Elektron sənəd nədir? Elektron sənəd idarəetməsi biznes proseslərinin optimallaşdırılması yolu kimi Elektron imza necə işləyir
Sual 5. Sənədlərin təsnifatı
Sənədlərin təsnifatı- sənədlərlə işin təşkili və səmərəliliyinin artırılması məqsədi ilə sənədlərin məzmun xüsusiyyətlərinə, hazırlanma formasına və s.-yə görə qruplara (növlərə) bölünməsi.
Təsnifat sənədlərin hər bir qrupu ilə işləməyin müəyyən üsullarını inkişaf etdirməyə, onları təlimatlarda birləşdirməyə və sənədləri ofis işində təşkil etməyə imkan verir. 2. Şərti olaraq sənədləri aşağıdakı qruplara bölmək olar: sənədləşdirmə üsuluna görə: əlyazma; elektron;
Qrafik;
kino, foto, səs sənədləri;
istifadə sahəsinə görə: təşkilati və inzibati; maliyyə və mühasibat uçotu; elmi və texniki; iş ilə; hesabat və statistik;
tərtib yerində:
Gələn (təşkilat tərəfindən qəbul edilir);
Çıxan (təşkilatdan göndərilir);
Daxili (təşkilatın özündə tərtib edilir və istifadə olunur);
giriş məhdudiyyəti möhürünə görə:
açıq (təsnif olunmamış);
giriş məhdudiyyəti möhürü ilə. Sənədlərdə aşağıdakı möhürlər ola bilər:
"Rəsmi istifadə üçün" (rəsmi məlumat yalnız işçilər üçün nəzərdə tutulub xüsusi təşkilat və ya sənaye); “Gizli”, “Tam məxfi”, “Xüsusi əhəmiyyətli” (dövlət sirrini ehtiva edən məlumatlar); "Məxfi" (Rusiya Federasiyasının qanunvericiliyi ilə əldə edilməsi məhdudlaşdırılan məlumatlar);
« Ticarət sirri» (məlumat var kommersiya dəyəri qanuni əsaslarla sərbəst çıxışı olmayan və belə məlumat sahibinin mühafizə rejimini tətbiq etdiyi üçüncü şəxslərə məlum olmadığına görə);
mənşəyə görə:
vəzifəli (vəzifəli) (təşkilatın maraqlarına toxunan, qanuni və ya fərdi, müəyyən edilmiş qaydada verilir); şəxsi (konkret bir şəxsin maraqlarına dair və şəxsi olan);
cənubda hüquqi əhəmiyyəti:
əslləri və ya əslləri (müəllif tərəfindən şəxsən imzalanmış rəsmi sənədlərin birinci və ya tək nüsxəsi);
surətlər (əsl sənədin məlumatını və onun bütün xarici xüsusiyyətlərini və ya onların bir hissəsini qanuni qüvvəyə malik olmayan tamamilə əks etdirən sənədlər);
təsdiq edilmiş surətlər (müəyyən edilmiş qaydada zəruri rekvizitlər əlavə edilmiş, onlara hüquqi qüvvə verən sənədlərin surətləri);
dublikatlar (əsl sənədin hüquqi qüvvəyə malik təkrar nüsxələri);
təqdimat formasına görə:
fərdi (məzmunu sərbəst formada təqdim olunur);
trafaret (sənədin strukturu, hissəsi, standart ifadələr əvvəlcədən hazırlandıqda, digər hissəsi isə hazırlıq zamanı doldurulduqda, məsələn, iş yerindən arayış);
standart (standart vəziyyətləri sənədləşdirmək üçün yaradılmışdır, məsələn, ezamiyyətlər və bütün təşkilatlarda istifadə olunur);
raf ömrü ilə:
daimi saxlama;
uzunmüddətli saxlama (10 ildən çox); müvəqqəti saxlama (10 ilə qədər).
1 . Elektron sənəd- məlumatın təqdim olunduğu sənəd elektron forma, etibarlı kimi tanımaq üçün lazım olan təfərrüatlarla.
Elektron sənəd aşağıdakılara uyğun olmalıdır tələblər:
proqram təminatından istifadə etməklə yaradılır, emal olunur, saxlanılır, ötürülür və qəbul edilir texniki vasitələr;
qavrayış üçün başa düşülən formada nümayiş etdirilməlidir (çoxaldılmalıdır).
