Kas yra elektroninis dokumentas? Elektroninis dokumentų valdymas kaip būdas optimizuoti verslo procesus Kaip veikia elektroninis parašas
5 klausimas. Dokumentų klasifikacija
Dokumentų klasifikacija- dokumentų paskirstymas į grupes (tipus) pagal turinio ypatybes, parengimo formą ir kt., siekiant organizuoti ir padidinti darbo su jais efektyvumą.
Klasifikavimas leidžia sukurti tam tikrus darbo su kiekviena dokumentų grupe metodus, juos konsoliduoti instrukcijose ir tvarkyti dokumentus biuro darbe. 2. Paprastai dokumentus galima suskirstyti į tokias grupes: pagal dokumentavimo būdą: parašyta ranka; elektroninis;
Grafika;
kino, foto, garso dokumentai;
pagal naudojimo sritį: organizacinis ir administracinis; finansų ir apskaitos; mokslinis ir techninis; pagal darbą; ataskaitų teikimas ir statistika;
sudarymo vietoje:
Gaunamasis (gaunamas organizacijos);
Išeinantys (siunčiami iš organizacijos);
Vidinis (sudaromas ir naudojamas pačioje organizacijoje);
pagal prieigos apribojimo antspaudą:
atviras (neklasifikuojamas);
su prieigos apribojimo antspaudu. Dokumentai gali turėti šiuos antspaudus:
„Tarnybiniam naudojimui“ (oficiali informacija skirta tik darbuotojams konkreti organizacija arba pramonė); „Slapta“, „Visiškai slapta“, „Ypatingos svarbos“ (valstybės paslapčių turinti informacija); „Konfidencialu“ (informacija, prie kurios prieigą riboja Rusijos Federacijos teisės aktai);
« Komercinė paslaptis» (informacija, kuri turi komercinė vertė dėl jos nežinomybės tretiesiems asmenims, prie kurių teisiniu pagrindu nėra laisvos prieigos ir kurios atžvilgiu tokios informacijos savininkas yra įvedęs apsaugos režimą);
pagal kilmę:
tarnybinis (oficialus) (paveikiantis organizacijos interesus, surašytas teisinės ar individas, išduotas nustatyta tvarka); asmeninis (su konkretaus asmens interesais ir yra asmeninis);
pietuose teisinę reikšmę:
originalai arba originalai (pirmosios arba pavienės oficialių dokumentų kopijos, asmeniškai pasirašytos autoriaus);
kopijos (dokumentai, kuriuose visiškai atkuriama dokumento originalo informacija ir visi jo išoriniai požymiai ar jų dalis, neturintys teisinės galios);
patvirtintos kopijos (dokumentų kopijos, ant kurių nustatyta tvarka tvirtinami reikiami rekvizitai, suteikiantys jiems juridinę galią);
dublikatai (pakartotinės dokumento originalo kopijos, turinčios juridinę galią);
pagal pateikimo formą:
individualus (kurio turinys pateikiamas laisva forma);
trafaretas (kai struktūra, dokumento dalis, standartinės frazės rengiamos iš anksto, o kita dalis pildoma rengiant, pvz., pažyma iš darbo vietos);
standartinis (sukurtas standartinėms situacijoms, pavyzdžiui, komandiruotėms, dokumentuoti ir naudojamas visose organizacijose);
pagal galiojimo laiką:
nuolatinis saugojimas;
ilgalaikis saugojimas (daugiau nei 10 metų); laikinas saugojimas (iki 10 metų).
1 . Elektroninis dokumentas- dokumentas, kuriame pateikiama informacija elektronine forma, su informacija, reikalinga pripažinti ją galiojančia.
Elektroninis dokumentas turi atitikti toliau nurodytus reikalavimus reikalavimus:
sukurta, apdorota, saugoma, perduodama ir gaunama naudojant programinę įrangą ir techninėmis priemonėmis;
būti rodomas (atgaminamas) suvokimui suprantama forma.
