ на сетевой принтер, расположенный в общедоступном месте, через некоторое время вы не можете найти его на выходном лотке устройства. С другой стороны, пользователи иногда просто забывают о своих распечатанных документах. И в конце рабочего дня уборщица собирает скопившиеся документы, которые могут содержать и конфиденциальную информацию. Также без должного внимания остаётся вопрос контроля копирования.

В таких случаях отличным решением является безопасная печать с авторизацией, которая позволяет разграничить доступ сотрудников к устройствам, распечатываемым документам и избежать утечки информации или элементарной путаницы. Системы контроля печати призваны обеспечить безопасность процессов печати и копирования на устройствах, расположенных в общедоступных местах.

Оптимизация печати

Используемая в продуктах компании Preton Ltd. запатентованная технология Pixel Optimizer™ применяет современные математические алгоритмы для выявления и удаления избыточных пикселей во время вывода на печать, при этом экономия тонера и чернил достигает 70% без потери качества печатной копии.
Сокращение затрат на чернила и тонер – до 50%.
В современном мире компании постоянно находятся в поиске путей оптимизации своих расходов, но, как правило, при сокращении расходов компании вынуждены идти на уступки и компромиссы. Продукт PretonSaver Enterprise™ позволит вам сократить затраты на чернила и тонер до 50% без потери качества, благодаря запатентованной технологии Pixel Optimizer™.

Основные функции PretonSaver Enterprise™:

• Сокращение расходов на чернила и тонер – до 50%
• Простота в установке и администрировании
• Создание отчетов об использовании, затратах на печать и т.п.
• Устанавливаемые для принтеров, отдельных пользователей, групп пользователей и приложений
• параметры использования, такие как, квота на количество страниц печати, использование цвета
• приоритеты печати, дуплексный режим, запрет печати изображений и т.д.
• Поддержка струйных и лазерных, цветных и монохромных, локальных и сетевых принтеров

Автоматически отображает все принтеры, пользователей и приложения, использующие печать.

Сегодня в различных организациях установлены тысячи печатающих устройств, и зачастую руководители этих организаций не представляют ни точное их количество, ни объемы печати, ни стоимость содержания печатной инфраструктуры.

Отсутствие комплексной системы управления печатью влечет за собой:

• неэффективное использование печатной техники и, как следствие, частые поломки;
• неконтролируемые и непредсказуемые затраты на расходные материалы;
• злоупотребление сотрудников печатью непрофильных документов;
• нарушение политик безопасности при печати конфиденциальной информации.

Для решения задач контроля, управления и обеспечения безопасности офисной печати компания «Ай-Теко» предлагает использование автоматизированной системы управления печатью (АСУП).

Выгоды, получамые заказчиком от внедрения АСУП:

• Снижение расходов на печать и повышение их прозрачности.
  Экономия достигается за счет отказа от перепечатывания документов, снижения количества непрофильной печати, а также применения автоматических корпоративных политик печати. Снижение расходов от внедрения АСУП в среднем составляет 15-30%, но может достигать до 50% от общих затрат на печать.
• Проактивный мониторинг состояния парка печатной техники.
  Мониторинг состояния устройств печати позволит узнать о проблеме с принтером или МФУ еще до того, как с ней столкнулся пользователь. Кроме этого, пользователь может воспользоваться для печати соседним исправным устройством без каких-либо дополнительных манипуляций. Все это позволит сбалансировать нагрузку на службу поддержки и снизить негативный эффект от простоя оборудования.
• Повышается общий уровень безопасности, особенно при печати конфиденциальных документов.
  АСУП обеспечивает безопасность операций печати, копирования и сканирования за счет авторизации пользователей заданным способом на принтерах и МФУ. Возможен контроль содержания печатаемых документов и прав доступа пользователей к конфиденциальной информации с возможностью уведомления служб безопасности.
• Повышается удобство и эффективность работы пользователей с оргтехникой.
  Встроенное в АСУП управление сканированием позволяет пользователю получить результаты сканирования в один клик. За счет роуминга заданий печати, пользователи могут получить отправленные внутри организации на печать задания на любом принтере или МФУ, на котором они авторизовались. Также сотрудникам можно предоставить возможность осуществлять печать со своих смартфонов и других мобильных устройств.

