flarione.ru → Личная эффективность

Как организовать бизнес на тендерах: идеи, перспективы, примеры из жизни. Тендерное сопровождение под ключ от нашей компании включает Как открыть фирму по сопровождению тендеров советы

Настоящая книга расскажет о функционировании целого сегмента бизнеса B2G (бизнес для государства). О том, как эффективно продавать свои товары, работы, услуги госструктурам и учреждениям, как организовать тендерное направление продаж и управлять им. А также какую стратегию выбрать компании, чтобы максимально закрепиться на рынке тендерных продаж. Данная книга представляет авторский взгляд на тендерные продажи, основанный на практическом опыте участия в государственных закупках.

* * *

Приведённый ознакомительный фрагмент книги Создание, управление и развитие тендерных отделов продаж (В. Ишутин) предоставлен нашим книжным партнёром - компанией ЛитРес .

Глава 1. Старт! С чего начать в тендерных продажах

1.1. Роль государственных закупок в поддержке бизнес-процессов

Если экономика страны развивается достаточно стабильно по всем показателям, это говорит о том, что управление ею осуществляется максимально эффективно, а используемую экономическую систему вполне можно назвать полноценной. Качественная структура управления государством должна быть предельно прозрачной и честной и ни в коем случае не напоминать то время, когда государство деградировало в прямом смысле этого слова, а экономика катастрофически падала.

Стоит отметить, что государственные структуры всеми силами стараются сделать экономическую систему более совершенной, используя для этой цели только самые современные решения и те законы, которые могут выступить в качестве решающих в сложном деле повышения качественного уровня жизни и поспособствовать созданию особого имиджа страны на мировом уровне. Не стоит также забывать о бизнес-климате, который складывается непосредственно внутри государства, так как в последнее время его улучшение явно прослеживается в большинстве аспектов предпринимательской деятельности.

В качестве одного из основных средств экономических инноваций сегодня выступают государственные закупки, способные предоставить определенные преимущества организациям поставщиков. По сути, их можно назвать своего рода локомотивом для экономики и бизнеса в РФ в целом. Госзаказ предоставляет основным экономическим секторам возможность выйти на принципиально новый уровень и несколько стабилизироваться, совершенствуя управленческие методы. При этом не следует забывать и о субъектах малого бизнеса, которые могут рассматривать работу с госзакупками как отличный старт для будущего развития своего бизнеса.

Государственная экономия, как известно, носит долговременный характер, а потому способна обеспечить определенный успех для будущего целой страны, так как все средства могут быть вложены и в другие экономические секторы и полноценно работать, а не пропадать в карманах чиновников, как это нередко случалось ранее.

Инновации в сфере государственных закупок можно назвать одним из самых оптимальных путей, способных обеспечить экономическую стабильность страны и смело выставлять ее в качестве полноценного конкурента не только на внутреннем, но и на мировом рынке. Внесение коррективов в процесс госзаказов позволяет правительству совершенствовать не только модель бизнеса, но и процессы, протекающие на действующем рынке. Государство, в свою очередь, оказывает значительную финансовую поддержку, которая может оказаться очень важной для общего поддержания экономики на нужном уровне, даже если на практике это очень часто происходит параллельно с ощутимым недостатком и ограниченностью финансовых средств государства.

Ярким примером служит нововведение законов в сфере закупок, осуществляющихся для государственных нужд. Это Федеральный закон от 05.04.2013 №44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок, товаров, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее – Закон 44-ФЗ), который исключил недоработки предыдущего Федерального закона от 21.07.2005 №94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд», учитывая не только финансовую часть контракта, но и качество услуг исполнителя, а также установил правила игры для отдельных видов юридических лиц с государственным участием – Федеральный закон от 18.07.2011 №223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (далее – Закон 223-ФЗ).

Стабильность в основных производственных отраслях неразрывно связана с непоколебимостью действующей экономической политики государства. Постоянное инвестирование государства в развитие инфраструктуры позволяет стабильно развивать строительный бизнес, результатом чего обычно становится предоставление большего количества рабочих мест и возможность реальной реализации планов при возведении объектов государственной важности.

Стоит отметить и еще одно преимущество госзаказов: обязательство государства главным образом учитывать интересы тех экономических отраслей, которые являются стратегически важными. В основном заключение контракта с государством является своего рода гарантом дальнейшего развития для многих отраслей экономики.

Чтобы заполучить госзакупку, необходимо заключить контракт или договор с заказчиком. Для того чтобы реализовать это право согласно Закону 44-ФЗ, сделка должна заключаться на основании специально проводимых процедур, только после этого с участником закупки будет заключен договор или контракт. Любая закупка, которую проводит государство, предоставляет возможность любому участнику принимать активное участие в честной конкурентной борьбе за право заключить контракт, что является преимуществом в настоящей системе закупок.

Действующий порядок государственных закупок предоставляет всем заказчикам возможность реализовать выделенное финансирование максимально прозрачно, насколько это возможно.

Для развития бизнес-процесса необходимо учитывать и исполнять все условия контракта в соответствии с действующим законодательством. Существует немало реальных примеров, когда небольшие предприятия практически держатся на плаву именно благодаря госзаказам. Также можно привести ситуации, в которых госзакупки выступают в качестве одной из самых стабильных сфер получения прибыли, в некоторых случаях даже организации, которые не имеют каких-либо связей в государственном секторе, могут получить очень крупный заказ на несколько миллионов рублей.

Закон 44-ФЗ выступает в роли своеобразной страховки для участников, которые ограждаются таким образом от каких-либо недоразумений в процессе заключения государственных контрактов, определяя при этом все возможные условия расторжения контракта. Более гибким же является Закон 223-ФЗ в сравнении с Законом 44-ФЗ, но в обоих случаях дополнительной защитой выступает реестр недобросовестных поставщиков.

Производимые на сегодняшний момент государственные закупки очень сильно отличаются от тех, что проводились раньше. Главным их отличием можно назвать полноценную оптимизацию, которая стала возможной благодаря проведению закупок в сети Интернет. На данный момент предприятия, принимающие активное участие в государственных закупках, уже имеют своих специалистов по тендерам, которые без проблем найдут необходимую информацию по проводимым тендерам.

Все прекрасно понимают, насколько сложно создать по-настоящему идеальную систему, особенно на государственном уровне. На данный момент государственные закупки, невзирая на наличие некоторых недостатков, сумели зарекомендовать себя в качестве одного из оптимальных способов обеспечить нужды страны.

1.2. Преимущества и недостатки тендерных продаж

Что хорошего можно сказать о продажах, осуществляемых посредством тендеров?

В первую очередь, участие в тендерах можно назвать единственным вариантом для реализации продукции государственным и муниципальным учреждениям, компаниям с госучастием и некоторым крупным частным компаниям, которые работают только через тендеры.

Можно вовсе не заниматься продажами данного типа, однако в этом случае предприятие может лишиться огромного количества потенциальных заказчиков, так как у многих организаций, которые однажды начинают заниматься данным видом деятельности, именно эти заказчики становятся постоянными и приносят большую долю стабильной прибыли. В соответствии с законодательством России получить такие заказы можно только посредством участия в тендерах, никаких других способов попросту не существует.