Elektron sənəd ola bilər formada və formada təkrarlanır, başa düşmək asandır: ekran ekranında; kağız üzərində;
vizual yoxlama üçün əlçatan formada kompüter daşıyıcısından ayrıla bilən digər maddi obyekt. Elektron sənəddən istifadə edərkən, Rusiya Federasiyasının normativ hüquqi aktlarında və ya tərəflərin razılığı ilə nəzərdə tutulmuş hallar istisna olmaqla, onun surətinin kağız üzərində təqdim edilməsi tələb olunmur. Üstünlüklərelektron sənədlərdən istifadə:
PC yaddaşında olan hazır nümunələrdən istifadə edərkən kompüter sənədlər toplusu minimuma endirilir; elektron sənədlərin kompüterlə işlənməsi (məsələn, mallar üçün ərizələr) kağız sənədlərin emalından daha sürətlidir;
sənədlərdən istənilən sənədin və ya məlumatın toplanması, sistemləşdirilməsi və axtarışı sürətləndirilir və sadələşdirilir; e-poçtdan istifadə edərək sənədlər istənilən məsafəyə sürətlə ötürülə bilər; elektron sənədlərin saxlanması kiçik daşıyıcılarda böyük miqdarda məlumat saxlamağa imkan verir və buna görə də arxivlər üçün böyük sahələr tələb etmir; sənədlərlə müntəzəm texniki əməliyyatların həcmi azalır, əhəmiyyətli idarəetmə problemlərinin həllinə vaxt ayrılır;
yeri məlum olmayan sənədlərin itkilərinin sayı azalır;
alınan məlumatdan başqa sənədin (hesabat, xülasə, icmal və s.) hazırlanmasında istifadə etmək, bununla da tərtib olunan sənədin səmərəliliyini və keyfiyyətini artırmaq mümkün olur.
Elektron sənəd layihəsinin təsdiqi aşağıdakılara malikdir üstünlükləri:
sənədi kağıza çap etmədən PC ekranında oxumaq; sənəd layihəsinə düzəlişlər edilir;
Mənfi tərəflərəelektron sənədlər kimi təsnif edilə bilər: nisbətən qısa raf ömrü kağız sənədlər;
oxumaq üçün texniki vasitələrə ehtiyac; icazəsiz dəyişikliklər etmək imkanı (elektron rəqəmsal imza (EDS) və ya digər qorunma vasitələri olmadıqda).
3. Elektron sənəd idarəetməsi - elektron sənədlərin hərəkəti, emalı, saxlanması və mübadiləsi prosesi. Elektron sənədlərin mübadiləsinin iştirakçıları - fiziki və hüquqi şəxslər, Rusiya Federasiyasının dövlət orqanları, orqanları yerli hökumət elektron sənədlərin mübadiləsində iştirak etmək.
Elektron sənədin göndəricisi- elektron sənədlərin mübadiləsini edən iştirakçı elektron sənəd, onu öz elektron imzası ilə imzalayır və birbaşa və ya informasiya vasitəçisi vasitəsilə alıcıya göndərir.
Elektron sənədin alıcısı- elektron sənədin qəbul edildiyi ünvana elektron sənəd mübadiləsinin iştirakçısı.
Elektron sənədlərin mübadiləsində vasitəçi (informasiya vasitəçisi)- hüquqi şəxs və ya fərdi sahibkar elektron sənədlərin göndəriciləri və alıcıları arasında elektron sənədlərin mübadiləsi ilə bağlı xidmətləri göstərən .
Elektron sənədlərin mübadiləsi zamanı Rusiya Federasiyasının normativ hüquqi aktlarının tələblərinə uyğun olaraq informasiya təhlükəsizliyi tədbirlərindən istifadə edilməlidir.
Elektron sənəd rəqəmsal imza yoxlamasından istifadə etməklə onun həqiqiliyini təsdiqləmək üçün yoxlanılır. Elektron sənədin həqiqiliyinin təsdiqi elektron sənədin alıcısı tərəfindən rəqəmsal imzanın yoxlanılması vasitələrinin göndəricisi və ya paylayıcısı tərəfindən ona verilmiş rəqəmsal imzanın yoxlanılması vasitələrindən istifadə etməklə həyata keçirilir. Elektron sənədin həqiqiliyi elektron sənədin alıcısının rəqəmsal imzanın yoxlanılması vasitəsi ilə nəzərdə tutulmuş prosedurları yerinə yetirməsi nəticəsində onun bütün rekvizitlərinin dəyişməzliyi müəyyən edildikdə, təsdiq edilmiş sayılır. Elektron sənəd idarəetməsitənzimlənir qaydalar :
hökumət;
sektorlararası;
sənaye;
yerli (müəssisələr).
