Sistema de gestión y control de impresión. Soluciones para el control de costes y la gestión de impresiones en oficina

Como regla general, muy a menudo ni la dirección de la organización ni el servicio de TI tienen idea del monto de los costos de impresión, creyendo erróneamente que no son tan grandes como para perder tiempo y esfuerzo en calcularlos y optimizarlos.

Al mismo tiempo, casi nadie diría que el funcionamiento de una impresora de alto rendimiento correctamente seleccionada costará mucho menos que una docena de dispositivos personales. Mantener una flota de equipos compuesta por muchas impresoras y MFP con un costo de propiedad irrazonablemente alto es más costoso y menos susceptible a ser monitoreado por abuso (impresión de copias adicionales de archivos o documentos de los que se podría prescindir, así como el uso de impresoras por parte de empleados para fines personales).

La auditoría y optimización de la impresión comienza con el monitoreo de las impresoras y el análisis de los procesos comerciales donde está involucrada la impresión. Es necesario asegurarse de que los dispositivos de impresión utilizados correspondan a cargas reales (tanto diarias como punta) y tener en cuenta la racionalidad de su ubicación en el espacio de trabajo. Luego, en base a los datos obtenidos, se realiza una optimización que puede incluir:

• negativa a imprimir documentos en papel donde puedes arreglártelas con la electrónica
• reducir el número de copias de documentos impresos
• Reemplazo de equipos obsoletos y costosos de mantener.
• Reducción del número de marcas y modelos de impresoras.
• Limitar el uso del color al imprimir.
• Disposición del equipo teniendo en cuenta los volúmenes de impresión reales y la comodidad del usuario.

Las soluciones que ofrecemos para la recopilación de estadísticas, auditoría y seguimiento de la impresión le permitirán eliminar problemas en su organización como “olvidos” de los responsables de realizar pedidos de consumibles, así como abuso en la impresión de información no relacionada con el trabajo o uso injustificado. de impresión en color.

Soluciones de control de impresión, seguridad y autorización de impresión

Problemas de seguridad seguridad de la información está recibiendo cada vez más atención. Y si el control de canales de filtración como los medios móviles, Internet, correo electrónico etc., en muchas empresas se proporciona al nivel adecuado, el control de la impresión y la copia sigue causando dolores de cabeza tanto a los administradores como al servicio de seguridad.

Surge un dilema: imprimir grandes cantidades de información en impresoras personales es costoso y, si no se utilizan sistemas y programas para una impresión segura, un control ineficaz de los dispositivos de impresión en red puede provocar filtraciones, ya sea por malas intenciones o por accidente.

Por un lado, muy a menudo surge una situación en la que, después de enviar un documento a una impresora de red ubicada en un lugar de acceso público, después de un tiempo no puede encontrarlo en la bandeja de salida del dispositivo. Por otro lado, a veces los usuarios simplemente se olvidan de sus documentos impresos. Y al final de la jornada laboral, la señora de la limpieza recoge los documentos acumulados, que pueden contener información confidencial. Además, la cuestión del control de copias sigue sin recibir la debida atención.

En tales casos, una excelente solución es la impresión segura con autorización, que permite limitar el acceso de los empleados a los dispositivos y documentos impresos y evitar fugas de información o confusiones básicas. Los sistemas de control de impresión están diseñados para garantizar la seguridad de los procesos de impresión y copia en dispositivos ubicados en áreas de acceso público.

Optimización de impresión

Utilizado en productos de Preton Ltd. La tecnología patentada Pixel Optimizer™ utiliza algoritmos matemáticos avanzados para identificar y eliminar píxeles redundantes durante la impresión, ahorrando hasta un 70% en tóner y tinta sin comprometer la calidad de impresión.
Reduzca los costos de tinta y tóner hasta en un 50%.
En el mundo moderno, las empresas buscan constantemente formas de optimizar sus costes, pero, por regla general, a la hora de reducir costes, las empresas se ven obligadas a hacer concesiones y compromisos. PretonSaver Enterprise™ le permite reducir los costos de tinta y tóner hasta en un 50% sin sacrificar la calidad, gracias a la tecnología patentada Pixel Optimizer™.

