Drukas kontroles un vadības sistēma. Risinājumi izmaksu kontrolei un biroja drukas pārvaldībai

Parasti ļoti bieži ne organizācijas vadībai, ne IT dienestam nav ne jausmas par drukāšanas izmaksu apmēriem, maldīgi uzskatot, ka tās nav tik lielas, lai tērētu laiku un pūles to aprēķināšanai un optimizēšanai.

Tajā pašā laikā diez vai kāds iebilst, ka viena pareizi izvēlēta augstas veiktspējas printera darbība maksās daudz lētāk nekā ducis personisko ierīču. Tāda aprīkojuma parka uzturēšana, kas sastāv no daudziem printeriem un MFP ar nepamatoti augstām īpašuma izmaksām, ir dārgāka un mazāk pakļauta ļaunprātīgai izmantošanai (papildu failu vai dokumentu kopiju drukāšana, bez kurām var iztikt, kā arī printeru izmantošana darbinieki personīgiem mērķiem).

Drukas audits un optimizācija sākas ar printeru uzraudzību un biznesa procesu analīzi, kuros ir iesaistīta drukāšana. Jānodrošina, lai izmantotās drukas ierīces atbilstu reālām slodzēm (gan ikdienas, gan maksimuma slodzei), un jāņem vērā to izvietošanas darba telpā racionalitāte. Pēc tam, pamatojoties uz iegūtajiem datiem, tiek veikta optimizācija, kas var ietvert:

• atteikums drukāt papīra dokumenti kur var iztikt ar elektronisko
• samazinot drukāto dokumentu kopiju skaitu
• dārgu novecojušu iekārtu nomaiņa
• printeru zīmolu un modeļu skaita samazināšana
• krāsu izmantošanas ierobežošana drukāšanas laikā
• aprīkojuma izvietojums, ņemot vērā faktiskos drukas apjomus un lietotāja ērtības

Mūsu piedāvātie risinājumi statistikas vākšanai, auditēšanai un drukāšanas uzraudzībai ļaus novērst tādas problēmas jūsu organizācijā kā par izejmateriālu pasūtīšanu atbildīgo “aizmāršība”, kā arī ļaunprātīga izmantošana informācijas drukāšanas veidā, kas nav saistīta ar darbu vai nepamatotu izmantošanu. krāsu druka.

Drukas kontroles, drošības un drukas autorizācijas risinājumi

Drošības jautājumi informācijas drošība tiek pievērsta arvien lielāka uzmanība. Un, ja tiek kontrolēti tādi noplūdes kanāli kā mobilie mediji, internets, e-pasts utt., daudzos uzņēmumos nodrošināta atbilstošā līmenī, tad drukāšanas un kopēšanas kontrole joprojām sagādā galvassāpes gan administratoriem, gan apsardzes dienestam.

Rodas dilemma: liela apjoma informācijas drukāšana uz personīgajiem printeriem ir dārga, un, ja jūs neizmantojat sistēmas un programmas drošai drukāšanai, tad neefektīva tīkla drukas ierīču kontrole var izraisīt noplūdes vai nu ļaunprātīgu nolūku dēļ, vai arī pavisam nejauši.

No vienas puses, ļoti bieži rodas situācija, kad, nosūtot dokumentu uz tīkla printeri, kas atrodas publiski pieejamā vietā, pēc kāda laika jūs nevarat to atrast ierīces izvades teknē. No otras puses, lietotāji dažreiz vienkārši aizmirst par saviem drukātajiem dokumentiem. Un darba dienas beigās apkopēja savāc uzkrātos dokumentus, kuros var būt konfidenciāla informācija. Arī kopiju kontroles jautājums paliek bez pienācīgas uzmanības.

Šādos gadījumos lielisks risinājums ir droša drukāšana ar autorizāciju, kas ļauj ierobežot darbinieku piekļuvi ierīcēm un drukātajiem dokumentiem un izvairīties no informācijas noplūdes vai elementāras neskaidrības. Drukas kontroles sistēmas ir izstrādātas, lai nodrošinātu drukas un kopēšanas procesu drošību ierīcēs, kas atrodas publiski pieejamās vietās.

Drukas optimizācija

Lietots Preton Ltd. produktos. Patentētā Pixel Optimizer™ tehnoloģija izmanto uzlabotus matemātiskos algoritmus, lai drukāšanas laikā identificētu un noņemtu liekos pikseļus, ietaupot līdz pat 70% tonera un tintes, nemazinot drukas kvalitāti.
Samaziniet tintes un tonera izmaksas līdz pat 50%.
Mūsdienu pasaulē uzņēmumi nemitīgi meklē veidus, kā optimizēt savas izmaksas, taču parasti, samazinot izmaksas, uzņēmumi ir spiesti piekāpties un piekāpties. PretonSaver Enterprise™ ļauj samazināt tintes un tonera izmaksas līdz pat 50%, nezaudējot kvalitāti, pateicoties patentētajai Pixel Optimizer™ tehnoloģijai.

