চিঠি লেখা সম্ভব? একটি ইমেল বা ইমেল শিষ্টাচার লেখার নিয়ম

সম্ভবত প্রত্যেকেরই অন্তত একবার ব্যবসায়িক চিঠি লেখার প্রয়োজনীয়তার সাথে মোকাবিলা করতে হয়েছিল। এটি সংকলন করার সময়, আপনি অনিচ্ছাকৃতভাবে এই সিদ্ধান্তে পৌঁছান যে এটি মোটেও সহজ নয়। অনেক ব্যবসায়িক চিঠি লেখার নিয়ম এবং প্রবিধান রয়েছে যা আপনাকে জানতে হবে। নিবন্ধটি একটি নথি আঁকার প্রক্রিয়াটি বিশদভাবে বর্ণনা করে, ব্যবসায়িক চিঠির নমুনা সরবরাহ করে এবং তাদের ধরন এবং নকশা নিয়ে আলোচনা করে।

ফর্ম

রেডিমেড ফর্মগুলি দৃঢ়তা যোগ করবে এবং কোম্পানির নির্ভরযোগ্যতা নির্দেশ করবে। তারা প্রতিষ্ঠান সম্পর্কে প্রয়োজনীয় তথ্য ধারণ করে, যেমন:

• নাম।
• ঠিকানা।
• যোগাযোগের নম্বর।
• ওয়েবসাইট।
• ইমেইল
• লোগো।
• অন্যান্য যোগাযোগের বিবরণ।

ফর্ম সংক্রান্ত কোন কঠোর নিয়ম নেই। অতএব, প্রতিটি সংস্থা স্বাধীনভাবে সিদ্ধান্ত নেয় যে তাদের মধ্যে কোন তথ্য অন্তর্ভুক্ত করতে হবে।

কিভাবে সঠিকভাবে ব্যবসা চিঠি লিখতে? প্রস্তুতি

ব্যবসায়িক চিঠিগুলি তাদের অন্তর্নিহিত নিয়ম এবং প্রয়োজনীয়তা সাপেক্ষে একটি নির্দিষ্ট উপায়ে লিখিত এবং ফর্ম্যাট করা হয়। লক্ষ্যের উপর নির্ভর করে, লেখক যে ফলাফলটি গণনা করছেন তা পাওয়ার জন্য বিস্তারিতভাবে বিষয়বস্তুর মাধ্যমে চিন্তা করেন। তাকে অবশ্যই স্পষ্টভাবে বুঝতে হবে যে চিঠির বিষয় সম্পর্কে সম্বোধনকারী ইতিমধ্যেই কী তথ্য জানে, এর ভিত্তি কী এবং এতে নতুন কী থাকবে। লেখক কোন লক্ষ্য অনুসরণ করছেন তার উপর যুক্তি নির্ভর করে। একটি ব্যবসায়িক চিঠি প্রস্তুত করার প্রক্রিয়া নিম্নলিখিত পর্যায়ে বিভক্ত করা যেতে পারে:

• বিষয় অধ্যয়নরত.
• একটি খসড়া চিঠি লেখা।
• এর অনুমোদন।
• স্বাক্ষর করছে।
• নিবন্ধন.
• প্রাপকের কাছে পাঠানো হচ্ছে।

ব্যবসায়িক চিঠির গঠন

একটি চিঠি রচনা করার সময়, এটি তথ্য দিয়ে পরিপূর্ণ করা প্রয়োজন, অর্থাৎ, সেখানে সমস্ত প্রয়োজনীয় তথ্য রাখুন। এটা সহজ বা জটিল হতে পারে। একটি সাধারণ চিঠিতে, বিষয়বস্তু স্পষ্টভাবে এবং সংক্ষিপ্তভাবে এমন তথ্য প্রকাশ করে যা সাধারণত প্রাপকের কাছ থেকে প্রতিক্রিয়ার প্রয়োজন হয় না। একটি জটিল একটি বিভিন্ন বিভাগ, পয়েন্ট এবং অনুচ্ছেদ নিয়ে গঠিত হতে পারে। প্রতিটি অনুচ্ছেদ তথ্যের একটি দিক উপস্থাপন করে। এই ধরনের ব্যবসায়িক চিঠির নমুনাগুলি সাধারণত একটি পরিচায়ক, মূল অংশ এবং সমাপ্তি বিভাগ নিয়ে গঠিত।

নীচে একটি ব্যবসায়িক চিঠি লেখার একটি উদাহরণ - এর পরিচায়ক অংশ।

প্রধান অংশ পরিস্থিতি এবং ঘটনা বর্ণনা করে, তাদের বিশ্লেষণ এবং প্রমাণ প্রদান করে। এই অংশেই তারা বোঝায় যে তাদের এক বা অন্য উপায়ে কাজ করতে হবে, জিনিসগুলি কেমন ছিল তা প্রমাণ করতে হবে এবং বিভিন্ন যুক্তি দিয়ে যে কোনও অনুষ্ঠানে অংশগ্রহণের প্রয়োজনীয়তা সম্পর্কে অবহিত করতে হবে।

উপসংহারে উপসংহার রয়েছে যা প্রস্তাব, অনুরোধ, অনুস্মারক, প্রত্যাখ্যান ইত্যাদি আকারে তৈরি করা হয়।

একটি ব্যবসায়িক চিঠি লেখার একটি উদাহরণ - এর চূড়ান্ত অংশ - নীচে উপস্থাপন করা হয়েছে। এই প্রধান এক বিবৃত প্রয়োজনীয়তা সারসংক্ষেপ.

প্রদত্ত সমস্ত তথ্য সর্বোত্তমভাবে সামঞ্জস্যপূর্ণ এবং বোধগম্য হওয়া উচিত।

প্রতিটি অক্ষর একটি কেন্দ্রীভূত ঠিকানা দিয়ে শুরু হয়। এই ছোট অংশ অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ. এটি নির্বাচন করার সময়, লেখককে অবশ্যই বিবেচনা করতে হবে:

• ঠিকানার অবস্থান।
• সম্পর্কের প্রকৃতি।
• আনুষ্ঠানিকতা।
• শিষ্টাচার।

চিঠির শেষে একটি ভদ্র ফর্ম থাকা উচিত। উদাহরণস্বরূপ: "...আমি আরও সহযোগিতার আশা প্রকাশ করছি (আমন্ত্রণের জন্য কৃতজ্ঞতা)..." এই বাক্যাংশগুলি লেখকের স্বাক্ষর দ্বারা অনুসরণ করা হয়।

শৈলী

সব অক্ষর রাখা আবশ্যক আনুষ্ঠানিক ব্যবসা শৈলী, যার অর্থ অফিসিয়াল ব্যবসায়িক সম্পর্কের জন্য বক্তৃতা ব্যবহার। এই জাতীয় ভাষার বৈশিষ্ট্যগুলি নিম্নলিখিত পরিস্থিতিতে গঠিত হয়:

• ব্যবসায়িক সম্পর্কের প্রধান অংশগ্রহণকারীরা আইনি সত্তাযার পক্ষে পরিচালক ও কর্মকর্তাদের চিঠি লেখা হয়।
• প্রতিষ্ঠানের সম্পর্ক কঠোরভাবে নিয়ন্ত্রিত হয়.
• যোগাযোগের বিষয় হল কোম্পানির কার্যক্রম।
• ব্যবস্থাপনা নথিতে সাধারণত একটি নির্দিষ্ট ঠিকানা থাকে।
• প্রায়শই, একটি সংস্থার কার্যক্রম চলাকালীন, একই পরিস্থিতি ঘটে।

এই বিষয়ে, একটি ব্যবসায়িক চিঠিতে থাকা তথ্যগুলি হওয়া উচিত:

• অফিসিয়াল, নৈর্ব্যক্তিক, যোগাযোগে অংশগ্রহণকারীদের মধ্যে দূরত্বের উপর জোর দেয়।
• সম্বোধন করা, একটি নির্দিষ্ট ঠিকানার উদ্দেশ্যে করা।
• লেখার সময় বর্তমান।
• নির্ভরযোগ্য এবং নিরপেক্ষ।
• প্রাপককে কোনো ক্রিয়া সম্পাদন করতে প্ররোচিত করার জন্য যুক্তিযুক্ত।
• সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য সম্পূর্ণ।

প্রয়োজনীয়তা

একটি ব্যবসায়িক চিঠি নিম্নলিখিত প্রয়োজনীয়তা পূরণ করতে হবে:

• বক্তৃতা সব স্তরে প্রমিত হয় - আভিধানিক, রূপগত এবং বাক্যতত্ত্ব। এতে অনেক অভিব্যক্তি, পদ এবং সূত্র রয়েছে।
• লেখার স্বর নিরপেক্ষ, সংযত এবং কঠোর, আবেগপ্রবণ ও অভিব্যক্তিপূর্ণ ভাষা ব্যবহার না করে।
• যৌক্তিক ত্রুটি ছাড়াই পাঠ্যের যথার্থতা এবং স্বচ্ছতা, শব্দের স্বচ্ছতা এবং চিন্তাশীলতা।
• সংক্ষিপ্ততা এবং সংক্ষিপ্ততা - অতিরিক্ত অর্থ বহন করে এমন অভিব্যক্তি ব্যবহার না করে।
• বারবার পরিস্থিতির ফলে গঠিত ভাষার সূত্রের ব্যবহার।
• পদের ব্যবহার, অর্থাৎ বিশেষ ধারণা আছে এমন শব্দ বা বাক্যাংশ।
• সংক্ষিপ্ত রূপের ব্যবহার, যা আভিধানিক হতে পারে (অর্থাৎ, শব্দের কিছু অংশ থেকে অক্ষর সরিয়ে যৌগিক শব্দ গঠিত হয়: LLC, GOST, ইত্যাদি) এবং গ্রাফিক (অর্থাৎ, সংক্ষিপ্ত আকারে শব্দ উপাধি: grn, zh-d, ইত্যাদি)।
• জেনেটিভ এবং ইন্সট্রুমেন্টাল ক্ষেত্রে নির্মাণের ব্যবহার।
• মৌখিক বিশেষ্য সহ বাক্যাংশ ("সমর্থন" এর পরিবর্তে "সমর্থন প্রদান করুন")।
• সাধারণ সাধারণ বাক্য ব্যবহার করা।

উপরের ব্যবসায়িক চিঠির নমুনা নীচে দেখানো হয়েছে সম্পূর্ণ সংস্করণ(মূল অংশ সহ)। তথ্য একটি অফিসিয়াল ব্যবসা শৈলী সব প্রয়োজনীয়তা পূরণ করে.

ব্যবসায়িক চিঠির ধরন

একটি নির্দিষ্ট বিষয়ে একটি ব্যবসায়িক চিঠি লিখতে ভাল। যদি একবারে বেশ কয়েকটি সমস্যা সমাধান করা প্রয়োজন হয় তবে বিভিন্ন বিকল্পগুলি আঁকার পরামর্শ দেওয়া হয়।

ব্যবসায়িক চিঠিতে নিম্নলিখিত বিষয়বস্তু থাকতে পারে:

• সহগামী। নথিগুলি কোথায় পাঠাতে হবে তা জানাতে সাধারণত এই ধরনের চিঠির প্রয়োজন হয়।
  (কীভাবে একটি ব্যবসায়িক চিঠি লিখতে হয়? নমুনা কভার লেটারযাদের এই ধরনের নথি আঁকতে হবে তাদের সাহায্য করবে।)

• গ্যারান্টিযুক্ত। তারা কোন প্রতিশ্রুতি বা শর্ত নিশ্চিত করার জন্য লিখিত হয়. উদাহরণস্বরূপ, কাজের জন্য অর্থ প্রদান, ভাড়া, ডেলিভারির সময় ইত্যাদি নিশ্চিত করা যেতে পারে।
• ধন্যবাদ তারা বিশেষ করে প্রায়ই ব্যবহার করা শুরু ইদানীং. এই ধরনের চিঠি ভাল অংশীদারিত্ব স্বন প্রদর্শন. এগুলি নিয়মিত লেটারহেডে বা একটি সুন্দর প্রিন্ট সহ রঙিন কাগজে জারি করা যেতে পারে।
  (কীভাবে একটি ব্যবসায়িক চিঠি লিখতে হয়? ধন্যবাদ-বিচিত্রের একটি নমুনা বিনামূল্যে আকারে আঁকা হয়, এটি যে কাজগুলি সমাধান করে তার উপর নির্ভর করে। এই ক্ষেত্রে, চিঠিটি সংক্ষিপ্ত আকারে তার সারমর্ম প্রকাশ করে। এই ধরনের একটি নমুনা তৈরি করা হয়। একটি অলঙ্কার সহ রঙিন কাগজে, সম্মানের জায়গায় রুম কোম্পানির দেয়ালে ঝুলতে পারে।)

• তথ্যমূলক।
• শিক্ষণীয়।
• অভিনন্দন।
• বিজ্ঞাপন.

এছাড়াও অক্ষর আছে:

• সহযোগিতার প্রস্তাব। ইদানীং বেশ সাধারণ, সংস্থাগুলিতে পাঠানো, প্রায়ই পরা হয় বিজ্ঞাপন প্রকৃতি, উদাহরণস্বরূপ, এই নমুনা মত. বাণিজ্যিক চিঠিএটি লেখা বেশ কঠিন, এটি লক্ষ্য করার জন্য আপনাকে অনেকগুলি সূক্ষ্মতা বিবেচনা করতে হবে, আগ্রহীদের ছেড়ে দিন। কিন্তু আপনি যদি নীচের নমুনা অনুসারে এটি রচনা করেন, তবে এটির সাফল্যের প্রতিটি সম্ভাবনা রয়েছে।

• আমন্ত্রণ. তাদের পাঠানো হয়, বিভিন্ন অনুষ্ঠানে অংশগ্রহণের আমন্ত্রণ জানিয়ে। এগুলি সাধারণত একজন ম্যানেজার বা আধিকারিককে সম্বোধন করা হয়, তবে একটি সম্পূর্ণ দলকেও সম্বোধন করা যেতে পারে।
• অনুরোধ.
• নোটিশ।
• অনুরোধ এবং আরো অনেক.

কিভাবে একটি চিঠির উত্তর লিখতে হয়। উদাহরণ

প্রথম চিঠিতে বলা অনুরোধের পুনরাবৃত্তি করে উত্তরটি শুরু করতে হবে। তারপরে এর বিবেচনার ফলাফল দেওয়া হয় এবং অনুমোদন বা প্রত্যাখ্যানের কারণ প্রকাশ করা হয়। একটি ব্যবসায়িক প্রতিক্রিয়া চিঠিতে প্রত্যাশিত তথ্যের বিকল্প সমাধান থাকতে পারে। সাধারণত এটি নিম্নলিখিত নীতিগুলি পূরণ করে:

• প্রথম অক্ষর এবং এর বিষয়বস্তুর একটি লিঙ্কের উপলব্ধতা।
• অভিন্ন ভাষা মানে।
• তুলনীয় সুযোগ এবং বিষয়বস্তু দিক.
• একটি নির্দিষ্ট ক্রম সঙ্গে সম্মতি.

