Sustav kontrole i upravljanja ispisom. Rješenja za kontrolu troškova i upravljanje uredskim ispisom

U pravilu vrlo često niti uprava organizacije niti IT služba nemaju pojma o visini troškova ispisa, pogrešno vjerujući da oni nisu toliko veliki da bi gubili vrijeme i trud na njihovo izračunavanje i optimizaciju.

U isto vrijeme, rijetko tko bi tvrdio da će rad jednog pravilno odabranog pisača visokih performansi koštati mnogo manje od desetak osobnih uređaja. Održavanje flote opreme koja se sastoji od mnogo pisača i višenamjenskih uređaja s nerazumno visokim troškom vlasništva je skuplje i manje podložno praćenju zlouporabe (ispis dodatnih kopija datoteka ili dokumenata bez kojih bi se moglo, kao i korištenje pisača od strane zaposlenici za osobne potrebe).

Revizija i optimizacija ispisa počinje praćenjem pisača i analizom poslovnih procesa u koje je uključen ispis. Potrebno je osigurati da korišteni ispisni uređaji odgovaraju stvarnim opterećenjima (i svakodnevnim i vršnim), te voditi računa o racionalnosti njihovog postavljanja u radni prostor. Zatim se na temelju dobivenih podataka provodi optimizacija koja može uključivati:

• odbijanje tiskanja papirnati dokumenti gdje se možete snaći s elektroničkim
• smanjenje broja kopija ispisanih dokumenata
• zamjena skupe za održavanje zastarjele opreme
• smanjenje broja marki i modela pisača
• ograničavanje upotrebe boja pri ispisu
• raspored opreme uzimajući u obzir stvarne količine ispisa i pogodnosti korisnika

Rješenja koja nudimo za prikupljanje statistike, reviziju i praćenje ispisa omogućit će Vam da otklonite probleme u Vašoj organizaciji kao što su “zaboravnost” onih koji su odgovorni za naručivanje potrošnog materijala, kao i zlouporabe u vidu ispisa informacija koje nisu vezane uz posao ili neopravdanog korištenja. ispisa u boji.

Kontrola ispisa, sigurnost i rješenja za autorizaciju ispisa

Sigurnosna pitanja informacijska sigurnost dobiva sve više pažnje. A ako se kontroliraju takvi kanali curenja kao što su mobilni mediji, internet, e-mail itd., u mnogim poduzećima osigurana na odgovarajućoj razini, onda kontrola ispisa i kopiranja još uvijek izaziva glavobolje i administratorima i zaštitarskoj službi.

Postavlja se dvojba: ispis velike količine informacija na osobnim printerima je skup, a ako se ne koriste sustavi i programi za siguran ispis, onda neučinkovita kontrola mrežnih uređaja za ispis može dovesti do curenja, bilo zbog zlonamjerne namjere, bilo sasvim slučajno.

S jedne strane, vrlo često se javlja situacija kada, nakon što ste poslali dokument na mrežni pisač koji se nalazi na javno dostupnom mjestu, nakon nekog vremena ne možete ga pronaći na izlaznoj ladici uređaja. S druge strane, korisnici ponekad jednostavno zaborave na svoje ispisane dokumente. A na kraju radnog dana, čistačica prikuplja nagomilane dokumente, koji mogu sadržavati povjerljive informacije. Također, pitanje kontrole kopiranja ostaje zanemareno.

U takvim slučajevima izvrsno rješenje je siguran ispis s autorizacijom, koji vam omogućuje da ograničite pristup zaposlenika uređajima i ispisanim dokumentima te izbjegnete curenje informacija ili osnovnu zabunu. Sustavi kontrole ispisa dizajnirani su kako bi osigurali sigurnost procesa ispisa i kopiranja na uređajima koji se nalaze na javno dostupnim mjestima.

Optimizacija ispisa

Koristi se u proizvodima Preton Ltd. Patentirana tehnologija Pixel Optimizer™ koristi napredne matematičke algoritme za prepoznavanje i uklanjanje suvišnih piksela tijekom ispisa, čime se štedi do 70% tonera i tinte bez ugrožavanja kvalitete ispisa.
Smanjite troškove tinte i tonera do 50%.
U suvremenom svijetu poduzeća neprestano traže načine kako optimizirati svoje troškove, no u pravilu su pri smanjenju troškova primorana na ustupke i kompromise. PretonSaver Enterprise™ vam omogućuje smanjenje troškova tinte i tonera do 50% bez žrtvovanja kvalitete, zahvaljujući patentiranoj tehnologiji Pixel Optimizer™.

