Как найти ревизию в закрытом коробе. Как проводится ревизия в магазине? Инвентаризация товаров с помощью специальных программ и сервисов
Ежегодно многие владельцы малого и индивидуального бизнеса сталкиваются с такой проблемой, как проведения ревизии с целью наведения порядка на предприятии. Мероприятие по праву может носить звание мега-проблемы, так как его разовое проведение в году заставляет расслабляться персонал в течение остального рабочего времени.
Решением данного вопроса могут стать некоторые рекомендации в отношении норм и правил проведения ревизии на предприятии.
Понятие термина
Прежде чем перейти к конкретным рекомендациям относительно проведении ревизии на предприятии, стоит вспомнить, что мы привыкли понимать под этим словом. Согласно всеобще принятому определению, ревизия означает действия по выявлению актуальности ведения учета остатков на предприятии, выявлению факта хищений и т. п. Т. е. ревизия – это своеобразная точка контроля.
Основные задачи ревизии малого бизнеса
Список основных задач, которые преследует традиционная ревизия, выглядит примерно так:
Определение разницы между учетом и фактическим наличием;
Поиск причин наличия разницы между учетным и фактическим количеством основных активов и пр. материального имущества на предприятии;
Устранение выявленных причин с целью редактирования работы предприятия;
Списание недостачи, оприходование излишков. Приравнять учетное количество к фактическому;
Утвердить результаты ревизии подписью уполномоченного лица.
Все эти задачи являются основным смыслом ревизии. Отказ от поиска причин несоответствия фактических результатов учетным и их устранения делает данное мероприятие бессмысленным, так как учет на предприятии с чистого листа быстро приводит к появлению новых недостач или наличию излишеств.
Основные причины появления недостач или излишков на предприятии:
Низкокачественная работа сотрудников с учетными документами, в результате чего на предприятии нет реальной картины движения материальных ценностей;
Ошибки при составлении отчетных документов при взаимодействии с клиентами компании;
Отсутствие документального отражения движения материальных ценностей на предприятии;
Фактический невозврат материальных ценностей при наличии отражения данного действия в документах;
Неправильное оприходование товаров, грамматические ошибки в написании их наименований;
Проведение ранее ревизии с ошибками;
Передача материальных благ без накладных или наоборот;
Нерабочее оборудование кассы;
Воровство.
Большинство причин, способствующих наличию недостачи или излишков при проведении ревизии, – это ошибки сотрудников предприятия, т. е., человеческий фактор.
Польза основной ревизии на предприятии
При проведении ревизии на предприятии необходимо уделять достаточное внимание выявленным погрешностям. Для упрощения контроля движения материальных средств на предприятии были разработаны специальные системы. Например, 1С. Эта система чаще всего применяется торговыми компаниями.
Причины большого количества выявленных погрешностей при ревизии
Главной причиной выявления большого количества расхождений является низкое качество подсчетов. Потому проводить ревизию лучше всего в обычный выходной день.
Главные советы для проведения ревизии на предприятии
После проведения глобальной ревизии рекомендуется провести еще несколько небольших проверок в тех отделах, где было выявлено наибольшее количество отклонений от учетных данных. При выявлении несоответствий всегда следует углубляться в причины их наличия. Проводить пересчет во время ревизии нужно до тех пор, пока результаты не будут доведены до идеала. Проводить ревизию следует как можно чаще. В среднем раз в месяц. Чем чаще проводятся проверки, тем меньше неизвестных причин появления расхождений с учетом. Чем больше интервал между проверками, тем сложнее выявить причину недостачи или профицита материальных ценностей на предприятии.
Бизнесмены должны следовать золотому правилу – чем больше погрешностей при проведении ревизии, тем чаще следует проводить инвентаризацию на предприятии. В некоторых случаях это нужно делать ежедневно (не отлаженная система). Интервал между ревизиями может составлять 3 и более месяцев, при условии, что при последней ревизии не было выявлено большое количество погрешностей. Максимальный интервал между ревизиями не должен превышать 6 месяцев.