নিবন্ধন

ব্যবসায়িক চিঠিগুলির জন্য কর্পোরেট লেটারহেডগুলি ব্যবহার করার পাশাপাশি, সেগুলি ডিজাইন করার সময় অন্যান্য সূক্ষ্মতাগুলি বিবেচনা করা প্রয়োজন৷ এগুলি হল বিশদ বিবরণ, সংক্ষেপণের নিয়ম, ঠিকানা লেখা, শিরোনাম, পাঠ্যের দৈর্ঘ্য, ক্ষেত্রের প্রস্থ এবং আরও অনেক কিছু।

একটি ব্যবসায়িক চিঠির নমুনাগুলি আপনাকে সমস্ত সূক্ষ্মতা এবং সূক্ষ্মতা বিবেচনা করে এটি রচনা করতে সহায়তা করে। এগুলি প্রারম্ভিক অফিস কর্মী এবং অভিজ্ঞ কর্মী উভয়ই ব্যবহার করে। নমুনাগুলির জন্য ধন্যবাদ, তারা কীভাবে সঠিকভাবে অক্ষর লিখতে হয় এবং অনেক সময় বাঁচাতে শেখে।

গত এক দশকে, ইমেল সম্ভবত সবচেয়ে জনপ্রিয় মাধ্যম হয়ে উঠেছে ব্যবসায়িক যোগাযোগ. আন্তঃব্যক্তিক এবং আন্তঃসাংস্কৃতিক যোগাযোগের অনুশীলনে ই-মেইল ব্যবহার করেন না এমন একজন ব্যক্তিকে খুঁজে পাওয়া আজ বেশ কঠিন। আমাদের চোখ দিয়ে আগত বার্তাগুলির ঠিকানা এবং বিষয়গুলি দ্রুত স্ক্যান করে, আমরা সিদ্ধান্ত নিই কোন অক্ষরগুলি পড়তে হবে এবং কোনটি না খুলেই মুছতে হবে। সংবাদদাতাদের মধ্যে সম্পর্কের উপর নির্ভর করে, চিঠিপত্র ব্যবসায়িক বা ব্যক্তিগত হতে পারে। যদি চিঠিটি ব্যক্তিগত হয়, তবে এর জন্য কোনও কঠোর নৈতিক প্রয়োজনীয়তা নেই - লেখার শৈলী এবং উপস্থাপনের পদ্ধতি মূলত ঠিকানার সাথে পরিচিতির ডিগ্রির উপর নির্ভর করে।

আজ এমন একটি কোম্পানি খুঁজে পাওয়া বেশ কঠিন যেটি তার আন্তঃব্যক্তিক যোগাযোগ অনুশীলনে ই-মেইল ব্যবহার করে না। এটি লক্ষ করা উচিত যে ই-মেইলের মাধ্যমে সাধারণ ব্যবসায়িক চিঠিপত্রে সাধারণত স্বীকৃত নিয়ম রয়েছে যা আপনাকে জানতে এবং অনুসরণ করতে হবে। আসুন আমরা সবচেয়ে তাৎপর্যপূর্ণ বিষয়ে বিস্তারিতভাবে চিন্তা করি।

নিয়ম 1।নিবন্ধন উপর ইমেইলসব ক্ষেত্র পূরণ করতে ভুলবেন না. IN সাধারণ দৃষ্টিভঙ্গিএকটি ব্যবসায়িক ইমেলের গঠন নিম্নরূপ উপস্থাপন করা যেতে পারে:

প্রেরকের ঠিকানা এবং নাম।

প্রাপকের ঠিকানা (অথবা প্রাপকদের ঠিকানা যখন একাধিক প্রাপককে একটি পাঠ্য সহ একটি চিঠি পাঠানোর প্রয়োজন হয়)।

লেখার গুরুত্ব (প্রয়োজনে এটি)।

চিঠির বিষয়।

আবেদন।

একটি শুভেচ্ছা সমন্বিত একটি চিঠি; চিঠির মূল পাঠ্য; উপসংহার; এবং স্বাক্ষর।

নিয়ম 2।প্রেরকের ঠিকানা এবং নাম অবশ্যই স্বীকৃত হতে হবে। অতএব, আপনি যখন একটি মেলবক্স খুলবেন, সর্বদা প্রেরকের নামের কলামে আপনার প্রথম এবং শেষ নাম লিখুন৷ সবচেয়ে বিশ্বস্ত ঠিকানা হল আপনার আসল নাম, সেইসাথে ডোমেনে আপনার প্রতিষ্ঠানের নাম, উদাহরণস্বরূপ: এই ইমেল ঠিকানাটি spambots থেকে রক্ষা করা হচ্ছে. এটি দেখতে আপনার অবশ্যই জাভাস্ক্রিপ্ট সক্রিয় থাকতে হবে। .

নিয়ম 3।"চিঠির বিষয়" কলামটি পূরণ করতে ভুলবেন না। একটি চিঠির বিষয় লাইন একটি চিঠির একটি বিশেষ প্রয়োজনীয়তা, যার উপস্থিতি বৈদ্যুতিন চিঠিপত্রের সাথে কাজটিকে ব্যাপকভাবে সহজ করে তোলে। একটি চিঠির ভাগ্য প্রায়শই তার বিষয়ের উপর নির্ভর করে, বিশেষত যদি প্রেরকের নাম এবং ঠিকানা আপনাকে কিছু না বলে। চিঠির বিষয় লাইন ছোট হওয়া উচিত - 50 অক্ষরের বেশি নয় - এবং বিন্দু পর্যন্ত। চিঠির বিষয় যত সহজ এবং পরিষ্কার হবে, চিঠিটি পড়ার সম্ভাবনা তত বেশি এবং প্রতিক্রিয়া হবে। প্রথমবার যখন আপনি কাউকে লিখবেন তখন আপনাকে বিশেষ করে বিষয় সম্পর্কে সাবধানতার সাথে চিন্তা করতে হবে।

নিয়ম 4।শুধুমাত্র উত্তরের জন্য আইকনটি ব্যবহার করুন ("Re:")। আপনি যে চিঠির উত্তর দিচ্ছেন তার ঠিকানা ক্ষেত্রে অবস্থিত আইকনটি ব্যবহার করে, একটি প্রতিক্রিয়া রচনা করার জন্য ফর্মটি খুলুন। এই ফর্মইতিমধ্যে আপনার কথোপকথনের ঠিকানা, তার চিঠির পাঠ্য এবং বিষয় রয়েছে। আইকন (পুনরায়) হল ইংরেজি শব্দ "উত্তর:" বা "প্রতিক্রিয়া:" এর সংক্ষিপ্ত রূপ এবং এর অর্থ হল "আমার প্রতিক্রিয়া:"৷ তাই, যদি চিঠির বিষয়বস্তু পরিবর্তন হয়, তাহলে Re আইকনের ডানদিকে অবস্থিত নিচের তীরটি ব্যবহার করে বিষয়ের পরিবর্তন করতে হবে। খোলে ড্রপ-ডাউন তালিকায়, "থিম পরিবর্তন করুন" কমান্ডটি নির্বাচন করুন।

যদি, কারো ইমেলের উত্তর দেওয়ার সময়, আপনি কথোপকথনের মূল পয়েন্টটি পরিবর্তন করেন, সেই অনুযায়ী বিষয় পরিবর্তন করেন, বা আরও ভালভাবে, একটি নতুন ইমেল তৈরি করে একটি নতুন সমস্যা নিয়ে আলোচনা শুরু করুন৷

নিয়ম 5।অকাল প্রেরন এড়াতে, চিঠিটি সম্পূর্ণ, চেক করা এবং পাঠানোর জন্য প্রস্তুত হলেই প্রাপকের ঠিকানা প্রবেশ করান। "পাঠান" বোতামের সাথে সতর্কতা অবলম্বন করুন: নিশ্চিত করুন যে আপনি যাকে উদ্দেশ্য করেছেন তাকে চিঠিটি পাঠাচ্ছেন।