Hüquqi tənzimləmə elektron sənədlərin dövriyyəsi sahəsində göndərildi:
vahid həyata keçirilməsi üçün dövlət siyasəti elektron sənədlərin dövriyyəsi sahəsində;
informasiyanın yaradılması, emalı, saxlanması, ötürülməsi və qəbulu zamanı onun təhlükəsizliyinin və mühafizəsinin təmin edilməsi;
elektron sənəd istifadəçilərinin hüquq və qanuni mənafelərinin təmin edilməsi;
elektron sənədlərin yaradılması, emalı, saxlanması, ötürülməsi və qəbulu texnologiyasına hüquqi dəstək. Elektron poçtla göndərilən elektron sənədlərlə iş aparılır eynilə kağız sənədlərlə işləmək. Buna görə elektron sənəd dövriyyəsi də adlanır avtomatlaşdırılmış ofis işləri. Hər bir e-poçt abunəçisinə fərdi poçt qutusu təyin edilir, ona istifadəçi kodu verilir və bu poçt qutuları vasitəsilə elektron mesajlar mübadiləsi aparılır.
Elektron sənədin göndəricisi mesaj faylı yaradır, onun adını, tarixini, göndərilmə vaxtını müəyyən edir və e-poçt göndərmə proqramını işə salır.
Elektron sənədlər poçtla göndərilmə təlimatlarına uyğun olaraq alıcılara ötürülür.
Qəbul edən sənədi PC ekranında alır, lazım gələrsə, kağıza da köçürülə bilər. Elektron sənədlər kompüter vasitəsilə qeydiyyata alınır.
Rəhbər elektron sənədi qəbul edərək, bu barədə qərar çıxarır və sənəd daxili şəbəkə vasitəsilə icraçı(lar)ın fərdi kompüterinə göndərilir.
Elektron sənədlərin icrası prosesi oxşar kağız sənədlərin icrası. Xüsusilə internet ticarətinin inkişafı ilə əlaqədar olaraq elektron sənəd dövriyyəsi daim artır. Elektron sənədlərin saxlanma müddəti eyni, kağızda olduğu kimi (məsələn, bank bildirişləri və köçürmə tələbləri - 5 il). Belə bir müddət ərzində faylların saxlanması onların itməsinə səbəb ola bilər, ona görə də CD-lərdə elektron sənədlərin xüsusi arxivlərinin yaradılması tövsiyə olunur.
At elektron sənədlərin saxlanması elektron arxivdə təmin edilməlidir:
elektron sənədlərin icazəsiz girişdən və təhrifdən qorunması;
təmin etmək imkanı maraqlı tərəflər saxlanılan elektron sənədlərə normativ aktlarla müəyyən edilmiş qaydada daxil olmaq;
elektron sənədlərin bütün saxlanma müddəti ərzində həqiqiliyini təsdiq etmək imkanı;
saxlanılan elektron sənədləri kağız üzərində surət kimi təqdim etmək imkanı.
Gələcəkdə elektron sənəd dövriyyəsinin inkişafı elektron sənədlərdən maksimum istifadəyə yönəldilmişdir ki, bu da mövcud daxili iş ənənələrinin dəyişdirilməsini və kağız daşıyıcılardan tədricən imtina etməyi nəzərdə tutur.
Elektron sənədin formasının onun formatından nə ilə fərqləndiyinə dair suallar Federal Vergi Xidmətinin vergi uçotunda elektron ilkin sənədlərin istifadəsinə yaşıl işıq yandırdığı vaxtdan yaranıb. Bu, üç ildən çox əvvəl baş verib. Ancaq bu anlayışlar hələ də qarışıqdır. Gəlin nə olduğunu anlayaq.
Elektron sənəd formatları hansılardır?
Bu suala cavab vermək üçün kiçik bir təsnifatdan başlayaq. Bu gün təşkilatlarda istifadə olunan sənədlərin bütün siyahısını iki qrupa bölmək olar:
- Həm kağızda, həm də formada istifadə edilə bilən sənədlər elektron forma(nəqliyyat qaiməsi TORG-12, qaimə-faktura, universal köçürmə sənədi, işin başa çatdırılması haqqında şəhadətnamə, ödəniş üçün qaimə, təchizat müqaviləsi və s.).
- İstifadəsinə yalnız kağız üzərində icazə verilən sənədlər (agent tərəfindən prinsipal şəxsə təqdim olunan hesab-fakturanın surəti, yol vərəqəsi, uyğunluq bəyannaməsi və s.).
Bu halda, biz qanunla elektron şəkildə yaradılması, ötürülməsi və saxlanmasına icazə verilən birinci qrup sənədlərlə maraqlanırıq. Bununla belə, nəzərə almaq lazımdır ki, qanun bəzi elektron sənədlərin formatlarına, eləcə də bir sıra elektron sənədlərin formasına ciddi tələblər qoyur.
