Kako se pripremiti za poslovni sastanak. Kako se pripremiti za prvi sastanak s potencijalnim klijentom Pripremite prezentacijske materijale

Jeste li ikada imali poteškoća s osmišljavanjem tema za razgovor kada ste nekoga prvi put upoznali i nakon toga komunicirali s njim?

Kada idete na poslovni događaj, znate li već unaprijed s kim se želite susresti ili se ponašate prema situaciji? A ako imate intervju, pregovore s klijentom ili ste dogovorili kavu sa zanimljivim novinarom: znate li barem nešto o svom sugovorniku ili ćete i usput sve doznati?

Moj današnji savjet je da se pokušate pripremiti za apsolutno svaki sastanak, događaj, događaj u svom životu.

Uostalom, ponekad, dolazeći na sastanak nepripremljeni, riskiramo da zauvijek izgubimo našeg sugovornika, ostavljajući fatalan prvi dojam na njega.

Problem

Svi znamo koliko je važno biti spreman na to poslovni sastanak. Nije važno radi li se o sastanku sa potencijalni klijent/investitor o kojem ovisi naše financijsko blagostanje ili smo jednostavno pozvani na kavu s novim poznanikom.

Kako se obično pripremamo za sastanke? Neki ponavljaju, neki obraćaju pažnju na povijest tvrtke klijenta, neki biraju odijelo, a neki oboje.

Jedini problem je što sve gore navedene radnje ponekad nemaju utjecaja na ishod samog sastanka. Da, možda ćete pokazati svoje vještine, zainteresirati svog sugovornika zahvaljujući "osnovnim" informacijama koje znate o tržištu ili njegovoj tvrtki, ali glavni problem će ostati neriješen. Problem je što smo na samom susretu bili jednako udaljeni od sugovornika kao što ostajemo udaljeni od njega.

Koja je ideja? Svi znamo koliko je ponekad jako važno stvoriti to “neformalno povjerenje” i osvojiti sugovornika. Ne kao “predstavnik tvrtke X”, već kao osoba, pojedinac. Čak i ako je vaš sastanak čisto poslovni (primjerice, razgovarate o ugovoru), ljudski faktor ponekad će biti glavni preduvjet za vaš pozitivan ishod. Uostalom, ako se klijentu ne sviđate kao osoba, onda vas vjerojatno neće izabrati.

Pitanje: Pa kako možete stvoriti to povjerenje na prvom sastanku?

Otopina

Iz perspektive umrežavanja, izvrstan alat za postizanje ovog cilja je domaća zadaća—poseban proces pripreme prije sastanka.

Zadatak: U procesu pripreme za sastanak pokušajte pronaći sljedeći skup podataka o svom sugovorniku:

Kontaktne točke

Je li vam se ikada dogodilo da dugo komunicirate s nekom osobom, možda je to vaš kolega na poslu ili susjed, a odjednom otkrijete da vas dijeli jedna velika činjenica, na primjer, diplomirali ste na isto sveučilište.

Sigurno bi se vaš stav prema ovoj osobi dramatično promijenio. Naravno, najbolja strana. Činilo se kao da je sve bliže.

Što ako se to nije dogodilo nakon nekoliko godina veze, već na prvom ili drugom susretu. Sigurno bi to utjecalo ne samo na prvi dojam jedno o drugome, već i na razvoj odnosa općenito. Možda biste sada mogli biti najbolji prijatelji ili poslovnim partnerima! Zašto ne?

To bi se moglo postići ako unaprijed pokušate upoznati sugovornika. Na primjer, prije odlaska u novi posao, odlučio je u odsutnosti upoznati buduće kolege i proučiti njihove profile na društvenim mrežama. mreže, gdje bi saznali da je i Alexey diplomirao na HSE!

Koja je ideja? Kako biste pronašli zajednički jezik s budućim poznanikom i time stekli povjerenje u njega, posvetite mu 5-10 minuta analizirajući društvenim mrežama. Danas je upravo ta platforma ponekad glavna zlatna škrinja za učenje više o osobi nego što ona sama može reći.

Ako je osoba “stare škole”, nije ni na jednoj društvenoj mreži. mrežama, a ni na internetu ništa ne piše, onda se zadatak, naravno, komplicira. Evo preporuke da povežete svoje veze i pokušate pitati kolege, poznanike koji su već imali kontakt s tom osobom.

Tijekom PD-a pokušajte prije svega pronaći one stvari koje su vam „zajedničke“ s tom osobom, kako biste ih kasnije mogli spomenuti u dijalogu, stvarajući na taj način višu razinu povjerenja.

Ova informacija se može prezentirati na različite načine: “Slučajno sam vidio repost vijesti X na vašoj stranici Vidite li i vi budućnost u kibernetici?”, “Slušaj, ti se nisi bavio borilačkim vještinama, inače ja. prepoznat ću strukturu vaših ušiju :)”, itd.

Nastavi: Zajednička osnova je ono što vas odvaja od "Zdravo, moje ime je" do "Hej, prijatelju!" Koliko brzo će se ovaj prijelaz dogoditi ovisi o tome koliko dobro znate kako pronaći te bodove i poslati ih.

