Іскерлік хат алмасу: сіз міндетті түрде білуіңіз керек ережелер. Іскерлік хат алмасу этикасы

АҚПАРАТТЫҚ ХАТ

Денсаулық – адам өмірінің негізі. Оны сақтау үшін ең бастысы - адамның өмір сүру жолы. Салауатты өмір салты мәдениеті - белсенді ұзақ өмір сүрудің кепілі.

Студенттердің салауатты өмір салтына деген оң көзқарасын қалыптастыру мақсатында университет

2015 жылдың қазаны

жүргізеді Университет ішілік марафон

«БІЛІМ БЕРУ ҮРДІСІНДЕГІ САЛАУАТТЫ ӨМІР САЛТЫ

ОРТА МЕКТЕП»

Марафонның мақсатыстуденттер арасында салауатты өмір салтын қалыптастырудың маңызды құрамдас бөліктерін: теңдестірілген тамақтануды, дене шынықтыру және спортты, қоғаммен үйлесімділікті насихаттау болып табылады.

Өтетін орны:Санкт-Петербург, ст. Новороссийская, 48/50.

Ұйымдастыру комитеті университетішілік марафон» Салауатты суретішіндегі өмір оқу процесіжоғары мектеп»:

Панкова Нина Владимировна, «СПбГТЭУ» федералды мемлекеттік бюджеттік жоғары кәсіптік білім беру мекемесінің ректоры,

Базарнова Юлия Генриховна, «SPbGTEU» HPE FSBEI, химия және биотехнология кафедрасының меңгерушісі,

Барсукова Наталья Валерьевна, «SPbGTEU» жоғары кәсіптік білім беру федералды мемлекеттік бюджеттік оқу орнының қоғамдық тамақтандыру технологиясы кафедрасының меңгерушісі,

Неробеев Николай Юрьевич, «SPbGTEU» жоғары кәсіптік білім беру федералды мемлекеттік бюджеттік оқу орнының дене шынықтыру кафедрасының меңгерушісі,

Котоменкова Ольга Геннадьевна, «SPbGTEU» жоғары кәсіптік білім беру федералды мемлекеттік бюджеттік оқу орнының ғылыми-зерттеу бөлімінің басшысы.

Университетішілік марафон аясында өткізу жоспарлануда 6 студенттік команда арасындағы жарыс. Міндетті талаптаркомандалардың құрамына: 10 адам, оның ішінде әр факультеттен 2 студент.

Келесісі шара аясындағы жарыстар :

1. Топтық таныстыру сайысы (үй жұмысы): буклет және презентация (бейне немесе слайд-шоу, немесе топтық презентация және т.б.).

2. Брейн-ринг ойыны «Денсаулық энциклопедиясы».

3. «Үш адамға лайықты кешкі ас» аспаздық дуэлітағамдарды ұсынумен (салқын тәбет, бірінші тағам, екінші тағам, сусын).

4. «Спорттық денеде сау ақыл» спорттық сайысы(командалық спорттық жарыстар).

5. «Университет – денсаулық аймағы» жобалық байқауы(үй жұмысы).

Топтардан өтінімдерді қабылдауУниверситетішілік марафонға қатысу үшін (1-қосымша) жасалды 2015 жылдың 19 қазанына дейін (қоса алғанда)мекенжайы бойынша электрондық пошта:[электрондық пошта қорғалған].

« Жол карталары» жарыс тапсырмаларына қойылатын талаптар мен түсіндірмелерментіркелген командалар жіберіледі 20 қазан 2015 жылқолданбаларда көрсетілген электрондық пошта мекенжайларына.

Кез келген сұрақтарыңыз бойынша хабарласыңыз:

- іс-шараны ұйымдастыру комитетіне:электрондық пошта: [электрондық пошта қорғалған];

- «SPbGTEU» жоғары кәсіптік білім беру федералды мемлекеттік бюджеттік оқу орнының ғылыми-зерттеу бөліміне:

• Қандай түрлері іскерлік хат алмасуажырату.
• Іскерлік хат алмасудың қандай ережелерін сақтау маңызды?
• Электрондық іскерлік хат алмасудың ерекшеліктері қандай?