বিধি 6।চিঠির মূল পাঠের আগে একটি স্বাগত শব্দ এবং প্রাপকের নাম সমন্বিত একটি অভিবাদন লিখতে ভুলবেন না। কিছু ব্যবহারকারী বিশ্বাস করেন যে একটি ইমেলে একটি অভিবাদন লেখার কোন প্রয়োজন নেই, যেহেতু এটি অনুমিতভাবে কাগজের মেইলের একটি অর্থহীন অবশেষ, এটি কোনও উল্লেখযোগ্য তথ্য বহন করে না এবং এতে শুধুমাত্র স্টক শব্দ রয়েছে৷

শুভেচ্ছা চিঠি লেখা ব্যক্তির লালন-পালন সম্পর্কে তথ্য বহন করে। অভিবাদন হিসাবে, ঠিকানার নিম্নলিখিত ফর্মটি ব্যবহার করুন: "শুভ বিকাল, প্রিয় (সম্মানিত) + নাম, ঠিকানার পৃষ্ঠপোষক!" অথবা "প্রিয় (সম্মানিত) + নাম, সম্বোধনের পৃষ্ঠপোষক, হ্যালো!" এবং তার পরেই আপনার বার্তার উদ্দেশ্যের দিকে এগিয়ে যান।

ইউরোপে, এটি সর্বদা "প্রিয় স্যার/ম্যাডাম" বা কম আনুষ্ঠানিকভাবে সম্বোধন করার প্রথা, বিশেষ করে যদি আপনি সম্বোধনকারীকে জানেন, "প্রিয় + নাম"। মার্কিন যুক্তরাষ্ট্রে, যেখানে জীবন এবং চিঠিপত্রের গতি আরও তীব্র, একটি নাম এবং একটি সংক্ষিপ্ত "হাই + নাম" সম্বলিত ঠিকানা দিয়ে একটি ইমেল শুরু হয়। রাশিয়ান ভাষায়, চিঠিপত্রের যেকোনো ধারায় লিখিত ঠিকানার পরে একটি বিস্ময় চিহ্ন বসানো হয়: ব্যবসায়িক, ব্যক্তিগত, অফিসিয়াল, ইত্যাদি ইংরেজিএই সব জেনার একটি কমা ব্যবহার করে.

নিয়ম 7।আপনার চিঠি সঠিকভাবে গঠন. কারণ কাগজ পড়ার চেয়ে মনিটরের পর্দা থেকে পড়া অনেক বেশি কঠিন। যৌক্তিক অনুচ্ছেদে চিঠির পাঠ্যটি ভাঙ্গুন। বাক্য 15-20 শব্দের বেশি না রাখার চেষ্টা করুন। একটি ইন্ডেন্ট বা একটি ফাঁকা লাইন দিয়ে একে অপরের থেকে অনুচ্ছেদগুলি আলাদা করুন৷

নিয়ম 8।সংক্ষিপ্ত এবং বিন্দু হতে. প্রথম অনুচ্ছেদের চিঠির মূল অংশটি পাঠকের দৃষ্টি আকর্ষণ করা উচিত তার বিষয়ের চেয়ে কম নয়। সম্ভাব্য পাঠকের সীমিত সময় সম্পর্কে সচেতন হন। চিঠির উদ্দেশ্য দিয়ে শুরু করুন, এটি প্রথম বাক্যে স্পষ্টভাবে বলা উচিত। যদি প্রথম বাক্যগুলি সঠিকভাবে প্রণয়ন করা হয়, তবে চিঠির প্রাপক এটি শেষ পর্যন্ত পড়বে এমন একটি খুব উচ্চ সম্ভাবনা রয়েছে। একটি ইমেল দ্রুত তথ্য প্রদান করার উদ্দেশ্যে করা হয়. আপনার যদি একটি বড় ভলিউম সম্বলিত গুরুত্বপূর্ণ তথ্য পাঠাতে হয়, তবে একটি ইমেলে একটি সংক্ষিপ্ত সহগামী পাঠ্য লিখুন এবং তথ্যটিকে একটি সংযুক্তি হিসাবে ফর্ম্যাট করা ভাল।

নিয়ম 9।আপনি আপনার চিঠি লেখা শুরু করার আগে, একটি সংযুক্তি সংযুক্ত করুন. আপনি কতবার একটি চিঠি পেয়েছেন, যার উদ্দেশ্য ছিল একটি সংযুক্তি পাঠানো, এই সংযুক্তি ছাড়াই?! এমন অসাবধানতা নাও হতে পারে সর্বোত্তম সম্ভাব্য উপায়েআপনার ব্যবসায়িক খ্যাতি প্রভাবিত করে।

নিয়ম 10।আপনি যখন প্রথমবার কাউকে লিখবেন, তখন কোনো সংযুক্তি সংযুক্ত করবেন না। আপনি যদি প্রাপকের সম্মতি ব্যতীত একটি সংযুক্তি পাঠান, তাহলে চিঠির মূল অংশে লিখতে ভুলবেন না যে এটি কি ধরনের ফাইল। 5 এমবি এর চেয়ে বড় সংযুক্তিগুলি সংযুক্ত করবেন না, কারণ এই অপ্রীতিকর পরিস্থিতি সম্ভব: আপনি আপনার ফাইলটি এক সেকেন্ডের মধ্যে মেল সার্ভারে পাঠাবেন এবং আপনার প্রাপক এটি এক ঘন্টার জন্য ডাউনলোড করবে।

নিয়ম 11।আপনার প্রতিক্রিয়া চিঠি রচনা করার সময়, আপনার জিজ্ঞাসা করা সমস্ত প্রশ্নের উত্তর দিন। উত্তর দিতে অসুবিধা হলে সরাসরি লিখুন।

নিয়ম 12।আপনি আপনার ইমেল পাঠানোর আগে, আপনার বানান, ব্যাকরণ, এবং বিরাম চিহ্ন পরীক্ষা করুন। ইমেইল আসলে যে দ্রুত উপায়যোগাযোগের মানে এই নয় যে এটি অসাবধান হওয়া উচিত। বানান এবং ব্যাকরণের ক্ষেত্রে যতটা সম্ভব দক্ষতার সাথে আপনার বাক্যাংশগুলি তৈরি করুন। এটি শুধুমাত্র গুরুত্বপূর্ণ নয় কারণ একটি নিরক্ষরভাবে লেখা চিঠি আপনার ছাপ নষ্ট করতে পারে এবং কমা এবং পিরিয়ড ছাড়া পাঠ্যটি পড়া খুব কঠিন।

বিধি 13।ইমেইলের উত্তর দিতে হবে। ইমেল হল অন্য লোকেদের সাথে সংযোগ করার বিষয়ে, এবং একটু ভদ্রতা কখনই আঘাত করে না। শিষ্টাচারের নিয়ম অনুসারে, ইমেলের উত্তর দিতে হবে এবং প্রতিক্রিয়ার সময় তিন দিনের বেশি হওয়া উচিত নয়। আপনি যদি এই সময়ের মধ্যে একটি ইমেলের উত্তর না দেন তবে এটি যোগাযোগ করতে একটি স্পষ্ট প্রত্যাখ্যান। আপনার যদি একটি চিঠির উত্তর দেওয়ার জন্য আরও সময়ের প্রয়োজন হয় তবে বিলম্বের কারণগুলি ব্যাখ্যা করা মূল্যবান। আপনি যখন একটি সংযুক্তি সম্বলিত একটি ইমেল পান, তখন নিশ্চিত করুন যে সংযুক্তিটি এসেছে এবং স্বাভাবিকভাবে খোলা হয়েছে৷ আপনি যদি অজানা লোকের কাছ থেকে চিঠি পান তবে আপনি তাদের উত্তর দিতে পারবেন না। তারা পড়া ছাড়া মুছে ফেলা যেতে পারে. আপনি যদি একটি সংযুক্ত ফাইলের সাথে একটি অযাচিত ইমেল পান, তাহলে আপনাকে ফাইলটি আনপ্যাক না করেই মুছে ফেলতে হবে: সম্ভবত এটি একটি কম্পিউটার ভাইরাসের উত্স।