Elektroninis dokumentas Gali būti atgaminta forma ir forma, suprantama: ekrane; ant popieriaus;
kitas materialus objektas, atskiriamas nuo kompiuterio laikmenos vizualiai apžiūrai prieinama forma. Naudojant elektroninį dokumentą, popierinės jo kopijos pateikti nereikia, išskyrus Rusijos Federacijos norminiuose teisės aktuose arba šalių susitarimu numatytus atvejus. Privalumaielektroninių dokumentų naudojimas:
kompiuterio dokumentų rinkinys sumažinamas iki minimumo, kai naudojami kompiuterio atmintyje esantys paruošti pavyzdžiai; kompiuterinis elektroninių dokumentų (pavyzdžiui, prašymų dėl prekių) apdorojimas yra daug greitesnis nei popierinių dokumentų apdorojimas;
pagreitinamas ir supaprastinamas bet kokio dokumento ar informacijos rinkimas, sisteminimas ir paieška iš dokumentų; naudojant elektroninį paštą, dokumentus galima greitai perduoti bet kokiu atstumu; elektroninių dokumentų saugojimas leidžia išsaugoti didelį kiekį informacijos nedidelėse laikmenose, todėl nereikia didelių archyvų plotų; sumažėja įprastinių techninių operacijų su dokumentais apimtys, atlaisvinamas laikas esminėms valdymo problemoms spręsti;
sumažinamas dokumentų, kurių buvimo vieta nežinoma, praradimų skaičius;
atsiranda galimybė gautą informaciją panaudoti rengiant kitą dokumentą (ataskaitą, santrauką, apžvalgą ir pan.), taip padidinant rengiamo dokumento efektyvumą ir kokybę.
Elektroninio dokumento projekto tvirtinimas turi šiuos dalykus privalumų:
dokumento skaitymas kompiuterio ekrane nespausdinant jo ant popieriaus; dokumento projekte daromi pataisymai;
Į trūkumuselektroniniai dokumentai gali būti klasifikuojami kaip: trumpas galiojimo laikas, palyginti su popieriniai dokumentai;
būtinybė turėti technines skaitymo priemones; galimybė atlikti neteisėtus pakeitimus (nesant elektroninio skaitmeninio parašo (EDS) ar kitų apsaugos priemonių).
3. Elektroninis dokumentų valdymas - elektroninių dokumentų judėjimo, apdorojimo, saugojimo ir keitimosi procesas. Keitimosi elektroniniais dokumentais dalyviai - fizinės ir juridiniai asmenys, Rusijos Federacijos valdžios institucijos, organai vietos valdžia dalyvaujantys keičiantis elektroniniais dokumentais.
Elektroninio dokumento siuntėjas- keitimosi elektroniniais dokumentais dalyvis, kuris gamina elektroninis dokumentas, pasirašo savo skaitmeniniu parašu ir išsiunčia gavėjui tiesiogiai arba per informacijos tarpininką.
Elektroninio dokumento gavėjas- keitimosi elektroniniais dokumentais dalyvis, kurio adresu buvo gautas elektroninis dokumentas.
Tarpininkas keičiantis elektroniniais dokumentais (informacijos tarpininkas)- juridinis asmuo arba individualus verslininkas, kuri teikia paslaugas, susijusias su elektroninių dokumentų keitimu tarp elektroninių dokumentų siuntėjų ir gavėjų.
Keičiant elektroninius dokumentus, turi būti naudojamos informacijos saugumo priemonės pagal Rusijos Federacijos norminių teisės aktų reikalavimus.
Elektroninis dokumentas turi būti tikrinamas, siekiant patvirtinti jo autentiškumą naudojant skaitmeninio parašo patikrinimą. Elektroninio dokumento autentiškumo patvirtinimą atlieka elektroninio dokumento gavėjas, naudodamas skaitmeninio parašo tikrinimo priemones, kurias jam suteikia skaitmeninio parašo tikrinimo priemonių siuntėjas ar platintojas. Elektroninio dokumento autentiškumas laikomas patvirtintu, jeigu elektroninio dokumento gavėjui atlikus skaitmeninio parašo tikrinimo priemonėmis numatytas procedūras, nustatomas visų jo rekvizitų nekintamumas. Elektroninis dokumentų valdymasreguliuojama nuostatas :
vyriausybė;
tarpsektorinis;
pramonė;
vietinės (įmonės).