Ključne značajke PretonSaver Enterprise™:

• Smanjite troškove tinte i tonera do 50%
• Jednostavan za instalaciju i administraciju
• Generirajte izvješća o korištenju, troškovima ispisa i više.
• Može se instalirati za pisače, pojedinačne korisnike, grupe korisnika i aplikacije
• parametri korištenja kao što su kvota ispisne stranice, upotreba boja
• prioriteti ispisa, dvostrani način rada, zabrana ispisa slika itd.
• Podržava inkjet i laserske, kolor i jednobojne, lokalne i mrežne pisače

Automatski prikazuje sve pisače, korisnike i aplikacije koje koriste ispis.

Danas je u raznim organizacijama instalirano na tisuće ispisnih uređaja, a često voditelji tih organizacija ne predstavljaju njihov točan broj, niti obim ispisa, niti troškove održavanja ispisne infrastrukture.

Nedostatak sveobuhvatnog sustava upravljanja ispisom podrazumijeva:

• neučinkovito korištenje opreme za ispis i, kao rezultat toga, česti kvarovi;
• nekontrolirani i nepredvidivi troškovi za potrošni materijal;
• zlouporaba ispisa neosnovnih dokumenata od strane zaposlenika;
• kršenje sigurnosnih pravila prilikom ispisa povjerljivih informacija.

Za rješavanje problema kontrole, upravljanja i sigurnosti uredskog ispisa tvrtka I-Teco nudi korištenje automatiziranog sustava za upravljanje ispisom (APMS).

Prednosti koje kupac dobiva od implementacije automatiziranih sustava upravljanja:

• Smanjite troškove ispisa i povećajte njihovu transparentnost.
  Uštede se postižu eliminacijom ponovnog ispisa dokumenata, smanjenjem količine non-core ispisa, kao i korištenjem automatskih korporativnih politika ispisa. Smanjenje troškova implementacije automatiziranih sustava upravljanja u prosjeku iznosi 15-30%, ali može doseći i do 50% ukupni troškovi za ispis.
• Proaktivno praćenje stanja flote tiskarske opreme.
  Praćenje statusa uređaja za ispis omogućit će vam da saznate o problemu s pisačem ili MFP-om čak i prije nego što korisnik naiđe na njega. Osim toga, korisnik može koristiti obližnji radni uređaj za ispis bez ikakvih dodatnih manipulacija. Sve će to pomoći uravnotežiti opterećenje usluge podrške i smanjiti negativan učinak zastoja opreme.
• Poboljšava opću sigurnost, posebno pri ispisu osjetljivih dokumenata.
  Automatski automatizirani sustav kontrole osigurava sigurnost operacija ispisa, kopiranja i skeniranja autorizirajući korisnike na određeni način na pisačima i višenamjenskim uređajima. Omogućena je kontrola sadržaja ispisanih dokumenata i prava pristupa korisnika povjerljivim informacijama uz mogućnost dojave sigurnosnim službama.
• Povećava se praktičnost i učinkovitost korisnika koji rade s uredskom opremom.
  Kontrola skeniranja ugrađena u sustav automatizirane kontrole omogućuje korisniku dobivanje rezultata skeniranja jednim klikom. Roaming poslovima ispisa korisnici mogu primati poslove ispisa poslane unutar organizacije na bilo kojem pisaču ili MFP-u za koji su ovlašteni. Također možete dati zaposlenicima mogućnost ispisa sa svojih pametnih telefona i drugog mobilni uređaji.

