Журнал регистрации выданных счетов фактур образец. Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур

Счет – фактура – это документ, с которым большинство предприятий и организаций сталкивается каждый день. Основные операции фирмы, такие как покупка товара, оплата за услуги, выставление суммы к оплате заказчику, оформляются счетами-фактурами. Законодательство предусматривает, что каждый счет – фактура должен быть зарегистрирован в журнале. Как выглядит журнал регистрации счетов – фактур, кто должен его заполнять, какой порядок заверения журнала – об этом и многом другом мы расскажем сегодня в нашей статье.

Журнал регистрации счетов-фактур: общая информация

Для отражения информации о счетах-фактурах, с которыми работает организация, создан журнал регистрации счетов-фактур. В данном элементе документооборота необходимо регистрировать как счета, полученные фирмой от поставщиков и исполнителей, так и выставленные непосредственно организацией за реализованные товары и/или оказанные услуги. Обязательства по заполнению журнала приняты на законодательном уровне Постановлением Правительства РФ №1137 от 26.12.11.

Кто обязан регистрировать счета в журнале?

До 01.01.15 обязательства по заполнению журнала имели абсолютно все организации, работающие со счетами-фактурами, вне зависимости от характера деятельности. В связи с изменениями в законодательстве, с 01.01.15 заполнять журнал должны лишь некоторые категории хозяйствующих субъектов. Итак, Вы обязаны вносить данные о счетах-фактурах в журнал, если:

• Вы являетесь посредником и действуете от своего имени, но в интересах заказчика согласно договору. К примеру, Вы являетесь одной из сторон в договоре комиссии или агентском соглашении (комиссионер или агент);
• Ваша деятельность связана с услугами перевозки, а именно, Вы оказываете экспедиционные услуги с привлечением третьих лиц, но сами непосредственно данные услуги не оказываете;
• Вы организовываете строительство объектов недвижимости на собственном земельном участке (выступаете застройщиком). Работы по строительству осуществляются не самостоятельно, а с привлечением подрядчиков.

Обязанности по регистрации расчетных документов имеют как юрлица, так и ИП. Вносить информацию в журнал также должны предприниматели и организации вне зависимости от выбранной системы налогообложения.

Пример №1

ООО «СкладПром» закупает для АО «Овощебаза №1» овощи и фрукты для последующей реализации. Правоотношения между «СкладПромом» и «Овощебазой №1» оформлены комиссионным соглашением, согласно которого «СкладПром» выступает комиссионером.

«СкладПром» вносит информацию о счетах-фактурах в журнал и подает ее фискальную службу ежеквартально. «Овощебаза №1» не имеет обязательств по заполнению данного документа, поэтому журнал регистрации не ведет.

Отдельно стоит поговорить об организациях, которые реализуют товары в розницу и выступают комиссионерами в посреднических соглашениях. Должны ли такие фирмы заполнять журнал? Фискальная служба дала четкие разъяснения относительно этого вопроса: так как при продаже розничные магазины выдают клиентам кассовые или товарные чеки, а не счета-фактуры, регистрировать в журнале документы не нужно. Кроме того, рядовой покупатель не предъявляет НДС к вычету, поэтому ИНФС не целесообразно контролировать суммы НДС при реализации.

Пример №2.

ООО «Школьник» имеет собственную сеть магазинов, в которой в розницу реализуются канцелярские принадлежности. Среди ассортимента магазина представлены карандаши, которые «Школьник» реализует на основании комиссионного договора с АО «Графит». Покупки в магазинах оформляются кассовыми чеками.

Исходя из характера деятельности, можно сделать вывод, что «Школьник» и «Графит» освобождены от обязанности заполнения журнала счетов-фактур. «Школьник» не заполняет журнал в связи с тем, что реализация товара производится без счетов-фактур. «Графит» освобожден от внесения информации в журнал в связи с тем, что в посредническом договоре он выступает комитентом, а не комиссионером.

Какие счета подлежат регистрации?

Итак, Ваша организация относится к категории, обязанной регистрировать счета в журнале. В таком случае Вы должны вносить в журнал:

• Информацию о счетах-фактурах, которые Вы как посредник (агент) выставляете покупателям и заказчикам;
• Данные о счетах, которые выставлены покупателями товара, ранее реализованного Вами как посредником;
• Информацию о счетах, которые Вы как комиссионер получаете от продавцов товаров (исполнителей услуг);
• Данные о счетах, выставленных Вами (посредником) заказчикам по приобретенным товарам (услугами).