Teisinis reguliavimas elektroninių dokumentų apyvartos srityje išsiųstas:
singlo įgyvendinimui viešoji politika elektroninių dokumentų apyvartos srityje;
informacijos saugumo ir apsaugos užtikrinimas ją kuriant, apdorojant, saugant, perduodant ir priimant;
elektroninių dokumentų naudotojų teisių ir teisėtų interesų užtikrinimas;
teisinė pagalba elektroninių dokumentų kūrimo, apdorojimo, saugojimo, perdavimo ir priėmimo technologijai. Atliekamas darbas su elektroniniais dokumentais, siunčiamais el panašiai darbas su popieriniais dokumentais. Todėl elektroninis dokumentų valdymas dar vadinamas automatizuotas biuro darbas. Kiekvienam el. pašto abonentui priskiriama individuali pašto dėžutė, kuriai priskiriamas vartotojo kodas, per šias pašto dėžutes keičiamasi elektroniniais pranešimais.
Elektroninio dokumento siuntėjas sukuria pranešimo failą, nurodo jo pavadinimą, datą, siuntimo laiką ir paleidžia el. pašto siuntimo programą.
Elektroniniai dokumentai gavėjams perduodami pagal siuntimo paštu instrukcijas.
Gavėjas gauna dokumentą kompiuterio ekrane, kurį, esant reikalui, galima perkelti į popierių. Elektroniniai dokumentai registruojami kompiuteriu.
Vadovas, gavęs elektroninį dokumentą, uždeda ant jo nutarimą, o dokumentas vidiniu tinklu išsiunčiamas į vykdytojo (-ų) asmeninį kompiuterį.
Elektroninių dokumentų įforminimo procesas panašus popierinių dokumentų įforminimas. Elektroninių dokumentų srautas nuolat didėja, ypač susijęs su interneto prekybos plėtra. Elektroninių dokumentų saugojimo laikotarpis tas pats, kaip ir su popieriniais (pavyzdžiui, banko pranešimai ir pervedimo prašymai – 5 metai). Laikydami failus tokį laikotarpį, jie gali būti prarasti, todėl rekomenduojama kompaktiniuose diskuose sukurti specialius elektroninių dokumentų archyvus.
At elektroninių dokumentų saugojimas elektroniniame archyve turi būti pateikta:
elektroninių dokumentų apsauga nuo neteisėtos prieigos ir iškraipymo;
galimybė suteikti suinteresuotosios šalys prieiga prie saugomų elektroninių dokumentų teisės aktų nustatyta tvarka;
galimybė patvirtinti elektroninių dokumentų autentiškumą per visą jų saugojimo laikotarpį;
galimybė pateikti saugomus elektroninius dokumentus kaip kopiją popieriuje.
Ateityje elektroninio dokumentų valdymo plėtra orientuota į maksimalų elektroninių dokumentų panaudojimą, o tai reiškia esamų buitinių biuro darbo tradicijų pasikeitimą ir laipsnišką popierinių laikmenų atsisakymą.
Klausimų, kuo elektroninio dokumento forma skiriasi nuo formato, kilo nuo tada, kai Federalinė mokesčių tarnyba uždegė žalią šviesą elektroninių pirminių dokumentų naudojimui mokesčių apskaitoje. Tai įvyko daugiau nei prieš trejus metus. Tačiau šios sąvokos vis dar painiojamos. Išsiaiškinkime, kas yra kas.
Kas yra elektroninių dokumentų formatai?
Norėdami atsakyti į šį klausimą, pradėkime nuo nedidelės klasifikacijos. Visą šiandien organizacijose naudojamų dokumentų sąrašą galima suskirstyti į dvi grupes:
- Dokumentai, kurie gali būti naudojami tiek popieriuje, tiek viduje elektronine forma(važtaraštis TORG-12, sąskaita faktūra, universalus perdavimo dokumentas, darbų atlikimo aktas, sąskaita apmokėjimui, tiekimo sutartis ir kt.).
- Dokumentai, kuriuos leidžiama naudoti išimtinai popieriuje (atstovo atstovaujamajam pateiktos sąskaitos faktūros kopija, važtaraštis (važtaraštis), atitikties deklaracija ir kt.).
Šiuo atveju mus domina pirmosios grupės dokumentai, kuriuos įstatymai leidžia kurti, perduoti ir saugoti elektroniniu būdu. Tačiau verta nepamiršti, kad įstatymai kelia griežtus reikalavimus kai kurių elektroninių dokumentų formatams, taip pat ir daugelio elektroninių dokumentų formai.
.XML – vieningas apskaitos dokumentų formatas
ED, kurių formatas aiškiai aprašytas ir apibrėžtas įstatyme, vadinami formalizuotais. Tai yra: sąskaita faktūra, važtaraštis TORG-12 ir darbų atlikimo pažymėjimas.
