Sistem kontrole i upravljanja štampanjem. Rešenja za kontrolu troškova i upravljanje kancelarijskim štampanjem

U pravilu, vrlo često ni menadžment organizacije ni IT služba nemaju pojma o visini troškova štampe, pogrešno vjerujući da oni nisu toliko veliki da bi gubili vrijeme i trud na njihovo izračunavanje i optimizaciju.

Istovremeno, teško da bi iko tvrdio da će rad jednog pravilno odabranog štampača visokih performansi koštati mnogo manje od desetak osobnih uređaja. Održavanje flote opreme koja se sastoji od velikog broja štampača i višenamenskih uređaja sa neopravdano visokim troškovima vlasništva je skuplje i manje podložno praćenju zloupotrebe (štampanje dodatnih kopija fajlova ili dokumenata bez kojih bi mogli da se urade, kao i korišćenje štampača od strane zaposleni u lične svrhe).

Revizija i optimizacija štampe počinje praćenjem štampača i analizom poslovnih procesa u kojima je štampanje uključeno. Potrebno je osigurati da štamparski uređaji koji se koriste odgovaraju realnim opterećenjima (i svakodnevnim i vršnim), te voditi računa o racionalnosti njihovog postavljanja u radni prostor. Zatim, na osnovu dobijenih podataka, vrši se optimizacija koja može uključivati:

• odbijanje štampanja papirna dokumenta gdje možete proći sa elektronskim
• smanjenje broja kopija štampanih dokumenata
• zamjena skupe za održavanje zastarjele opreme
• smanjenje broja marki i modela štampača
• ograničavanje upotrebe boje prilikom štampanja
• raspored opreme uzimajući u obzir stvarne količine štampe i udobnost korisnika

Rješenja koja nudimo za prikupljanje statistike, reviziju i praćenje štampe omogućit će vam da eliminišete probleme u vašoj organizaciji poput „zaborava“ odgovornih za naručivanje potrošnog materijala, kao i zloupotrebe u vidu štampanja informacija koje nisu vezane za rad ili neopravdanu upotrebu. štampe u boji.

Rešenja za kontrolu, sigurnost i autorizaciju štampe

Sigurnosna pitanja sigurnost informacija dobija sve više pažnje. A ako kontrola takvih kanala curenja kao što su mobilni mediji, internet, e-mail itd., u mnogim kompanijama je obezbeđeno na odgovarajućem nivou, tada kontrola štampanja i kopiranja i dalje zadaje glavobolje i administratorima i službi bezbednosti.

Pojavljuje se dilema: štampanje velike količine informacija na ličnim štampačima je skupo, a ako ne koristite sisteme i programe za bezbedno štampanje, onda neefikasna kontrola nad mrežnim uređajima za štampanje može dovesti do curenja, bilo zbog zlonamerne namere ili sasvim slučajno.

S jedne strane, vrlo često se javlja situacija kada, nakon što pošaljete dokument na mrežni pisač koji se nalazi na javno dostupnoj lokaciji, nakon nekog vremena ne možete ga pronaći na izlaznoj ladici uređaja. S druge strane, korisnici ponekad jednostavno zaborave na svoje štampane dokumente. A na kraju radnog dana, čistačica prikuplja nagomilane dokumente koji mogu sadržavati povjerljive informacije. Takođe, pitanje kontrole kopiranja ostaje bez dužne pažnje.

U takvim slučajevima, odlično rješenje je bezbedno štampanje sa autorizacijom, koje vam omogućava da ograničite pristup zaposlenih uređajima i štampanim dokumentima i izbegnete curenje informacija ili osnovnu zabunu. Sistemi kontrole štampe su dizajnirani da obezbede sigurnost procesa štampanja i kopiranja na uređajima koji se nalaze u javno dostupnim područjima.

Optimizacija štampe

Koristi se u proizvodima Preton Ltd. Patentirana Pixel Optimizer™ tehnologija koristi napredne matematičke algoritme za identifikaciju i uklanjanje suvišnih piksela tokom štampanja, štedeći do 70% tonera i mastila bez ugrožavanja kvaliteta štampe.
Smanjite troškove mastila i tonera do 50%.
U savremenom svijetu kompanije stalno traže načine za optimizaciju svojih troškova, ali su, po pravilu, pri smanjenju troškova kompanije prinuđene na ustupke i kompromise. PretonSaver Enterprise™ vam omogućava da smanjite troškove mastila i tonera do 50% bez žrtvovanja kvaliteta, zahvaljujući patentiranoj tehnologiji Pixel Optimizer™.