Если инвентаризация выявляет большое количество отклонений от нормы, ревизию лучше проводить отдельно для всех отделов или групп товаров.
Каждое отклонение должно сопровождаться письменными пояснениями. С ними будет проще проводить последующие ревизии.
Для обеспечения нормального проведения ревизии все сотрудники предприятия должны проявить максимальное терпение и внимание. Например, кладовщик магазина обязан расставлять товары так, чтобы они всегда имели свое место.
Ревизия без прерывания на продажу и отгрузку товаров считается более практичной. Подобные схемы применяет большинство компаний.
При проведении инвентаризации владелец компании должен присутствовать для осуществления контроля течения мероприятия. Более того, руководитель предприятия должен следить за графиком проведения ревизий, особенно, если они носят скользящий характер.
Отчет ревизии
В отчете об инвентаризации должна содержаться следующая информация: товар, цена, факт, учет, причина, срок предыдущей инвентаризации, ее результаты. В итоговой части отчета должны быть указаны конечные суммы, недостачи и излишки. Также в отчете указывается период, количество позиций и их номенклатура.
Выводы
Ревизия на любом предприятии является весьма сложным процессом, даже при условии использования таких программных продуктов, как 1С, и знаний опытного бухгалтера. Качественная ревизия возможна при определении причин недостач или излишков в учете предприятия и их ликвидация с целью дальнейшего проведения безспроблемной инвентаризации.
Целью проведения ревизии в магазине является определение товарного остатка в натуральном и стоимостном выражении, выявление пересортицы, отсутствие недостач. Торговые предприятия устанавливают периодичность и порядок проведения проверки в соответствии с производственной необходимостью. В статье расскажем, как проходит ревизия в продуктовом магазине, какие документы при этом оформляются.
Имеется отличие ревизии от инвентаризации, проводимой только плановым способом и с проверкой бухгалтерских документов. Ревизия осуществляется как планово, так и внезапно. При проверке осуществляется выверка всех товарных остатков магазина одновременно или групп продукции поэтапно, скользящим способом.
Периодичность проведения ревизии
Проверка соответствия фактических товарных остатков учетным данным позволяет контролировать ТМЦ. Периодичность проведения ревизии определяются:
- Масштабами магазина. Приостановить реализацию товаров крупного торгового зала сложнее, чем осуществить временное прекращение продаж небольшой розничной точки.
- Величиной оборота. Проведение ревизии в оборотистых магазинах сложнее снятия учетных данных малых торговых предприятий
- Количеством материально-ответственных лиц.
- Вероятностью и частотой возникновения потерь в связи с кражами, естественной убылью.
Отличия ревизии в опте и рознице
Оптовая и розничная виды торговля отличаются назначением приобретения товара. Порядок документооборота отличается, что необходимо учитывать при проверке.
| Условия отпуска и расчета | Оптовая торговля | Розничная торговля |
| Оплата за товар | Может предоставляться отсрочка в виде товарного кредита | Оплата производится в момент выдачи товара |
| Цена отпуска | Отличается в зависимости от партии | Не зависит от величины партии |
| Время отгрузки (товары в пути) | Вероятна отсрочка после оформления документов | Отгрузка производится одновременно с оплатой |
| Ошибки при отгрузке | Выявляются по истечении времени | Выявляются сразу |
| Пересортица | Возможна по вине поставщика | Возникает по вине ответственных лиц |
| Привязка данных ККМ к товарным остаткам | Остатки по складу определяются после закрытия смены | Данные по остаткам не автоматизированы (кроме крупных розниц) в режиме реального времени |
Порядок и инструкция проведения ревизии
Перед началом проверки председатель определяет членам комиссии круг задач и функции каждого лица. Действия соответствуют инструкции, разработанной на предприятии. В инструкции определяются:
- Периодичность и сроки проведения плановых и неплановых проверок.