Некоторые организация вносят в журнал данные только об исходящих счетах. К примеру, если кредитно-финансовая организация или страховая компания выступает комиссионеров в посредническом соглашении, то она не обязана учитывать входящие счета. Также не заполняют 2 часть журнала (входящие счета) те хозяйствующие субъекты, которые не являются плательщиками НДС.

Оформление журнала счетов-фактур

Если Вы заполняете журнал счетов-фактур, то он должен быть оформлен по форме и в порядке, утвержденном законодательно. Бланк журнала разделен на два основных раздела (входящие и исходящие счета), информация в нем заполняется в соответствии с этими разделами. Форма документа содержит следующую основную информацию:

• данные о Вас как о налогоплательщике (наименование фирмы или ФИО ИП, ИНН, код КПП);
• период, за который подается журнал (номер квартала, год);
• информация о счете-фактуре: дата, номер, покупатель/продавец, сумма с выделенным НДС, код операции согласно классификатору, код валюты;
• если счет является корректировочным, то это отражается в отдельной графе (указывается сумма корректировки);
• подпись должностного лица (руководитель организации или прочее уполномоченное лицо, ИП).

Все счета-фактуры необходимо регистрировать в хронологическом порядке.

Для журнала счетов-фактур предусмотрено два формата – электронный и бумажный. В связи с тем, что ежеквартально в органы ФНС Вы обязаны подавать журнал в электронном виде, именно так целесообразно его и вести. Если у Вас небольшая организация или ИП и Вы ведете журнал на бумаге, Вы можете продолжать это делать, но данные о счетах-фактурах все равно нужно переносить в электронную форму для последующей передачи в ФНС по телекоммуникационным каналам связи.

Порядок заполнения формы

Как видим, существует общий механизм заполнения журнала счетов-фактур. Но порядок внесения информации отличается в зависимости от характера деятельности.

В таблице ниже представлена обобщенная информация о порядке внесения информации в журнал в том случае, если Вы выступаете комиссионером в посредническом договоре.

Специфика ведения журнала застройщиками и экспедиторами

Если Вы оказываете экспедиционные услуги либо являетесь застройщиком объектов недвижимости, то порядок заполнения журнала для Вас имеет свои особенности. Что нужно заполнять в журнале застройщику и экспедитору – смотрите в таблице ниже.

Заверение и сдача журнала счетов-фактур в ИФНС

По итогам отчетного квартала заполненный журнал должен быть заверен подписью руководителя или иного лица, уполномоченного на подписание подобных документов согласно доверенности. Если Вы зарегистрированы как ИП, то журнал Вы подписываете собственноручно, а также вносите информацию о реквизитах регистрации ИП. Если документ составлен в электронном виде, то подпись на него налагается также в электронном формате (в виде ЭЦП).

После подписания журнала и заверения его печатью, документ необходимо передать в ФНС посредством телекоммуникационной связи через спецоператора.

Для тех, кто обязан подавать журнал в налоговую, установлен срок сдачи документа – до 20 числа следующего квартала (за 3 квартал 2016 – до 20.10.16). Нарушение сроков подачи отчетности предусматривает наложение штрафа в размере 10.000 руб.

Вопрос – ответ по теме счетов-фактур

Вопрос : ООО «Маркер» выступает посредником по договору с АО «Фаза»: «Маркер» от своего имени закупает для «Фазы» электроматериалы. Ежемесячно «Фаза» перечисляет «Маркеру» вознаграждение согласно договору. Нужно ли «Маркеру» регистрировать в журнале счета на сумму выставленного вознаграждения?

Ответ : Нет, эти счета регистрировать не нужно. Разъяснение относительно данного вопроса дано в письме Минфина.

Вопрос : ООО «Слава» оказывает агентские услуги в рамках заключенных договоров. «Славой» не был заполнен журнал счетов-фактур, также организация не отравила электронную форму документа за 3 квартал в установленный срок (до 20.10.16). Журнал был отправлен 29.10.16. Какая ответственность предусмотрена для ООО «Слава» в данном случае?

Ответ : За нарушение сроков подачи журнала «Слава» уплатит штраф в размере 10.000 руб.

Вопрос : ИП Сергеев получил от поставщика исправленный (корректировочный) счет-фактуру. В какой графе необходимо отразить информацию по счету?

Ответ: Для корректировочных счетов в журнале предусмотрены графы 8-19. Так как Сергеев получил счет от поставщика, то его необходимо внести во 2 раздел журнала.