Visi kiti elektroniniai dokumentai (sąskaitos faktūros, laiškai, įgaliojimai, sandorių pasai ir kt.) yra neformalizuoti. Specialūs reikalavimai jų formatai neegzistuoja. Šių elektroninių dokumentų forma taip pat nėra svarbi.
Įforminti dokumentai sudaromi pagal Federalinės mokesčių tarnybos formatus. Šiandien elektroniniams originalams teisiškai patvirtintas vienas formatas – .XML, nuskaitytoms kopijoms – .JPG, .TIFF, .PDF, .PNG.
Kas įdomu: yra privalomas elektroninės sąskaitos faktūros formatas, atitinkantis Federalinės mokesčių tarnybos reikalavimus - tai yra .XML. Taip pat yra rekomenduojami akto ir TORG-12 formatai, taip pat XML. Nepaisant to, kad pirminius dokumentus galite keistis bet kokiu formatu, kreipiantis elektroniniu būdu, mokesčių inspekcija priims tik .XML formato dokumentus. Jei pakeisite pirminį dokumentą kitu formatu, turėsite jį pateikti Federalinei mokesčių tarnybai popieriuje. Nepatogu, ar ne? Todėl, siekiant išvengti painiavos, patariame naudoti Federalinės mokesčių tarnybos rekomenduojamus formatus.
Elektroninio dokumento forma nėra jo formatas
Žingsnis po žingsnio artėjame prie supratimo, kas yra elektroninio dokumento formatas. Tiesą sakant, šios sąvokos apibrėžimai gali būti keli. Tai struktūrizuotas duomenų rinkinys, patogus saugojimui ir automatiniam apdorojimui. Formatas taip pat gali būti vadinamas užkoduotu tekstinė informacija, kuri yra atsakinga už duomenų platinimą ir pateikimą ED.
Žemiau galite pamatyti, kaip atrodo elektroninė sąskaita faktūra .XML formatu. Jo korpusą sudaro žymėjimo elementai ir pats duomenų masyvas. Su elektroninės sąskaitos faktūros formato reikalavimais galite susipažinti 2015-04-03 Federalinės mokesčių tarnybos įsakymo Nr. ММВ-7-6/93@ tekste.
Dabar pereikime prie formos. Jeigu už „vidinį turinį“ atsakingas formatas, tai elektroninio dokumento forma yra jo „veidas“. Kitaip tariant, kaip ED atrodo kompiuterio ekrane ar popieriuje, yra jo forma. Kai kuriems dokumentams įstatymas nustato griežtą formą. Tai visų pirma susijusi su sąskaita faktūra, kurios forma patvirtinta 2011 m. gruodžio 26 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu N 1137.
Taigi, padarykime išvadas. Tarp visų formų ir formatų masyvo yra privalomų ir rekomenduojamų. Norėdami kartą ir visiems laikams suprasti elektroninių dokumentų formų ir formatų padėtį, tiesiog perskaitykite šią lentelę.
| ED vardas | Formatas | Privalomas formato naudojimas | Forma | Privalomas formos naudojimas |
| Sąskaita faktūra | .XML | Pagal 2015 m. kovo 4 d. Federalinės mokesčių tarnybos įsakymą Nr. ММВ-7-6/93@ .XML formatas yra privalomas naudoti. | Forma buvo sukurta ir patvirtinta. | Sąskaitos faktūros forma nustatyta Rusijos Federacijos Vyriausybės 2011 m. gruodžio 26 d. dekretu N 1137 ir yra privaloma naudoti. |
| Pažyma apie atliktus darbus | Pagal 2012 m. kovo 21 d. Federalinės mokesčių tarnybos įsakymą N ММВ-7-6/172@, rekomenduojamas naudoti XML formatas buvo patvirtintas. | Vieningos akto formos nėra. | Federaliniame įstatyme 402 „Dėl apskaitos“ pateikiama tik privaloma informacija, kurią turi atitikti akto forma. | |
| Važtaraštis TORG-12 | .XML, .PDF, .DOC, .XLS, .JPEG, .TIFF ir kt. | Pagal 2012 m. kovo 21 d. Federalinės mokesčių tarnybos įsakymą N ММВ-7-6/172@, rekomenduojamas naudoti XML formatas buvo patvirtintas. | Forma buvo patvirtinta ir yra albume vieningos formos pirminė apskaitos dokumentacija prekybos operacijoms registruoti“. Tačiau nuo 2013 m. jo taikyti neprivaloma. | Nuo 2013 m. sausio 1 d. organizacijos vadovas turi teisę nustatyti važtaraščio formą. Tuo pačiu metu jame turi būti keletas privalomų duomenų (Federalinis įstatymas 402 „Dėl apskaitos“). |
29.05.18 71 255 13
Dokumentai gali būti pasirašomi popieriuje arba elektroniniu būdu. Popieriuje ilgą laiką, elektroniniu būdu - neaišku, kaip.