Teme za razgovor

Spis: Sjećam se da sam jednom na početku svoje karijere imao sastanak s voditeljem katedre jednog fakulteta Nacionalnog istraživačkog sveučilišta Visoke ekonomske škole. Preporučen sam kao stručnjak koji bi mogao održati tečaj predavanja o umrežavanju za lokalne studente. Susret je za mene imao prefiks “vrlo važan”, jer bi tada bilo moje prvo iskustvo govora pred velikom publikom.

Prije sastanka sam, naravno, veliku pozornost posvetio pripremi, odnosno analizi stranica mog kolege Sergeja. I između ostalog sam za sebe smislio 3-4 točke koje bih mogao spomenuti tijekom razgovora.

Jedan od njih: Sergejeva strast za trčanjem. Ni sama nisam toliki ljubitelj trčanja da bih o tome mogla pričati satima, ali poštujem sve one koji dijele zdrava slikaživot, jer to radim sam.

Zato, kada je “službeni dio” sastanka završio i Sergej je predložio prelazak iz sobe za sastanke u chill-out zonu, na njegovo pitanje “Mikhail, što još radiš?” nisam oklijevao okrenuti se dijalog u sportsku temu. Nakon čega smo, za sugovornike neočekivano, ali za mene očekivano, započeli razgovor o trčanju, koji se nastavio 10-ak minuta, odnosno više sam slušao i slušao priče o raznim Sergejevim utrkama i kancelarijskim pobjedama njegove tvrtke.

Naknadno je rezultat sastanka bio pozitivan za mene, a kad smo se sljedeći put sreli s njim, priznao je da mu je bilo jako ugodno što smo „tada tako dobro razgovarali o sportu! Mikhail, kako bi volio sudjelovati s našim timom na sljedećem maratonu?”

Koja je ideja? Da nisam unaprijed odvojio vrijeme da pažljivo proučim Sergejeve interese i pronađem potencijalne teme za razgovor kako bih stvorio neformalnu i osobnu vezu sa sugovornikom, tada bi razgovor vjerojatno otišao u drugom smjeru, a možda i ne sasvim meni koristi, tako da bi prvi dojam bio drugačiji - radije ne tako sjajan.

Kada se pripremate prije važnog sastanka, unaprijed ne razmislite o čemu biste mogli razgovarati s osobom, već o čemu bi on bio zainteresiran razgovarati s vama? Koji su njegovi interesi? Zar ne idu protiv vaših? Ako to rade, onda nema smisla prisiljavati se na razgovor o ovoj temi.

Obratite pažnju na:

• Pretplate osobe. Na primjer, ako su prve dvije pretplate osobe javne stranice o automobilima, onda je to najvjerojatnije jedan od njegovih glavnih hobija. Mi to popravljamo.
• Javne repostove. Ljudi često ponovno objavljuju ograničen skup stranica, obično svojih omiljenih. Na primjer, od 10 repostova postoji 6 grupa o umjetnoj inteligenciji. Signal za nas. Bilježimo ga u bilježnicu.
• Neformalne fotografije. Ako osoba prati svoj osobni brend, onda na njegovoj stranici teško da možete vidjeti nešto osobno, odnosno nešto što će govoriti o njegovim hobijima.

Ipak, obratite pozornost na detalje. Čak i najzagriženiji brend menadžeri objavljuju fotografije sa svojih putovanja, velikih praznika, koncerata na kojima su bili: ako se to ne kosi s vašim interesima, onda su to izvrsne teme za razgovor.

Korisnost

Pokazivanje želje da pomognete drugoj osobi u rješavanju bilo kojeg problema neobično snažno utječe na prvi dojam.

Ako tijekom prvog dijaloga taktično ponudimo svoju pomoć našem sugovorniku, time, kao da sami sebi, kažemo koliko nam je ovaj sugovornik važan i koliko smo ozbiljno zainteresirani za razvoj odnosa s njim.

Jedini problem je što si prilikom prve komunikacije, bilo s klijentom, kandidatom, partnerom, budućim prijateljem, rijetko dopuštamo razgovor o apstraktnim ili osobnim temama. Stoga je vrlo teško identificirati stvarne "boli" sugovornika.

Posvetivši malo vremena unaprijed domaćoj zadaći, možda ćemo vidjeti kako mu doista možemo biti od koristi. Na primjer, prvi zakačeni post na stranici našeg novog prijatelja je post-zahtjev za pronalaženjem dizajnera za projekt: "Drago mi je za svaku preporuku."

odlično! Tijekom dijaloga možete spomenuti ovo:

- Aleksandre, znate, usput; Zanimale su me vaše aktivnosti, htjela sam čitati o vama na internetu i naišla sam na Facebook stranicu. Saznao sam da trenutno tražite dizajnera. Mislim da bih ti mogao pomoći s ovim. imam…

Osobi:

• Jako mi je drago što ste uopće odvojili vrijeme da ga upoznate prije sastanka i saznate više o njemu.
• Dvostruko mi je drago što nisi samo protrčao pokraj njegovog "problematičnog posta", već si ga proučio i nesebično ponudio svoju pomoć.

Dakle, za sugovornika, ovo je izravan signal vašeg interesa za njega i vaše želje za razvojem komunikacije.

Dakle, maksimalni zadatak prilikom pripreme za potencijalni sastanak je pronaći “bolje” našeg sugovornika i unaprijed razmisliti o mogućnostima za njihovo rješenje.