.XML – mühasibat sənədləri üçün vahid format
Forması qanunla aydın şəkildə təsvir edilmiş və müəyyən edilmiş ED rəsmiləşdirilmiş adlanır. Bunlara aşağıdakılar daxildir: faktura, TORG-12 yol sənədi və işin başa çatması haqqında sertifikat.
Bütün digər elektron sənədlər (qaimə-fakturalar, məktublar, etibarnamələr, əməliyyat pasportları və s.) rəsmiləşdirilməmişdir. Xüsusi tələblər onların formatları mövcud deyil. Bu elektron sənədlərin forması da vacib deyil.
Rəsmi sənədlər Federal Vergi Xidməti formatlarına uyğun olaraq hazırlanır. Bu gün elektron orijinallar üçün vahid format qanuni olaraq təsdiq edilmişdir - .XML, skan edilmiş nüsxələr üçün - .JPG, .TIFF, .PDF, .PNG.
Maraqlısı: Federal Vergi Xidmətinin tələblərinə cavab verən məcburi elektron qaimə-faktura formatı var - bu .XML-dir. Akt və TORG-12 üçün tövsiyə olunan formatlar var və bu da. İstənilən formatda ilkin sənədləri mübadilə edə bilsəniz də, elektron qaydada müraciət edərkən vergi idarəsi yalnız .XML formatında sənədləri qəbul edəcək. İlkin sənədi fərqli formatda dəyişdirsəniz, onu Federal Vergi Xidmətinə kağız üzərində təqdim etməli olacaqsınız. Əlverişsizdir, elə deyilmi? Buna görə də, qarışıqlığın qarşısını almaq üçün sizə Federal Vergi Xidməti tərəfindən tövsiyə olunan formatlardan istifadə etməyi məsləhət görürük.
Elektron sənədin forması onun formatı deyil
Addım-addım biz elektron sənəd formatının nə olduğunu başa düşməyə yaxınlaşırıq. Əslində bu anlayışın bir neçə tərifi ola bilər. Bu saxlama və avtomatik emal üçün əlverişli olan strukturlaşdırılmış məlumat dəstidir. Format kodlaşdırılmış adlandırıla bilər mətn məlumatı ED-də məlumatların paylanması və təqdim edilməsinə cavabdeh olan .
Aşağıda siz elektron qaimə-fakturanın .XML formatında necə göründüyünü görə bilərsiniz. Onun gövdəsi işarələmə elementlərindən və məlumat massivinin özündən ibarətdir. Federal Vergi Xidmətinin 03/04/2015-ci il tarixli ММВ-7-6/93@ saylı Sərəncamının mətnində elektron qaimə-fakturanın formatına dair tələblərlə tanış ola bilərsiniz.
İndi formaya keçək. Əgər format “daxili məzmun” üçün cavabdehdirsə, elektron sənədin forması onun “siması”dır. Başqa sözlə, ED-nin kompüter ekranında və ya kağız üzərində göründüyü formasıdır. Bəzi sənədlər üçün qanun sərt forma müəyyən edir. Bu, ilk növbədə, forması Rusiya Federasiyası Hökumətinin 26 dekabr 2011-ci il tarixli 1137 nömrəli qərarı ilə təsdiq edilmiş hesab-fakturaya aiddir.
Beləliklə, nəticə çıxaraq. Bütün formalar və formatlar arasında məcburi və tövsiyə olunanlar var. Elektron sənədlərin formaları və formatları ilə işlərin vəziyyətini birdəfəlik başa düşmək üçün aşağıdakı cədvəli oxumaq kifayətdir.
| ED adı | Format | Formatın məcburi istifadəsi | forma | Formanın məcburi istifadəsi |
| Faktura | .XML | Federal Vergi Xidmətinin 4 mart 2015-ci il tarixli ММВ-7-6/93@ əmrinə uyğun olaraq, .XML formatı istifadə üçün məcburidir. | Forma hazırlanmış və təsdiq edilmişdir. | Hesab-fakturanın forması Rusiya Federasiyası Hökumətinin 26 dekabr 2011-ci il tarixli 1137 nömrəli qərarı ilə müəyyən edilir və istifadə üçün məcburidir. |
| Tamamlanmış işin sertifikatı | Federal Vergi Xidmətinin 21 mart 2012-ci il tarixli N ММВ-7-6/172@ əmrinə əsasən istifadə üçün tövsiyə olunan XML formatı təsdiq edilmişdir. | Aktın vahid forması yoxdur. | 402 "Mühasibat uçotu haqqında" Federal Qanun yalnız aktın formasının cavab verməli olduğu məcburi təfərrüatları təmin edir. | |
| Yük qaiməsi TORG-12 | .XML, .PDF, .DOC, .XLS, .JPEG, .TIFF və s. | Federal Vergi Xidmətinin 21 mart 2012-ci il tarixli N ММВ-7-6/172@ əmrinə əsasən istifadə üçün tövsiyə olunan XML formatı təsdiq edilmişdir. | Forma təsdiqlənib və Albomda var vahid formalar ticarət əməliyyatlarının uçotu üçün ilkin uçot sənədləri." Lakin 2013-cü ildən onun tətbiqi məcburi deyil. | 2013-cü il yanvarın 1-dən təşkilatın rəhbəri yük qaiməsinin formasını müəyyən etmək hüququna malikdir. Eyni zamanda, bir sıra məcburi təfərrüatları ehtiva etməlidir ("Mühasibat uçotu haqqında" Federal Qanun 402). |
29.05.18 71 255 13
Sənədlər kağız üzərində və ya elektron şəkildə imzalana bilər. Uzun müddət kağız üzərində, elektron şəkildə - necə olduğu aydın deyil.