Ključne karakteristike PretonSaver Enterprise™:

• Smanjite troškove mastila i tonera do 50%
• Jednostavan za instalaciju i administriranje
• Generirajte izveštaje o upotrebi, troškovima štampanja i još mnogo toga.
• Može se instalirati za štampače, pojedinačne korisnike, korisničke grupe i aplikacije
• parametri upotrebe kao što su kvota stranice za ispis, upotreba boja
• prioriteti štampanja, dupleks režim, zabrana štampanja slika itd.
• Podržava inkjet i laserske, kolor i crno-bijele, lokalne i mrežne štampače

Automatski prikazuje sve štampače, korisnike i aplikacije koje koriste štampanje.

Danas je u raznim organizacijama instalirano na hiljade uređaja za štampanje, a često rukovodioci ovih organizacija ne predstavljaju njihov tačan broj, niti obim štampe, niti troškove održavanja štamparske infrastrukture.

Nedostatak sveobuhvatnog sistema za upravljanje štampanjem podrazumeva:

• neefikasna upotreba opreme za štampanje i, kao rezultat, česti kvarovi;
• nekontrolisani i nepredvidivi troškovi za potrošni materijal;
• zloupotreba štampanja neosnovnih dokumenata od strane zaposlenih;
• kršenje bezbednosnih politika prilikom štampanja poverljivih informacija.

Za rješavanje problema kontrole, upravljanja i sigurnosti uredske štampe, kompanija I-Teco nudi korištenje automatizovanog sistema za upravljanje štampanjem (APMS).

Prednosti koje kupac ima od implementacije automatizovanih sistema upravljanja:

• Smanjite troškove štampanja i povećajte njihovu transparentnost.
  Uštede se postižu eliminacijom ponovnog štampanja dokumenata, smanjenjem količine neosnovne štampe, kao i upotrebom automatske korporativne politike štampanja. Smanjenje troškova implementacije automatizovanih sistema upravljanja u proseku iznosi 15-30%, ali može dostići i do 50% ukupni troškovi za štampanje.
• Proaktivno praćenje stanja flote štamparske opreme.
  Praćenje statusa uređaja za štampanje omogućiće vam da saznate za problem sa štampačem ili MFP-om čak i pre nego što korisnik naiđe na njega. Osim toga, korisnik može koristiti obližnji radni uređaj za štampanje bez ikakvih dodatnih manipulacija. Sve će to pomoći u ravnoteži opterećenja na službi podrške i smanjiti negativan učinak zastoja opreme.
• Poboljšava ukupnu sigurnost, posebno pri štampanju osetljivih dokumenata.
  Automatski automatizovani kontrolni sistem obezbeđuje sigurnost operacija štampanja, kopiranja i skeniranja tako što autorizuje korisnike na određen način na štampačima i MFP uređajima. Moguće je kontrolisati sadržaj štampanih dokumenata i prava korisnika pristupa poverljivim informacijama uz mogućnost obaveštavanja službi bezbednosti.
• Povećava se praktičnost i efikasnost korisnika koji rade sa kancelarijskom opremom.
  Kontrola skeniranja ugrađena u automatizovani kontrolni sistem omogućava korisniku da dobije rezultate skeniranja jednim klikom. Roaming poslovima štampanja, korisnici mogu primati zadatke štampanja poslane unutar organizacije na bilo koji štampač ili MFP za koji su ovlašćeni. Također možete dati zaposlenicima priliku da štampaju sa svojih pametnih telefona i drugog mobilnih uređaja.