Características clave de PretonSaver Enterprise™:

• Reduzca los costos de tinta y tóner hasta en un 50%
• Fácil de instalar y administrar
• Genere informes sobre uso, costos de impresión y más.
• Instalable para impresoras, usuarios individuales, grupos de usuarios y aplicaciones.
• parámetros de uso como cuota de páginas de impresión, uso de color
• prioridades de impresión, modo dúplex, prohibición de imprimir imágenes, etc.
• Admite impresoras de inyección de tinta y láser, color y monocromáticas, locales y de red

Muestra automáticamente todas las impresoras, usuarios y aplicaciones que utilizan la impresión.

Hoy en día, se instalan miles de dispositivos de impresión en diversas organizaciones y, a menudo, los administradores de estas organizaciones no representan ni el número exacto ni el volumen de impresión ni el costo de mantenimiento de la infraestructura de impresión.

La falta de un sistema integral de gestión de impresión conlleva:

• uso ineficiente de los equipos de impresión y, como resultado, frecuentes averías;
• costos incontrolables e impredecibles de consumibles;
• abuso por parte de los empleados de la impresión de documentos complementarios;
• violación de las políticas de seguridad al imprimir información confidencial.

Para solucionar los problemas de control, gestión y seguridad de la impresión en oficina, la empresa I-Teco ofrece el uso de un sistema automatizado de gestión de impresión (APMS).

Beneficios que recibe el cliente por la implementación de sistemas de control automatizados:

• Reducir los costes de impresión y aumentar su transparencia.
  Los ahorros se logran eliminando la reimpresión de documentos, reduciendo la cantidad de impresiones no esenciales, así como el uso de políticas corporativas de impresión automática. La reducción de costos derivada de la implementación de sistemas de control automatizados promedia entre el 15% y el 30%, pero puede alcanzar hasta el 50% de costos totales para imprimir.
• Seguimiento proactivo del estado del parque de equipos de impresión.
  Monitorear el estado de los dispositivos de impresión le permitirá conocer un problema con una impresora o MFP incluso antes de que el usuario lo encuentre. Además, el usuario puede utilizar un dispositivo que funcione cerca para imprimir sin manipulaciones adicionales. Todo esto ayudará a equilibrar la carga del servicio de soporte y reducirá el efecto negativo del tiempo de inactividad del equipo.
• Mejora la seguridad general, especialmente al imprimir documentos confidenciales.
  El sistema de control automatizado garantiza la seguridad de las operaciones de impresión, copia y escaneo al autorizar a los usuarios de una manera específica en impresoras y MFP. Es posible controlar el contenido de los documentos impresos y los derechos de acceso de los usuarios a información confidencial con la capacidad de notificar a los servicios de seguridad.
• Aumenta la comodidad y eficiencia de los usuarios que trabajan con equipos de oficina.
  El control de escaneo integrado en el sistema de control automatizado permite al usuario obtener resultados de escaneo con un solo clic. Al realizar trabajos de impresión itinerantes, los usuarios pueden recibir trabajos de impresión enviados dentro de la organización en cualquier impresora o MFP para la que estén autorizados. También puede brindarles a los empleados la oportunidad de imprimir desde sus teléfonos inteligentes y otros dispositivos móviles.