Также следует отметить, что затраты на содержание тендерных специалистов на практике оказываются в несколько раз ниже, чем оплата деятельности традиционного отдела продаж. В начале пути участия в тендерах будет достаточно «завести» только одного специалиста в данной сфере, а если учесть, насколько развиты в данный момент программные средства, то этому можно даже обучить уже имеющихся сотрудников, которые будут тратить на данную деятельность примерно два часа ежедневно.

В некоторых случаях тендеры являются практически единственным способом заполучить по-настоящему «жирные» заказы и такие же прибыли. И многие крупные компании стали таковыми только потому, что однажды приняли решение сделать свое участие в государственных закупках регулярным.

НЕГАТИВНЫЕ СТОРОНЫ ТЕНДЕРНЫХ ПРОДАЖ

В первую очередь, не стоит забывать, что в нашей стране определенный процент приходится на заказные тендеры. Убедиться в том, что далеко не каждый тендер в России – заказной, можно на практике, приняв участие в нескольких торгах и выиграв один из них без каких-либо договоренностей.

В этом случае нелишним будет учесть такую закономерность: чем крупнее заказ, тем больше вероятность того, что он может оказаться заказным. Для того чтобы не тратить свое драгоценное время на участие в государственных закупках подобного рода, важно предварительно очень тщательно и серьезно изучить, какие требования заказчик предъявляет в документации, какие выставляет сроки и технические требования к продукции.

Также необходимо отметить и тот факт, что определенная доля тендеров проводится под работы, которые уже выполнены, и такие ситуации, к сожалению, встречаются нередко, также подпадая под число заказных государственных закупок. Естественно, нельзя говорить о том, что такие тендерные закупки составляют 100%, так как реализовать данный способ на практике довольно сложно. Опять же, для того чтобы не стать участником подобных закупок, рекомендуется предварительно тщательно изучить всю документацию, что позволит уже на начальных этапах выявить подобные тендеры, проводящиеся чисто формально, и принять верное решение об участии либо неучастии в них.

Не стоит забывать и о том, что участие в тендерных продажах основано на определенных тратах, которые, однако, являются вполне посильными даже для небольших организаций и частных предпринимателей, а полученные контракты позволят с лихвой окупить средства, затраченные на подготовку и непосредственно торги. Тендеры рекомендуется отбирать с особой тщательностью, стараясь обращать внимание и принимать участие только в тех, которые компания реально может исполнить. Помимо этого, важно сосредоточить свое внимание на тех торгах, которые проводятся в электронной форме, так как этот вариант позволит в несколько раз уменьшить возможные издержки на участие в тендерных процедурах.

1.3. Тендерные продажи. С чего начать?

Итак, если вы читаете данную книгу, то, скорее всего, вас интересует развитие тендерных продаж, создание своего отдела, который будет ориентироваться на тендерные продажи, или выделение из уже существующего отдела продаж, где клиентами будут различные государственные, муниципальные или коммерческие организации с государственным участием, а сотрудники данного отдела будут активно взаимодействовать с заказчиками и участвовать в тендерах.

Что подтолкнуло нас к написанию книги? Имея обширный опыт работы с заказчиками, и поставщиками, мы показываем, как, на наш взгляд, должны выглядеть тендерные продажи, чтобы избавить от проблем заказчиков и увеличить прибыль поставщиков. Также мы хотели подвести теоретическую базу для целого сегмента продаж, называемых в литературе B2G («Business-to-Government» – бизнес для государства), при этом сделав как можно меньше ссылок на законодательную базу и не пытаясь написать первую книгу по тендерным продажам простым человеческим языком, после которой число жалоб в антимонопольную службу вырастет, если не на порядок, то на значительное число, и пополнится реестр недобросовестных поставщиков новыми компаниями. Дополнительно поясняем, почему ссылки на нормативную базу будут сведены к минимуму. Причина проста: законодательство о закупках – это живой организм, который растет и развивается, меняются положения статей, на смену одним нормативным актам приходят другие. Главное же – понимать основные принципы закупок, которые, возможно, сформулированы иначе в законах, но все же мы их сформулируем так: эффективность бюджетных трат, прозрачность, и регламентированность.

Можно выделить следующие способы участия компании в госзакупках:

1-Й СПОСОБ – САМОСТОЯТЕЛЬНО СОЗДАТЬ ТЕНДЕРНОЕ НАПРАВЛЕНИЕ

Существует одна тонкость, о которой знают только посвященные и делиться с простыми смертными ею они не спешат. Для того чтобы создать эффективно работающий тендерный отдел продаж, который будет приносить своей компании стабильный доход, затратив огромное количество времени, пересмотреть множество претендентов, кого-то из них отсеяв, а кого-то, дав шанс на будущую плодотворную деятельность, оставить на испытательный срок. В процессе выстраивания эффективно действующего тендерного отдела продаж скорее всего с некоторыми действующими сотрудниками придется распрощаться, даже не потому, что тайно либо в открытую они будут саботировать действия руководителя отдела. Главное совсем не это. Самый важный момент заключается в том, что после того, как будет создан качественно работающий тендерный отдел продаж, пересмотру и реорганизации будет подвергнут весь процесс взаимоотношений сотрудников и отделов между собой, и, конечно, не всем это нравится, а кто-то вообще к этому будет не готов. Не обойдется и без внесения необходимых изменений в должностные обязанности сотрудников и непосредственно организацию предприятия – таким образом, переработке подвергнется практически весь технологический процесс, на что придется потратить немало сил, времени и финансов.

2-Й СПОСОБ – ЗАКЛЮЧИТЬ ДОГОВОР С ФИРМОЙ НА КОМПЛЕКСНОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ

Наиболее быстрый способ начать тендерные продажи. Услугами данных компаний стоит пользоваться, пока не будет настроена работа тендерного направления продаж, а также держать подобную структуру про запас на случай внештатных ситуаций в собственном тендерном направлении для наискорейшего развертывания действующей структуры тендерных продаж.

Давайте все же вернемся к тендерным продажам. Как уже говорилось ранее, государство закупает все – от иголки до спутников – и является самым большим потребителем продукции, по крайней мере, ни одна частная компания такой объем закупаемой продукции не осуществляет. Это также обусловлено все более растущей долей государственных структур в обществе. В связи с чем, если организация планирует закрепиться на рынке товаров, работ, услуг, она должна дополнительно анализировать возможность продаж государству. Благо функционал единой информационной системы http://zakupki.gov.ru позволяет проверить нишу вашей организации простыми поисковыми запросами.

Например, организация занимается продажами бензопил. Вбиваем данное слово в поисковый запрос, и сайт выдает более 850 записей о покупке бензопил по всей стране. Неплохой результат, правда, если учесть, что архив сайта находится в открытом доступе.

Однако перед тем как закупка попадает в единую информационную систему, с ней проводится большая работа, которая зачастую работникам поставщика даже не видна. Хотя в данном случае порядок формирования начальной (максимальной) цены договора и особенности составления технического задания пригодились бы многим менеджерам по продажам. Из практики консультирования можем сказать, что 90% менеджеров по продажам считают сферу тендерных продаж чудовищно коррумпированной, но мы больше склоняемся к тому, что это из-за отсутствия понимания, и скажем даже больше, желания понимать тендерные продажи. Сродни языческой боязни грома, молнии, ураганов.