Pavel Ovçinnikov
Elektron sənədlərlə iş təcrübəsi 12 il
Ancaq mən on iki ildir ki, elektron sənədlərlə məşğul oluram və sizə deyim: bu, inanılmaz bir həyəcandır. Bütün bunların necə işlədiyini misallarla izah edim.
Qısa desək
Elektron sənəd idarəetməsini idarə etməyə başlamaq üçün sizə lazımdır:
- Qarşı tərəfləri elektron sənədlər mübadiləsinə başlamağa inandırın.
- Elektron imza sertifikatı alın.
- Sənədlərin göndərilmə üsuluna qərar verin: xüsusi xidmət vasitəsilə və ya onsuz.
Elektron sənədlər kimə lazımdır
Rahatlıq və müasirliyə baxmayaraq, elektron sənəd idarəetməsini az adam saxlayır. Sadələşdirilmiş vergitutma tətbiq edən bir sahibkar ildə bir neçə müqavilə bağlayırsa, bir neçə dəfə çap sənədlərini göndərmək onun üçün o qədər də qorxulu olmaya bilər. Ancaq elektron sənəd idarəetməsinin son dərəcə faydalı olduğu hallar var.
Böyük şirkətlər elektron sənədlər xarici yazışmaların həcmi ayda bir neçə yüz sənəddən çox olduqda xərcləri azaltmağa kömək edir. Onlar üçün sənədlərin çatdırılması əməliyyatların sürətinə birbaşa təsir göstərir. Sənədləşdirmə xərcləri ildə yüz minlərlə rubl təşkil edə bilər və vergi idarəsinin itkiləri, səhvləri və cərimələri ilə bağlı risklər xərcləri daha da artırır.
İndi altı ayda bir akt imzalasanız belə, bu, biznesinizin inkişaf etməyəcəyi anlamına gəlmir. Elektron sənədlərlə işləyən böyük tərəfdaşlarınız ola bilər və onlar sizdən eyni şeyi tələb edəcəklər.
Məsələn
Onlayn mağaza mütəmadi olaraq on milyonlarla debitor borcunu toplayırdı, çünki fakturada bir daha səhvə yol verilir: mallar yük maşınında idi və anbara qəbul edilə bilməzdi. Təchizatçıdan düzəldilmiş sənədlə kuryerin gəlməsini gözləyərkən günlər keçir. Biz elektron sənədləri tətbiq etdik və indi sənədlərdə bütün düzəlişlər bir saatdan az vaxt aparır.
Və böyük bir enerji satış şirkətində yerində vergi yoxlamaları müfəttişlər hər il sənədlərdə pozuntular və səhvlər aşkar etdilər. Cərimələrin çeki ildə 120.000 rubla çatdı. İş o yerə çatıb ki maliyyə şöbəsi bu pulu qabaqcadan qaimə məsrəfləri kimi büdcələşdirdi. Elektron sənəd dövriyyəsi tətbiq edilib və indi sənədlərin düzgünlüyünə insanlar yox, proqramlar nəzarət edir. Artıq səhvlər yoxdur.
Elektron sənəd nədir
Elektron sənəd istənilən redaktorda yaradıla və oxuna bilən adi sənəd və ya PDF faylıdır. Onun xüsusi elektron imza ilə imzalanması və xüsusi qaydada göndərilməsi vacibdir.
Bir tərəfdaşın, hüquqşünasın və ya hakimin elektron sənədi imzaladığınıza və heç kimin dəyişdirməməsinə şübhə etməməsi üçün rəqəmsal təhlükəsizlik mütəxəssisləri elektron imza ilə çıxış etdilər. Bu, sənədinizin unikal bit və bayt dəstinə yerləşdirilən barmaq izinə bənzəyir. Kobud desək, elektron şəkildə bir şey imzalayanda, "Mən bu bit dəstini təsdiqləyirəm" deyirsiniz.