Glavna funkcionalnost automatizovanog sistema upravljanja:

• Prikupljanje statistike i generiranje detaljnih izvještaja o operacijama štampanja/kopiranja od strane korisnika i uređaja za štampanje;
• Centralizacija upravljanja i optimizacija procesa štampanja/kopiranja/skeniranja;
• Povećanje dostupnosti usluge štampanja;
• Osiguravanje sigurnosti procesa štampanja/kopiranja/skeniranja;
• Nadgledanje uređaja za ispis;
• Formiranje arhive slika dokumenata poslanih na tisak;
• Integracija sa eksternim sistemima za automatizovanu štampu (SAP, ABS, itd.);
• Vođenje evidencije troškova štampanja/kopiranja/skeniranja po projektima i poslovnim jedinicama;
• Ispis s mobilnih uređaja;
• Višefaktorska autentifikacija;
• Ispis bez greške, raspodjela opterećenja između uređaja za štampanje;
• Optimiziranje potrošnje tonera.

Radimo sa provjerenim rješenjima vodećih svjetskih proizvođača:

• YSoft SafeQ
• Pharos BluePrint
• Cirrato
• Ringdale Follow Me
• HP kontrola pristupa

Pozivamo vas da se upoznate sa sistemom upravljanja štampom koji je razvila naša kompanija za kancelarije.

Naš sistem omogućava: Za obične korisnike sistem radi na sljedeći način:

Poslavši dokumente na štampanje, zaposlenik odlazi na bilo koji besplatni štampač, prikačuje karticu sa imenom na obližnji terminal i na ekranu dobija listu poslatih dokumenata. Tada može odlučiti šta da štampa sada, šta da odloži za kasnije, a šta više ne treba da se štampa.

Nudimo terminale i serverski softver. Karte takođe. Ako kancelarija već koristi neke kartice ili privjeske za identifikaciju, možete ih koristiti i ovdje. Nije potreban poseban softver za instaliranje na računare korisnika. Da biste pokrenuli sistem, potrebno je samo da vaši štampači imaju mrežni interfejs i Wi-Fi za rad u kancelariji.

Zapravo, na mnogo načina, ABIUS Print je napredan, mnogo jeftiniji za implementaciju i lakši za podršku ruski analog stranih Follow Me, MyQ, UNIflow i SafeQ. Ako vas zanimaju detalji kako naš sistem funkcionira, pogledajte

Svrhe stvaranja

• Minimiziranje rizika od curenja i gubitka podataka prilikom štampanja i kopiranja povjerljivih dokumenata.
• Optimizacija troškova štampe i nabavke efektivna upotreba oprema.
• Upravljanje procesima štampanja i optimizacija toka dokumenata.

Problemi koje sistem rješava

• Siguran izlaz dokumenata i kontrola kopiranja.
• Sigurno čuvanje i obrada svih dokumenata poslatih na štampu.
• Centralizovana administracija sistema i upravljanje politikom štampanja.
• Praćenje tokova informacija i dobijanje detaljne statistike o korisnicima i uređajima.

Sve veći broj različitih uređaja za štampanje značajno otežava procese obezbeđivanja informacione bezbednosti unutar organizacije. Tipično, podjele informacione tehnologije i sigurnost imaju malu kontrolu nad kritičnim informacijama tokom i nakon završetka štampanja. Greške pri rutiranju ili gubitak dokumenata tokom štampanja mogu negativno uticati na bezbednost poverljivih podataka, čak i ako se mere bezbednosti informacija primenjuju na različitim nivoima korporativne mreže. Veoma je važno da zaposlenik koji je poslao zadatak za štampu dobije ispis dokumenta, a ne neko drugi.

Štampane kopije dokumenata su najlakše i najlakše na zgodan način pribavljanje ličnih podataka (PD) za prekršioca. Prema podacima iz analitičkog centra InfoWatch za 2013., glavni kanal za curenje ličnih podataka već dugi niz godina je papirna dokumentacija.

Kompanija ELVIS-PLUS nudi efikasno rešenje za problem kontrole i upravljanja štampom. Predloženi sistem kreiran je na bazi proizvoda proizvođača - lidera u segmentu alata za kontrolu i upravljanje štampom - Ysoft, Ringdale I ARTI.

Predložena rješenja na osnovu izvršenih funkcija mogu se podijeliti u 3 grupe:

• sistem za kontrolu kopiranja CopySafe(ARTI);
• sistem kontrole i upravljanja štampanjem Print Control Pro(ARTI);
• sistemi kontrole i upravljanja štampanjem i kopiranjem SafeQ(YSoft) i FollowMe Printing(Ringdale).