Особенно удивляет тот факт, когда некоторые специалисты без зазрения совести утверждают, что это заказной тендер и не стоит в нем участвовать, можно только потратить время. К сожалению, это говорит только об одном: эти горе тендерные «мальчики», тендерные «девочки», тендерные «брокеры» и др. абсолютно не знают специфики работы заказчика, любят пускаться в демагогию по поводу тендерных продаж. Некоторые такие специалисты даже открывают компании по сопровождению закупочной деятельности, находя при этом клиентов. Можно сказать абсолютно авторитетно: так или иначе каждый тендер под кого-то подстроен. Ведь невозможно в техническом задании при подготовке закупочной документации ориентироваться на вымышленный товар (хотя и в этом убеждении есть исключение – это научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы – НИОКР, где результат исполнения тендера может быть отрицательным), как правило, около 80% закупок проходят по стандартным товарам, работам, услугам (далее – ТРУ). Обычно те или иные ТРУ выбираются исходя из жизненного опыта самого специалиста, заказчика или необходимые решения находятся в сети Интернет, так же, как и возможные поставщики ТРУ. Читая эти строки, некоторые захотят возразить, да, конечно, будут специалисты заказчика Интернет изучать, там поставщиков искать – поверьте нашему опыту, это так и происходит. И чем лучше оформлен у поставщика сайт, тем больше вероятности, что ему предложат разъяснить свойства товара или особенности выполнения работ. Хотя это совсем не означает, что именно эта компания будет данную работу выполнять. Несколько иначе обстоят дела у заказчиков, работающих по Закону 223-ФЗ, где определяющую роль играет Положение о закупках, данным положением предусмотрено большое количество случаев закупки у единственного поставщика (прямой договор). В настоящий момент в Государственную Думу внесен ряд законопроектов в развитие Закона 223-ФЗ, ограничивающих способы закупки, количество торговых площадок, а также постепенно приводящих Закон 223-ФЗ к стандартам Закона 44-ФЗ. В данном случае это скажется положительно на тендерных продажах, поскольку еще большее количество закупок будет осуществляться через тендер, способствуя развитию конкуренции в сегменте B2G.

И опять же могут быть возражения в наш адрес, что будут выигрывать ненадежные организации, без опыта работы, могут такого наворотить, а мы вот работаем с надежной уже много лет и не хотелось бы ее терять. Об этом мы уже говорили ранее, когда рассказывали про коллег, которые обучают специалистов поставщиков для участия во всех без разбора закупках, а потом, если что не так, завалить контролирующие органы жалобами на заказчика, при этом забывая сообщить, что, к примеру, любого поставщика можно неплохо наказать рублем, ведь в соответствии с законодательством каждый контракт (договор), заключенный через тендер, должен иметь обеспечение исполнения, так вот штрафы, налагаемые заказчиком на поставщика, могут удерживаться из данного обеспечения, а если размера обеспечения недостаточно, то из суммы платежа по контракту. Так что, уважаемые поставщики и заказчики, перед тем как вставать в позу, подумайте о последствиях.

Вернемся к тендерам. Если он будет подстроен под вашу организацию, это может добавить некоторое конкурентное преимущество. В плане того, что вы уж изучили ситуацию и возможные способы и модели исполнения контракта, по крайней мере, у вашей компании на это больше времени, чем у простого участника (если закупка осуществляется через аукцион в электронной форме, то на изучение технического задания будет максимум от 7 до 15 дней, а при запросе котировок и того меньше). Заказчик начинает подготавливать документацию о закупке минимум месяца за два до выполнения работы, а техническое задание и обоснование цены может иметь временной разрыв на годы до начала реализации задуманного.

И еще небольшая предыстория объявления тендеров. Кажды й год в ноябре-декабре все заказчики подготавливают планы-графики закупок (или планы закупок) на следующий год. В соответствии с действующим законодательством каждая начальная (максимальная) цена контракта (договора), включаемая в план-график, подлежит обоснованию по методике, установленной Законом 44-ФЗ (для отдельных видов юридических лиц, работающих по Закону 223-ФЗ, порядок обоснования может быть прописан в Положении о закупках). Хорошо, если этих тендеров несколько, тогда можно спокойно разработать техническое задание, спокойно все обосновать. А представьте себе, если этих закупок сотни, они все разнообразные, и порой жизненного опыта не хватает понять, что же в конечном итоге нужно, а Интернет настолько забит информационным мусором и рекламой данной тематики, что еще больше можно запутаться. Каждый заказчик будет рад любой помощи – поэтому, когда поставщик предлагает свои решения в обосновании цены договора и написании технического задания, 99% заказчиков без зазрения совести соглашаются. Вот именно в эту пору закладывается фундамент будущих тендерных побед, но об этом поговорим позже. И если все устраивает в этом взаимодействии, поставщик, конечно, старается составить техническое задание из тех товаров или услуг, которыми он располагает. И каждый раз заказчик, обращаясь к этому поставщику, неизменно получает один и тот же комплект товаров/услуг/работ.

Давайте теперь посмотрим на данную ситуацию со стороны сбытовиков (позже мы расскажем, почему их так назвали), которые не понимают специфики работы государственных структур, зато вооружены различными программами, которые якобы анализируют участие в тендерах и, со слов производителей этих программ, могут с большой долей уверенности сказать, стоит участвовать в данном тендере или нет. Итак, что выдает программа. Например, ООО «Х» выигрывало тендеры у заказчика «А» 10 раз, значит, там все куплено, там коррупция, туда не стоит лезть и тратить свое время? Конечно же, это в корне неверное убеждение, и уж тем более смешно смотреть на организации, которые обучают таких горе-сбытовиков и «втюхивают» им программы. Функционал единой информационной системы позволяет находить информацию о закупках (информацию о тендерах) бесплатно. Последний раз, изучая литературу по тендерным продажам, столкнулись с таким обоснованием необходимости приобретения такой программы: автор настоятельно утверждает, что тендерными продажами с данной программой может заниматься один специалист, заменяя целый тендерный отдел. Один человек, конечно, может заниматься и даже побеждать. Вот представьте ситуацию: приходит специалист, вооруженный такой программой, на работу, включает компьютер, и программа выдает 80 тендеров по тематике фирмы, все хорошо, все красиво, но нужны ли вам эти 80 тендеров, да их банально прочитать не успеешь за день, а уж тем более проанализировать, программа же завтра выдаст еще 60 тендеров. А еще необходимо заявку составить, уточнить наличие и цену товара у поставщиков. Единственным исключением являются услуги. В данном тендере достаточно выразить согласие, и организация становится участником тендера.

Но вернемся к тендерным продажам. Указанная выше ситуация говорит только об одном: поставщик работает с заказчиком, работает плотно. Ведь ни для кого не секрет, что победа в тендере может быть не только на торговой площадке, но и до нее. Например, известны многочисленные случаи, когда производители фармацевтических препаратов различным образом поощряли врачей выписывать необходимые лекарства из предлагаемого поставщиком списка и делали заявку в отдел закупок для приобретения необходимого препарата у конкретного поставщика.