Күту іскерлік хат алмасуережелерге сәйкес – мансап пен бизнестегі табыстың маңызды құрамдастарының бірі. Бұл ережелерді білмеу немесе оларды іс жүзінде дұрыс қолданбау серіктестер мен клиенттерді жоғалтуға әкелуі мүмкін. Сонымен қатар, нақты және сауатты іскерлік хат алмасу іскерлік имидждің маңызды құрамдас бөлігі болып табылады.

Іскерлік хат алмасудың қандай түрлері бар?

Іскерлік хат алмасу – серіктестермен, клиенттермен, әріптестермен, ұйымдармен – кез келген кәсіпорын қызметінің маңызды түрлерінің бірі болып табылады. Әртүрлі дәрежедегі басшылар мен қызметкерлер хаттарды қабылдайды және жібереді, коммерциялық ұсыныстарт.б.формасына, мазмұнына және бағытына қарай кез келген корреспонденция келесі түрлерге бөлінеді:

• ресми;
• жеке;
• ішкі;
• сыртқы.

Олардың әрқайсысы үшін жеке жобаны жасау және ұсыну талаптары бар. Ресми іскерлік хаттардың ең көп тараған түрлері:

• алғыс айту;
• коммерциялық;
• хаттар, талаптар мен өтініштер;
• теріске шығарулар;
• құттықтау;
• көңіл айту, некрологтар.

Бүгінгі таңда іскерлік хат алмасудың басым бөлігі осында жүзеге асырылатынын ескерсек электрондық нысаны, бар дайын шаблондаржәне кез келген түрге арналған пішіндер.

Іскерлік жазу өнері

Әрбір мәтін адресатқа әсер ету механизмі болып табылады. Егер ол жұмыс істемесе, бұл сіз құрастыру ережелерін бұзғаныңызды білдіреді: сіз дұрыс емес бөлшектерді алып, дұрыс орналастырдыңыз. Алушыдан қалағаныңызды алу үшін сізге дұрыс фактілерді таңдап, оларды дұрыс ұсынып, оны «дұрыс жүзбен» жасау керек - бұл хатты алушының ұсынысыңызды қабылдағысы келетінін көрсетеді. Мұны қалай жасауға болады?

Фактілер. Адресатты сендіре алатын ұтымды дәлелдер әртүрлі, кейде бөгде ойлардың ретсіз ұсынылуында жоғалып кетеді. Бірақ құрылым салынғаннан кейін, ондағы ештеңе мағынасы өзгермесе де, әріп анық және сенімді болады. Негізгі ой (көбінесе іс-әрекетке мотивация) басында қойылады, ол сәлемдесуден кейін бірден келеді. Төменде түрлі-түсті суреттермен (түсіндірмелерімен) дәлелдердің тізімі берілген (әрқайсысы қызыл сызықпен және курсивпен көрсетілген). Соңында әрекетке шақыру қайталанады. Артынан қол қойылады. Қарапайым редакция Чеховтың «Ванка» әңгімесіндегі «ауылдан атаға» деген аянышты әрі анық емес хабарламаны атаға дәлелді, еліктіргіш ұсынысқа айналдырады.

Жіберуші кескіні. Жауап хатты жіберушінің қалай көрінетініне байланысты. Хатта сіз шенеунік бола аласыз немесе адам бола аласыз. Кейде біріншісі пайдалы, ал кейде екіншісі. Мысалы, адресатты мақтасаңыз, жеке стильді қолданған дұрыс (өз атыңыздан жазыңыз, фактілерге көзқарасыңызды жеткізіңіз, тең дәрежеде сөйлеңіз). Осының арқасында алушы өзінің керемет екенін ғана емес, ол туралы жақсы пікірде екеніңізді де біледі. Керісінше, жалаң фактілерді айтып, ресми тіркестермен ұрысу жақсы. Бұл кеңес, сәл асыра сілтеп, келесідей көрінеді: «Сен ақымақсың» дегеннің орнына «оқырманда ақылдың белгілері табылмады» деп жазу керек.