Galvenās PretonSaver Enterprise™ funkcijas:

• Samaziniet tintes un tonera izmaksas līdz pat 50%
• Viegli uzstādīt un administrēt
• Izveidojiet pārskatus par lietojumu, drukāšanas izmaksām un daudz ko citu.
• Instalējams printeriem, atsevišķiem lietotājiem, lietotāju grupām un lietojumprogrammām
• lietošanas parametri, piemēram, drukas lapas kvota, krāsu lietojums
• drukas prioritātes, abpusējās drukas režīms, attēlu drukāšanas aizliegums utt.
• Atbalsta tintes un lāzera, krāsu un vienkrāsas, vietējos un tīkla printerus

Automātiski parāda visus printerus, lietotājus un lietojumprogrammas, kas izmanto drukāšanu.

Mūsdienās dažādās organizācijās tiek uzstādīti tūkstošiem drukas iekārtu, un bieži vien šo organizāciju vadītāji neatspoguļo ne precīzu to skaitu, ne drukas apjomu, ne drukas infrastruktūras uzturēšanas izmaksas.

Visaptverošas drukas pārvaldības sistēmas trūkums ietver:

• neefektīva drukas iekārtu izmantošana un līdz ar to biežie bojājumi;
• nekontrolējamas un neparedzamas palīgmateriālu izmaksas;
• darbinieku ļaunprātīga izmantošana, drukājot nesaistītus dokumentus;
• drošības politiku pārkāpums, drukājot konfidenciālu informāciju.

Biroja drukas kontroles, vadības un drošības problēmu risināšanai uzņēmums I-Teco piedāvā izmantot automatizēto drukas vadības sistēmu (APMS).

Ieguvumi, ko klients saņem no automatizēto vadības sistēmu ieviešanas:

• Samaziniet drukāšanas izmaksas un palieliniet to caurspīdīgumu.
  Ietaupījums tiek panākts, izslēdzot dokumentu atkārtotu drukāšanu, samazinot ar pamatu nesaistītās drukas apjomu, kā arī izmantojot automātiskās korporatīvās drukas politikas. Izmaksu samazinājums no automatizēto vadības sistēmu ieviešanas vidēji ir 15-30%, bet var sasniegt pat 50% no kopējās izmaksas drukāšanai.
• Proaktīva drukas iekārtu parka stāvokļa uzraudzība.
  Drukas ierīču statusa uzraudzība ļaus uzzināt par printera vai MFP problēmu pat pirms lietotājs ar to saskaras. Turklāt lietotājs var izmantot blakus esošo ierīci, lai drukātu bez papildu manipulācijām. Tas viss palīdzēs līdzsvarot atbalsta dienesta slodzi un samazināt iekārtu dīkstāves negatīvo ietekmi.
• Uzlabo vispārējo drošību, īpaši, drukājot sensitīvus dokumentus.
  Automātiskā automatizētā vadības sistēma nodrošina drukas, kopēšanas un skenēšanas darbību drošību, autorizēt lietotājus noteiktā veidā printeros un MFP. Ir iespējams kontrolēt drukāto dokumentu saturu un lietotāju piekļuves tiesības konfidenciālai informācijai ar iespēju ziņot drošības dienestiem.
• Palielinās lietotāju ērtības un efektivitāte, strādājot ar biroja tehniku.
  Automatizētajā vadības sistēmā iebūvētā skenēšanas vadība ļauj lietotājam iegūt skenēšanas rezultātus ar vienu klikšķi. Viesabonējot drukas darbus, lietotāji var saņemt drukas darbus, kas nosūtīti organizācijā, izmantojot jebkuru printeri vai MFP, kuram tie ir pilnvaroti. Varat arī dot darbiniekiem iespēju drukāt no viedtālruņiem un citiem mobilajām ierīcēm.

Galvenās automatizētās vadības sistēmas funkcijas:

• Statistikas apkopošana un detalizētu atskaišu ģenerēšana par lietotāju un drukas ierīču drukāšanas/kopēšanas darbībām;
• Drukāšanas/kopēšanas/skenēšanas procesu vadības centralizācija un optimizācija;
• Drukas pakalpojuma pieejamības palielināšana;
• Drukāšanas/kopēšanas/skenēšanas procesu drošības nodrošināšana;
• Drukas ierīču uzraudzība;
• Drukāšanai nosūtīto dokumentu attēlu arhīva veidošana;
• Integrācija ar ārējām sistēmām automatizētai drukāšanai (SAP, ABS u.c.);
• Drukāšanas/kopēšanas/skenēšanas izmaksu uzskaite pa projektu un biznesa vienībām;
• Drukāšana no mobilajām ierīcēm;
• Daudzfaktoru autentifikācija;
• Droša druka, slodzes sadale starp drukas ierīcēm;
• Tonera patēriņa optimizēšana.