Pavelas Ovčinikovas
12 metų patirtis dirbant su elektroniniais dokumentais
Bet aš dirbu su elektroniniais dokumentais dvylika metų ir pasakysiu jums: tai neįtikėtinas jaudulys. Leiskite papasakoti, kaip visa tai veikia su pavyzdžiais.
Trumpai tariant
Norėdami pradėti tvarkyti elektroninių dokumentų valdymą, jums reikia:
- Įtikinkite sandorio šalis pradėti keistis elektroniniais dokumentais.
- Pirkite elektroninio parašo sertifikatą.
- Nuspręskite dėl dokumentų siuntimo būdo: per specialią tarnybą ar be jos.
Kam reikalingi elektroniniai dokumentai
Nepaisant patogumo ir modernumo, mažai kas išlaiko elektroninį dokumentų valdymą. Jei verslininkas su supaprastintu apmokestinimu per metus sudaro porą sutarčių, jam gali būti ne taip baisu porą kartų siųsti atspausdintus dokumentus. Tačiau pasitaiko atvejų, kai elektroninis dokumentų valdymas itin praverčia.
Didelės įmonės elektroniniai dokumentai padeda sumažinti išlaidas, jei išorinės korespondencijos apimtis viršija kelis šimtus dokumentų per mėnesį. Jiems popierių pristatymas tiesiogiai veikia operacijų greitį. Dokumentavimo išlaidos gali siekti šimtus tūkstančių rublių per metus, o rizika, susijusi su mokesčių inspekcijos nuostoliais, klaidomis ir baudomis, dar labiau padidina išlaidas.
Net jei dabar pasirašote vieną aktą kas šešis mėnesius, tai nereiškia, kad jūsų verslas neaugs. Galbūt turite didelių partnerių, kurie dirba su elektroniniais dokumentais, ir jie to reikalaus iš jūsų.
Pavyzdžiui
Internetinėje parduotuvėje nuolat kaupėsi dešimtys milijonų debitorinių sumų dėl to, kad eilinį kartą sąskaitoje faktūroje buvo padaryta klaida: prekės buvo sunkvežimyje ir negalėjo būti priimtos į sandėlį. Praeina dienos, kol jie laukia, kol iš tiekėjo atvyks kurjeris su pataisytu dokumentu. Įvedėme elektroninius dokumentus, o dabar visi dokumentų derinimai užtrunka mažiau nei valandą.
Ir didelėje energijos pardavimo įmonėje vietoje mokesčių auditai inspektoriai kasmet rasdavo dokumentų pažeidimų ir klaidų. Baudų čekis siekė 120 000 rublių per metus. Atėjo iki taško, kur finansų skyriusšiuos pinigus iš anksto numatė kaip pridėtines išlaidas. Įvestas elektroninis dokumentų valdymas, o dabar dokumentų tikslumą kontroliuoja programos, o ne žmonės. Daugiau klaidų nėra.
Kas yra elektroninis dokumentas
Elektroninis dokumentas yra įprastas dokumentas arba PDF failas, kurį galima sukurti ir skaityti bet kuriame redaktoriuje. Svarbu, kad jis būtų pasirašytas specialiu elektroniniu parašu ir išsiųstas specialiu būdu.
Kad partneriui, advokatui ar teisėjui nekiltų abejonių, kad jūs pasirašėte elektroninį dokumentą ir niekas jo nepakeitė, skaitmeninės saugos specialistai sugalvojo elektroninį parašą. Tai tarsi piršto atspaudas, uždėtas ant unikalaus dokumento bitų ir baitų rinkinio. Grubiai tariant, kai ką nors pasirašote elektroniniu būdu, sakote: „Aš patvirtinu šio bitų rinkinio autentiškumą“.