В конце апреля 2014 года был принят Федеральный закон, в соответствии с которым предполагается упрощение ведения налогового и бухгалтерского учета для организаций и предпринимателей. Среди значимых изменений - журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур вести не обязательно; подписывать счета-фактуры за предпринимателя смогут уполномоченные им лица; расходы на инвентарь, спецодежду можно учитывать не единовременно, а в течение нескольких отчетных периодов; в налоговом учете не будет разделения на «курсовые» и «суммовые» разницы. Кроме того, введен новый момент определения налоговой базы по НДС в случае реализации недвижимого имущества, разъяснен порядок учета в расходах стоимости безвозмездно полученного имущества. В статье эксперты «1С» комментируют новации, часть из которых вступает в силу уже с 1 июля 2014 года.

Федеральным законом от 20.04.2014 № 81-ФЗ (далее - Закон № 81-ФЗ) внесены существенные изменения во вторую часть Налогового кодекса РФ. Они направлены на упрощение налогового учета, а также на его сближение с бухгалтерским учетом. Кроме того, на законодательном уровне решены некоторые налоговые споры, с которыми налогоплательщики сталкивались на практике. Рассмотрим нововведения подробнее.

Налогоплательщики НДС не должны вести журналы учета счетов-фактур

С 1 января 2015 года для налогоплательщиков НДС исключается обязанность вести журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур (пп. «а» п. 4 ст. 1 Закона № 81-ФЗ).

Это правило распространяется также на налогоплательщиков, освобожденных от уплаты НДС по статье 145 НК РФ . Лица, которые претендуют на такое освобождение, не должны представлять данный журнал в пакете подтверждающих документов (п. 1 ст. 1 Закона № 81-ФЗ).

Отметим, что данные положения не согласуются с нормами, вступающими в силу с 1 января 2015 года (п. «б» п. 2 ст. 12 Федерального закона от 28.06.2013 № 134-ФЗ *):

• налогоплательщики, осуществляющие посредническую деятельность, включают в декларацию по НДС сведения, указанные в журнале учета счетов-фактур по такой деятельности (п. 5.1 ст. 174 НК РФ);
• налогоплательщики-посредники, освобожденные от уплаты НДС постатье 145 НК РФ и не являющиеся налоговыми агентами, представляют контролирующим органам журналы учета счетов-фактур (п. 5.2 ст. 174 НК РФ).

Примечание : *Подробный комментарий к Федеральному закону от 28.06.2013 № 134-ФЗ , который направлен на противодействие незаконным финансовым операциям, и устанавливает, в том числе, новые требования к отчетности по НДС и обязанности по ее представлению в налоговые органы, читайте в № 8 (август) «БУХ.1С» за 2013 год, стр. 4.

Вместо предпринимателя счета-фактуры могут подписывать уполномоченные им лица

С 1 июля 2014 года индивидуальный предприниматель может не только лично подписывать счета-фактуры, но и передавать право подписи иному лицу, оформив соответствующую доверенность (п. «б» п. 4 ст. 1 Закона № 81-ФЗ).

До внесения данных изменений вопрос о возможности подписания счета-фактуры за предпринимателя иным лицом вызывал споры. Ведь правомерность подписи счетов-фактур не самим предпринимателем, а уполномоченным им лицом влияет на вычет НДС у контрагента по такому счету-фактуре. Так, официальные органы настаивали на подписании счетов-фактур только лично предпринимателем (см. письма Минфина России от 14.01.2010 № 03-07-09/02 , ФНС России от 09.07.2009 № ШС-22-3/553@). Однако суды признавали за предпринимателем возможность наделять других лиц правом подписи счетов-фактур (см. постановления ФАС Центрального округа от 31.05.2012 № Ф10-1636/12, Северо-Кавказского округа от 11.03.2008 № Ф08-949/08-334А). Подробнее - см. статью-рекомендацию справочника «Налог на добавленную стоимость» раздела «Налоги и взносы» на сайте 1С:ИТС.

При реализации недвижимости НДС исчисляется на дату передачи объекта

С 1 июля 2014 года вводится новый момент определения налоговой базы по НДС при реализации недвижимого имущества: день его передачи по передаточному акту или иному документу (п. 3 ст. 1 Закона № 81-ФЗ). То есть дата государственной регистрации права собственности на недвижимость не будет иметь значения для исчисления НДС. Тем самым законодатель устранил существующую неопределенность в данном вопросе.