Заманауи хат алмасуда біз сәлемдесу мен негізгі фразаның арасындағы «ауа-райы туралы әңгімені» өткізіп жібермей, көбінесе мәселеге тікелей кірісеміз. Таңдамалы қысқа сөйлем көп мағыналық жүк көтермейтін сияқты. Бірақ бұл оқырманның көз алдында бірінші рет пайда болады, сондықтан ол хаттың үнін белгілейді және алушы мәтіннің қалған бөлігіне қандай көзбен қарайтынын анықтайды. Мұнда әртүрлі мақсаттарды көздейтін бағыныштылар мен серіктестерге хабарламаңызды қайдан бастау керектігі туралы бірнеше мысал келтірілген.

1. Өзіңізге салмақ түсіру үшін: «А жобасы облыс әкімінің жеке бақылауында екенін ескере отырып, еске саламыз.
2. Бейтаныс компаниямен жылы қарым-қатынас орнату үшін: «Сіздің компанияңыздың біз сияқты «Сібір КТК» байқауының демеушісі екенін біліп, алдымен оны сізге ұсынуды жөн көрдік».
3. Көмек алу үшін: «Оля, сен конференцияда өте жақсы және ең бастысы кәсіби деңгейде сөйледің! Сіз сарапшы ретінде маған көмектесе аласыз деп ойлаймын».
4. Қол астындағыларды жұмылдыру үшін: «Құттықтаймын – жұма. Тек бюджеттік ұсыныстарды тапсыру ғана қалады - сіз демалуға болады ».

Жазуыңызды өлтіретін 5 қорқынышты алғашқы фразалар

Америкалық HubSpot компаниясы қай бірінші сөйлемдер оқырманды шабыттандырмайтынын, керісінше хатты жоюға мәжбүр ететінін анықтады. Бұл сөз тіркестерінің не екенін біліңіз және оларды әңгіменің басында ешқашан қолданбаңыз.

Іскерлік хат алмасудың жалпы ережелері

Сіздің компанияңыздың беделі іскерлік хаттың қалай құрастырылғанына және жазылғанына жанама түрде байланысты. Компанияның табысты имиджін қалыптастыру және оның беделін арттыру үшін қызметкерлерге сыртқы және ішкі байланыс үшін іскерлік хат алмасу ережелерін сақтау қажет деп айта аламыз.

Хат формасы. Корпоративтік стильде жасалған, бөлшектерді қамтитын пішіндерді пайдалану дұрыс болар еді. Стиль дизайны логотиптің болуын, арнайы шрифтті пайдалануды, барлық байланыс ақпаратын және ұйымның толық атауын көрсетуді білдіреді.

Беттің орналасуы. Іскерлік корреспонденция хатын пішімдеу кезінде шеттер қолданылады (сол жақ жиегі - 2 см, оң жақ жиегі - 1 см, үстіңгі және төменгі жиектер - әрқайсысы 2 см). Егер хатта бірнеше парақ болса, онда олар нөмірленуі керек (парақтың жоғарғы жағына ортасына қойыңыз).

Стиль. Іскерлік хаттар ресми іскерлік стильде жазылады, бұл білдіреді қысқаша сипаттамахаттың мәні, мәтіннің дәлдігі және мөртаңбалар мен стандартты сөз тіркестерінің қолданылуы. Сонымен қатар, іскерлік хат алмасуда мынадай ереже бар: бір мәселе – бір хат.

Мәтін құрылымы. Стандартты іскерлік хат үш бөлімнен тұрады:

1. Адресатқа жүгіну.
2. Кіріспе (хаттың мақсаты).
3. Негізгі бөлім.
4. Резюме.