Когда закупка от заказчика попала на торговую площадку, изменить уже ничего невозможно: для многих поставщиков данная закупка уже проиграна.

Поэтому наша методика развития тендерных продаж государству строится на сочетании работы тендерных специалистов и работников, занятых активными продажами, объединенных в один тендерный отдел продаж, предлагая качественный сервис государственным заказчикам.

Занимаясь на протяжении всей свой сознательной профессиональной деятельности государственными закупками, придумывая и претворяя в жизнь новые, инновационные методики, позволяющие отточить деятельность отдела закупок до автоматизма, понимаешь, что все положительные и более-менее ощутимые перемены происходят только спустя время и, как правило, носят переломный характер, требуют много сил и внутренней энергии. В дальнейшем эти идеи должным образом оцениваются и успешно воплощаются в жизнь другими организациями. Таким образом, они укрепляют собственные позиции на рынке и со временем достигают небывалых успехов, становясь устрашающими конкурентами для многих.

Современная жизнь устроена таким образом, что одни только инновации в производственной сфере не могут стать залогом успешного развития компании. Гораздо важнее, как именно работают тендерные специалисты, при этом практически не имеет никакого значения, какой именно товар или услугу они при этом предлагают.

Тендерный отдел продаж, который активно работает на результат, может стать гораздо более преимуществом в борьбе с конкурентами, нежели наличие какого-либо определенного продукта. Это только в теории может показаться, что модель тендерных продаж проста до невозможности, на практике все оказывается гораздо сложнее, а потому важно использовать в работе определенные уроки, инструменты и зарекомендовавшие себя практики, благодаря которым поставщики смогут активно внедрять тендерные продажи.

Совет: если хотите заняться тендерными продажами, но пока не определились, что продавать, проанализируйте услуги, которые вы можете оказывать заказчикам, с точки зрения тендерного документооборота, это самые легкие продажи.

1.4. Продажи и сбыт

Проанализировав многочисленную литературу по продажам, тренинги и семинары, приходишь к выводу, что построение отделов продаж сводится или к многоступенчатому набору персонала (с разными тестами над ним), или к обучению речевкам по продажам (скриптам), или внедрению CRM-системы с последующей достройкой данной системы. Это системы, которые организуют активные продажи, но специфика тендерных продаж зачастую отличается ввиду различия технологии продаж.

Возьмем, к примеру, компанию средней руки с оборотом 5-7 млн рублей в месяц, в которой уже создан отдел продаж (по любой из имеющихся методик), где ежедневно происходят встречи с клиентами, производятся сотни звонков, выдаются десятки килограммов бумаги в форме коммерческих предложений и буклетов, кипит бурная деятельность. Оборотных средств хватает, чтобы оплачивать текущую деятельность и заработную плату персоналу. Но у руководителя есть стойкое ощущение, что продажи в отделе могли бы происходить более интенсивно, да и выручку пора увеличивать. В один прекрасный момент в отделе появляется менеджер по тендерам.

Привлечение клиентов – один из важнейших вопросов для любого коммерческого предприятия. Многие компании прикладывают неимоверные усилия для развития продаж и вовлечения в свои продажи новых клиентов. Давайте посмотрим, кто является клиентом вашей компании? В настоящий момент в мире около 65-70% продаж приходится на продажи организациям и только около 30% – конечному потребителю. Именно поэтому организации обычно приносят основной доход. Из корпоративных продаж стоит выделить достаточно крупный сегмент продаж бизнеса для государства, объем заключенных контрактов которых, по данным 2015 года, оценивается в 5412052,56 млн рублей, из которых контракты федерального уровня составляют 38,55% (2086229,93 млн рублей), уровня субъекта – 43,35% (2346170,73 млн рублей), муниципального уровня – 18,10% (979651,90 млн рублей). Думаем, интересные цифры. И если ваша компания еще не работает с закупками для государства или работает недостаточно эффективно, то это огромное упущение, которое необходимо в ближайшее время исправить путем создания в компании тендерного отдела продаж или выделения для начала тендерного специалиста. Для многих компаний появление тендерного специалиста – дело хлопотное, кто-то его просто считает бездельником, который сидит весь день в Интернете, в то время как они бегают по клиентам. Первым делом, что должен изучить тендерный специалист, это специфику ТРУ компании, а также чем она занимается, ее структуру, как происходит реализация и кто за что отвечает. (Это очень важно! Одного нашего знакомого взяли на работу тендерным специалистам в группу компаний, которые занимаются всем – от продажи машин до строительства, причем на работу его принимал именно собственник бизнеса. Он прошел многочисленные собеседования, даже тестирование на знание законодательства о закупках. Но проработал в компании всего два месяца. Когда он уходил из компании, там царил полный хаос, за два месяца он участвовал в 5 закупках, которые, конечно же, он проиграл. Собственник бизнеса очень разочаровался в тендерных продажах. Причем за два месяца тендерного специалиста так и не познакомили с работником, который отвечал за строительство. В организации все занимались всем.)

Также важно понимать, что в конечном итоге требуется от тендерного специалиста – самостоятельное участие в тендерных продажах или оформление участия в тендерах, которые поручают менеджеры по продажам.

Здесь мы подходим к основному вопросу, послужившему названием для данного раздела: так все же продажи или сбыт?

Прежде всего давайте определимся с терминами, которые мы будем в дальнейшем использовать и которые уже были упомянуты ранее.

Сбыт – реализация товаров и услуг в пассивной форме. Главный принцип сбыта: имеется очередь – выписываются документы – забираются деньги, и все довольны. В данном контексте сбыт будет означать форму реализации ТРУ, информация о которых размещается в единой информационной системе zakupki.gov.ru либо на торговых площадках, и вся деятельность тендерного специалиста в этом случае состоит исключительно из действий, установленных закупочными документами.

Продажи – это активная система действий, направленная на создание потребности у клиента и последующего удовлетворения данной потребности. В нашем случае тендерный специалист осуществляет активное взаимодействие с заказчиками, помогая в создании и реализации закупочных (тендерных) процедур, путем разработки технического задания или предоставления типового технического задания, разработки проекта контракта, подготовки обоснования начальной (максимальной) цены контракта и т. д., в данном случае тендерный специалист берет на себя ряд функций менеджера по продажам (или менеджера по проектам – если рассматривать каждую закупку как проект).

Заказчик – организация или учреждение, являющееся покупателем товаров, работ, услуг в соответствии с Законом 44-ФЗ и Законом 223-ФЗ.

Наиболее точную информацию о заказчиках можно получить на официальном сайте для размещения информации о государственных (муниципальных) учреждениях http://bus.gov.ru , а также в единой информационной системе в сфере закупок http://zakupki.gov.ru . Можно также использовать и другой источник информации, главное, чтобы он был достоверным.