Основной функционал АСУП:

• Сбор статистики и построение подробных отчетов по операциям печати/копирования в разрезе пользователей и устройств печати;
• Централизация управления и оптимизация процессов печати/копирования/ сканирования;
• Повышение доступности сервиса печати;
• Обеспечение безопасности процессов печати/копирования/сканирования;
• Мониторинг устройств печати;
• Формирование архива образов отправленных на печать документов;
• Интеграция с внешними системами для автоматизированной печати (SAP, АБС и т.д.);
• Ведение учета затрат на печать/копирование/сканирование в разрезе проектов и бизнес-подразделений;
• Печать с мобильных устройств;
• Многофакторная аутентификация;
• Отказоустойчивая печать, распределение нагрузки между устройствами печати;
• Оптимизация расхода тонера.

Мы работаем с проверенными решениями ведущих мировых производителей:

• YSoft SafeQ
• Pharos BluePrint
• Cirrato
• Ringdale FollowMe
• HP Access Control

Предлагаем познакомиться с разработанной нашей компанией системой управления печатью для офисов.

Наша система позволяет: Для рядовых пользователей работа системы выглядит следующим образом:

Отправив документы на печать, сотрудник подходит к любому свободному принтеру, прикладывает к стоящему рядом терминалу именную карточку и получает на экране список отправленных документов. Дальше он может решить, что печать сейчас, что отложить на потом, а что уже не нуждается в печати.

Терминалы и ПО для сервера предоставляем мы. Карточки тоже. Если в офисе уже используются какие-то карты или брелки для идентификации – можно использовать их и здесь. Никакого специального ПО устанавливать на компьютеры пользователей не требуется. Для запуска системы нужно только чтобы ваши принтеры имели сетевой интерфейс, а в офисе работал Wi-Fi.

Фактически, во многом "АБИУС Принт" является продвинутым, значительно более дешевым во внедрении и простым в поддержке российским аналогом иностранных Follow Me, MyQ, UNIflow и SafeQ. Если вам интересны подробности работы нашей системы, посмотрите

Цели создания

• Минимизация рисков утечки и потери данных при печати и копировании конфиденциальных документов.
• Оптимизация расходов на печать и обеспечение эффективного использования оборудования.
• Управление процессами печати и оптимизация документооборота.

Задачи, которые решает система

• Безопасный вывод документов на печать и контроль копирования.
• Безопасное хранение и обработка всех документов, отправленных на печать.
• Централизованное администрирование системы и управление политиками печати.
• Мониторинг информационных потоков и получение подробной статистики о пользователях и устройствах.

Растущее количество различных печатающих устройств существенно усложняет процессы обеспечения информационной безопасности внутри организации. Как правило, подразделения информационных технологий и безопасности почти не контролируют важную информацию в процессе и после завершения печати. Ошибки маршрутизации или потери документов при печати могут негативно повлиять на безопасность конфиденциальных данных даже при наличии внедрённых средств защиты информации на различных уровнях корпоративной сети. Очень важно, чтобы распечатку документа получил именно сотрудник, отправивший задание на печать, а не кто-то другой.

Печатные копии документов являются наиболее простым и удобным способом получения персональных данных (ПДн) для нарушителя. Согласно данным аналитического центра компании InfoWatch за 2013 год, основным каналом утечек ПДн уже не первый год остается бумажная документация.

Компания ЭЛВИС-ПЛЮС предлагает эффективное решение проблемы контроля и управления печатью. Предлагаемая система создается на основе продуктов производителей — лидеров в сегменте средств контроля и управления печатью — Ysoft , Ringdale и АРТИ .