Mēs strādājam ar pārbaudītiem risinājumiem no pasaules vadošajiem ražotājiem:

• YSoft SafeQ
• Pharos BluePrint
• Cirrato
• Ringdeila seko man
• HP piekļuves kontrole

Aicinām iepazīties ar mūsu uzņēmuma izstrādāto drukas vadības sistēmu birojiem.

Mūsu sistēma ļauj: Parastajiem lietotājiem sistēma darbojas šādi:

Nosūtījis dokumentus drukāšanai, darbinieks dodas uz jebkuru bezmaksas printeri, blakus esošajā terminālī pievieno vizītkarti un ekrānā saņem nosūtīto dokumentu sarakstu. Tad viņš var izlemt, ko drukāt tagad, ko atlikt uz vēlāku laiku un kas vairs nav jādrukā.

Mēs nodrošinām termināļus un servera programmatūru. Arī kartes. Ja birojā jau tiek izmantotas dažas kartes vai atslēgu piekariņi identifikācijai, varat tās izmantot arī šeit. Lietotāju datoros nav jāinstalē īpaša programmatūra. Lai palaistu sistēmu, printeriem ir nepieciešams tikai tīkla interfeiss un Wi-Fi, lai tie darbotos birojā.

Faktiski ABIUS Print daudzējādā ziņā ir uzlabots, daudz lētāk ieviešams un vieglāk atbalstāms ārzemju Follow Me, MyQ, UNIflow un SafeQ analogs krievu valodā. Ja jūs interesē sīkāka informācija par mūsu sistēmas darbību, ieskatieties

Radīšanas mērķi

• Samaziniet datu noplūdes un zuduma risku, drukājot un kopējot konfidenciālus dokumentus.
• Drukas un piegādes izmaksu optimizācija efektīva lietošana iekārtas.
• Drukas procesu vadība un dokumentu plūsmas optimizācija.

Problēmas, kuras sistēma atrisina

• Droša dokumentu izvade un kopēšanas kontrole.
• Visu drukāšanai nosūtīto dokumentu droša uzglabāšana un apstrāde.
• Centralizēta sistēmas administrēšana un drukas politikas pārvaldība.
• Informācijas plūsmu uzraudzība un detalizētas statistikas iegūšana par lietotājiem un ierīcēm.

Pieaugošais dažādu drukas iekārtu skaits būtiski sarežģī informācijas drošības nodrošināšanas procesus organizācijā. Parasti dalījumi informācijas tehnoloģijas un drošībai ir maza kontrole pār kritisko informāciju drukāšanas laikā un pēc tam. Maršrutēšanas kļūdas vai dokumentu zudums drukāšanas laikā var negatīvi ietekmēt konfidenciālo datu drošību, pat ja informācijas drošības pasākumi tiek īstenoti dažādos korporatīvā tīkla līmeņos. Ir ļoti svarīgi, lai darbinieks, kurš nosūtījis drukas darbu, saņemtu dokumenta izdruku, nevis kāds cits.

Drukātas dokumentu kopijas ir visvienkāršākās un visvairāk ērtā veidā personas datu (PD) iegūšana pārkāpējam. Saskaņā ar InfoWatch analītiskā centra datiem par 2013. gadu, galvenais personas datu noplūdes kanāls jau daudzus gadus ir papīra dokumentācija.

Uzņēmums ELVIS-PLUS piedāvā efektīvu risinājumu drukas kontroles un pārvaldības problēmai. Piedāvātā sistēma ir izveidota, pamatojoties uz ražotāju produktiem - līderiem drukas kontroles un pārvaldības rīku segmentā - Ysoft, Ringdeila Un ARTI.

Piedāvātos risinājumus, pamatojoties uz veiktajām funkcijām, var iedalīt 3 grupās:

• kopēšanas kontroles sistēma CopySafe(ARTI);
• drukas kontroles un vadības sistēma Print Control Pro(ARTI);
• drukas un kopēšanas kontroles un pārvaldības sistēmas SafeQ(YSoft) un FollowMe drukāšana(Ringdeils).