Glavna funkcionalnost automatiziranog upravljačkog sustava:

• Prikupljanje statistike i generiranje detaljnih izvješća o operacijama ispisa/kopiranja po korisnicima i uređajima za ispis;
• Centralizacija upravljanja i optimizacija procesa ispisa/kopiranje/skeniranja;
• Povećanje dostupnosti usluge tiskanja;
• Osiguravanje sigurnosti procesa ispisa/kopiranja/skeniranja;
• Nadzor uređaja za ispis;
• Formiranje arhive slika dokumenata poslanih na tisak;
• Integracija s vanjskim sustavima za automatizirani ispis (SAP, ABS, itd.);
• Vođenje evidencije o troškovima ispisa/kopiranje/skeniranja po projektima i poslovnim jedinicama;
• Ispis s mobilnih uređaja;
• Višefaktorska autentifikacija;
• Siguran ispis, raspodjela opterećenja između uređaja za ispis;
• Optimiziranje potrošnje tonera.

Radimo s provjerenim rješenjima vodećih svjetskih proizvođača:

• YSoft SafeQ
• Pharos BluePrint
• Cirrato
• Ringdale Prati me
• HP kontrola pristupa

Pozivamo vas da se upoznate sa sustavom upravljanja ispisom koji je razvila naša tvrtka za urede.

Naš sustav omogućuje: Za obične korisnike sustav radi na sljedeći način:

Nakon što je poslao dokumente na ispis, zaposlenik odlazi na bilo koji besplatni pisač, prilaže karticu s imenom na obližnji terminal i na ekranu prima popis poslanih dokumenata. Tada može odlučiti što će ispisati sada, što odgoditi za kasnije, a što više ne treba ispisivati.

Nudimo terminale i poslužiteljski softver. Karte također. Ako ured već koristi neke kartice ili privjeske za identifikaciju, možete ih koristiti i ovdje. Nije potrebno instalirati poseban softver na računala korisnika. Za pokretanje sustava potrebno je samo da vaši pisači imaju mrežno sučelje i Wi-Fi za rad u uredu.

Zapravo, na mnogo načina, ABIUS Print je napredan, mnogo jeftiniji za implementaciju i lakši za podršku ruski analog stranih Follow Me, MyQ, UNIflow i SafeQ. Ako vas zanimaju detalji o funkcioniranju našeg sustava, pogledajte

Svrhe stvaranja

• Minimiziranje rizika od curenja i gubitka podataka prilikom ispisa i kopiranja povjerljivih dokumenata.
• Optimizacija troškova tiska i nabave učinkovitu upotrebu oprema.
• Upravljanje ispisnim procesima i optimizacija protoka dokumenata.

Problemi koje sustav rješava

• Osigurajte izlaz dokumenata i kontrolu kopiranja.
• Sigurno skladištenje i obrada svih dokumenata poslanih na ispis.
• Centralizirana administracija sustava i upravljanje politikom ispisa.
• Praćenje protoka informacija i dobivanje detaljne statistike o korisnicima i uređajima.

Sve veći broj različitih ispisnih uređaja značajno otežava procese osiguravanja informacijske sigurnosti unutar organizacije. Tipično, podjele informacijske tehnologije i sigurnost imaju malo kontrole nad kritičnim informacijama tijekom i nakon završetka ispisa. Pogreške u usmjeravanju ili gubitak dokumenata tijekom ispisa mogu negativno utjecati na sigurnost povjerljivih podataka, čak i ako se mjere zaštite informacija provode na različitim razinama korporativne mreže. Vrlo je važno da ispis dokumenta dobije djelatnik koji je poslao ispis, a ne netko drugi.

Tiskane kopije dokumenata su najjednostavnije i najlakše na prikladan način pribavljanje osobnih podataka (PD) za prekršitelja. Prema podacima analitičkog centra InfoWatch za 2013. godinu, glavni kanal curenja osobnih podataka već dugi niz godina je papirnata dokumentacija.

Tvrtka ELVIS-PLUS nudi učinkovito rješenje problema kontrole i upravljanja ispisom. Predloženi sustav kreiran je na bazi proizvoda proizvođača - lidera u segmentu alata za kontrolu i upravljanje ispisom - Ysoft, Ringdale I ARTI.

Predložena rješenja na temelju izvršenih funkcija mogu se podijeliti u 3 skupine:

• sustav kontrole kopiranja CopySafe(ARTI);
• sustav kontrole i upravljanja ispisom Print Control Pro(ARTI);
• sustavi kontrole i upravljanja ispisom i kopiranjem SafeQ(YSoft) i FollowMe ispis(Ringdale).