Тендер представляет собой форму отбора на конкурентной основе, в результате которого выбирается поставщик товара или услуги в соответствии с объявленными в рамках тендера условиями. Результатом такого тендера является выбор победителя, в качестве которого выступает один из участников – тот поставщик, который сделал предложения с наиболее выгодными для заказчика условиями. Многие начинают путаться, считая, что электронные аукционы, конкурсы и запросы котировок – это разные вещи. На самом же деле все это – одно и то же, те самые тендеры, так как данное понятие включает в себя любые конкурентные процедуры, которые проводятся заказчиком с целью выбора лучшего для него поставщика. Для этого организуются определенные «состязания», на которые приглашаются все желающие, соревнуются друг с другом по различным параметрам, будь то цена, качество, сроки выполнения работы и др. Результатом тендера является объявление заказчиком победителя, которому и будут выплачены деньги за поставленные им товары, выполненные работы или оказанные услуги.

Уже в самих понятиях продажи и сбыта можно увидеть различия в том, какой именно подход выбирается для реализации товаров/работ/услуг. Это связано, скорее всего, с организационными моментами непосредственно внутри самой организации, структурой управления и характером продаж.

1.5. Роль тендерного отдела продаж в жизни компании

Среди руководителей компаний распространено мнение о том, что тендерный специалист на самом деле не оказывает практически никакого влияния на государственные закупки, не может обеспечить победу и чаще всего выступает исключительно в роли статиста и делопроизводителя. Решающим критерием является только цена. В качестве основного приоритета в государственных закупках выступают репутация компании и ее стабильность в финансовом плане, а также наличие недорогих каналов поставок продукции и др. В результате получается, что все кто угодно «куют» победу в тендерах, но только не те специалисты, которые несут ответственность за тендерное направление.

Мы в свой книге не хотели делать ссылку на закон, с учетом того, что книга потеряет свою актуальность при изменении законодательства, но, думаем, будет уместно привести несколько примеров, чтобы показать значимость специалиста тендерного отдела продаж и на примере доказать, что знание продукции компании от «А» до «Я» – это еще не все, что должен знать специалист.

Данное заблуждение приводит к тому, что на многих предприятиях за зарплату в 20-30 тысяч рублей работают тендерные специалисты, ответственные порой за миллионы, и любой их шаг, противоречащий законодательству, может привести к серьезным неприятностям.

В последние несколько лет от тех, кто принимает участие в тендерах, нередко поступают жалобы на то, что процедура госзакупок не только достаточно сложна, но и имеет некоторые недочеты. На самом деле самые серьезные проблемы в данной сфере возникают именно из-за того, что должностные лица, отвечающие за участие в тендерах, не имеют достаточной квалификации и опыта в данном направлении, зачастую относясь к своей работе достаточно халатно. Таким работникам во всем мерещится коррупция.

Получается, что халатность и недостаточная компетентность являются основными проблемами, которые подвергают финансовым рискам участников тендерных закупок, а значит, выступают в качестве причин нерациональной растраты средств государственного бюджета.

Халатное отношение к своим обязанностям тендерного специалиста может стоить организации, в которой он работает, миллионных контрактов. Основной «бич» – это недостаток специалистов в данной сфере деятельности, который особенно заметен в районах, расположенных довольно далеко от центральных городов страны. В таких населенных пунктах и сегодня остро стоит проблема компьютерной и юридической грамотности должностных лиц, которые несут прямую ответственность за проведение государственных закупок.

Естественно, попытки решить данные проблемы предпринимаются на государственной уровне, что позволяет несколько увеличить число квалифицированных специалистов в данной отрасли. Единственный недостаток заключается в том, что на решение данного вопроса уходит много времени – месяцы, а порой и годы работы.

1.6. Эффективность тендерных продаж

Постоянные подсчеты всего и вся – вот один из основных секретов успешных продаж. Это делает практически любой предприниматель, сумевший добиться в своем деле достойного уровня. Тот же принцип может быть использован и в вопросах, связанных с тендерами – без регулярных и точных подсчетов в этом деле также не обойтись.

Существуют определенные критерии, учитывая которые, можно определить, насколько эффективной будет тендерная деятельность, которая основывается на двух основных показателях, первый из которых – это то количество торгов, в которых компания приняла непосредственное участие, а второй – это так называемая конверсия тендерных продаж.

Что представляет собой показатель объема участия в тендере? Это именно тот тендерный показатель, который обычно стараются всеми силами повысить, так как чем больше объем участия, тем больше процент выигрышей тендеров, которые, естественно, увеличивают чистую прибыль любой организации.

Даже в тех случаях, когда компания начинает свое участие в торгах точечно, скрупулезно подбирая наиболее подходящие ей единичные тендеры, рано или поздно ответственные за это специалисты все же придут к выводу о том, что участие в тендерах следует принимать количественно.

Каким образом можно увеличить число тендеров для последующего в них участия? В первую очередь, стоит научиться находить такие тендеры. Подобный поиск рекомендуется вести везде, где только можно, но, в первую очередь, конечно, обращаться на сайт единой информационной системы www.zakupki.gov.ru, основное достоинство которого заключается в том, что все данные абсолютно достоверные и предоставляются совершенно бесплатно. Также информацию такого рода можно без проблем отыскать на сайтах самих заказчиков, которые часто оповещают об этом заинтересованных лиц, и на торговых площадках.

Получается, что для того чтобы повысить прибыль, важно, в первую очередь, увеличить объем участия фирмы в тендерах, что позволит в разы увеличить число заключенных в будущем контрактов.

Также не следует забывать и о втором показателе, то есть о конверсии, которая представляет собой то число тендеров, которые компании удалось выиграть, с учетом объема тех торгов, в которых она принимала участие. По сути, конверсия – это процентное соотношение выигранных торгов к тем, в которых фирма участвовала.

Каким образом можно увеличить конверсию тендерных продаж? Одним из самых распространенных вариантов считается предварительное проведение анализа тендеров, в которых, предположительно, будет принимать участие компания. Анализ проводится до того, как будет подана заявка, а она, в свою очередь, направляется только в том случае, когда ответственные представители организации уже приняли решение о том, что данный контракт может оказаться для них выгодным.

Провести необходимый анализ также можно совершенно бесплатно, используя для этой цели все тот же ресурс www.zakupki.gov.ru. Учитывая представленную на данном сайте информацию, можно самостоятельно ее оценить и подумать о том, стоит ли подавать заявку к конкретному заказчику или нет.

Иными словами, именно правильно выполненный анализ зачастую позволяет принять действительно верное решение об участие или неучастии в торгах, в противном случае, отправляя заявки на все тендеры подряд, можно только зря потратить свое драгоценное время и нервы.

Кроме того, тщательно выполненный анализ позволяет количественно повысить уровень конверсии, так как компания изначально не принимает участие в сомнительных тендерах либо тех, в которых ей заведомо ничего не «светит».

Если работа по предварительной подготовке организации к участию в тендерах проведена правильно, то и конверсии можно ожидать достаточно высокой: 25-30% – результат впечатляющий и многим удается его достичь, эффективно настроив систему анализа. По сути, при таком соотношении компания попросту выигрывает один из трех тендеров, что можно назвать весьма неплохим результатом.

Точечное участие оправдано только на начальных этапах тендерных продаж или когда ограничены ресурсы компании, поскольку данный подход противоречит одному из основных принципов тендерных продаж – тотальности участия в тендерах.