Prie bet kurio dokumento pridedamas elektroninis parašas, po kurio jis laikomas pasirašytu. Dokumentą galima perskaityti be parašo. Tai tik garantuoja, kad prieš jus turite tą patį nekeičiamą dokumentą, kurio forma jis buvo jums išsiųstas. Jei ką nors pakeisite dokumente ir jį išsaugosite, pasikeis jo bitų rinkinys – parašas bus negaliojantis.
Pavyzdžiui
Abi bendrovės nusprendė pasirašyti elektroninę sutartį. Sudarėme sutartį ir susitarėme dėl sąlygų. Dabar viena įmonė pasirašo sutartį su savo parašu ir išsiunčia kitai. Ji atidaro sutartį ir nusprendžia tyliai ką nors pataisyti, pavyzdžiui, baudų dydį. Pataiso. Išsaugo. Siunčia pirmas. Ji atrodo – oi! - pradinis parašas ant šios sutarties buvo sulaužytas. Tai reiškia, kad jie kažką sutvarkė, piktadariai. Tada jie eina trenkti jam į veidą, tikriausiai.
Kur gauti elektroninį parašą
Elektroninis parašas perkamas specialiame sertifikavimo centre. Jums tereikia rasti patogų centrą savo mieste. Svarbiausia, kad jis būtų įtrauktas į Rusijos Federacijos ryšių ministerijos akredituotų centrų sąrašą.
Tą patį galima padaryti ir sertifikavimo centro biure: tiesiog atvykite su visais dokumentais ir užpildykite prašymą. Tačiau tokiu atveju turėsite palaukti, kol bus atliktas mokėjimas be grynųjų pinigų – tai gali užtrukti kelias valandas. Už įmonei skirtą pažymą negalite atsiskaityti grynaisiais, kaip ir gauti nuotoliniu būdu.
Kaip veikia elektroninis parašas?
Elektroninio parašo teisinė galia aprašyta federaliniame įstatyme „Dėl elektroninių parašų“.
Įstatymas apibrėžia parašų rūšis: paprastasis, nekvalifikuotas ir kvalifikuotas. Galite pasirašyti dokumentus iš bet kurio iš jų, tačiau su išlygomis: kvalifikuoti - mokesčių tikslais, prekybai ir kai kuriais atvejais teismui; paprastas ir nekvalifikuotas – visa kita.
Paprastas arba nekvalifikuotas parašas
Įperkamas ir pigus pasirinkimas, tačiau jo naudojimas ribotas. Nekvalifikuotame paraše yra kriptografinių algoritmų, tačiau jo nepatvirtina jokia sertifikavimo institucija. Paprastas yra tik prisijungimo vardo ir slaptažodžio derinys, sąskaitą vyriausybinių paslaugų svetainėje arba pašto adresą sandorio šalis.
Tokie parašai tinka, jei nedalyvauji elektroninė prekyba, nesikeičia elektroniniais pirminiais dokumentais ir nesiunčia mokesčių ataskaitų. Sutartims, sąskaitoms faktūroms ir aktams gali būti naudojamas paprastas parašas, tačiau su sandorio šalimi turėsite pasirašyti atskirą susitarimą ir įrašyti šalių susitarimą pasitikėti tokiu parašu.
Jei turite daugybę sandorio šalių ir skirtingų dokumentų, schema neveiks. Tokį dokumentą turėsite pasirašyti su visais, o laikui bėgant šis procesas sulėtins, o ne pagreitins darbą. Tada geriau pagalvoti apie kitą elektroninio parašo sertifikatą.
Norint naudoti paprastą elektroninį parašą, reikia atsispausdinti ir pasirašyti popierinę sutarties versiją arba į sutartį su sandorio šalimi įtraukti specialią sąlygą – tai yra teisinis reikalavimas.
Kvalifikuotas parašas
Šis parašas tinka sąskaitoms faktūroms ir mokesčių tikslais. Pagal įstatymą elektroninės sąskaitos faktūros gali būti pasirašomos tik šiuo parašu. Kvalifikuotas sertifikatas kainuoja nuo 1000 RUR, jį galima įsigyti tik sertifikavimo centre, kuris yra Federalinės mokesčių tarnybos pasitikėjimo zonos dalis.