Da pronađem ove bolove obratiti pažnju:

• Zid. Vrlo često, kada netko ima pitanje o brzom pronalaženju nečega ili nekoga (na primjer, dizajnera za projekt ili fotografa za vjenčanje), bacamo ovaj zahtjev u feed. Malo tražeći u povijesti, gotovo svatko može pronaći neko pitanje. Čak i ako je osoba to već riješila, još uvijek možemo pokrenuti ovu temu kako bismo pokazali kako još možemo biti korisni u budućnosti.
• Preporuke. Provjerite imate li s njim “zajednička poznanstva”. Često se događa da s nepoznatom osobom imamo nekoliko zajedničkih poznanika koje dobro ili relativno dobro poznajemo i od kojih se možemo raspitati za tu osobu. Pitajte što osoba radi i ima li kakvih tekućih poslova oko kojih bismo mogli pomoći.

Ono o čemu ne možete razgovarati, nećete dobro razmisliti.

Ovaj aforizam iz djela Johanna W. Goethea najbolje pokazuje važnost faze pripreme menadžera prodaje, zajedno sa svojim kolegama i menadžerom, za komunikaciju s klijentom.

Naš je članak posvećen tome kako se pravilno pripremiti za prvi sastanak s potencijalnim klijentom.

Zadaci pripremne faze za prvi sastanak

Na prvom sastanku klijent sam određuje krug dobavljača s kojima će nastaviti komunicirati. Ako "izgubite" prvi sastanak, najvjerojatnije neće biti šanse za daljnji razvoj odnosa. Ali ako to dobro radite, šanse se znatno povećavaju.

Za kvalitetnu i cjelovitu pripremu poslovnog sastanka potrebno je izdvojiti najmanje jedan sat radnog vremena za jednog djelatnika i 20 minuta za sve ostale sudionike.

Na temelju rezultata pripreme za sastanak s potencijalnim klijentom, svi sudionici s vaše strane trebali bi imati isto razumijevanje ključnih točaka:

1. Povijest

• Što znamo o ovoj tvrtki?
• Tko je inicijator skupa?
• U kojoj smo fazi našeg odnosa s ovim klijentom?

2. Protustranak

• Tko će točno predstavljati tvrtku klijenta na sastanku?
• Za što su ti zaposlenici odgovorni i na kojoj razini donose odluke u tvrtki?

3. Ciljevi

• Kakav cilj postavljamo prije pregovora?
• Koje razdoblje suradnje očekujemo s ovim klijentom?
• Što može usporiti početak/razvoj suradnje s naše strane?

4. Scenarij

• Glavni scenarij
• Sigurnosni scenariji. Bolje je pripremiti nekoliko opcija unaprijed ("što ćemo učiniti ako ...")

5. Raspodjela uloga

• Svaki član tima ima svoju ulogu u timskoj igri. tko si ti Voditelj, stručnjak, promatrač, voditelj protokola itd.
• Koje interne podatke NE iznosite na razgovor s klijentom?

Uloga menadžera u pripremi sastanka s klijentom

Mora djelovati kao vođa i mentor svojim zaposlenicima – menadžerima prodaje. Zadatak menadžera prije sastanka s klijentom je pripremiti voditelja prodaje, na primjer, koristeći sljedeću praksu: trenirati, pokazati, motivirati.

Vlak. Nakon analize prethodnih sastanaka s klijentima, možete razgovarati s upraviteljem koje su mu snage i slabosti bile u vođenju pregovora i sklapanju transakcija. Kao rezultat toga, konstruktivna analiza postojećeg iskustva pomoći će voditelju prodaje da ne stane na iste "grablje" ili, naprotiv, da konsolidira uspjehe na provjerene načine.

Pokazati. Uvijek radi bolje živopisne slike i primjere nego govoriti. Koristite sve dostupne alate za pripremu sastanka - nacrtajte dijagrame, demonstrirajte ključne faze sastanka na djelu.

Motivirati. Objasnite značaj ovih pregovora i sam rezultat, ne samo za tvrtku u cjelini, već i za njega osobno. Svojim sudjelovanjem uključite voditelja prodaje u proces pripreme sastanka.

Što trebate provjeriti neposredno prije sastanka?

Kontrolni popis koji nudimo omogućit će vam da kontrolirate najhitnija pitanja samopripreme menadžera za poslovni sastanak.

1. Raspravite s klijentom dnevni red sastanka. To će zahtijevati kratak telefonski poziv ili elektronička pošta klijent za raspravu o sljedećim temama:

• Tko planira prisustvovati sastanku sa strane klijenta?
• Koja pitanja prvenstveno zanimaju klijenta?
• Trebamo li prezentaciju s naše strane? A što bi klijent želio vidjeti u prezentaciji?

2. Riješite organizacijska pitanja s klijentom

• Naručite propusnicu za prolaz ili putujte do unutarnjeg teritorija
• Dogovorite se koliko vremena prije sastanka je preporučljivo biti tamo

3. Ažurirajte ciljeve sastanka. Razmislite i raspravite sa svojim upraviteljem ciljeve koje želite postići na kraju sastanka. Imajte glavni cilj i 2-3 dodatna cilja koja bi također bilo lijepo postići. Zapišite te ciljeve, a zatim ćete provjeriti njihovo postizanje.

4. Razmislite o komplimentima klijentu. Oni će pomoći, ali i smiriti "užarenu" situaciju tijekom razgovora, ako situacija to zahtijeva.