CopySafe sistem kontrole kopiranja (ARTI)

CopySafe sistem je dizajniran za kontrolu pristupa i dobijanje informacija o sesijama kopiranja dokumenata. CopySafe vam omogućava da dobijete sliku dokumenta koji se kopira i statističke informacije o sesiji rada sa uređajem za kopiranje.

Sistem je hardverski i softverski kompleks. Hardver uključuje uređaj za prikupljanje informacija ugrađen u mašinu za kopiranje ili MFP i sistem za identifikaciju korisnika pomoću beskontaktne magnetne kartice. Za neovlaštene korisnike, funkcija kopiranja postaje nedostupna. Prilikom kopiranja dokumenta uporedo sa čitanjem originala, njegov digitalni otisak se šalje u arhivu (bazu podataka) i/ili stručnjaku za bezbednost, u zavisnosti od politike usvojene u organizaciji.

Ključne karakteristike CopySafea:

• Kontrola pristupa funkciji kopiranja dokumenata;
• Formiranje arhive slika kopiranih dokumenata;
• Mogućnost pretraživanja dokumenata u arhivi za provođenje službenih istraga i ažuriranje liste povjerljivih informacija.

Sistem kontrole i upravljanja štampanjem Print-Control Pro (ARTI)

Softversko rješenje Print Control Pro sadrži skup alata za upravljanje, praćenje i osiguravanje sigurnosti toka štampanih dokumenata. Rješenje je dizajnirano tako da minimizira rizike od curenja informacija tokom procesa štampanja i optimizira troškove održavanja kancelarijske opreme.

Ključne karakteristike:

• Prikupljanje statistike sa lokalnih i mrežnih uređaja za štampanje.
• Formiranje arhive slika dokumenata poslatih na štampu.
• Mogućnost pretraživanja dokumenata u arhivi radi vršenja službenih uviđaja.
• Kontekstualna analiza sadržaja štampanog dokumenta na prisustvo poverljivih informacija.
• Obavještavanje službe sigurnosti o štampanju dokumenta koji sadrži povjerljive podatke od strane osobe koja nema prava na štampanje takvih informacija.

SafeQ (YSoft) i FollowMe Printing (Ringdale) sistemi za kontrolu i upravljanje štampanjem i kopiranjem

FollowMe Printing i SafeQ su sveobuhvatna softverska i hardverska rješenja za upravljanje štampanjem dokumenata. Rešenja rade sa uređajima za štampanje bilo kog proizvođača, a imaju i opcije u vidu terminala - MFP-a sa ugrađenim softverom i alatima za autentifikaciju.

Ključne karakteristike:

• Sigurnost štampanja i kopiranja. Korisnik prima zadatke tek nakon autorizacije na uređaju za štampanje.
• Samo ovlašteni korisnici također imaju pristup mogućnostima fotokopir aparata, faksa i skenera.
• Računovodstvo i kvote. Sistem vam omogućava da primate detaljne izvještaje o odštampanim i kopiranim poslovima.
• Rutiranje poslova i štampanje prema pravilima. Korisnik može primati svoje poslove na bilo kom štampaču koji je povezan sa sistemom, što smanjuje vreme zastoja u slučaju kvara opreme.

Arhitektura sistema koja koristi rješenje FollowMe Printing kao primjer prikazana je na slici:

Proces štampanja se ne mijenja za korisnika kada se sistem implementira; Zadatak se šalje na Q-Server virtuelni server za štampanje i tamo se pohranjuje dok se korisnik ne prijavi na jedan od uređaja koristeći ličnu karticu. Tek nakon autorizacije se na pisaču ispisuju korisnički zadaci.

• Korisničko ime/lozinka u MS Windows AD domenu.
• PIN kodovi.
• Beskontaktne kartice (HID (I, II), EM-Marine, Mifare, iClass, Hitag, Cotag, Legic, Indala, ISO, Deister).
• Magnetne kartice.
• Bar kodovi (QR).
• Skener otiska prsta.

Prednosti implementacije sistema:

• Povećajte sigurnost podataka prilikom štampanja i kopiranja osjetljivih dokumenata.
• Smanjenje troškova štampanja i kopiranja organizacije i povećanje efikasnosti korišćenja opreme.
• Povećanje efikasnosti službe za informatičku sigurnost kompanije.