Предлагаемые решения по выполняемым функциям можно условно разделить на 3 группы:

• система контроля копирования CopySafe (АРТИ);
• система контроля и управления печатью Принт-Контроль Про (АРТИ);
• системы контроля и управления печатью и копированием SafeQ (YSoft) и FollowMe Printing (Ringdale).

Система контроля копирования CopySafe (АРТИ)

Система CopySafe предназначена для контроля доступа и получения информации о сеансах копирования документов. CopySafe позволяет получать образ копируемого документа и статистическую информацию о сеансе работы с устройством копирования.

Система представляет собой программно-аппаратный комплекс. Аппаратная часть включает устройство съема информации, встраиваемое в копировальный аппарат или МФУ и систему идентификации пользователя с помощью бесконтактной магнитной карты. Для неавторизованных пользователей функция копирования становится недоступной. При копировании документа параллельно со считыванием оригинала его цифровой отпечаток отправляется в архив (базу данных) и/или специалисту по безопасности, в зависимости от принятых в организации политик.

Ключевые функции CopySafe:

• Управление доступом к функции копирования документов;
• Формирование архива образов скопированных документов;
• Возможность поиска документов по архиву для проведения служебных расследований и актуализации перечня конфиденциальной информации.

Система контроля и управления печатью Принт-Контроль Про (АРТИ)

Программное решение Принт-Контроль Про содержит набор инструментов по управлению, контролю и обеспечению безопасности печатного документооборота. Решение призвано минимизировать риски утечки информации в процессе её распечатки и оптимизировать расходы на содержание офисной техники.

Ключевые функции:

• Сбор статистики с локальных и сетевых устройств печати.
• Формирование архива образов отправленных на печать документов.
• Возможность поиска документов по архиву для проведения служебных расследований.
• Контекстный анализ содержимого печатаемого документа на наличие конфиденциальной информации.
• Оповещение службы безопасности о печати документа, содержащего конфиденциальную информацию, лицом, не имеющим прав на печать такой информации.

Системы контроля и управления печатью и копированием SafeQ (YSoft) и FollowMe Printing (Ringdale)

FollowMe Printing и SafeQ — комплексные программно-аппаратные решения по управлению выводом документов на печать. Решения работают с печатающими устройствами любых производителей, а также имеют варианты исполнения в виде терминалов — МФУ со встроенным ПО и средствами аутентификации.

Ключевые функции:

• Безопасность печати и копирования. Пользователь получает задания только после авторизации на печатающем устройстве.
• Доступ к возможностям копира, факса и сканера также получают только авторизовавшиеся пользователи.
• Учёт и квотирование. Система позволяет получать подробные отчеты об отпечатанных и скопированных заданиях.
• Маршрутизация заданий и печать по правилам. Пользователь может получить свои задания на любом принтере, подключенном к системе, что снижает простой в случае выхода из строя оборудования.

Архитектура системы на примере решения FollowMe Printing представлена на рисунке:

Процесс печати при внедрении системы для пользователя не изменяется, задания на печать отправляются из любых доступных приложений. Задание отправляется на виртуальный сервер печати Q-Server и сохраняется там до тех пор, пока пользователь не авторизуется на одном из устройств с помощью персональной карты. Только после авторизации задания пользователя распечатываются на принтере.

• Имя пользователя/пароль в домене MS Windows AD.
• PIN-коды.
• Бесконтактные карты (HID (I, II), EM-Marine, Mifare, iClass, Hitag, Cotag, Legic, Indala, ISO, Deister).
• Магнитные карты.
• Штрих-коды (QR).
• Сканер отпечатков пальцев.

Выгоды от внедрения систем:

• Повышение безопасности данных при печати и копировании конфиденциальных документов.
• Снижение затрат на печать и копирование в организации и повышение эффективности использования оборудования.
• Повышение эффективности работы подразделения ИБ компании.