5. Razmislite o pitanjima za klijenta. Unaprijed pripremite i zapišite 5-7 pitanja o mogućim problemima klijenta. Vrijedno je spomenuti da iskusni menadžeri prodaje imaju uspostavljen arsenal omiljenih pitanja. Evo nekih mojih primjera takvih pitanja:

• Što vam je najvažnije u ovom pitanju? Zašto vam je ovo toliko važno?
• Jeste li sami pokušali riješiti ovaj problem? Zašto ste se odlučili za pomoć obratiti trećoj tvrtki?
• Zašto ste sada počeli raditi na ovom zadatku? Što je bio razlog?
• Zašto ste se nama obratili s ovim zadatkom?
• Postoje li druge okolnosti koje mogu utjecati na naš dogovor?
• Koje alternative imate? Koga ste od naših kolega (konkurenata) kontaktirali?

6. Pripremite popis mogućih poteškoća s naše strane. Formulirajte i zapišite 3-5 mogućih prepreka za rad s ovim klijentom. Primjeri problema s naše strane:

• Vjerojatno nećemo moći brzo krenuti u realizaciju projekta jer su nam kapaciteti opterećeni
• Klijent može pomisliti da nam nedostaje iskustva u provedbi sličnih projekata
• Naša ponuda je jedna od najskupljih na tržištu

Kao što ste vjerojatno pogodili, ako unaprijed razumijete moguće prepreke, tada možete smisliti njihovo rješenje. Do trenutka kada se sastanete sa svojim klijentom, trebali biste imati odgovore na sve ove prigovore.

7. Pripremite prezentacijske materijale

• Što trebam ponijeti na sastanak s klijentom?
• Što ću pokazati?
• Što će klijent imati nakon sastanka?

8. Pripremite sav potreban pribor i dokumente. Posjetnice, dokument za pristup teritoriju klijenta, notes, prijenosno računalo s punjačem, upute, tiskani materijali, brendirane brošure i pokloni za klijenta.

Zaključak

Svrha prvog sastanka s klijentom je osigurati tijek transakcije, odnosno osigurati da klijent napravi sljedeći korak prema nama.

Ne preporučamo zanemarivanje pripreme za prvi sastanak s potencijalnim klijentom - rizici od gubitka dragocjenog vremena na sastanku su preveliki. Da biste to učinili, svi sudionici sastanka moraju unaprijed dogovoriti ključne točke.

Andrey Barsukov, vodeći konzultant u Clientbridgeu

Zdravo! U ovom ćemo članku govoriti o tome kako provesti prvi sastanak s klijentom tako da se on razvije u dugoročnu suradnju.

Danas ćete naučiti:

1. Koje su faze sastanka s klijentom?
2. Kako se pripremiti za nadolazeće pregovore;
3. Nekoliko trikova poslovni bonton koji će vam pomoći da brzo uspostavite kontakt s potencijalnim klijentom.

Važnost prvog sastanka i njegova svrha

Za osobu koja, dok ispunjava svoje radne obveze morate pronaći nove klijente i upoznati ih, prvi sastanak je od velike važnosti. O tome koliko uspješno prođu pregovori ovisi potpisivanje ugovora, a najčešće i veličina. Stoga se takvom događaju mora pristupiti vrlo odgovorno.

Kada idete na pregovore s klijentom, morate shvatiti da prvi sastanak ne završava uvijek potpisivanjem ugovora bliska suradnja. Ovo je samo prvi korak prema uspješnom poslovnom odnosu.

Kada se prvi put sastajete s potencijalnim klijentom, prije svega morate slijediti sljedeće ciljeve:

• Utvrditi je li klijent perspektivan i spreman na suradnju;
• Formirati primarne potrebe sugovornika;
• Odlučite o asortimanu roba i usluga koje su od interesa za klijenta;
• Ponuditi korištenje besplatnih uzoraka proizvoda (uzoraka);
• Zamolite sugovornika da izrazi svoje mišljenje o proizvodu koji nudite.

Glavna svrha sastanka nije prodati proizvod, već prodati sebe. Morate učiniti sve što je u vašoj moći da postignete dobru volju i interes klijenta.

Priprema za sastanak s klijentom

Kako bi prvi pregovori bili uspješni, potrebno je pažljivo se pripremiti za njih. Morat ćete razmisliti o svim detaljima. Ne biste se trebali oslanjati na sebe da ćete se snaći. Treba biti spreman na sve. Da biste to učinili, morat ćete razviti nekoliko planova za razvoj događaja.

Sve pripreme mogu se podijeliti u 2 faze - informativnu i organizacijsku.

Informacijski stupanj

Prije planiranja sastanka trebali biste prikupiti što više informacija o svom potencijalnom klijentu.

Prvo, prikupite informacije o području djelovanja vašeg budućeg sugovornika. Čitajte više specijalizirane literature, pokušajte zapamtiti što više specifičnih pojmova koji vam mogu biti korisni tijekom razgovora.

Drugo, posjetite web stranicu organizacije koju klijent zastupa i upoznajte se s njezinim sadržajem. Proučite upravljački tim i analizirajte sve dostupne informacije.

Treće, zanimati se za aktivnosti konkurenata, kao i njihove moguće ponude. Zahvaljujući tome, moći ćete svom sugovorniku ponuditi više povoljni uvjeti suradnja.