নিয়ম 14।একটি পড়ার রসিদ জন্য জিজ্ঞাসা করবেন না. আপনি প্রধান চিঠির পাঠ্যের পরে এবং আপনার স্বাক্ষরের আগে নিম্নলিখিত বাক্যাংশটি লিখতে পারেন: "অনুগ্রহ করে উত্তর চিঠির মাধ্যমে বা নীচে নির্দেশিত টেলিফোন নম্বরগুলিতে কল করে চিঠির প্রাপ্তি নিশ্চিত করুন।"

নিয়ম 15।আপনার বার্তায় কখনই বড় অক্ষর ব্যবহার করা উচিত নয়। বড় অক্ষরে টেক্সট চিৎকার করা বলে মনে করা হয়। IN সেরা কেস দৃশ্যকল্পনেটিকেটের ক্ষেত্রে এটিকে নিরক্ষর হিসাবে শ্রেণীবদ্ধ করা হয়। এটি আপনার পাঠকের মধ্যে জ্বালা বা অন্যান্য অবাঞ্ছিত প্রতিক্রিয়া সৃষ্টি করতে পারে।

বিধি 16।ইমেলের মাধ্যমে গোপনীয় তথ্য কখনই জানাবেন না। আপনার নম্বর ফরোয়ার্ড করার সময় খুব সতর্ক থাকুন ব্যাংক কার্ডবা অন্য গোপন তথ্যইমেইলের মূল অংশে। ফরোয়ার্ড করা হলে, ইমেল আটকানো যায় এবং ব্যক্তিগত লাভের জন্য ব্যবহার করা যেতে পারে। এছাড়াও, আপনার পাঠানো ইমেলটি কম্পিউটারের মেমরিতে চিরকাল থাকে।

বিধি 17।সংক্ষিপ্ত রূপ এবং সংবেদনশীল নকশা অতিরিক্ত ব্যবহার করবেন না। ব্যবসায়িক ইমেলে, BTW (প্রসঙ্গক্রমে) বা LOL (জোরে হাসতে) এর মতো সংক্ষিপ্ত রূপগুলি ব্যবহার না করার চেষ্টা করুন, যাকে ইমোটিকনও বলা হয় ("হাসি মুখ")। তারা ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের ক্ষেত্রে অনুপযুক্ত, বিশেষ করে যেহেতু চিঠির প্রাপক তাদের অর্থ জানেন না।

বিধি 18।চিঠির শেষে আপনার স্বাক্ষর রাখতে ভুলবেন না। একটি স্বাক্ষর হল আপনার বার্তাগুলির শেষে যোগ করা পাঠ্যের একটি ছোট ব্লক যা আপনাকে সনাক্ত করে এবং আপনার যোগাযোগের তথ্য ধারণ করে। আপনার স্বাক্ষর ছোট রাখুন: চার থেকে সাত লাইনের বেশি নয়। একটি দীর্ঘ স্বাক্ষর অনেক স্থান নেয় এবং বিরক্তিকর হতে পারে। বেশ কয়েকটি অন্তর্ভুক্ত করুন সম্ভাব্য উপায়আপনার সাথে যোগাযোগ (সাধারণত এগুলি হল টেলিফোন এবং ফ্যাক্স নম্বর), সেইসাথে আপনার কোম্পানির ওয়েবসাইটের একটি লিঙ্ক।

নিবন্ধের উপর ভিত্তি করে:

1. 32টি সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ ইমেল শিষ্টাচার টিপস। ইমেইলেটিকিট। [ইলেক্ট্রনিক রিসোর্স] http://www.emailreplies.com/ 09/19/2015 সংগৃহীত।

2. ইমেল শিষ্টাচারের শীর্ষ 26টি সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ নিয়ম। [ইলেক্ট্রনিক রিসোর্স] http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm 09/20/2015 সংগৃহীত।

উপাদানটি কুকুর এবং মেডিকেল মেডিসিনের স্টেট মেডিক্যাল সেন্টারের পদ্ধতিবিদ এলএ শুটিলিনা দ্বারা প্রস্তুত করা হয়েছিল

পুশকিনের বিখ্যাত "আমি তোমাকে লিখছি ..." মনে রাখবেন চিঠিগুলি পাওয়ার চেয়ে আনন্দদায়ক আর কী হতে পারে এবং প্রিয়জনের কাছ থেকে সেগুলি গ্রহণ করা দ্বিগুণ আনন্দদায়ক। একটি প্রেমের চিঠি... এখন এটা একটু পুরনো দিনের শোনাচ্ছে, কিন্তু কত রোমান্টিক! আমি নিশ্চিত যে প্রায় প্রতিটি মহিলাই তার জীবনে অন্তত একবার তাকে এমন একটি চিঠি লেখার স্বপ্ন দেখে। এবং আপনাকে 8 ই মার্চ বা ভ্যালেন্টাইনস ডে আসা পর্যন্ত অপেক্ষা করতে হবে না, আপনি যদি ভালোবাসেন তবে আপনি কোনও কারণ ছাড়াই এমন একটি মনোরম চমক তৈরি করতে পারেন। যদিও, আমি কি বলছি, কারণ প্রেম ইতিমধ্যে কারণ, সবচেয়ে বড় এবং সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ.

একটি চিঠি একটি একক শব্দ; এই এক সেরা উপায়আপনার অনুভূতি সম্পর্কে কথা বলুন। এবং এর জন্য আপনাকে পুশকিন বা ব্লক হতে হবে না। প্রধান জিনিসটি আপনার অনুভূতির আন্তরিকতা এবং গভীরতা প্রকাশ করা। একটি চিঠি লেখার জন্য সর্বদা একটি বিশেষ মেজাজ, মনের একটি বিশেষ অবস্থা প্রয়োজন। সর্বোপরি, ভালবাসা এবং কোমলতা, দুঃখ বা একাকীত্ব শব্দে প্রকাশ করা খুব কঠিন। আপনি যা ভাবছেন তা লিখুন। আপনার অনুভূতি গোপন করবেন না। আপনার আত্মা খুলতে ভয় পাবেন না, আপনার প্রিয়জনকে জানতে দিন যে সে আপনার কাছে কতটা মানে। আপনি যদি সঠিক শব্দ খুঁজে না পান তবে আপনি প্রেম সম্পর্কে কয়েকটি কাব্যিক লাইন ব্যবহার করতে পারেন।

কেউ বলবেন যে এটি একবিংশ শতাব্দী - প্রযুক্তি এবং মানুষের অলসতার শতাব্দী - কল করা বা কেবল একটি এসএমএস লেখা অনেক সহজ। অবশ্যই এটি সহজ, তবে আপনি একটি এসএমএসে অনেক কিছু লিখতে পারবেন না, তবে ফোনে "আপনি কি আপনার আত্মাকে বলতে পারেন?" এবং তারপরে, একটি শব্দ একটি শব্দ (যদি এটি উড়ে যায় তবে আপনি এটি ধরতে পারবেন না), এবং কাগজে লেখা একটি শব্দ ইতিমধ্যেই কিছু উপাদান। আপনি এটি দেখতে পারেন, এটি স্ট্রোক করতে পারেন, এমনকি এটির নিজস্ব গন্ধও রয়েছে। এটি ইতিমধ্যেই এমন কিছু যা শুধুমাত্র আপনারই। এটি "আই লাভ" যা আপনি প্রতিদিন দেখতে পারেন, এমনকি আপনি এটি চুম্বন করতে পারেন এবং রাতে আপনার বালিশের নীচে রাখতে পারেন। এই "আমি ভালবাসি" প্রত্যেকের জন্য আলাদা: কারো জন্য এটি মসৃণ এবং করুণাময়, অন্যদের জন্য এটি নাচ এবং উচ্ছৃঙ্খল, অন্যদের জন্য এটি অপাঠ্য এবং তরঙ্গায়িত। কিন্তু এটি শুধুমাত্র আপনাকে সম্বোধন করা হয়েছে, যে কারণে এটি এত ব্যয়বহুল। এটি একটি খামে আবদ্ধ আত্মার একটি টুকরো, কাগজের টুকরো মাত্র দুটি মানুষের জন্য অর্থে ভরা।