Хотя далеко не все так радужно, как можно представить на первый взгляд, а потому всегда следует быть готовым к тому, что большинство тендеров, в которых компания будет принимать участие, все же будет ею проиграно. Это тоже считается абсолютной нормой, так как конверсия существует в любых продажах, просто в тендерных она довольно своеобразна, так как принцип их заключается в том, что компания изначально должна «купить» договор с клиентом, и только после этого она будет нести определенные расходы. Поэтому можно говорить о том, что конверсия в 30% – это тоже нормально.

Настроиться на объемы и соответственную конверсию рекомендуется изначально. Было бы наивно полагать, что компания может принять участие всего в паре тендеров за месяц и выиграть их оба.

В данном деле действительно большую роль играют объемы, из которых нужно еще постараться «выжать» хороший процент конверсии.

Какие еще методы можно использовать для того, чтобы повысить данный показатель? В первую очередь, специалисты рекомендуют сократить издержки. Вполне понятно, если налоговая нагрузка и расходы на контракты будут сведены к минимуму, к примеру, в результате реализации эквивалентных товаров, то и конверсия от этого несколько повысится, так как в этом случае компания может выставить на торгах более выгодное предложение, нежели ее конкуренты, расходы которых не настолько оптимизированы.

Помимо этого, в себестоимость не будут включены расходы! на ведение фронт-офиса, который используется для приема клиентов – продавать свой товар предприятие может где угодно, даже дома у его директора. А так как таких расходов не будет, то и в контракте их тоже не учитывают.

Обучение и мотивация менеджеров, тим-билдинги, выезды – все это отменяется, равно как и расходы на данные статьи.

При наличии возможности продажи товара, эквивалентного тому, который желает получить заказчик, но с другим товарным знаком, который при этом стоит дешевле, компания может реализовать именно его и тоже сэкономить таким образом.

Конец ознакомительного фрагмента.

Государственные закупки, тендеры стали неотъемлемой частью бизнес-процессов и требуют грамотного юридического сопровождения. Требования, которые предъявляются к оформлению документов участников закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ, становятся все жестче и предусматривают не только глубокие теоретические знания, но и серьезный практический опыт работы в контрактной системе.

Юридическое сопровождение участия в закупочных процедурах (конкурсах, аукционах, запросах предложений и т.д.) - одно из ведущих направлений работы юристов Консалтинговой Группы ЭТАЛОН.

Закупки по 44-ФЗ и 223-ФЗ включают:

Анализ документации о закупке, подготовка запросов о разъяснении положений документации с учетом интересов участника закупки (необоснованное объединение товаров в один лот, ограничение количества участников, требования к объекту закупки не соответствуют применимым стандартам, ошибки);
Проверка заявок, документов в составе заявки, оценка рисков отклонения заявки и конкретные предложения по их устранению, увеличению количества баллов при оценке;
Оценка обоснованности отклонения заявки, применения национального режима (в т.ч. применение преференций, поставка российского и иностранного товара);
Обжалование в ФАС России и региональные УФАС, арбитражный суд (положения документации о закупке, действий оператора ЭТП, действий (бездействия) заказчика, организатора торгов, незаконное отклонение заявки, неверное подведение итогов закупки; запрет на предложение эквивалента; закупка по товарному знаку);
Сопровождение заключения, изменения контракта по итогам проведенной закупки (протоколы разногласий; невыполнение заказчиком процедуры заключения; закупка у единственного поставщика; заключение контракта при уклонении победителя закупки заключить контракт; внесение изменений в договор, односторонний отказ от исполнения);
Спорные вопросы обеспечения исполнения контрактов (банковские гарантии, ошибки банков, антидемпинговые меры и информация);
Антимонопольный комплаенс (защита от недобросовестной конкуренции, снижение антимонопольных рисков для компании);
Эффективные действия по заявлениям Заказчиков о включении сведений в реестр недобросовестных поставщиков (РНП) (уклонение от заключение контракта, решение об одностороннем отказе от исполенения, судебное решение о расторжении договора).

Сопровождение проверок ФАС России и ее территориальных органов

Анализ запросов антимонопольных органов о предоставлении документов и информации на предмет соответствия закону и подготовка ответов на них, разъяснение положений запрашиваемых документов, ответственности, взаимодействие с антимонопольными органами в ходе запроса (разъяснение требований, продление срока и т. д.);
Консультирование и представление интересов Доверителя при проведении антимонопольными органами плановых и внеплановых проверок;
Защита Доверителя по делам о нарушении антимонопольного законодательства, по делам об административных правонарушениях, минимизация и освобождение от ответственности.
Подготовка запросов в ФАС России и территориальные органы.

Стоимость услуг

Наименование услуги	Стоимость
Подготовка заявки	от 24 000 руб.
Сопровождение участия в закупках	от 26 000 руб.
Подготовка запроса о разъяснении документации	от 8 000 руб.
Жалоба на действия заказчика в ФАС	от 43 000 руб.
Жалоба на действия оператора ЭТП в ФАС	от 43 000 руб.

Окончательная стоимость услуг формируется на основании предварительного анализа Вашей ситуации и документов.

Как победить в закупке

Подача заявки на участие в тендере — ключевой момент участия в закупке. На данной стадии участник выражает свое согласие не только на участие в конкретной процедуре, но и согласие со всеми требованиями заказчика, условиями исполнения контракта (договора), гарантирует соответствие своего товара (работ, услуг) установленным характеристикам.

После подачи заявки фактически изменить параметры поставляемого товара (выполняемых работ и услуг), условия исполнения обязательств невозможно. Исключения есть, но только в части улучшений и при условии согласия заказчика.

Важно правильно составить заявку, указать функциональные, технические и качественные характеристики, эксплуатационные характеристики объекта закупки в соответствии с требованиями заказчика.

Заказчик отклоняет заявку в случае:

Необходимая информация не предоставлена или она является недостоверной;
Предложений участника не соответствует требованиям закона и установленным в извещении, документации;
Иные основания, предусмотренные для конкретного способа определения поставщика.
И на этой стадии заказчики могут действовать незаконно, не допуская участников до процедуры закупки и отклоняя заявки.

Что сделают юристы КГ ЭТАЛОН:

детально изучат документацию о закупке, включая техническое задание, параметры контракта,
выявят основания для обращения в УФАС, предоставят рекомендации,
оформят заявку для участия в тендере с учетом всех особенностей конкретной закупки,
проверят правильность заполнения предложения.

Участник самостоятельно заполняет техническую часть предложения с параметрами товара и подает документы на участие в закупке.

Результатом будет подготовка полного пакета документов для подачи заявки на участие в тендере. Главной задачей работы юриста является не отклонение заявки по формальным основаниям.

Итоги закупки и заключение контракта

Заказчик подводит итоги проведенной закупки и выбирает победителя. Об этом составляется соответствующий протокол, который публикуется на электронной площадке.

Победитель обязан подписать контракт в ограниченный срок. По итогам госзакупки участник подписывает контракт в течение пяти дней со дня публикации итогового протокола. Победитель коммерческой закупки или закупке, проводимой отдельными видами юрлиц (223-фз), обязан заключить договор с заказчиком в сроки, установленные документацией. Договора не может быть заключен ранее 10 дней или позднее 20 дней с даты итогового протокола.