Četvrti, temeljito proučite proizvod koji nudite. Morate znati svaki detalj o proizvodima ili uslugama koje nudite klijentu. Ako ne možete adekvatno predstaviti svoj proizvod na nadolazećim pregovorima, malo je vjerojatno da će itko htjeti imati posla s takvim neiskusnim zaposlenikom.

Organizacijska faza

U ovoj fazi trebali biste početi organizirati nadolazeći sastanak. Prvo ga trebate dodijeliti.

Da biste to učinili, nazovite svog potencijalnog klijenta i saznajte gdje, kada i u koje vrijeme će mu biti zgodno da se sastane s vama. Postavite određene datume. Prilikom dogovaranja sastanka vodite računa o željama sugovornika.

Pogledajmo primjere mjesta sastanaka.

Teritorij klijenta	To je najčešće ured klijenta. Moguće je pripremiti se za takav sastanak, ali najčešće se morate ponašati prema okolnostima
Vaš teritorij	Ovo bi moglo biti tvoje osobni račun, ili soba za sastanke. Ne biste trebali dogovarati sastanke u prostoriji u kojoj ima mnogo znatiželjnih pogleda i gdje vam može odvući pozornost. Ni pod kojim okolnostima ne smijete započeti pregovore u hodnicima ili na putu negdje
Neutralni teritorij	Ovo može biti iznajmljena konferencijska soba ili ekstremni slučaj tihi kafić. Nikada nemojte imati sastanak u restoranu. Vi i klijent ćete morati biti ometeni hranom i čekati da netko žvače hranu. Odvojite obroke od poslovnih sastanaka.

Svako mjesto sastanka mora biti tiho i bez gužve.

Nakon što je klijent prihvatio ponudu za sastanak, potrebno je za isti se temeljito pripremiti. Razmislite koji će vam uređaji i demo materijali trebati.

Sa sobom morate imati:

• Dnevnik ili poslovna bilježnica u koju ćete zapisivati ​​podatke koje smatrate važnima;
• Posjetnice – trebaju biti smislene, ali u isto vrijeme sažete;
• olovka;
• Prazni listovi papira (ako se sastanak održava u kafiću, a klijent nema dnevnik pri ruci);
• Blanko ugovori, upitnici ili narudžbenice (u slučaju da organizirate pravi sastanak i klijent odmah želi sklopiti ugovor);
• Reklamne brošure - klijentu je potrebno prezentirati vizualne informacije, a ne govoriti o proizvodu "na prste".

Nakon što ste pripremili potrebne atribute za pregovore, morate se pripremiti. Kako poslovica kaže “Ljudi se dočekuju po ruhu...”, tako je i vaš izgled može igrati ključnu ulogu.

Prilikom odlaska na termin trebate:

1. Pronađite poslovnu odjeću u svom ormaru. Ovo može biti odijelo + košulja + kravata. Ili odijelo i dolčevitu. Žene mogu nositi suknju i bluzu ili odijelo s hlačama. Trebali biste se osjećati ugodno u ovoj odjeći.
2. Odbijte ekstravagantne, ultramoderne i provokativne kombinacije.
3. Uredite ruke i kosu. Ženska šminka ne smije biti svijetla i provokativna.
4. Obratite pažnju na cipele i očistite ih ako je potrebno.
5. Odbijte jeftine dodatke i krivotvorine poznatih marki. Mnogi bogati ljudi na prvi pogled razlikuju jeftine kineske krivotvorine satova, upaljača i drugih dodataka od originala. Ako si ne možete priuštiti skupe robne marke, bolje je da ih potpuno napustite.

Upute korak po korak ili skripta sastanka

Vi, kao osoba koja želi pregovarati, trebate shvatiti da za uspješne pregovore nije dovoljna sama priprema. Trebali biste biti upoznati s protokolom sastanka i osnovnim poslovnim bontonom.

Za vas smo sastavili akcijski algoritam zahvaljujući kojem će prvi susret s klijentom biti na najvišoj razini, a vi kao stručnjak ponijet ćete najbolje dojmove.

1. Uđi u ured. Ako se sa klijentom nalazite u njegovom uredu, a vaš dolazak je prijavljen, u ured uđite kucanjem. Ne morate tražiti dopuštenje za ponovnu prijavu.
2. Ako se sastanak održava na neutralnom teritoriju, tada morate doći 5-10 minuta prije dogovorenog vremena.
3. Pozdravite klijenta. Pozdravite se svojim imenom i prezimenom.

• U prostorijama klijenta klijent bi trebao prvi pružiti ruku na pozdrav. Ako to nije učinio, tada do rukovanja ne dolazi.
• Na svom teritoriju dužni ste prvi pružiti ruku.
• U kafiću muškarci pružaju ruke ženama, stariji mlađima.