Ағылшын тілінде іскерлік хат алмасу ережелері

Іскерлік корреспонденцияларды дайындау Ағылшынжалпы талаптарға сәйкес жүзеге асырылады:

1. Мәтін қызыл сызықсыз абзацтарға бөлінеді.
2. Хатты пішімдеу кезінде сол жақ жоғарғы бұрышта жіберушінің жеке мәліметтері (аты-жөні, немесе ұйымның атауы және оның мекен-жайы) болуы керек.
3. Төменде қарсыластың аты немесе мекенжайы бар алушының компаниясының атауы (жаңа жолда).
4. Хаттың құрастырылған күні үш жол төменде немесе оң жақ бұрыштың жоғарғы жағында көрсетіледі.
5. Хаттың негізгі бөлігі парақтың ортасына орналастырылады.
6. Негізгі ойды сұрау себебін көрсетуден бастаған дұрыс: «Мен жазып жатырмын...»
7. Стандартты хат, егер адресаттың аты-жөні белгілі болса, «Құрметпен» деген сөзбен аяқталуы керек; «Құрметпен» - егер жоқ болса.
8. Алғыс білдіргеннен кейін төрт жолды өткізіп жіберіп, атыңызды және лауазымыңызды енгізіңіз.
9. Жоғарыдағы аты мен сәлемдесу арасында қол қойылады.

Іскерлік хат алмасудың «тілі».

Іскерлік хат алмасу қажет арнайы талаптар. Біріншіден, хаттарда эмоционалды реңктер болмауы керек. Олар мүмкіндігінше ұстамды, қысқа және нақты болуы керек. Мәтіннің логикалық және дәйекті құрылысы эмоционалдылықты толығымен алмастырады. Іскерлік хат алмасуда жалпы қабылданғандар тізімінде жоқ ілеспе сөздер, кішірейткіштер, аббревиатуралардан аулақ болу керек.

Әріпті құрудың маңызды шарттарының бірі оның практикалық құндылығын білдіретін мағыналық дәлдік болып табылады.

Келесі маңызды критерий – мәтіннің логикалық берілуі. Сөздер екі жақты интерпретацияға ұшырамауы керек - бұл хаттағы мазмұнның мағынасын өзгертіп, оған жағымсыз реңк беруі мүмкін.

Кез келген адамның басты мақсаты іскерлік құжат- Бұл белгілі бір көзқарасты білдірудегі нанымдылық. Құжатты, меморандумды немесе хатты жазу мен жасаудағы негізгі ережелер сауаттылық, дәлелдеу, дұрыс шағымдану, ақпараттың сенімділігі және дәлелдемелердің жеткілікті мөлшері болып табылады.

Төменде іскерлік хат жазудың бірнеше ережелері берілген:

Есімдіктердің қолданылуы. Іскерлік хат алмасу жеке эмоциялар мен қабылдауларды көрсетуден аулақ болу керек. Іскерлік ақпаратдәстүрлі түрде стандартты формалар арқылы жеткізіледі. Әдетте, мұндай хат алмасу кезінде жеке тұлғаның емес, тұтас кәсіпорынның мүдделері көрсетіледі, сондықтан мекен-жай көпше түрде келеді. Бұл «біз» есімдігін қолдануды ұсынса да, тиісті етістік формаларын пайдалану арқылы оны пайдаланудан аулақ болу керек.

Кепіл нысандары. Іскерлік хат алмасуда пассивті дауысты пайдалану керек. Мұндай өтініштер жұмсақ көрініске ие. Мысалы, егер сіз: «Сіз жөндеу жұмыстарын уақытында аяқтамадыңыз» деген сөйлемді «Келісімшартта қарастырылған жөндеу жұмыстары аяқталмады» деген сөздермен қайта реттесеңіз, онда сіз жөндеу жұмыстарын орындамау фактісін айта аласыз. тікелей айыптаусыз жұмысты аяқтау. Яғни, бұзушылық фактісі көрсетіледі, бірақ нақты кінәлілер көрсетілмейді, бұл хаттың үнін жұмсақ етеді.

Белсенді дауыс белгілі бір әрекеттердің бастамашысы ретінде қызмет ететін нысанды хатта анықтау кезінде қолданылады. Мысалы, «заң бөлімі түсініктеме береді...». Айта кету керек, мұндай сөйлемдерде осы шақ қолданылады.

Пассивті дауысты қолдану әріптің сипатын да анықтайды. Мұндай пішіндер әрекетті орындаушыларға емес, белгілі бір оқиғаға назар аударуға мүмкіндік береді (жіберілген ұсыныс, алынған есеп). Пассивті дауыс объекті анық болған жағдайда да қолданылады (жиналыс күні анықталған).