এটি দীর্ঘদিন ধরে জানা গেছে যে একা চিঠির সাহায্যে আপনি একজন ব্যক্তির সম্পর্কে একটি মতামত তৈরি করতে পারেন, আত্মসম্মান জাগিয়ে তুলতে পারেন এবং এমনকি প্রেমে পড়তে পারেন। P.I এর আশ্চর্যজনক সম্পর্ক মনে রাখবেন। নাদেজ্দা ভন মেকের সাথে চাইকোভস্কি, তাদের চিঠিপত্রে বন্দী, যা তেরো বছর ধরে চলেছিল। তারা কখনও দেখা করেনি, কিন্তু একে অপরের জন্য কী ভালবাসা এবং কোমলতা তাদের চিঠিতে জ্বলজ্বল করে।

শতাব্দীর পর শতাব্দী ধরে, পুরুষ এবং মহিলারা তাদের অনুভূতি প্রকাশ করার এবং তাদের প্রিয়জনের কাছে সেগুলি জানানোর জন্য বিভিন্ন উপায়ের সন্ধান করেছে। সুন্দর চিঠি লেখা কঠিন মনে করা হতো। এতটাই কঠিন যে অনেক ধনী ব্যক্তিও এর জন্য বিশেষ কর্মচারী-সচিব নিয়োগ করেছিলেন। আমাদের আধুনিক জীবনের ছন্দ আমাদের রোম্যান্সের জন্য কম এবং কম সময় দেয়। এপিস্টোলারি জেনার এখন ফ্যাশনে নেই; তবে আপনি যদি ভালোবাসেন তবে এটি সম্পর্কে লিখতে লজ্জা পাবেন না। এখনই বসুন এবং আপনার প্রিয়জনকে একটি চিঠি লিখুন। এবং আপনি এটি কাগজে লিখুন বা ইমেলের মাধ্যমে পাঠান তা বিবেচ্য নয়, প্রধান জিনিসটি হল এটি আন্তরিক।

আপনি যদি মনে করেন যে এপিস্টোলারি জেনারটি বিস্মৃতিতে ডুবে গেছে, আপনি গভীরভাবে ভুল করছেন। দৈনন্দিন জীবনে, আপনি তর্ক করতে পারবেন না, ফোন কল করা বা তাত্ক্ষণিক ICQ বার্তা বিনিময় করা সাধারণ হয়ে উঠেছে - সহজ এবং দ্রুত। যাইহোক, চিঠিগুলি এখনও ব্যবসায়িক সম্পর্কের ক্ষেত্রে একটি ভূমিকা পালন করে। গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা: একটি টেলিফোন কথোপকথন, ICQ-তে চিঠিপত্র মামলার সাথে খাপ খায় না: এখানে আরও গুরুতর নথি প্রয়োজন।

ব্যবসায়িক চিঠি লেখার সময় আপনাকে অবশ্যই সতর্ক এবং দায়িত্বশীল হতে হবে। যে কোনো ব্যবসায়িক চিঠির জন্য, ইমেলের মাধ্যমে পাঠানো সহ, এটি ব্যবহার করার সুপারিশ করা হয় লেটারহেড, যেখানে প্রতিষ্ঠানের বিশদ বিবরণ নির্দেশিত হয়। এটি জোর দেয় যে চিঠিটির পিছনে একটি নামী সংস্থা রয়েছে এবং আপনি এটির সাথে ব্যবসা করতে পারেন। চিঠিটি লেখার তারিখ নির্দেশ করতে ভুলবেন না। মাসটি অক্ষরে লেখার পরামর্শ দেওয়া হয়; যেমন 01/20/02 শুধুমাত্র রাশিয়ায় গৃহীত হয় এবং আন্তর্জাতিক অনুশীলনে ব্যবহৃত হয় না।

একটি ব্যবসায়িক চিঠি থাকতে হবে শিরোনাম, পাঠ্যের বিষয়বস্তু প্রকাশ করে। এটি প্রাপকের পক্ষে অক্ষর প্রক্রিয়া এবং বাছাই করা আরও সহজ করে তোলে। প্রথমত, আপনাকে নিশ্চিত করতে হবে যে আপনার চিঠিটি একই রকমের সংখ্যা থেকে আলাদা করা হয়েছে এবং সঠিক কর্মচারীর কাছে পাঠানো হয়েছে। চিঠির বিষয় আন্ডারলাইন বা লেখা বড় অক্ষরে.

প্রাপকের ঠিকানাদুবার লেখা: নীচের ডানদিকে খামে এবং চিঠির উপরের বাম কোণে। যদি চিঠিটি একটি স্বচ্ছ উইন্ডো সহ একটি খামে রাখা হয়, তবে ঠিকানাটি একবার লেখা হয় - চিঠিতে এবং এটি ভাঁজ করা হয় যাতে প্রাপকের ঠিকানা উইন্ডোতে থাকে। ঠিকানাটি নিম্নলিখিত ক্রমে লেখা হয়েছে: বাড়ির নম্বর, রাস্তা, শহরের নাম, অঞ্চল, প্রজাতন্ত্র (রাজ্য, কাউন্টি, ক্যান্টন, ইত্যাদি), পোস্টাল কোড, দেশ।

ঠিকানার পরে - ঠিকানার আদ্যক্ষর এবং উপাধি। আদ্যক্ষরগুলি "মিস্টার," "মিসেস" বা "জি-ড্যাম" এর সংক্ষিপ্ত রূপের আগে থাকে। যদি ঠিকানার একটি পদ বা উপাধি থাকে, তাহলে "মিস্টার" এর পরিবর্তে এটি নির্দেশ করা ভাল। সমস্ত পশ্চিম ইউরোপীয় দেশ এবং মার্কিন যুক্তরাষ্ট্রে, শিরোনাম বাদ দেওয়াকে অশালীন বলে মনে করা হয়। যাইহোক, "মিস্টার + শিরোনাম + উপাধি" লেখা এবং বলা শুধুমাত্র জার্মানিতে গৃহীত হয়। ফ্রান্স এবং ইংল্যান্ডে, সম্বোধনকারীর আভিজাত্যের উপাধিটি সর্বদা ঠিকানায় নির্দেশিত হয়, তবে চিঠির মূল অংশে এটি উল্লেখ করার প্রথা নেই।

"মিস্টার" এবং "মিসেস" শব্দগুলি সাধারণত উপনাম ছাড়া ব্যবহার করা হয় না, এবং তারা সর্বদা "মিস্টার" বা "মিসেস" হিসাবে ব্যবহৃত হয়। ইংল্যান্ডে, ভদ্র ঠিকানা "Esquire" (Esquire - Esq.) প্রায়ই ঠিকানার নামের পরে লেখা হয় এবং এটি "Mr" শব্দের সাথে ব্যবহার করা হয় না। আপনি যদি ব্যক্তিগতভাবে একটি চিঠি পাঠাতে চান, তবে শেষ নামের পরে নির্দেশ করুন: "ব্যক্তিগতভাবে" (ব্যক্তিগত - ইংল্যান্ডের জন্য, ব্যক্তিগত - মার্কিন যুক্তরাষ্ট্রের জন্য)।