1. Razmjena posjetnica. Posjetnica potrebno osobno predati. Ako vam klijent ponudi svoju posjetnicu, svakako je trebate pročitati naglas. Ne možete ga staviti u džep, a da ga ne pogledate i ne upoznate se s njim.
2. Sjednite na stolicu. Ako se pregovori odvijaju u uredu klijenta, pričekajte dok vas ne zamole da sjednete. Ako ne dobijete ponudu, pitajte gdje možete sjesti. Ako se sastanak održava na neutralnom teritoriju, tada nema potrebe čekati poziv za predsjedanje.
3. Započnite razgovor. Potrebno je započeti pregovore s apstraktnim temama. Najbolje je da date kompliment društvu klijenta. Samo on mora biti iskren. Ne dotičite se tema vezanih uz vjeru, politiku ili sportske interese. Također je bolje suzdržati se od banalnih tema o vremenu i lijepom interijeru ureda.
4. Nakon razgovora o općim temama prijeđite na prezentaciju situacijska pitanja. Počnite ih pažljivo pitati, "iskušavajući vodu".
5. Zatim prijeđite na ozbiljnije problematična pitanja te predložiti načine rješavanja uočenih problema. Napravite kratku prognozu buduće suradnje.
6. Ako klijent želi, možete potpisati ugovor o suradnji. Ali nemojte inzistirati na tome. Vrlo često osoba treba "probaviti" primljene informacije.
7. Sastanak je bolje završiti dogovorom o datumu i vremenu sljedećeg sastanka. Čak i ako se pokaže da klijent nije zainteresiran, svejedno ga zamolite da se ponovno sastane s vama.
8. Pozdravite se sa sugovornikom, hvala vam na vašem vremenu i napustite sobu.
9. Nakon pregovora, zapišite najvažnije stvari u svoj dnevnik važne točke i detalje sastanka.

Postoje situacije kada se sastanak pripremi i organizira na najvišoj razini i sve prođe super, ali u jednom trenutku se nešto dogodi i klijent se povuče u sebe. Nakon čega se pregovori ne mogu smatrati uspješnim.

Najvjerojatnije je napravljena neka greška koja je odigrala odlučujuću ulogu.

Kako biste uklonili mogućnost razvoja takvog scenarija, predlažemo da se upoznate sa sljedećim preporukama i uvijek ih se pridržavate:

1. Onemogući mobitel. Pozivi će vam odvlačiti pažnju na sve moguće načine, a ako usred pregovora odlučite podići slušalicu, time ćete pokazati nepoštovanje prema sugovorniku.
2. Ne pokušavajte pušiti.
3. Ako vam klijent ponudi čaj, kavu ili vodu, odlučite se za vodu. Nakon što zatražite kavu, dobit ćete još nekoliko pitanja (primjerice, koliko žlica šećera staviti ili kakvu kavu preferirate). Oni će vam odvući pažnju i oduzeti dragocjeno vrijeme.
4. Gledajte sugovornika ravno u oči. Morate uspostaviti kontakt očima.
5. Tijekom pregovora povremeno pravite bilješke i bilješke.
6. Nemoj se ulađivati ​​ni uleđivati. Ponašajte se dostojanstveno; samo tako će vas klijent tretirati kao ravnopravnog.
7. Dajte klijentu do znanja da poštujete mišljenje njegovog sugovornika i da ste spremni braniti njegove interese.

Zaključak

Prvi sastanak je ozbiljna i važna faza na putu dugoročne suradnje. Često je ona ta koja odlučuje o sudbini budućih poslovnih odnosa. Stoga je pred organizatorom takvog sastanka težak zadatak – pripremiti, organizirati i voditi predstojeće pregovore na najvišoj razini.

Alat za one koji imaju poteškoća u pregovaranju

Knjiga Jima Kempa, First Say No, uključena je u sve planove obuke zaposlenika. Pomaže uroniti u svijet vašeg sugovornika i pomoći mu da donese pravu odluku.

Ali sama teorija nije dovoljna, potrebna je praksa. Kada vidim da se zaposlenik ne može pripremiti za sastanak, predlažem mu da nekoliko tjedana ispuni karticu sastanka prije svakog sastanka s klijentom ili razgovora s kolegom.

Što je pregovaračka karta

Prvi put sam saznao za pregovaračku karticu s bloga Nikolaja Toverovskog. Ovo je alat koji vam pomaže da se pripremite za pregovore i uvježbate svoje vještine. Karticu možete ispuniti u bilo kojem prikladnom obliku: olovkom u bilježnici, u bilješkama na računalu ili u Google obrascu. Glavna stvar je to učiniti promišljeno.

Kartica se može koristiti za pripremu za sastanak s klijentom, osobne sastanke za planiranje, sastanke s kolegama i sve druge pregovore. U pripremi, osoba formulira misiju, određuje proračun i prtljagu, sastavlja plan razgovora i zapisuje željeni ishod pregovora. Kao rezultat toga, pregovori su jasniji i učinkovitiji za sve sudionike.

S vremenom nestaje potreba za pregovaračkom karticom. To se događa kada osoba stekne naviku pripremanja za sastanke i oni teku prema planu.

Pregovaračka misija

Misija je smjernica u pregovorima. Pomaže uvjeriti vašeg sugovornika da će uz vašu pomoć njegov život postati bolji. Tijekom teških pregovora, misija pomaže ukloniti strahove i ostati na pravom kursu.

Ako vidim da rasprava iznenada zamre, ali sam sastanak kao da se sporo nastavlja, to je znak da sudionici nemaju misiju ili je ne razumiju u potpunosti. Zbog toga ne razumiju u potpunosti zašto su ovdje, što žele prenijeti jedni drugima i koje odluke donijeti.