- Условия проведения – при остановке торговли, в закрытом отделе, в ночное нерабочее время и прочие.
- Поэтапное осуществление операций.
- Состав комиссии – количество участников, присутствие ответственных лиц, работников других отделов.
- Документальное оформление – приказ, ведомости, акт, объяснительная.
- Порядок утверждения и места хранения акта.
В подсчете данных товара участвуют минимум 2 человека, первый из которых снимает показатели, второй – осуществляет контроль достоверности информации.
Ход проверки во время ревизии
Мероприятие контроля проводится в соответствии с планом действий:
| Очередность шагов | Действие | Описание |
| 1 | Определение состава ревизии | О начале ревизии издается приказ |
| 2 | Подготовка ревизионных ведомостей | Используется подготовленный перечень товара без указания количества и цены, имеющихся в учетных данных |
| 3 | Подсчет количества товара на момент ревизии | Данные вносятся в ревизионные ведомости |
| 4 | Расчет остатков в стоимостном выражении | Сумма определяется исходя из стоимости единицы продукции и количества |
| 5 | Составление сличительной ведомости | Полученные данные сравниваются с показателями в учете |
| 6 | Получение объяснительной | Требуется при выявлении нарушений |
| 7 | Составление акта | Срок оформления акта устанавливается приказом |
Процедура проверки осуществляется по формуле: остатки прошлой ревизии плюс поступления за период минус отгрузка, списание, величина естественной убыли. Если ревизия начинается не с начала смены, из суммы вычитаются денежные средства, полученные по отделу или магазину (в зависимости от масштаба проверки) до начала ревизии.
Документальное оформление проверки
При оформлении ревизии значительное внимание уделяется документам, сопровождающим процедуру. Предприятие должно иметь:
- Положение о проведении ревизий.
- Инструкция о порядке и составе действий.
- Приказ о назначении комиссии – постоянно действующей для плановых мероприятий и временную для внеплановых проверок.
- Приказ о проведении ревизии. Если график проверок неизменен, достаточно наличия ежегодного приказа.
- Ревизионная ведомость – рабочий документ проверки.
- Сличительная ведомость, подтверждающая или опровергающая полученные результаты.
- Акт ревизии – заключительный документ мероприятия контроля.
Пример приказа о внеплановом проведении ревизии
ООО «Пищевик»
Приказ о проведении ревизии
Для проведения ревизии отдела № 2 магазина «Подсолнух» назначается комиссия в составе:
- Председателя Новикова П.П.;
Членов комиссии:
- Сидоровой А.П.;
- Виноградовой К.В.;
- Гущиной Т.П.;
Контроль осуществляется в присутствии заведующей залом Ильиной В.В., продавца Кулагиной В.Ф.
К проверке надлежит приступить в 9.00 часов, окончить в 20.00 часов 7 мая 2016 года. Материалы по проверке представить не позднее 20 мая 2016 года.
Директор ООО «Пищевик» Смирнов П.П.________(подпись).
Оформление акта проверки
По результатам ревизии составляется акт – документальное подтверждение мероприятия контроля. Форма акта не установлена законодательно, что позволяет предприятиях оформить результаты проверки в произвольном виде.
Пример заполнения акта проверки
Предприятие ООО «Пищевик» ежемесячно проводит ревизии в продовольственном магазине по отделам. 17 мая 2016 года назначена проверка отдела № 2, о начале проведения и составе комиссии ревизии издан приказ. В процессе проверки установлена недостача продукции в сумме 352 рубля и пересортица в группе товара. По результатам ревизии ответственными лицами ООО «Пищевик» составлен акт.
«Утверждаю»
Директор ООО «Пищевик» Смирнов П.П.
____________________________(подпись)
Акт ревизии отдела № 2
17 мая 2016 года комиссией в составе: председателя Новикова П.П., членов Сидоровой А.П., Виноградовой К.В., Гущиной Т.П. в присутствии заведующей зала Ильиной В.В., продавца Кулагиной В.Ф. произведена ревизия ТМЦ, расположенных в отделе № 2 магазина «Подсолнух».