যদি চিঠিটি একটি কোম্পানিকে সম্বোধন করা হয় এবং একটি নির্দিষ্ট ব্যক্তির দ্বারা পড়তে হবে, তাহলে "অ্যাটেনশন অফ..." অভিব্যক্তি ব্যবহার করা হয়। আপনি একটি কোম্পানির ঠিকানায় এমন একজন ব্যক্তির কাছে একটি চিঠি পাঠাতে পারেন যার ঠিকানা অজানা, এবং তিনি যে কোম্পানিতে কাজ করেন সেটি তার সাথে একটি ব্যবসায়িক সম্পর্ক বজায় রাখে, যা "কেয়ার অফ" (C/O) নির্দেশ করে।

খোলার ঠিকানাঐতিহ্যগতভাবে শব্দগুলি নিয়ে গঠিত " প্রিয় মি.(Ms.) + পদবি" বা "Dear Mr. (Ms.) + last name." অফিসিয়াল চিঠিতে, আপনি বাস্তব জীবনে ছোট হলেও নিজেকে "আপনি" বলে সম্বোধন করার প্রথা নেই। আপনার সংবাদদাতার সাথে ঘনিষ্ঠতার মাত্রার উপর নির্ভর করে, ঠিকানাটি "প্রিয় + প্রথম নাম" বা "প্রিয় + শেষ নাম" শব্দ দিয়ে শুরু হতে পারে।

আপনার ঠিকানায় লেখা উচিত নয়: "Uv. পরিচালক সাহেব! এই ক্ষেত্রে, সংক্ষিপ্ত রূপগুলি অনুপযুক্ত। "প্রিয়", "স্যার", "ম্যাডাম", "উপ-পরিচালক", "বিভাগের প্রধান" এবং এই জাতীয় শব্দগুলি সম্পূর্ণ লিখতে হবে। অন্যথায়, প্রাপকের মনে করার অধিকার রয়েছে যে আপনি তাকে সত্যিই খুব বেশি সম্মান করেন না।

ভাল ছাপব্যবসায়িক অক্ষর তৈরি করে, যা অভিবাদনের পরে কিছু থাকে ভূমিকা - প্রশংসা. তারা সাধারণত বলে যে তারা এইরকম একটি সুপরিচিত কোম্পানিকে স্বাগত জানাতে পেরে আনন্দিত, এইরকম একজন সম্মানিত অংশীদারকে পরিষেবা প্রদান করা আপনার জন্য অনেক সম্মানের হবে, ইত্যাদি। আমরা দীর্ঘমেয়াদী এবং পারস্পরিকভাবে উপকারী সহযোগিতার জন্য আশা প্রকাশ করতে পারি।

ধারণ করা ব্যবসায়িক চিঠি মৌখিক আবর্জনা ("আমরা অবশ্যই আত্মবিশ্বাসী যে আমাদের সাথে সহযোগিতা অবশ্যই আপনার জন্য উপকারী হবে", অতিরিক্ত ভদ্রতা (" অনুগ্রহ করে এই চিঠি পড়ুন"), অর্থহীন বিশেষণ ( অসামান্য, আশ্চর্যজনক, বিস্ময়কর), অতিরিক্ত সর্বনাম (“ আমরা সবাই আপনাকে এবং আপনার কোম্পানির সাথে সহযোগিতা করতে পেরে খুশি »).

ব্যবসায়িক চিঠি লেখার সময়, আপনার নির্দেশাবলী ব্যবহার করা উচিত নয়। নির্দেশমূলক বাক্যাংশ (« আপনার ফোনে আমাদের সাথে যোগাযোগ করা উচিত...")। এই ধরনের একটি বাক্যাংশ দিয়ে আপনি মনস্তাত্ত্বিকভাবে মানুষকে আপনার বিরুদ্ধে পরিণত করেন। আপনার অংশীদারদের কীভাবে আচরণ করা উচিত তা আপনার উদ্ধতভাবে বলা উচিত নয়। এটি লিখতে ভাল: " আমাদের অফারের বিস্তারিত আলোচনা করতে, আপনি আমাদের সাথে ফোনে যোগাযোগ করতে পারেন.." অর্থ একই, কিন্তু চিঠির স্বর আপনার প্রতি আরও বন্ধুত্বপূর্ণ মনোভাবকে উৎসাহিত করে।

আপনার কোম্পানির কার্যক্রম বর্ণনা করার সময়, নির্দিষ্ট অর্জনের ছাপ তৈরি করতে, মনোযোগ দিন ক্রিয়াপদের পছন্দ. নিখুঁত ক্রিয়া বাস্তব ফলাফল সম্পর্কে কথা বলে: সম্পন্ন, উন্নত, বৃদ্ধি, তৈরি, তৈরি ইত্যাদি. অসম্পূর্ণ ক্রিয়াগুলি একটি কার্যকলাপের ফলাফলের সাথে সম্পর্কিত আরও অনির্দিষ্ট ক্রিয়া তৈরি করে: আমরা উত্পাদন করি, আমরা কাজ করি, আমরা সম্পাদন করি, আমরা অংশগ্রহণ করি. তারা অর্জিত ফলাফলের পরিবর্তে সঞ্চালিত ফাংশনগুলির অন্তর্দৃষ্টি প্রদান করে। নিখুঁত ক্রিয়াপদের ব্যবহার কংক্রিট সাফল্যের ছাপ তৈরি করবে, এবং সেইজন্য আপনার কোম্পানির দৃঢ়তা এবং সম্মানের ছাপ তৈরি করবে।

IN অনুরোধের চিঠিযদি সম্ভব হয়, সংক্ষিপ্তভাবে কারণটি নির্দেশ করুন, অনুরোধটি নিজেই স্পষ্টভাবে প্রণয়ন করুন, এটি পূরণ করার জন্য আপনাকে অগ্রিম ধন্যবাদ। উত্তরের জন্য কৃতজ্ঞতার চিহ্ন হিসাবে, সহযোগিতার জন্য প্রস্তুতির অভিব্যক্তি হিসাবে, বা একটি তথ্য বার্তা হিসাবে, আমরা লিখি বিজ্ঞপ্তি চিঠি. এই জাতীয় চিঠির নীচে রেফারেন্টের স্বাক্ষর রাখাই যথেষ্ট।

অনুস্মারক চিঠিযেসব ক্ষেত্রে টেলিফোন কথোপকথন বা ব্যক্তিগত যোগাযোগ কাঙ্ক্ষিত ফলাফল অর্জন করতে ব্যর্থ হয় সে ক্ষেত্রে পাঠানো হয়। এই ধরনের চিঠির উদ্দেশ্য হল কৌশলে আপনাকে আপনার বাধ্যবাধকতাগুলি পূরণ করার প্রয়োজনীয়তার কথা মনে করিয়ে দেওয়া।

নিশ্চিতকরণ চিঠিপূর্বে প্রদত্ত প্রতিশ্রুতি বা শর্তাবলীতে ইতিমধ্যে সম্মত হওয়ার গ্যারান্টি। এই ধরনের একটি চিঠি সঙ্গীর প্রতি ভদ্রতা এবং সম্মানের একটি অভিব্যক্তি। IN অভিযোগের চিঠিদাবি নিজেই, এর উপস্থাপনার ভিত্তি এবং নির্দিষ্ট প্রয়োজনীয়তা থাকতে হবে।

অভিযোগের জবাবে তারা লেখেন প্রত্যাখ্যান চিঠি. ইতিবাচক তথ্য দিয়ে এই জাতীয় চিঠি শুরু করা এবং শেষ করা আরও ভাল: উদাহরণস্বরূপ, আপনি কিসের সাথে একমত তা তালিকাভুক্ত করুন, তারপর প্রত্যাখ্যানের কারণ ব্যাখ্যা করুন। চিঠিটি প্রত্যাখ্যান সত্ত্বেও ক্লায়েন্ট বা অংশীদারের সাথে স্বাভাবিক সম্পর্ক বজায় রাখতে সহায়তা করবে।