Kiekvienais metais kvalifikuoto parašo sertifikatas turi būti atnaujinamas, o tai prideda papildomų rūpesčių: reikia stebėti galiojimo laiką ir laiku užsisakyti pakartotinį išdavimą.
Norint dirbti su kvalifikuotu parašu, reikia įdiegti specialią programą – kriptografinės informacijos apsaugos priemonę. Programa prie dokumento prideda elektroninį parašą ir patikrina kitų mainų dalyvių parašus.
Galite pasirinkti mokamą programą („Cryptopro TsSP“) arba nemokamą („Vipnet TsSP“). Funkciškai jie yra beveik vienodi, tačiau gali kilti suderinamumo problemų su nemokama. Abu veikia „Windows“ ir „Mac“. Mokamas kainuoja apie 1000 RUR, metinė įmoka už elektroninio parašo sertifikatą – apie 1000 RUR.
Kai kurie naudoja debesies pagrindu sukurtą elektroninį parašą, kuriam nereikia įdiegti kriptografinės apsaugos programos. Debesijos parašas yra saugomas mainų tarnyboje, o kiekvieną kartą pasirašius dokumentą į telefoną gaunate SMS, patvirtinančią veiksmą. Šis sertifikatas yra pigesnis ir patogesnis naudoti, tačiau mažiau saugus nei kriptovaliutų apsaugos programa.
Kam reikalingas dokumentų valdymo operatorius?
Pasirašytas elektroninis dokumentas gali būti siunčiamas įprastu el. paštu, tačiau tai nėra saugu. Jei jūsų elektroninis paštas bus nulaužtas, dokumentai pateks į nusikaltėlių rankas. Todėl, pavyzdžiui, mokesčių inspekcija deklaracijas priima tik per specialiąsias tarnybas. Per tas pačias paslaugas turite keistis elektroninėmis sąskaitomis faktūromis, kitaip pažeisite Rusijos finansų ministerijos įsakymą. Tokios paslaugos vadinamos dokumentų srauto operatoriais.
Paprastam vartotojui tai yra išpūstas paštu. Jis veikia per naršyklę, yra gaunamų ir išeinančių aplankų, adresų katalogas, integruota paieška ir dokumentų rengyklė. Viduje yra didelės apkrovos paslauga su saugiais ryšio kanalais ir šifravimu, užtikrinančiu dokumentų perdavimo saugumą.
Jums net nereikia sudaryti sutarties su elektroninių dokumentų valdymo operatoriumi. Tiesiog užsiregistruokite, atsisiųskite elektroninio parašo sertifikatą ir apmokėkite sąskaitą. Visa kita pasirūpina operatorius: praneša Federalinei mokesčių tarnybai, kad prisijungėte prie biržos, stebi formatus ir garantuoja Rusijos Federacijos įstatymų laikymąsi.
Rusijoje yra kelios dešimtys tokių paslaugų. Kalbant apie kainą, funkcionalumą, patikimumą ir greitį, jie yra maždaug vienodi. Įprasta operatorius rinktis pagal paslaugų kokybę: kaip greitai veikia techninis aptarnavimas, ar operatorius pasiruošęs padėti sujungti sandorio šalis, kokias galimybes jis siūlo ir ar turi konsultantų-analitikų, kurie padės įdiegti paslaugą jūsų darbe. .
Jūsų sandorio šalis taip pat turės prisijungti prie operatoriaus. Jis gali pasirinkti tavo ar bet kurį kitą – tada mainai vyks tarptinkliniu ryšiu, kaip ir toliau korinio ryšio.
Kiek kainuoja elektroniniai dokumentai?
Dirbdami per operatorių, mokate tik už abiejų šalių pasirašytą dokumentą. Vidutiniškai dokumento siuntimas kainuoja apie 6-8 R, o visi gaunami pranešimai yra nemokami.
Paprastai pradedantieji perka minimalų 300 dokumentų paketą, kuris labai greitai baigiasi. Tada jums reikia nusipirkti kitą paketą. Labiau apsimoka pirkti neribotą metinį paketą arba derėtis individualios sąlygos.
Perėjimas prie elektroninių dokumentų yra naudingas, jei per mėnesį išsiunčiate 100 ir daugiau dokumentų arba ne mažiau kaip 1000 dokumentų per metus. Tuomet beveik 5 kartus sumažinsite popieriaus ir pristatymo išlaidas.