Важно: Победитель вместе с подписанием контракта должен представить обеспечение исполнения контракта, если это было предусмотрено документацией. Нарушение срока заключения контракта, не предоставление банковской гарантии, ошибки при подписании контракта – основания для признания победителя уклонившимся от заключения контракта, что влечет включение в Реестр недобросовестных поставщиков.

Тендер – многим это слово до боли знакомо. Сразу приходят на ум госкомпании, аукционы, заявки, коррупция… У каждого найдется масса отговорок, чтобы не участвовать в тендере. Многие компании считают, что все заранее поделено, а в ТЗ (техническом задании) специально заявлены условия, которые подходят только «своим» заказчикам. Однако мифы о тендерах сильно преувеличены. И если хорошенько разобраться в этой «кухне», то можно построить успешный и перспективный бизнес на тендерах.

Что такое тендер?

Это процедура, которую заказчик проводит для поиска лучшего поставщика. Он приглашает к участию всех желающих и объявляет так называемый конкурс. Победит тот, кто предложит товар с наилучшими характеристиками (цена, качество, параметры и т.д.). Та фирма, которая обойдет остальных соревнующихся, получает право реализовать свои товары или услуги.

Несмотря на довольно сложный процесс, отказываться от участия в тендерах не стоит. Ведь это единственный способ продать большую партию продукции государственным компаниям и крупным частникам. Например, партия халатов для поликлиники или несколько десятков компьютерных столов школе. Такие товары покупаются только через аукционы. Выходит, что многие компании по своей воле отказываются от огромного числа клиентов.

Как использовать тендеры для малого бизнеса?

План по реализации этой бизнес идеи довольно прост. Вы хорошенько изучаете процесс участия в тендерах, узнаете все подводные камни, знакомитесь с законодательной базой, после чего предлагаете услуги посредничества фирмам, которые самостоятельно не рискуют участвовать в торгах.

Выгоду получают обе стороны. Компании не придется держать в штате самостоятельную единицу (специалист по участию в тендерах), а вы получите возможность заработать на вознаграждении за оказание такой услуги.

Чтобы открыть такое дело, понадобится всего лишь компьютер с доступом в Интернет и ваше желание зарабатывать. Заниматься этим бизнесом можно прямо у себя дома, а встречи с клиентами проводить на их территории.

Реализация идеи сводится к двум этапам:

Поиск существующих тендеров
Участие в тендере от лица компании.

Итак, вы регулярно просматриваете все сайты, где проводятся электронные торги, а затем предлагаете компаниям принять участие в той или иной закупке.

Что касается заработка на тендерах, то здесь важно установить ценовую категорию, которая будет выгодна продавцам. Многие компании подписываются на интернет-сайты, где появляется свежая информация о тендерах. Стоит такая подписка от 8 до 20 тысяч рублей. Посредник же готов сотрудничать за 600 рублей в месяц. Возможно, вам такая сумма покажется слишком маленькой, но ведь клиент будет не один. И цена эта включает лишь поиск подходящих тендеров. Если же брать еще вознаграждение за участие в торгах от лица компании, то расценки будут значительно выше.

Посредники с опытом, как правило, одновременно работают с 40-50-ю компаниями. Несложно подсчитать, что любой желающий при грамотном подходе получит весьма неплохую прибыль.

Если вы хотите, чтобы с вами сотрудничало как можно больше компаний, важно создать подходящий имидж. И в этом поможет в том числе грамотная рекламная кампания.

В первую очередь понадобится собственный сайт с качественным контентом и дизайном. Свои услуги можно предлагать не только на сайте, но также в журналах, посвященных бизнес-тематике, и в Интернете.

Этапы сотрудничества

Итак, приблизительные шаги вашей посреднической деятельности в реализации плана по проведению тендеров будут выглядеть следующим образом:

Поиск тендеров.

Подбор актуальных тендеров для своих клиентов по различным критериям: характеристики товаров, ценовые диапазоны, местонахождение и т.д.

Получение электронной подписи и аккредитации.

Для своего клиента вы получаете электронную подпись, без которой невозможно участие в тендерах. Также осуществляете прохождение аккредитации на торговых площадках.

Подготовка заявки.

Производите подачу заявки, запрос предложений, котировок и т.д. Осуществляете консалт клиентов на всех этапах проведения торгов. Основные действия выполняете вы, от клиента лишь требуется информационная поддержка о его деятельности и продукции.

Участие в тендере.

Торги проходят в режиме онлайн. Решение о ценовом предложении принимает клиент. При этом он во время тендера может находиться где угодно. Все этапы проходите вы сами и действуете от лица фирмы.

Заключение контракта.

В случае успешного участия в торгах вы составляете для компании закупочную документацию.

Посредник — это основное действующее лицо при участии в тендере

Личный опыт

Несколько лет назад решили вместе с женой открыть бизнес по участию в тендерах от лица различных компаний. Офис был не нужен, клиентов мы искали сами, то есть и не рекламу не тратились. Жена занималась бухгалтерией и общалась с производителями и поставщиками товаров. К слову, прямые контакты дали нам отличную базу клиентов с низкими ценами и минимальными сроками поставок. Первый год мы работали по предоплате, затем, когда о нас узнали, стали получать товарный кредит.

Я занимался общением с клиентами, поездками к поставщикам. Накладные расходы были минимальными. Договаривались заранее работать со склада поставщика либо делать по 2-3 отгрузки. Это позволило мне не покупать грузовую машину и не брать в аренду склад. При необходимости нанимал водителей-экспедиторов. Финансовая часть составила 600 000 рублей заемных средств. Налогообложение – упрощенная система.

Первое время были опасения, что бизнес этот слишком сложный. Но все оказалось гораздо проще. Я копировал объявления о конкурсе и техзадание, после чего отправлял поставщикам запрос, есть ли у них такая продукция и по какой цене. И сразу становится ясно, есть ли смысл участвовать в конкурсе.

Первое время работали через trade.su. Оплатили подписку. Стоила она 100 тысяч рублей в год, зато получали еще и консультации, а также помощь в подготовке документов для участия. На сайте отображалась информация о заказчике: кто ранее играл в его тендерах, кто выигрывал, на каких условиях, были ли соблюдены условия договора.

Были разные ситуации с нечестными на руку участниками. Например, поставка на 300 000 рублей, а побеждает участник с разницей в 50 рублей. Сразу становится понятно, что это далеко не случайность. В общем, тендеры – огромное поле для различных нечестных действий со стороны заказчика. Даже если ты подаешь заявку с хорошим предложением, это не дает никаких гарантий. За сутки до окончания приема заявок секретарь или другой специалист, который осуществляет сбор конкурсных предложений, может сообщить компании, с которой договорные отношения, о том, какую цену нужно вписать в их заявку. Но все эти махинации можно заметить, если постоянно анализировать и собирать информацию.

На самом деле, все не так страшно, как кажется. И мой опыт говорит, что лучше всего сотрудничать с учреждениями здравоохранения. В таких организациях действительно заинтересованы в цене, но без ущерба качеству.