ক্ষমা চাওয়ার চিঠিসাধারণত প্রাথমিক চুক্তি হঠাৎ লঙ্ঘন হওয়ার কারণগুলির একটি বিবৃতি থাকে। কিছু ক্ষেত্রে, টেলিফোনে বিজ্ঞপ্তির পরে এই জাতীয় চিঠি পাঠানো হয়। গ্যারান্টি পত্র কোন কিছুর জন্য অর্থ প্রদানের বাধ্যবাধকতা হিসাবে প্রেরণ করা হয়েছে, যা সঞ্চালিত অপারেশনের ধরণ নির্দেশ করে। চিঠিটি "আমরা অর্থ প্রদানের গ্যারান্টি" বাক্যাংশ দিয়ে শেষ হয় এবং আপনার নির্দেশ করে ব্যাংক বিবরণএবং দুটি স্বাক্ষর আছে - ম্যানেজার এবং প্রধান হিসাবরক্ষক।

অভিনন্দন, কৃতজ্ঞতা, সমবেদনাআন্তরিক এবং জোর দেওয়ার জন্য হাতে লেখা ভাল স্বতন্ত্র মনোভাবএকজন অংশীদারের কাছে।

একটি ব্যবসায়িক চিঠি অন্তর্ভুক্ত করা আবশ্যক চূড়ান্ত ভদ্রতার সূত্র: "সম্মানের সাথে", "সম্মানের সাথে।" IN সরকারী চিঠিবিদেশে, একটি নিয়ম হিসাবে, এটি খুবই সত্যিকারের আপনার ("আন্তরিকভাবে আপনার") ব্যবহার করা হয়। তদুপরি, প্রতিক্রিয়া পত্রে প্রাপ্তের মতো একই ভদ্রতার সূত্র ব্যবহার করার পরামর্শ দেওয়া হয়।

আপনি দেখতে পাচ্ছেন, সবকিছুই খুব সহজ, যদিও পর্যাপ্ত কনভেনশন রয়েছে। চিঠি লিখো!

প্রিয় বন্ধুরা, আজ আমি একটি বেদনাদায়ক সমস্যা সম্পর্কে লিখতে সিদ্ধান্ত নিয়েছি - কীভাবে চিঠি লিখতে হয় 😉। আমি মনে করি বিভিন্ন ক্ষেত্রের অনেক বিশেষজ্ঞ প্রশ্ন এবং সাহায্যের জন্য অনুরোধ সহ প্রতিদিন অনেক চিঠি পান।

আপনার নম্র বান্দা ব্যতিক্রম নয় :) প্রশ্ন এবং সাহায্যের জন্য অনুরোধ সহ চিঠির সংখ্যা গড়ে প্রতিদিন 40-50 এবং কখনও কখনও তাদের উত্তর দেওয়ার জন্য আমার শারীরিক ক্ষমতাকে ছাড়িয়ে যায়।

চিঠিপত্রের একটি উল্লেখযোগ্য অংশে এমন চিঠি থাকে যেখানে প্রশ্ন এবং সমস্যার বিবরণ সম্পূর্ণরূপে সঠিকভাবে প্রণয়ন করা হয় না, তাই তাদের অতিরিক্ত স্পষ্টীকরণমূলক চিঠির প্রয়োজন হয়, যা প্রেরক এবং প্রাপক উভয়ের জন্যই অপ্রয়োজনীয় সময় নেয়।

এই পোস্টে, আমি বিশেষজ্ঞদের কাছে প্রশ্ন সহ কীভাবে সঠিকভাবে চিঠি লিখতে হয় সে সম্পর্কে কথা বলতে চাই, যাতে আপনার প্রয়োজনীয় তথ্য পেতে ন্যূনতম সময় লাগে এবং অপ্রয়োজনীয় চিঠিপত্রের প্রয়োজন হয় না।

প্রধান নিয়ম, আমার মতে, একটি চিঠিতে এটা স্পষ্ট করা খুবই গুরুত্বপূর্ণ যে আপনি প্রাপকের সময়কে মূল্য দেন। সবকিছু সংক্ষিপ্ত এবং স্পষ্টভাবে প্রণয়ন করা উচিত।

1. অভিবাদন

আমি বিশ্বাস করি যে কোনো চিঠি অবশ্যই একটি শুভেচ্ছা দিয়ে শুরু করতে হবে। "হ্যালো", "হ্যালো", "শুভ বিকেল" - এই শব্দগুলি লেখা কঠিন নয় এবং কয়েক সেকেন্ড সময় নেয়। আমি ব্যক্তিগতভাবে এমন ইমেল পছন্দ করি না যাতে একটি শুভেচ্ছা অন্তর্ভুক্ত থাকে না। ভদ্রতার মতো এত মূল্যবান বা এত সস্তায় দেওয়া হয় না।

2. নাম ধরে ডাকা

ব্লগ সাইটের সমস্ত পৃষ্ঠাগুলিতে যেখানে একটি প্রতিক্রিয়া ফর্ম রয়েছে (উদাহরণস্বরূপ, "") পৃষ্ঠা, আমি সর্বদা লিখি "আমার নাম মিখাইল," তাই আমি অক্ষরে নাম দিয়ে লোকেদের সম্বোধন না করার ক্ষেত্রে কোনও সমস্যা দেখি না। অবচেতনভাবে, যে কোনও ব্যক্তি নাম ধরে ডাকতে পছন্দ করে।

এবং যদিও আমি "মিখাইল" এর চেয়ে "মাইক" বেশি পছন্দ করি 😉, নাম ধরে যে কোনও কল 🙂 করবে৷

3. প্রথমে আপনার প্রশ্ন গুগল করুন।

চিঠিপত্রে আমাকে কতবার এমন সামগ্রীর লিঙ্ক সরবরাহ করতে হয়েছে যা আমি কেবল একটি অনুসন্ধান ইঞ্জিনে আমাকে জিজ্ঞাসা করা প্রশ্ন টাইপ করে পেয়েছি! আমার পর্যাপ্ত আঙ্গুল এবং পায়ের আঙ্গুলও নেই 😉!

সিরিয়াসলি, আমি আন্তরিকভাবে আপনাকে প্রথমে আপনার আগ্রহের প্রশ্নটি গুগল করার পরামর্শ দিচ্ছি বিভিন্ন বিকল্প(ইংরেজি সহ, আপনি Google অনুবাদক ব্যবহার করে অনুবাদ করতে পারেন) এবং পাওয়া সামগ্রীগুলি অধ্যয়ন করতে সময় নিন।

বেশিরভাগ ক্ষেত্রে, আপনি সহজেই সার্চ ইঞ্জিনে বা ফোরামে আপনার প্রশ্নের উত্তর খুঁজে পেতে পারেন (অনেক লোক সেখানে যোগাযোগ করতে আসে, বিভিন্ন বিষয়ে নির্দিষ্ট সমস্যা নিয়ে আলোচনা করে এবং প্রশ্নের উত্তর দেয়)। কেন অন্য ব্যক্তির সময় নষ্ট করবেন যখন অনেক ক্ষেত্রে আপনি নিজের প্রয়োজনীয় সবকিছু সহজেই খুঁজে পেতে পারেন?

🔥 যাইহোক!আমি খরচ করছি অর্থপ্রদানের কোর্সইংরেজি ভাষার ওয়েবসাইট এসইও শাওলিন প্রচার করতে। আপনি যদি আগ্রহী হন, আপনি তার ওয়েবসাইট seoshaolin.com এ আবেদন করতে পারেন।

আমি আপনার সাইটের ট্রাফিক বৃদ্ধিতে আপনার সাফল্য কামনা করি!

আজকের জন্য ডেজার্ট হল একটি আঙুল দিয়ে একটি অনুভূমিক বারে পুল-আপ করার একটি ভিডিও৷ আমিও তাই চাই :)