İstənilən sənədə elektron imza əlavə olunur, bundan sonra imzalanmış sayılır. Sənədi imzasız oxumaq olar. Bu, yalnız sizin qarşınızda, sizə göndərildiyi formada eyni dəyişməz sənədin olmasına zəmanət verir. Sənəddə nəyisə dəyişdirib onu saxlasanız, onun bit dəsti dəyişəcək - imza etibarsız olacaq.
Məsələn
İki şirkət elektron müqavilə imzalamaq qərarına gəlib. Biz müqavilə bağladıq və şərtləri razılaşdırdıq. İndi bir şirkət müqaviləni öz imzası ilə imzalayır və digərinə göndərir. O, müqaviləni açır və sakitcə bir şeyi, məsələn, cərimələrin məbləğini düzəltməyə qərar verir. Düzəliş edir. Saxlayır. Əvvəlcə göndərir. O görünür - oops! - bu müqavilənin ilkin imzası pozulub. Bu o deməkdir ki, onlar nəyisə düzəldiblər, yaramazlar. Sonra da onun üzünə yumruq vurmağa gedirlər, yəqin.
Elektron imzanı haradan əldə etmək olar
Elektron imza xüsusi sertifikatlaşdırma mərkəzində alınır. Sadəcə şəhərinizdə rahat bir mərkəz tapmaq lazımdır. Əsas odur ki, o, Rusiya Federasiyasının Rabitə Nazirliyinin akkreditə olunmuş mərkəzləri siyahısına daxil edilmişdir.
Eyni şeyi birbaşa sertifikatlaşdırma mərkəzinin ofisində etmək olar: yalnız bütün sənədlərlə gəlin və ərizə doldurun. Ancaq bu halda, nağdsız ödəniş başa çatana qədər gözləməli olacaqsınız - bu, bir neçə saat çəkə bilər. Uzaqdan əldə edə bilmədiyiniz kimi, bir şirkət üçün sertifikatı nağd şəkildə ödəyə bilməzsiniz.
Elektron imza necə işləyir?
Elektron imzanın hüquqi qüvvəsi "Elektron imzalar haqqında" federal qanunda təsvir edilmişdir.
Qanun imzaların növlərini müəyyən edir: sadə, qeyri-şəxsi və kvalifikasiyalı. Siz onlardan hər hansı birindən sənədləri imzalaya bilərsiniz, lakin qeyd-şərtlərlə: ixtisaslı - vergi məqsədləri, ticarət və bəzi hallarda məhkəmə üçün; sadə və keyfiyyətsiz - hər şey üçün.
Sadə və ya keyfiyyətsiz imza
Əlverişli və ucuz seçim, lakin məhdud istifadə ilə. Qeyri-ixtisaslı imza kriptoqrafik alqoritmləri ehtiva edir, lakin heç bir sertifikatlaşdırma orqanı tərəfindən yoxlanılmır. Sadə bir giriş və parolun birləşməsidir, hesab dövlət xidmətlərinin saytında və ya e-poçt ünvanı qarşı tərəf.
Əgər iştirak etməsəniz belə imzalar uyğundur elektron ticarət, elektron ilkin sənədləri dəyişdirməyin və vergi hesabatlarını göndərməyin. Sadə imza müqavilələr, hesab-fakturalar və aktlar üçün istifadə edilə bilər, lakin qarşı tərəflə ayrıca müqavilə imzalamalı və belə bir imzaya etibar etmək üçün tərəflərin razılığını qeyd etməli olacaqsınız.
Əgər onlarla qarşı tərəf və müxtəlif sənədləriniz varsa, sxem işləməyəcək. Hamı ilə belə bir sənəd imzalamalı olacaqsınız və zaman keçdikcə bu proses işi sürətləndirməyəcək, yavaşlayacaq. Sonra başqa bir elektron imza sertifikatı haqqında düşünmək daha yaxşıdır.
Sadə elektron imzadan istifadə etmək üçün müqavilənin kağız versiyasını çap edib imzalamaq və ya qarşı tərəflə müqaviləyə xüsusi bənd daxil etmək lazımdır - bu qanuni tələbdir.
İxtisaslı İmza
Bu imza faktura və vergi məqsədləri üçün uyğundur. Qanunla elektron qaimə-fakturalar yalnız bu imza ilə imzalana bilər. İxtisaslı sertifikatın qiyməti 1000 RUR-dan başlayır, onu yalnız Federal Vergi Xidmətinin etibar zonasının bir hissəsi olan sertifikatlaşdırma mərkəzində almaq olar.