CopySafe kopēšanas kontroles sistēma (ARTI)

CopySafe sistēma ir paredzēta, lai kontrolētu piekļuvi un iegūtu informāciju par dokumentu kopēšanas sesijām. CopySafe ļauj saņemt kopētā dokumenta attēlu un statistikas informāciju par darba sesiju ar kopēšanas ierīci.

Sistēma ir aparatūras un programmatūras komplekss. Aparatūra ietver informācijas uztveršanas ierīci, kas iebūvēta kopētajā iekārtā vai MFP, un lietotāja identifikācijas sistēmu, izmantojot bezkontakta magnētisko karti. Neautorizētiem lietotājiem kopēšanas funkcija kļūst nepieejama. Kopējot dokumentu paralēli oriģināla nolasīšanai, tā digitālais pirkstu nospiedums atkarībā no organizācijā pieņemtajām politikām tiek nosūtīts uz arhīvu (datu bāzi) un/vai drošības speciālistam.

CopySafe galvenās funkcijas:

• Piekļuves kontrole dokumentu kopēšanas funkcijai;
• Kopēto dokumentu attēlu arhīva veidošana;
• Iespēja meklēt dokumentus arhīvā dienesta izmeklēšanas veikšanai un konfidenciālās informācijas saraksta atjaunināšanai.

Drukas kontroles un pārvaldības sistēma Print-Control Pro (ARTI)

Programmatūras risinājums Print Control Pro satur rīku komplektu drukāto dokumentu plūsmas pārvaldībai, uzraudzībai un drošības nodrošināšanai. Risinājums izstrādāts, lai samazinātu informācijas noplūdes riskus drukāšanas procesā un optimizētu biroja tehnikas uzturēšanas izmaksas.

Galvenās funkcijas:

• Statistikas apkopošana no vietējām un tīkla drukas ierīcēm.
• Drukāšanai nosūtīto dokumentu attēlu arhīva veidošana.
• Iespēja meklēt dokumentus arhīvā dienesta izmeklēšanas veikšanai.
• Drukāta dokumenta satura kontekstuālā analīze konfidenciālas informācijas klātbūtnei.
• Paziņošana drošības dienestam par konfidenciālu informāciju saturoša dokumenta drukāšanu, ko veic persona, kurai nav šādas informācijas drukāšanas tiesību.

SafeQ (YSoft) un FollowMe Printing (Ringdale) drukas un kopēšanas kontroles un pārvaldības sistēmas

FollowMe Printing un SafeQ ir visaptveroši programmatūras un aparatūras risinājumi dokumentu drukāšanas pārvaldībai. Risinājumi darbojas ar jebkura ražotāja drukas ierīcēm, un tiem ir arī iespējas termināļu veidā - MFP ar iebūvētu programmatūru un autentifikācijas rīkiem.

Galvenās funkcijas:

• Drukas un kopēšanas drošība. Lietotājs uzdevumus saņem tikai pēc autorizācijas drukas ierīcē.
• Tikai autorizētiem lietotājiem ir piekļuve arī kopētāja, faksa un skenera iespējām.
• Grāmatvedība un kvotas. Sistēma ļauj saņemt detalizētas atskaites par izdrukātajiem un kopētajiem darbiem.
• Maršrutēšanas darbi un drukāšana saskaņā ar noteikumiem. Lietotājs savus darbus var saņemt uz jebkura sistēmai pievienota printera, kas samazina dīkstāves laiku iekārtas atteices gadījumā.

Sistēmas arhitektūra, izmantojot FollowMe Printing risinājumu kā piemēru, ir parādīta attēlā:

Drukāšanas process lietotājam nemainās, kad sistēma ir ieviesta, drukas darbi tiek nosūtīti no visām pieejamajām lietojumprogrammām. Darbs tiek nosūtīts uz Q-Server virtuālo drukas serveri un saglabāts tur, līdz lietotājs piesakās kādā no ierīcēm, izmantojot personīgo karti. Tikai pēc autorizācijas uz printera tiek izdrukāti lietotāja darbi.

• Lietotājvārds/parole MS Windows AD domēnā.
• PIN kodi.
• Bezkontakta kartes (HID (I, II), EM-Marine, Mifare, iClass, Hitag, Cotag, Legic, Indala, ISO, Deister).
• Magnētiskās kartes.
• Svītrkodi (QR).
• Pirkstu nospiedumu skeneris.

Sistēmu ieviešanas priekšrocības:

• Palieliniet datu drošību, drukājot un kopējot sensitīvus dokumentus.
• Organizācijas drukāšanas un kopēšanas izmaksu samazināšana un iekārtu lietošanas efektivitātes paaugstināšana.
• Uzņēmuma informācijas drošības nodaļas efektivitātes paaugstināšana.