Етістік формасы. Егер үнемі қайталанатын әрекетке назар аудару қажет болса, оларды сипаттау үшін толық емес формадағы етістіктер қолданылады (мамандар белгіленген мерзімдерді үнемі бұзады). Процестің толықтығын көрсету қажет болса, етістіктердің тамаша түрі қолданылады (патрульшілер өз міндеттерін бастады).

Екпінді енгізу. Іскерлік хат-хабарлардың көпшілігі бейтарап тонға ие болғанына қарамастан, кейбір жағдайларда белгілі бір тармақтарға қосымша назар аудару қажет. Ол үшін сөз тіркесін жұмсарту үшін кіріспе сөз тіркестері қолданылады. (Егер сіз «сіздің қолыңыздағы құжатты жіберуіңізді сұраймыз» деген сөз тіркесін, шамасы, сізде бар құжатты жіберуіңізді сұраймыз» деген сөздермен қайта жазсаңыз, ондағы шиеленіс деңгейі айтарлықтай төмендейді. , және ол әдепті іскерлік хат алмасу талаптарына көбірек сәйкес келеді).

Іскерлік хат жазғанда қарсыласыңызды құрметтеуге де мән беру керек. Сонымен, егер «бізді сіздің ұсынысыңыз қызықтырмайды» деген тіркес «өкінішке орай, қазіргі уақытта бізді сіздің ұсынысыңыз қызықтырмайды» деген сөзбен ауыстырылса, ол іскерлік хат алмасуға сәйкес келмейтін қажетсіз қатаңдықтан босатылады.

Кіріспе құрылымдар да іскерлік хаттың маңызды құрамдас бөлігі болып табылады, өйткені олар оны құрғақ етеді. Іскерлік этикет нормаларына сәйкес, «мүмкіндігінше материалдарымыздың сапасы туралы сараптамалық түсініктемелеріңізді беруіңізді өтінемін» деген тіркес орынды болар еді. Кіріспе конструкциялар категориялықты төмендетуге, құрмет пен ілтипат көрсетуге, сондай-ақ достық реңкті білдіруге жақсы құрал болып табылады. Оларды қолдану қарсыластың мақтанышына нұқсан келтірместен ойды жеткізуге мүмкіндік береді.

Іскерлік хат алмасу этикеті: алыстан жақсы әсер қалдырудың 5 кеңесі

1. Хатқа жауап беру уақыты сіздің қарым-қатынас пен ынтымақтастыққа деген қызығушылығыңызды көрсетеді. Іскерлік хаттарға мүмкіндігінше қысқа мерзімде жауап беру керек: минуттар, сағаттар, күніне максимум. Егер кешіктірудің объективті себептері болса, хат жіберіп, хабарламаны алғаныңызды және жақын арада жауап беретінін жазыңыз. Дұрыс басымдық беру үшін сіз қарсыласыңыздың хатындағы сәйкес ескертулерге назар аударуыңыз керек - «маңыздылық», «тақырып» және т.б. Мұндай белгілердің болуы сіздің жауабыңыздың қаншалықты маңызды екенін көрсетеді.

Жауап берудің кешігуі клиентті жоғалтудың жоғары ықтималдығын білдіреді. Мүмкін болса, дереу жауап беріңіз. Жауап беру үшін уақыт қажет болатын «кейінірек» хаттарды ғана қалдырыңыз. CEO мектебі сізге адамдардың мінез-құлқын болжауды және жақсы келіссөздер жүргізуді үйренуге көмектеседі.

2. Жеке өтініш. Жеке мекенжай жақсырақ, өйткені ол адресатқа құрмет көрсетеді.

Жеке мекенжайды пайдалану іскерлік хат алмасудың міндетті ережелерінің бірі болып табылады. Жеке фокус - бұл даралық пен ізгі ниетті құрметтеу. Бұған қоса, бұл сіздің хатыңызды шаблондық жауаптардың сұр массасынан ерекшелеуге көмектеседі.