Hər il ixtisaslı imza sertifikatı yenilənməlidir ki, bu da əlavə narahatlıqlar yaradır: etibarlılıq müddətinə nəzarət etməli və vaxtında yenidən buraxılış sifariş etməlisiniz.
İxtisaslı imza ilə işləmək üçün xüsusi bir proqram - kriptoqrafik məlumatların qorunması vasitəsi quraşdırmaq lazımdır. Proqram sənədə elektron imza əlavə edir və mübadilənin digər iştirakçılarının imzalarını yoxlayır.
Siz ödənişli proqramı (“Cryptopro TsSP”) və ya pulsuz (“Vipnet TsSP”) seçə bilərsiniz. Funksional olaraq, onlar demək olar ki, eynidır, lakin pulsuz ilə uyğunluq problemləri yarana bilər. Hər ikisi Windows və Mac-da işləyir. Ödənişli birinin qiyməti təxminən 1000 rubl, elektron imza sertifikatı üçün illik ödəniş təxminən 1000 rubl təşkil edir.
Bəziləri bulud əsaslı elektron imzadan istifadə edir, bunun üçün kriptoqrafik mühafizə proqramının quraşdırılması tələb olunmur. Bulud imzası mübadilə xidmətində saxlanılır və hər dəfə sənəd imzalayanda telefonunuza hərəkəti təsdiqləyən SMS gəlir. Belə bir sertifikat daha ucuz və istifadəsi daha rahatdır, lakin kriptoqrafik mühafizə proqramından daha az təhlükəsizdir.
Niyə sənəd idarəetmə operatoruna ehtiyacınız var?
İmzalanmış elektron sənəd adi e-poçt vasitəsilə göndərilə bilər, lakin bu təhlükəsiz deyil. E-poçtunuz sındırılsa, sənədlər cinayətkarların əlinə keçəcək. Buna görə də, məsələn, vergi idarəsi bəyannamələri yalnız xüsusi xidmətlər vasitəsilə qəbul edir. Eyni xidmətlər vasitəsilə elektron qaimə-fakturaları mübadilə etməlisiniz, əks halda Rusiya Maliyyə Nazirliyinin əmrini pozmuş olacaqsınız. Belə xidmətlərə sənəd axını operatorları deyilir.
Sadə bir istifadəçi üçün bu, pompalanır e-poçt. O, brauzer vasitəsilə işləyir, gələn və gedən qovluqlar, ünvan kataloqu, daxili axtarış və sənəd redaktoru var. İçəridə sənədlərin ötürülməsinin təhlükəsizliyini təmin edən təhlükəsiz rabitə kanalları və şifrələmə ilə yüksək yüklənmə xidməti var.
Elektron sənəd dövriyyəsi operatoru ilə müqavilə bağlamağa belə ehtiyac yoxdur. Sadəcə qeydiyyatdan keçin, elektron imza sertifikatını endirin və fakturanı ödəyin. Operator qalanları öz üzərinə götürür: mübadilələrə qoşulduğunuz barədə Federal Vergi Xidmətinə məlumat verir, formatlara nəzarət edir və Rusiya Federasiyasının qanunvericiliyinə riayət olunmasına zəmanət verir.
Rusiyada bir neçə onlarla belə xidmət var. Qiymət, funksionallıq, etibarlılıq və sürət baxımından onlar təxminən eynidir. Operatorları xidmətin keyfiyyətinə əsaslanaraq seçmək adətdir: texniki dəstəyin nə qədər tez işləməsi, operatorun qarşı tərəfləri birləşdirməyə kömək etməyə hazır olub-olmaması, hansı imkanlar təklif etdiyi və xidmətinizdə sizə xidmət göstərməyə kömək edəcək məsləhətçi-analitiklərin olub-olmaması. iş.
Qarşı tərəfiniz də operatora qoşulmalı olacaq. O, sizin və ya başqasını seçə bilər - sonra mübadilə, olduğu kimi, rouminqdən keçəcək mobil rabitə.
Elektron sənədlərin qiyməti nə qədərdir?
Operator vasitəsilə işləyərkən siz yalnız hər iki tərəfin imzaladığı sənədə görə ödəniş edirsiniz. Orta hesabla bir sənədin göndərilməsinin dəyəri təxminən 6-8 R təşkil edir və bütün gələn mesajlar pulsuzdur.
Adətən, yeni başlayanlar minimum 300 sənəd paketi alırlar ki, bu da çox tez qurtarır. Sonra növbəti paketi almalısınız. Limitsiz illik paket almaq və ya danışıqlar aparmaq daha sərfəlidir fərdi şərtlər.
Elektron sənədlərə keçid ayda 100 və ya daha çox sənəd və ya ildə ən azı 1000 sənəd göndərdiyiniz halda faydalıdır. Onda siz kağız və çatdırılma xərclərini təxminən 5 dəfə azaldacaqsınız.