Funcionalidad principal del sistema de control automatizado:

• Recopilar estadísticas y generar informes detallados sobre operaciones de impresión/copia por parte de usuarios y dispositivos de impresión;
• Centralización de la gestión y optimización de los procesos de impresión/copia/escaneo;
• Incrementar la disponibilidad del servicio de impresión;
• Garantizar la seguridad de los procesos de impresión/copia/escaneo;
• Monitoreo de dispositivos de impresión;
• Formación de un archivo de imágenes de documentos enviados a impresión;
• Integración con sistemas externos para impresión automatizada (SAP, ABS, etc.);
• Mantener registros de los costos de impresión/copia/escaneado por proyecto y unidad de negocio;
• Impresión desde dispositivos móviles;
• Autenticación multifactor;
• Impresión a prueba de fallos, distribución de carga entre dispositivos de impresión;
• Optimización del consumo de tóner.

Trabajamos con soluciones probadas de los principales fabricantes del mundo:

• YSoft SafeQ
• Plano de Pharos
• cirrato
• Sígueme
• Control de acceso HP

Lo invitamos a conocer el sistema de gestión de impresión desarrollado por nuestra empresa para oficinas.

Nuestro sistema permite: Para los usuarios normales, el sistema funciona de la siguiente manera:

Después de enviar los documentos para imprimir, el empleado va a cualquier impresora gratuita, adjunta una tarjeta con su nombre a una terminal cercana y recibe en la pantalla una lista de los documentos enviados. Entonces podrá decidir qué imprimir ahora, qué posponer para más adelante y qué ya no es necesario imprimir.

Proporcionamos terminales y software de servidor. Tarjetas también. Si la oficina ya usa algunas tarjetas o llaveros para identificación, usted también puede usarlos aquí. No es necesario instalar ningún software especial en las computadoras de los usuarios. Para iniciar el sistema solo necesitas que tus impresoras cuenten con una interfaz de red y Wi-Fi para trabajar en la oficina.

De hecho, en muchos sentidos, ABIUS Print es un análogo ruso avanzado, mucho más barato de implementar y más fácil de soportar de los extranjeros Follow Me, MyQ, UNIflow y SafeQ. Si estás interesado en los detalles de cómo funciona nuestro sistema, échale un vistazo

Propósitos de la creación

• Minimice los riesgos de fuga y pérdida de datos al imprimir y copiar documentos confidenciales.
• Optimización de costes de impresión y suministros. uso efectivo equipo.
• Gestión de procesos de impresión y optimización del flujo documental.

Problemas que resuelve el sistema.

• Salida segura de documentos y control de copias.
• Almacenamiento y procesamiento seguro de todos los documentos enviados para impresión.
• Administración centralizada del sistema y gestión de políticas de impresión.
• Monitorizar los flujos de información y obtener estadísticas detalladas sobre usuarios y dispositivos.

El creciente número de dispositivos de impresión diferentes complica significativamente los procesos para garantizar la seguridad de la información dentro de una organización. Normalmente, las divisiones tecnologías de la información y la seguridad tienen poco control sobre la información crítica durante y después de completar la impresión. Los errores de enrutamiento o la pérdida de documentos durante la impresión pueden afectar negativamente la seguridad de los datos confidenciales, incluso si se implementan medidas de seguridad de la información en varios niveles de la red corporativa. Es muy importante que la copia impresa del documento la reciba el empleado que envió el trabajo de impresión y no otra persona.

Las copias impresas de documentos son las más fáciles y de una manera conveniente obtención de datos personales (PD) del infractor. Según datos del año 2013 del centro analítico InfoWatch, desde hace muchos años el principal canal de filtración de datos personales es la documentación en papel.

La empresa ELVIS-PLUS ofrece una solución eficaz al problema del control y gestión de la impresión. El sistema propuesto se crea sobre la base de productos de fabricantes líderes en el segmento de herramientas de gestión y control de impresión. ysoft, Ringdale Y ARTI.

Las soluciones propuestas en función de las funciones realizadas se pueden dividir en 3 grupos:

• sistema de control de copias Copia segura(ARTI);
• sistema de gestión y control de impresión Control de impresión profesional(ARTI);
• Sistemas de gestión y control de impresión y copia. SeguroQ(YSoft) y Sígueme impresión(Ringdale).