Da biste definirali misiju, morate razumjeti svoju korist za sugovornika, a zatim mu pomoći da vidi tu korist. Na primjer, "pomoći svom sugovorniku da vidi koliko sam mu koristan" prilično je misija, iako apstraktna. Ali bolje je, naravno, formulirati misiju što je moguće konkretnije.

Razgovarajte o važnosti operativni plan u radu kontakt centra

Pomoći vam da uvidite rizike ako nitko ne kontrolira provedbu operativnog plana

Važno je da misija nije samo za pokazivanje, već da se tako doživljava potreban alat. U suprotnom, pregovarač ga neće slijediti.

Prtljaga

Prtljaga su sve okolnosti koje vas mogu spriječiti da ispunite ono što ste dogovorili.

Na primjer, slažete se s kolegom oko vremena projekta. Znate da usred projekta ključni stručnjak odlazi na godišnji odmor i postoji rizik da se projekt ne isporuči na vrijeme. Na samom početku pregovora o tome morate obavijestiti sugovornika kako ne bi došlo do nesporazuma.

Da biste pronašli prtljagu, razmislite koji se uvjeti čine upitnim i gdje bi se mogle pojaviti poteškoće. Na primjer: "Postoji strah da se nećemo nositi sa zadatkom, jer to prije nismo učinili." Zapišite to na karticu i ne zaboravite razgovarati o tome.

Ugurat ću ga nekako

Važno je da vaša prtljaga bude poštena. Vaš zadatak je prenijeti sudioniku moguće rizike i minimizirati nesporazume prilikom razgovora o projektima i zadacima.

Proračun: vrijeme, energija, novac i emocije

Budžet za pregovore je koliko vremena, energije, novca i emocija možete potrošiti na njega.

Dok se proračun ne potroši, možete trezveno procijeniti situaciju i kontrolirati pregovore.

Koliko će trebati

20 minuta vremena za sastanak

Razmislite koliko ste resursa spremni potrošiti i dogovorite se o tome sa svojim timom. Ako je proračun pri kraju, trebate pokrenuti ovo pitanje i odlučiti je li moguće donijeti konačnu odluku sada ili je potrebno još vremena. Ako vam treba više vremena, možete li ga sada izdvojiti ili je bolje zakazati dodatni sastanak.

U pregovorima s kolegama lako je skrenuti s glavne teme i protratiti budžet na prazne priče.

Kako pregovori ne bi iscrpili vaš budžet, pristojno zamolite kolege da se vrate na temu ako su skrenuli s nje.

Nastavite beskorisne razgovore

Prijatelji, skrenuli smo s teme, a imamo samo 20 minuta

Odluka koju želite donijeti

Pisana odluka pomoći će vam da se sjetite zašto ste došli na ove pregovore. Dešava se da sugovornici budu ometeni drugim problemima koji im se čine važnijima. Zbog toga lako izgube misli i prebace se na drugu temu. Kao rezultat toga, nemaju vremena riješiti pola pitanja.

Kako biste postigli rezultate, unaprijed formulirajte odluku koju želite donijeti na kraju pregovora i zapišite je na karticu.

Shvatite to na licu mjesta

Dogovorite s upraviteljem konkretan akcijski plan za razvoj kontakt centra: tko što radi i do kada dobri odnosi. Ako ste adekvatni u svom samopoštovanju, onda ste adekvatni iu pregovorima s partnerima iu osobnoj komunikaciji.

O čemu unaprijed razmišljati

Stilovi pregovaranja mogu se grubo podijeliti u dvije vrste: emocionalni i racionalni. Kad idete na sastanak, razmislite o tome kako se vaš partner više voli ponašati.

Ako se njegov komunikacijski stil može nazvati racionalnim, treba se fokusirati na mjerljive pokazatelje pregovora i na početku se osloniti na ono što je lakše izračunati. I tek onda prijeći na ono što je teže mjeriti.

Ako koristi emocionalni stil komunikacije, trebali biste se usredotočiti na emocionalnu pozadinu pregovora. Koji su argumenti potrebni da nekoga tko vam je blizak uvjerite da ste u pravu? Gotovo nikakve. Što ako te mrzi? Također ništa - malo je vjerojatno da će ovdje nešto pomoći. Važno je poduzimati male korake kako bi pregovori bili jednostavni i ugodni za vašeg partnera.

Moramo se unaprijed pripremiti za različite opcije ponašanja partnera u pregovorima. Ako koristi taktiku napada, tada je potrebno razmisliti kako odgovoriti na agresivne i ne uvijek primjerene prijekore, tvrdnje i ograničenja. Ako se on brani, treba razmisliti kojim argumentima možemo “izvući” partnera iz stanja čekanja akcije samo s naše strane.

Uvijek je bolje pregovarati sam. Nema se na koga osloniti, računaš
pripremaš samo za sebe
do maksimuma

Ovdje je važno djelovati “metodom postupnog približavanja”: bilježiti minimalne zajedničke akcije kao pristup zajedničkom rezultatu. To može biti dogovor o trajanju pregovora, popis pitanja o kojima će se raspravljati i njihov redoslijed.

Što više informacija o svom partneru prikupite unaprijed, to bolje. Ali važno je ne pokazati svoj interes prije nego što pregovori počnu. Štoviše, pokušajte sakriti svoju svijest što je više moguće.

Ako ste prikupili informacije (da, spekulativne informacije) o interesima i stilu pregovaranja vašeg partnera, tada vjerojatno možete odrediti koje bi aspekte dogovora partner u početku želio sakriti od vas. Ili se možda općenito vara ili se vara oko nekih činjenica i procesa.