3. Алғыс айту (үндеу үшін). Хатта көрсетілген алғыс – сіздің компанияңыздың пайдасына оппонент немесе клиент таңдауы үшін алғыс білдірудің бір түрі. «Хатыңыз үшін рахмет» деп басталатын жазбаша жауап қарсыласыңызға оның сіз үшін құнды екенін көрсетеді. Іскерлік хаттың бұл үні дұрыс, өйткені ол сындарлы ұстанымды көрсетеді. Мысалы:

Сіздің бизнесіңізге сенім білдіргені үшін алғыс білдіру хаттың басында келесі конструкцияларды пайдалана отырып жасалады:

• Қызығушылықтарыңызға рахмет...;
• Хатыңызға рахмет...;
• Бізбен хабарласқаныңызға рахмет...;
• Біздің компанияны таңдағаныңызға рахмет...;
• Біз сіздің қызығушылықтарыңызды бағалаймыз...

4. Жағымды аяқталу. Соңғы конструкциялар хатты оқығаннан кейін қарсыластың назарына түсетініне кепілдік беріледі. Сондықтан, осы формада іскерлік хат алмасудың жағымды көңіл-күйін біріктіріп, хат алмасу серіктесінің қарым-қатынасты жалғастыру үшін жағымды көңіл-күй мен тілегін тудырған жөн. Мысалы;

хатыңызды оқығанда алушының назарында қалатын соңғы нәрсе. Соңғы фразалардағы іскерлік қарым-қатынастың эмоционалды және жағымды атмосферасын қамтамасыз етіңіз. Алушыға жақсы көңіл-күй жасаңыз - ол сізбен қайтадан сөйлескісі келеді. Мысалы:

Әрқашан хатты аяқтаған кезде, қарым-қатынасты жалғастыру үшін қарсыласыңызда жағымды көңіл-күй қалыптастырыңыз. Осы мақсаттар үшін келесі құрылымдарды пайдалануға болады:

• Біз ынтымақтастыққа қуаныштымыз;
• Сұрақтарыңызға жауап беруге дайын;
• Сұрақтарыңыз болса, бізге хабарласыңыз;
• Біз өзара тиімді ынтымақтастыққа үміттенеміз;
• Біз сізге көмектесуге қуаныштымыз;
• Шынайы құрметпен.

5. Қол қою және байланыс блогы. Іскерлік хат алмасуды жүргізетін қызметкерде «монитордың екінші жағында» кім бар екендігі туралы түсінік болуы керек. Басқаша айтқанда, қарсыластың аты-жөні, лауазымы және байланыс ақпараты туралы ақпарат қажет:

1. Аты (тегі) – жеке мекен-жайға мүмкіндік беру;
2. Позиция – қарсыласқа құзыреттілік деңгейі туралы түсінік береді
3. Координаттар – қосымша байланыс арналарының пайда болуына ықпал етеді.

Іскерлік корреспонденциялармен жұмысты оңтайландыру үшін контакт ақпараты бар блокты қосқан дұрыс стандартты параметрлер. Бұл блок серіктестерге, әріптестерге және клиенттерге хаттарда мәселеге кәсіби көзқарастың белгісі ретінде болуы керек.

Электрондық іскерлік хат алмасу ережелері

Григорий Сизоненко, бас директор«Ақпаратты енгізу компаниясы» ЖАҚ, Мәскеу

1. «Барлығына жауап беру» түймесін пайдаланыңыз. Егер хат алмасуға бірнеше адам қатысса, соңғы хабарламаны жіберуші ғана емес, барлығы жауап беруі керек.

2. Әрқашан хат тақырыбын көрсетіңіз. Көп жағдайда алушы жаңа хабардың тақырыбын ғана көреді. Кейінірек Тақырып өрісіндегі ақпарат хабарларды табуға және сұрыптауға көмектеседі. Тақырыпта тег сөздерді қолдануға болады - мысалы, «МАҢЫЗДЫ!» - бірақ олар шынымен хаттың мазмұнына сәйкес келсе ғана (бірақ барлық танымал нұсқаларда бар «Маңызды» түймесін басу ыңғайлы. электрондық пошта бағдарламалары және тег «Тақырып» өрісінің жанында пайда болады) Сөздердің біркелкі стилін жасаңыз және оны үнемі ұстаныңыз. Бүгінде көптеген адамдар хат алмасуды сұрыптау үшін автоматты сүзгілерді қолданатынын есте сақтаңыз. Сондықтан тақырыпты машина оны «оқуы» үшін таңдау керек.