Sənəd idarəetməsi nə qədər başa gəlir?
1000 kağız sənəd
1. İxtisaslı elektron imza ilə imzalanmış elektron formada olan məlumatlar əlyazma imza ilə imzalanmış kağız sənədə ekvivalent elektron sənəd kimi tanınır və qanunla müəyyən edilmiş qaydada istənilən hüquqi münasibətdə istifadə oluna bilər. Rusiya Federasiyası, istisna olmaqla federal qanunlar və ya onlara uyğun olaraq qəbul edilmiş normativ hüquqi aktlarda sənədin müstəsna olaraq kağız üzərində tərtib edilməsi zərurəti tələbi müəyyən edilir.
(əvvəlki nəşrdəki mətnə baxın)
2. Sadə elektron imza və ya qeyri-ixtisaslı elektron imza ilə imzalanmış elektron formada olan məlumatlar, federal qanunlarla, federal qanunlarla, normativ hüquqi aktlarla müəyyən edilmiş hallarda, əlyazma imzası ilə imzalanmış kağız sənədə ekvivalent elektron sənəd kimi tanınır. onlara uyğun olaraq və ya elektron qarşılıqlı əlaqə iştirakçıları arasında razılaşma. Qeyri-ixtisaslı elektron imza ilə imzalanmış elektron sənədlərin əlyazma imzası ilə imzalanmış kağız sənədlərə ekvivalent kimi tanınması hallarını müəyyən edən normativ hüquqi aktlarda və elektron qarşılıqlı əlaqə iştirakçıları arasında müqavilələrdə elektron imzanın yoxlanılması proseduru nəzərdə tutulmalıdır. Sadə elektron imza ilə imzalanmış elektron sənədlərin əlyazma imzası ilə imzalanmış kağız sənədlərə ekvivalent kimi tanınması hallarını müəyyən edən normativ hüquqi aktlar və elektron qarşılıqlı əlaqə iştirakçıları arasında müqavilələr bu Federal Qanunun 9-cu maddəsinin tələblərinə uyğun olmalıdır.
3. Əgər federal qanunlara uyğun olaraq, onlara uyğun olaraq qəbul edilmiş normativ hüquqi aktlar və ya adət biznes dövriyyəsi sənəd möhürlə təsdiq edilməli, gücləndirilmiş elektron imza ilə imzalanmış və kağız üzərində sənədə ekvivalent kimi tanınan, əlyazma imza ilə imzalanmış elektron sənəd, kağız üzərində sənədə ekvivalent kimi tanınmalı, əlyazma imzası ilə imzalanmış və möhürlə təsdiqlənir. Federal qanunlar, onlara uyğun olaraq qəbul edilmiş normativ hüquqi aktlar və ya elektron qarşılıqlı əlaqə iştirakçıları arasında razılaşma təmin edilə bilər. əlavə tələblər möhürlə təsdiq edilmiş kağız sənədə ekvivalent kimi tanınması üçün elektron sənədə.
3.1. Federal qanunlar və onlara uyğun olaraq qəbul edilmiş qaydalar sənədin bir neçə şəxs tərəfindən imzalanmasını nəzərdə tutursa, elektron sənəd bu sənədi hazırlayan şəxslər (orqan, təşkilatın səlahiyyətli vəzifəli şəxsləri) tərəfindən müəyyən edilmiş imza növündən istifadə edərək imzalanmalıdır. elektron imza ilə hazırlanmış elektron sənədin imzalanması üçün Rusiya Federasiyasının qanunvericiliyi ilə.
4. Bir elektron imza ilə bir-biri ilə əlaqəli bir neçə elektron sənəd (elektron sənədlər paketi) imzalana bilər. Elektron sənədlər paketi elektron imza ilə imzalanarkən bu paketə daxil olan elektron sənədlərin hər biri elektron sənədlər paketinin imzalandığı növdə elektron imza ilə imzalanmış hesab olunur. İstisna, paketi imzalayan şəxsin elektron sənədlər paketinə digər şəxslər (orqanlar, təşkilatlar) tərəfindən yaradılmış və onlar tərəfindən imzalanması üçün Rusiya Federasiyasının qanunvericiliyi ilə müəyyən edilmiş elektron imza növü ilə imzalanmış elektron sənədlərin daxil olduğu hallardır. sənədlər. Bu hallarda paketə daxil olan elektron sənəd paketinin hansı elektron imza növündən asılı olmayaraq, həmin elektron sənədi ilk dəfə yaradan şəxs tərəfindən imzalanmış hesab edilir. ilə elektron sənədlər imzalanıb.