Изменены правила налогового учета суммовых и курсовых разниц

Расходы на инвентарь, спецодежду не обязательно учитывать единовременно

Затраты на приобретение инструментов, приспособлений, инвентаря, приборов, лабораторного оборудования, спецодежды, средств индивидуальной (коллективной) защиты и другого не амортизируемого имущества учитываются как материальные расходы. Их стоимость уменьшает налогооблагаемую прибыль по мере ввода в эксплуатацию (

Журнал учета выданных счетов-фактур 2019 года утвержден в 2011 году посредством Постановления Правительства РФ № 1137 от 26.12.2011. В него вносятся сведения обо всех выданных и полученных от контрагентов счетах-фактурах учреждения. До 2015 года данный налоговый регистр подавали все учреждения, уплачивающие налог на добавленную стоимость.

Кто обязан вести

В настоящий момент налогоплательщики НДС не обязаны вести журнал учета счетов-фактур, так как все регистрационные данные платежных документов, отражаемые в налоговом регистре, также предоставляются в книгах покупок и продаж (п. 3 ст. 169 НК РФ).

Таким образом, список лиц, предоставляющих журнал учета счетов-фактур 2019, кто сдает документ в территориальные ИФНС, ограничивается посредниками агентов, субагентов, комиссионеров, субкомиссионеров, а также застройщиков, использующих в процессе работы различных подрядчиков. Обязаны вести журнал ЖСФ и экспедиторы, которые оказывают услуги, привлекая при этом третьих лиц (ПП РФ № 1137 в ред. от 01.10.2017).

При этом некоторые лица имеют право не формировать журнал учета счетов-фактур полученных и выставленных счетов при соблюдении следующих условий:

• продажа товаров, работ или услуг организациям-нерезидентам РФ (п. 5 ст. 161 НК РФ);
• реализация продукции учреждениям, не являющимся налогоплательщиками НДС, для которых можно эти документы не формировать (пп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ);
• включение в состав расходов стоимости приобретенных от своего имени товаров, работ или услуг в соответствии с условиями заключенного соглашения.

Бланк журнала учета счетов-фактур

Основные правила заполнения

Регламент заполнения журнала закреплен в ПП РФ № 1137. Регистр заполняется лицами, обязанными его предоставлять, ежеквартально и подается в ИФНС в период до 20 числа месяца, следующего за отчетным периодом.

Документ оформляется в электронном виде и после подписания усиленной квалифицированной электронной подписью передается в налоговую инспекцию через специальное программное обеспечение. Однако по желанию организации регистр можно вести и в бумажном виде.

Все информационные данные, которые вносятся в журнал, должны строго соответствовать сведениям бухгалтерского учета и отчетности, в том числе и по всем формируемым журналам-ордерам. В одной из статей мы рассказывали о том, скачать образцы вы сможете бесплатно.

Форма состоит из вводной таблицы (для внесения организационной информации) и двух частей:

• 1-я часть — регистрация выданных;
• 2-я часть — регистрация полученных счетов-фактур.

В вводной части указывается полное (краткое) наименование организации, ее ИНН и(или) КПП и отчетный период.

В первом и втором разделах записываются сведения о полученных и выданных платежных документах, в том числе корректировочных и исправленных, в хронологическом порядке.

По каждому счету-фактуре вносятся следующие сведения:

• реквизиты (номер, дата документов);
• реквизиты исправлений и корректировок (при наличии);
• наименование, ИНН, КПП покупателя;
• данные о посредничестве;
• денежная единица операции;
• стоимость товаров, работ и услуг, а также величина НДС;
• при наличии — разница с корректировкой.

Каждой операции присваивается соответствующий код. После завершения отчетного периода — квартала — регистр распечатывается, его подписывает руководитель, а все страницы нумеруются и прошиваются. Документ хранится не менее четырех лет с момента внесения последней записи.

Является журнал учета счетов-фактур. Он применяется наряду с книгами покупок и продаж для регистрации счетов-фактур как выданных, так и поступивших. Кому нужно вести и сдавать такой журнал в ИФНС, каковы сроки его сдачи и порядок ведения – об этом в нашей статье.

Журнал учета счетов-фактур 2016: кто сдает

Если раньше заполнять журналы учета должны были все плательщики НДС, налоговые агенты и неплательщики налога, выдающие счета-фактуры в связи со спецификой своей деятельности, то с 2015 года этот круг лиц изменился. Плательщики НДС больше не занимаются ведением журнала учета счетов-фактур (п. 3 ст. 169 НК РФ), а связано это с тем, что информация, отражаемая в журнале, дублируется в книгах покупок и продаж плательщиков.