3. Хат қысқа және құрылымды болуы керек. Мағынаның барынша ашықтығына және презентацияның анықтығына ұмтылыңыз, маңызды және ұсақ бөлшектерді бөлектеңіз. Іскерлік хатты бір рет оқығаннан кейін мәселенің мәнін де, мәселенің шығу тарихын да, сөйлемдердің мәнін де, адресаттан күтілетін іс-әрекеттердің сипатын да оңай түсінуге болады. Хабарлама мәтінін үлкейтпеу үшін қосымша материалдарды (құжаттар, кестелер, фотосуреттер) қосымша ретінде жіберген дұрыс; Бұл жағдайда хатта қандай файлдарды жіберіп жатқаныңызды көрсету керек.

4. Әдепті болыңыз. Кез келген хатта сәлемдесу, мекенжай және қол қою үшін орын болуы керек (оны кез келген хабарламаға автоматты түрде қосуды қосуға болады). Сондай-ақ семантикалық және эмоционалдық екпіндерді орналастыру керек - телеграфтық стильден аулақ болыңыз. Хат алмасу өзекті мәселеге немесе қақтығысқа қатысты болса да, құрметті үнді сақтаңыз. Өйткені, бизнесте ренжіту емес, шешімін табу маңызды. Ұстамдылық пен әдептілік - бұл жақсы көмекші.

5. Хаттарға жауап беру керек! Және тез. Бұл қарапайым шындықты түсінбеу көптеген түсінбеушіліктерге әкеледі. Жіберуші хаттың оқылғанын білуі керек және біраз уақыттан кейін сіз мағыналы жауап күте аласыз. Сонымен қатар, сіз автоматты жауап берушілерге және автоматты хабарландыруларға толығымен сенбеуіңіз керек - жазыңыз қысқа фразаБасыңыз. Керісінше, кейбір хаттарға жауап берудің қажеті жоқ. Біріншіден, сіздің мекенжайыңыз «Көшірме» өрісінде болғандар үшін: жіберуші оның басқа адаммен хат алмасуы туралы хабардар болуыңызды қалайды. Екіншіден, сіздің мекен-жайыңыз мүлде жоқ адамдар үшін: бұл хат авторы сіздің координаттарыңызды «Соқыр көміртекті көшірме» өрісіне қосқанын білдіреді, яғни ол сізді тікелей адресаттан жасырын хат алмасумен таныстыруды көздейді. хабардың.

6. Жауап беріп жатқан хаттың мәтінін өшірмеңіз. Жауабыңызды біраз уақыттан кейін қайта оқуы мүмкін - мүмкін бірнеше жылдан кейін де. Көптеген кәсіпорындарда электрондық поштаны мұрағаттау жүйелері бұрыннан бар. Айтпақшы, қай елдерде электрондық поштасеріктестіктің лауазымды тұлғасынан хат-хабардың ұзақ мерзімді сақталуы заңды талап болып табылады; Бізде бұл әлі жоқ, бірақ тәжірибе жазбаша ережелерден алда. Бұл іскерлік хат алмасудың негізгі ережесі. Егер сіз оны орындасаңыз, алушылар ағыннан хабарларыңызды ерекшелей бастайды.

7. Дұрыс жаз. Хатта жіберілген оқшауланған қателер адресатты қорлайды, өйткені олар асығыс немесе немқұрайлылық белгісі ретінде қабылданады. Көптеген қателер жіберушінің мәдени деңгейінің төмендігін көрсетеді, сонымен қатар - бері туралы айтып отырмызіскерлік хат алмасу туралы – олар сондай-ақ жіберуші жұмыс істейтін компанияны қолайсыз түрде бейнелейді.