CopySafe sustav kontrole kopiranja (ARTI)

Sustav CopySafe dizajniran je za kontrolu pristupa i dobivanje informacija o sesijama kopiranja dokumenata. CopySafe omogućuje primanje slike dokumenta koji se kopira i statističkih podataka o sesiji rada s uređajem za kopiranje.

Sustav je sklop hardvera i softvera. Hardver uključuje uređaj za prikupljanje informacija ugrađen u fotokopirni stroj ili MFP i sustav identifikacije korisnika pomoću beskontaktne magnetske kartice. Za neovlaštene korisnike funkcija kopiranja postaje nedostupna. Prilikom kopiranja dokumenta paralelno s čitanjem izvornika, njegov digitalni otisak šalje se u arhivu (bazu podataka) i/ili stručnjaku za sigurnost, ovisno o politici usvojenoj u organizaciji.

Ključne značajke CopySafea:

• Kontrola pristupa funkciji kopiranja dokumenata;
• Formiranje arhive slika kopiranih dokumenata;
• Mogućnost pretraživanja dokumenata u arhivi za provođenje službenih istraga i ažuriranje popisa povjerljivih podataka.

Sustav kontrole i upravljanja ispisom Print-Control Pro (ARTI)

Softversko rješenje Print Control Pro sadrži set alata za upravljanje, nadzor i osiguranje sigurnosti protoka ispisanih dokumenata. Rješenje je osmišljeno kako bi minimiziralo rizike od curenja informacija tijekom procesa ispisa i optimiziralo troškove održavanja uredske opreme.

Ključne karakteristike:

• Prikupljanje statistike s lokalnih i mrežnih ispisnih uređaja.
• Formiranje arhive slika dokumenata poslanih na tisak.
• Mogućnost pretraživanja dokumenata u arhivi za provođenje službenih istraga.
• Kontekstualna analiza sadržaja ispisanog dokumenta na prisutnost povjerljivih informacija.
• Obavještavanje sigurnosne službe o ispisu dokumenta koji sadrži povjerljive podatke od strane osobe koja nema pravo na ispis tih podataka.

SafeQ (YSoft) i FollowMe Printing (Ringdale) sustavi za kontrolu i upravljanje ispisom i kopiranjem

FollowMe Printing i SafeQ sveobuhvatna su softverska i hardverska rješenja za upravljanje ispisom dokumenata. Rješenja rade s ispisnim uređajima bilo kojeg proizvođača, a također imaju opcije u obliku terminala - MFP-ova s ​​ugrađenim softverom i alatima za provjeru autentičnosti.

Ključne karakteristike:

• Sigurnost ispisa i kopiranja. Korisnik prima zadatke tek nakon autorizacije na uređaju za ispis.
• Samo ovlašteni korisnici također imaju pristup mogućnostima fotokopirnog uređaja, faksa i skenera.
• Računovodstvo i kvote. Sustav vam omogućuje primanje detaljnih izvješća o ispisanim i kopiranim poslovima.
• Usmjeravanje poslova i ispis prema pravilima. Korisnik može primati svoje poslove na bilo kojem pisaču spojenom na sustav, što smanjuje vrijeme zastoja u slučaju kvara opreme.

Arhitektura sustava koja koristi rješenje FollowMe Printing kao primjer prikazana je na slici:

Proces ispisa se ne mijenja za korisnika kada se sustav implementira; poslovi ispisa šalju se iz bilo koje dostupne aplikacije. Posao se šalje na Q-Server virtualni ispisni poslužitelj i tamo pohranjuje sve dok se korisnik osobnom karticom ne prijavi na neki od uređaja. Tek nakon autorizacije korisnički poslovi se ispisuju na pisaču.

• Korisničko ime/lozinka u MS Windows AD domeni.
• PIN kodovi.
• Beskontaktne kartice (HID (I, II), EM-Marine, Mifare, iClass, Hitag, Cotag, Legic, Indala, ISO, Deister).
• Magnetne kartice.
• Crtični kodovi (QR).
• Skener otiska prsta.

Prednosti implementacije sustava:

• Povećajte sigurnost podataka prilikom ispisa i kopiranja osjetljivih dokumenata.
• Smanjenje troškova ispisa i kopiranja organizacije i povećanje učinkovitosti korištenja opreme.
• Povećanje učinkovitosti odjela informacijske sigurnosti tvrtke.