Если у вас остались вопросы по данному виду бизнеса или имеется свой опыт в такой области, мы ждем ваши комментарии. Нам важно любое ваше мнение!

За последние несколько лет государственные и коммерческие закупки прошли большой путь от откровенных распилов бюджетов организаций до открытых и прозрачных процедур, таких как электронные торги. Как следствие, появились и сотрудники, которые специализируются на работе с тендерами. Чтобы максимально упростить их работу, автоматизировать рутинные процессы подбора подходящих закупок, несколько лет назад появились программы-агрегаторы для поиска и работы с торгами. В том числе и поисково-аналитическая система FindTenders . Но из-за перехода все большего числа компаний к ведению своей закупочной деятельности через размещение открытых конкурентных процедур одному сотруднику стало крайне проблематично закрывать весь фронт работ, связанных с тендерами. Компании-поставщики все чаще стали формировать у себя целое структурное подразделение – отдел прокьюремента.

Тендерный отдел: структура и распределение обязанностей.

Для начала стоит рассмотреть типовую структуру отдела прокьюремента (тендерного отдела). Среднестатистический отдел имеет в своем составе следующих специалистов:

Руководитель тендерного отдела (начальник тендерного отдела). Согласовывает с руководством тендеры для участия, осуществляет планирование работы, распределение обязанностей в тендерном отделе, а также контроль деятельности сотрудников и контроль качества подготавливаемых заявок на тендеры. Руководитель тендерного отдела также несет ответственность за эффективность работы всего структурного подразделения.
Менеджер по тендерам (Специалист по работе на электронных торговых площадках). Занимается непосредственным участиям в электронных торгах, подготовкой заявок на тендеры в бумажном виде.
Ассистент, помощник менеджера по тендерам (секретарь). Технический специалист в обязанности которого входит сканирование, ксерокопирование документов, сбор правоустанавливающих документов на тендер, ведение внутреннего документооборота тендерного отдела, организация доставки заявок на тендер в бумажном виде, отслеживание итогов по тендерам.

Кроме того, тендерный отдел в своем составе может иметь следующих специалистов (чаще всего обязанности таких сотрудников распределяются внутри тендерного отдела или привлекаются специалисты из смежных):

Специалист по поиску тендеров. Вручную или с помощью специализированного программного обеспечения отслеживает на нескольких сотнях торговых площадок и корпоративных сайтов подходящие закупки. Зачастую функции по поиску тендеров распределяются между сотрудниками тендерного отдела, но бывает что этими обязанностями занимается отдельный сотрудник.
Юрист. Готовит заявки на разъяснение положений закупочной документации, проверяет договора перед подписанием, а также, в случае необходимости, готовит жалобы в Федеральную антимонопольную службу. Чаще всего юрист не входит в состав тендерного подразделения, а привлекается по мере необходимости из юридического отдела компании.
Специалист по банковским гарантиям (экономист). Связывается с банками и брокерами для получения обеспечения заявки или контракта на лучших условиях. Также зачастую данные функции лежат на экономисте или ином сотруднике в компании. Не всегда компании активно используют в качестве обеспечения заявок банковские гарантии. Все зависит от специфики деятельности компании.

В небольших компаниях один сотрудник может отвечать сразу за несколько направлений работы, а в крупных наоборот - одной и той же деятельностью занимается сразу несколько человек. В любом случае, организация чаще всего участвует сразу в нескольких тендерах, поэтому все специалисты загружены работой.

Схема работы тендерного отдела.

Теперь нужно разобраться, как устроен бизнес-процесс в отделе прокьюремента. Это проще сделать через блок-схему, описывающую типовой цикл работы с конкретным тендером.

Из рисунка видно, что в работе отдела над конкретным тендером достаточно много различных этапов и внутренних коммуникаций. Если же учесть параллельную работу над несколькими закупками, то вероятность возникновения проблем весьма велика.

Проблемы в работе тендерного отдела.

Тендерный отдел в своей деятельности может иметь ряд стандартных проблем:

Нехватка времени на работу над одним тендером под предлогом занятости другим.

“Испорченный телефон” при передаче информации от одного сотрудника к другому. Потеря части важной информации при переходе от одного этапа работы к следующему, особенно в случае нахождения сотрудников в разных местах.

Сложность контроля деятельности подчиненных руководителем. Тем более в режиме реального времени.

Проблемы с документами. Если тендеров много, а подготавливаемые документы похожи, то легко запутаться с принадлежностью того или иного файла к конкретной закупке.

Программы-агрегаторы тендеров помогают только на 1 этапе работы. Для решения задач на всех остальных этапах приходится использовать различное программное обеспечение общего назначения, например электронные таблицы.

Автоматизация работы отдела тендеров с помощью специальной тендерной CRM системы от FindTenders.

Для решения проблем и автоматизации работы тендерного отдела компания FindTenders в 2016 году создала новое программное решение – тендерную CRM систему. Данное ПО позволяет переложить весь бизнес-процесс работы с закупками конкретной компании на “язык компьютера”. Принцип работы сервиса очень похож на классическую CRM систему для отдела продаж. Только вместо работы с клиентами, программа оперирует с закупками. Таким образом, тендерный отдел получает эффективный и гибкий инструмент, адаптированный под деятельность в области тендеров.

Для формального описания бизнес-процесса тендерная CRM система использует функционал меток, которые представляют собой статусы, в которых находит закупка в текущий момент.

Метки пользователь задает самостоятельно, исходя из алгоритма работы своего отдела. При работе можно посмотреть, например, список тендеров, находящихся в интересующем состоянии.

Для решения проблемы структурированности документации используется встроенное облачное хранилище.

Документы хранятся с привязкой к тендеру, поэтому ошибки, связанные с параллельной работой нескольких человек над одной закупкой, практически исключены. При этом пользователю доступна возможность хранить личные файлы, связанные с тендером, без доступа к ним остальных членов команды.

Для обсуждения работы над закупкой и сохранения указаний и идей в программу встроен специальный мессенджер.

Диалоги также имеют привязку к конкретному тендеру, что упрощает поиск нужного обсуждения на этапе анализа проведенной работы.

Для повышения эффективности работы отдела в программе присутствует аналитический модуль.

Руководитель или специалист по поиску тендеров всегда может получить исчерпывающий отчет по отраслям или компаниям, связанных с госзаказом. Отчеты могут содержать, как числовые данные,

так и графические.

Это дает возможность пользователю максимально четко представить себе картину исследуемой области. Использование аналитики в рамках тендерного отдела эффективно также по причине более четкой фильтрации тендеров, исходя из шанса на победу. В тех случаях, когда статистика однозначно говорит о маловероятности выигрыша интересного тендера, не загружаются бесполезной работой другие сотрудники отдела.

В современных реалиях информационного общества, когда объем передаваемых данных весьма значителен, и даже очень квалифицированный специалист не может в одиночку решить всю задачу целиком, использование программных средств , позволяющих максимально автоматизировать работу, как отдельного сотрудника, так и целого структурного подразделения, является ключом к успешному бизнесу в целом и тендерный отдел не исключение. Надо всегда помнить о том, что даже незначительная потеря информации или времени на каждом из этапов работы в конечном итоге может выливаться в провал всего проекта или снижению эффективности.