С 01.01.2015 г. журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур требуется только посредникам:

• приобретающим или реализующим от имени комиссионера или агента, товары, работы, услуги, имущественные права по комиссионным и агентским договорам;
• работающим по договору транспортной экспедиции и определяющим сумму вознаграждения по этому договору как свою налоговую базу;
• выполняющим функции застройщика.

Этим лицам не требуется регистрировать в журнале счета-фактуры, выставленные на суммы вознаграждений по вышеуказанным договорам (п. 3.1 ст. 169 НК РФ).

Не имеет значения, на каком налоговом режиме работают указанные лица (ОСНО, УСН , ЕНВД), и являются ли они при этом плательщиками или налоговыми агентами по НДС. Плательщики и неплательщики налога, не относящиеся к вышеперечисленным, заполнять журнал учета счетов-фактур не обязаны, так разъяснил Минфин РФ в своем письме от 13.02.2015 № 03-07-11/6539.

Один раз в квартал журнал учета счетов-фактур нужно сдавать в налоговую инспекцию, ведь он является средством контроля за теми, кто не обязан представлять по НДС декларацию. Такая обязанность возлагается на вышеперечисленных предпринимателей и организации, которые соответствуют сразу двум условиям:

• они – неплательщики НДС (или освобождены от уплаты по ст.ст. 145 и 145.1 НК РФ),
• они – не налоговые агенты по НДС (п. 5.2 ст. 174 НК РФ).

Когда сдавать в ИФНС журнал учета счетов-фактур

20 число месяца, следующего после отчетного квартала – такой срок для представления журнала учета в налоговую установлен п. 5.2 ст. 174 НК РФ. Совпадение последнего дня сдачи с выходным или иным нерабочим днем – повод для переноса крайнего срока на ближайший за ним рабочий день. Журнал за 4 квартал 2016 года следует предоставить в ИФНС не позднее 20 января 2017 года.

Форма представления журнала исключительно электронная: по телекоммуникационным каналам связи в утвержденных форматах, через оператора электронного документооборота (ЭДО) (письмо ФНС РФ от 08.04.2015 № ГД-4-3/5880).

Если журнал учета счетов-фактур не будет предоставлен налоговикам в установленный срок, они могут оштрафовать нарушителя на 200 рублей по каждому случаю такого непредставления (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Всем остальным (плательщикам и неплательщикам НДС, а также налоговым агентам, освобожденным от его уплаты) передавать журнал учета счетов-фактур в ИФНС не нужно. Эти лица все внесенные в журнал данные отражают в налоговой декларации по НДС.

По какой форме и как вести журнал учета счетов-фактур

Действующая на сегодня форма журнала учета принята постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 в редакции от 29.11.2014 (приложение № 3). Бланк журнала состоит двух частей:

• первая часть журнала - учет выданных счетов-фактур,
• вторая часть журнала – для учета счетов-фактур полученных.

Налоговые агенты, не платящие НДС, а также банки, страховые компании, НПФ, биржи и прочие организаторы торговли, профучастники рынка ценных бумаг, организации клиринга, управляющие компании ПИФов и НПФ ведут только журнал учета выставленных счетов-фактур. Если в течение всего квартала счета-фактуры вообще не выставлялись, можно не заполнять эту часть журнала.

Заполнять журнал учета нужно отдельно по каждому кварталу согласно Порядку, утвержденному Постановлением № 1137. Можно вести электронный журнал или бумажный.

В первой части журнала в порядке хронологии по дате выставления (исправления) регистрируются все выданные счета-фактуры (в т.ч. исправленные и корректировочные), независимо от их вида - бумажного, или электронного. Аналогично, по дате получения, во вторую часть - журнал учета полученных счетов-фактур - заносятся все счета-фактуры, полученные как распечатанными на бумаге, так и электронно.

Выставив электронный счет-фактуру, в графу 2 первой части журнала нужно внести дату поступления файла оператору ЭДО, указанную в подтверждении оператора. Повторно отправляя тот же документ, следует указывать дату последнего отправления.

Когда очередной квартал заканчивается, журнал подписывает руководитель организации, или ИП, причем бумажный вариант сначала распечатывается, сшивается и заверяется подписью руководителя и печатью, а электронный подписывается электронной цифровой подписью перед передачей журнала в ИФНС.

Хранятся учетные журналы счетов-фактур как минимум 4 года со дня последней, внесенной в них, записи.

Бланк журнала учета полученных и журнала учета выданных счетов-фактур 2016 можно скачать здесь.