Ni pod kojim okolnostima ne smijete uhvatiti svog partnera u netočnostima ili "pometanju" vašeg znanja. Uostalom, ako on želi nešto sakriti, a vi to "iznesete na svjetlo dana", tada ne samo da ćete sebi zakomplicirati ovaj proces pregovora, već ćete i dugotrajno pokvariti vezu. Ljudi znaju oprostiti mnoge pogreške, ali nikad činjenicu da je netko pametniji, kompetentniji ili informiraniji od njih.

Propisi

Na početku pregovora potrebno je odlučiti o pravilima, temi i vremenu. Većina ljudi prvo pokušava odrediti vrijeme. I onda se pokaže da nisu imali vremena razgovarati o "i ovim i onim" pitanjima. Počinje jurnjava. A iza toga stoji nepažnja prema riječima, položaju i prijedlozima partnera. Stoga je važno održavati dosljednost.

Trajanje pregovora može varirati ovisno o tome koliko se pitanja raspravlja: od jednog pitanja za četrdeset minuta do jednog i pol sata za 3-5 pitanja. Nema smisla trošiti više vremena na jednu rundu. Na kraju dogovorenog razdoblja morate biti spremni zabilježiti neki rezultat.

Bolje je zakazati sljedeći termin za drugi dan. I ljudi se umore jedni od drugih, čak i ako su prijatelji. A u pregovorima ljudi rade zajedno kako bi prevladali razlike i područja sukoba. Izuzetak su pregovori o poslovnim putovanjima. Zatim morate provesti nekoliko krugova s ​​pauzama. Onda vam savjetujem da fizički promijenite mjesto pregovora.

Sudionici

Uvijek je bolje pregovarati sam: nemaš se na koga osloniti, oslanjaš se samo na sebe i pripremaš se maksimalno. Istovremeno, veliki je broj ljudi koji pokušavaju pregovarati, kako kažu, “timski”.

Ali timovi pregovarača moraju naporno raditi kako bi osigurali da njihov rad bude koordiniran i učinkovit. Dok pregovore obično vodi grupa zaposlenika čiji su interesi često u suprotnosti. Samo slučajnost pomaže takvim pseudotimovima da svojim djelovanjem izbjegnu nanošenje velikih gubitaka. Sva njihova proturječja, međusobno uplitanje i nedosljednost vidljivi su stručnjaku u prvoj minuti. Oni gube jednostavnim sjedanjem za pregovarački stol. Ali isprva ne misle tako.

smijati se od smijeha, ali kada planirate pregovore sa ženom,

Pokušavam prikupiti informacije - je li udana, kakav joj je obiteljski život?

Ponekad pregovori zahtijevaju sudjelovanje specijaliziranog stručnjaka. Zatim se morate unaprijed dogovoriti s njim koja pitanja mogu nastati za njega. Riječ mu daje samo onaj tko s naše strane vodi pregovore. Nema pravo izravno odgovarati na partnerova pitanja.

Najbolje je kada ste sami, a nasuprot vas je nekoliko ljudi – možete primijetiti proturječnosti u njihovim stavovima. U tom slučaju, sami se uvijek možete pozvati na činjenicu da će možda trebati vremena za rješavanje problema o kojem se raspravlja (uostalom, ima ih nekoliko, a također se morate konzultirati), i ne donositi nikakvu odluku do sljedećeg runda pregovora. Ovaj izgovor je posebno koristan kada "nemate što pokriti".

Najvažnije je zapamtiti: ako ste jedan protiv svih, imate vremena, što znači da morate planirati nekoliko rundi pregovora odjednom. Da biste to učinili, bolje je odmah upozoriti da prvo želite proučiti zajedničke potrebe i pristupe problemu koji se rješava, au sljedećem krugu pregovora biti spremni razgovarati moguće opcije suradnja.

Pregovori sa ženom

Žene su intuitivno osjetljivije gdje je istina, a gdje laž. Ali kad se suoče s nepouzdanim informacijama, ne žure se "napasti" ili "otići", kao što bi to učinili muškarci. Zainteresirani su provjeriti svoju pretpostavku. U takvoj situaciji žene su sklonije manipulaciji od muškaraca. Ali ako s njima uđete u otvoreni dijalog, neće biti manipulacije ni s njihove strane.

Ponekad postoje iznimke od ovog pravila, ali rijetko. Riječ je o činjenici da žene pregovaraju na temelju svog emocionalnog stanja. Ženu nešto muči, može se početi ponašati emocionalno nestabilno, "kučko" pa čak i manipulativno.

Stoga se smijte smijehom, ali kada planirate pregovore sa ženom, pokušajte prikupiti informacije: je li udana, kako ide njezin obiteljski život.

Neophodno je uzeti u obzir da će u pregovorima s muškarcem žena svakako obratiti pažnju na status svog partnera. A ako je on na istoj razini ili višoj, tada će joj njegova pozitivna ocjena biti važna. To mogu biti znakovi pažnje, te osnovni takt i pristojnost. Štoviše, to se jednako odnosi i na udane i na neudate žene.

Ako je status muškarca niži, tada žene vode otvorene pregovore, pokušavajući ih brže završiti.

Ilustracija: Natalija Osipova