Sistema de control de copia CopySafe (ARTI)

El sistema CopySafe está diseñado para controlar el acceso y obtener información sobre las sesiones de copia de documentos. CopySafe le permite recibir una imagen del documento que se está copiando e información estadística sobre la sesión de trabajo con el dispositivo de copia.

El sistema es un complejo de hardware y software. El hardware incluye un dispositivo de captura de información integrado en una fotocopiadora o MFP y un sistema de identificación de usuario mediante una tarjeta magnética sin contacto. Para usuarios no autorizados, la función de copia deja de estar disponible. Al copiar un documento en paralelo a la lectura del original, su huella digital se envía al archivo (base de datos) y/o a un especialista en seguridad, dependiendo de las políticas adoptadas en la organización.

Características clave de CopySafe:

• Controlar el acceso a la función de copia de documentos;
• Formación de un archivo de imágenes de documentos copiados;
• La capacidad de buscar documentos en el archivo para realizar investigaciones oficiales y actualizar la lista de información confidencial.

Sistema de gestión y control de impresión Print-Control Pro (ARTI)

La solución de software Print Control Pro contiene un conjunto de herramientas para gestionar, monitorear y garantizar la seguridad del flujo de documentos impresos. La solución está diseñada para minimizar los riesgos de fuga de información durante el proceso de impresión y optimizar el costo de mantenimiento de los equipos de oficina.

Características clave:

• Recopilación de estadísticas de dispositivos de impresión locales y de red.
• Formación de un archivo de imágenes de documentos enviados a impresión.
• Posibilidad de buscar documentos en el archivo para realizar investigaciones oficiales.
• Análisis contextual del contenido de un documento impreso para detectar la presencia de información confidencial.
• Notificar al servicio de seguridad sobre la impresión de un documento que contiene información confidencial por parte de una persona que no tiene derechos para imprimir dicha información.

Sistemas de gestión y control de impresión y copia SafeQ (YSoft) y FollowMe Printing (Ringdale)

FollowMe Printing y SafeQ son soluciones integrales de software y hardware para gestionar la impresión de documentos. Las soluciones funcionan con dispositivos de impresión de cualquier fabricante y también tienen opciones en forma de terminales: impresoras multifunción con software integrado y herramientas de autenticación.

Características clave:

• Seguridad de impresión y copia. El usuario recibe tareas solo después de la autorización en el dispositivo de impresión.
• Sólo los usuarios autorizados también tienen acceso a las capacidades de copiadora, fax y escáner.
• Contabilidad y cuotas. El sistema le permite recibir informes detallados sobre trabajos impresos y copiados.
• Enrutamiento de trabajos e impresión según las reglas. El usuario puede recibir sus trabajos en cualquier impresora conectada al sistema, lo que reduce el tiempo de inactividad en caso de falla del equipo.

La arquitectura del sistema que utiliza la solución FollowMe Printing como ejemplo se muestra en la figura:

El proceso de impresión no cambia para el usuario cuando se implementa el sistema; los trabajos de impresión se envían desde cualquier aplicación disponible. El trabajo se envía al servidor de impresión virtual Q-Server y se almacena allí hasta que el usuario inicia sesión en uno de los dispositivos mediante una tarjeta personal. Sólo después de la autorización se imprimen los trabajos de usuario en la impresora.

• Nombre de usuario/contraseña en el dominio MS Windows AD.
• Códigos PIN.
• Tarjetas sin contacto (HID (I, II), EM-Marine, Mifare, iClass, Hitag, Cotag, Legic, Indala, ISO, Deister).
• Tarjetas magnéticas.
• Códigos de barras (QR).
• Escáner de huellas dactilares.

Beneficios de implementar sistemas:

• Aumente la seguridad de los datos al imprimir y copiar documentos confidenciales.
• Reducir los costos de impresión y fotocopiado de la organización y aumentar la eficiencia en el uso de los equipos.
• Incrementar la eficiencia del departamento de seguridad de la información de la empresa.