Kiek kainuoja dokumentų tvarkymas?
1000 popierinių dokumentų
1. Informacija elektronine forma, pasirašyta kvalifikuotu elektroniniu parašu, pripažįstama elektroniniu dokumentu, prilyginamu popieriniam dokumentui, pasirašytam ranka rašytiniu parašu, ir gali būti naudojama bet kokiuose teisiniuose santykiuose įstatymų nustatyta tvarka. Rusijos Federacija, išskyrus jei federaliniai įstatymai arba pagal juos priimti norminiai teisės aktai nustato reikalavimą dokumentą surašyti išimtinai popieriuje.
(žr. tekstą ankstesniame leidime)
2. Elektroninės formos informacija, pasirašyta paprastu elektroniniu parašu arba nekvalifikuotu elektroniniu parašu, pripažįstama elektroniniu dokumentu, lygiaverčiu popieriniam dokumentui, pasirašytam ranka rašytiniu parašu, federalinių įstatymų, norminių teisės aktų, priimtų 2007 m. pagal juos arba susitarimą tarp elektroninės sąveikos dalyvių. Norminiuose teisės aktuose ir elektroninės sąveikos dalyvių susitarimuose, nustatančiuose elektroninių dokumentų, pasirašytų nekvalifikuotu elektroniniu parašu, pripažinimo lygiaverčiais popieriniams dokumentams, pasirašytiems ranka rašytiniu parašu atvejus, turi būti numatyta elektroninio parašo tikrinimo tvarka. Norminiai teisės aktai ir elektroninės sąveikos dalyvių susitarimai, nustatantys atvejai, kai elektroniniai dokumentai, pasirašyti paprastu elektroniniu parašu, pripažįstami lygiaverčiais popieriniams dokumentams, pasirašytiems ranka rašytiniu parašu, turi atitikti šio federalinio įstatymo 9 straipsnio reikalavimus.
3. Jeigu pagal federalinius įstatymus, pagal juos priimtus norminius teisės aktus ar papročius verslo apyvarta dokumentas turi būti patvirtintas antspaudu, elektroninis dokumentas, pasirašytas sustiprintu elektroniniu parašu ir pripažintas lygiaverčiu popieriniam dokumentui, pasirašytas ranka rašytu parašu, pripažintas lygiaverčiu popieriniam dokumentui, pasirašytas ranka rašytu parašu ir patvirtintas antspaudu. Gali numatyti federaliniai įstatymai, pagal juos priimti norminiai teisės aktai arba elektroninės sąveikos dalyvių susitarimas papildomų reikalavimųį elektroninį dokumentą, kad jis būtų pripažintas lygiaverčiu popieriniam dokumentui, patvirtintam antspaudu.
3.1. Jei pagal juos priimti federaliniai įstatymai ir kiti teisės aktai numato, kad dokumentą turi pasirašyti keli asmenys, elektroninį dokumentą turi pasirašyti šį dokumentą parengę asmenys (įgaliotieji įstaigos, organizacijos pareigūnai), naudodami nustatytą parašo tipą. Rusijos Federacijos teisės aktais dėl pagaminto elektroninio dokumento pasirašymo elektroniniu parašu.
4. Vienu elektroniniu parašu gali būti pasirašyti keli tarpusavyje susiję elektroniniai dokumentai (elektroninių dokumentų paketas). Pasirašant elektroninių dokumentų paketą elektroniniu parašu, kiekvienas į šį paketą įtrauktas elektroninis dokumentas laikomas pasirašytu tokio tipo elektroniniu parašu, kuriuo buvo pasirašytas elektroninių dokumentų paketas. Išimtis yra atvejai, kai pakuotę pasirašiusio asmens elektroninių dokumentų pakete yra kitų asmenų (įstaigų, organizacijų) sukurti elektroniniai dokumentai, pasirašyti Rusijos Federacijos teisės aktuose tokiam pasirašymui nustatytu elektroninio parašo tipu. dokumentus. Tokiais atvejais į paketą įtrauktas elektroninis dokumentas laikomas pasirašytu asmens, iš pradžių sukūrusio tokį elektroninį dokumentą, pagal elektroninio parašo rūšį, kuriuo šis dokumentas buvo pasirašytas kuriant, neatsižvelgiant į tai, kokio tipo elektroninio parašo paketas yra buvo pasirašyti elektroniniai dokumentai.