В результате проведенной ревизии установлено: Сумма товарных остатков на 17 мая 2016 года составила 12 000 единиц, общей суммой 123 344,56 рубля. Путем сличения товарных остатков с наличием по документам установлена недостача в группе молочной продукции номенклатуры «Ряженка» в размере 7 единиц общей стоимостью 352 рубля, а также пересортица в группе «Сыр плавленый».
Объяснения ответственного лица получены, прилагаются к акту. По сведениям заведующей залом Ильиной В.В., недостача получена в связи с несвоевременной сдачей акта списания просроченной продукции в бухгалтерию.
Приложения:
- Копия приказа на проверку.
- Ревизионные ведомости в количестве 12 листов.
- Объяснительная заведующей залом Ильиной В.В.
Акт ревизии составлен в количестве 3 экземпляров: Первый передан руководителю, второй подшит в дело № 5 за 2016 год «Внутренние проверки», третий экземпляр передан в бухгалтерию.
Акт в обязательном порядке содержит подписи участвующих в проверке лиц. При отсутствии любой из подписи документ становится недействительным.
Степень ответственности при краже и недостаче
При выявлении в процессе ревизии недостачи товара в результате хищения работодатель имеет право применить к работнику дисциплинарное наказание – уволить его в связи с утратой доверия (п. 7 ч.1 ст 81 ТК РФ ). Если сумма потерь высока и виновный не собирается гасить ее добровольно, работодателю потребуется обратиться в суд. Решение вопроса о взыскании путем судебного разбирательства производится в случаях:
- Сумма недостачи имеет значительную величину и превышает среднемесячный заработок виновного.
- Материально-ответственное лицо не признает результаты проверки и отказывается добровольно погашать недостачу.
- Работник уволился, не успев погасить признанную им задолженность.
- Работодателем пропущен месячный срок предъявления претензий.
К исковому заявлению прилагаются документы, подтверждающие факт недостачи – копии приказов, актов, ведомостей, объяснительной, договоров о трудоустройстве и материальной ответственности.
Типовые ошибки при проведении ревизии
Процедура проверки должна быть непредвзятой и основанной на фактических данных товарных остатков. При проведении контроля возникают ошибки, обеспечивающие недействительность документу и отсутствие возможности принять меры ответственности.
| Операция | Ошибочное действие | Верное действие |
| Издание приказа на проверку | Отсутствие приказа или подписей причастных лиц | Приказ подтверждает законность ревизии и ответственность лиц при их ознакомлении с приказом |
| Получение объяснительной ответственного лица, допустившего нарушение | Отсутствие объяснительной лица не позволяет применить меры ответственности по результатам проверки | Наличие объяснительной по негативным фактам акта подтверждает верность данных и готовность нести материальную ответственность |
| Заполнение ведомостей с приложением документов к акту ревизии | Отсутствие ревизионной и сличительной ведомости с указанием количественных и суммовых показателей | При отсутствии ведомостей акт не имеет оснований, что не позволяет исправить данные в учете по пересортице и предъявить претензии по недостачам |
Рубрика “Вопросы и ответы”
Вопрос №1. Имеет ли право ответственное лицо опротестовать акт ревизии, при котором выявлена значительная недостача?
Решение спорного вопроса о недостаче осуществляется с ответственными лицами предприятия. Организация не может добровольно удержать значительные суммы с работника. Право на взыскание определяет суд. В порядке судебного разбирательства лицо имеет возможность выразить несогласие с результатами проверки и представить контраргументы.
Вопрос №2. Имеется ли возможность предъявить претензию к материально-ответственному лицу при отсутствии сличительной ведомости?
При отсутствии факта сличения фактических данных с учетными доказать нарушение в суде не представляется возможным.
Вопрос №3. Сколько дней отводится материально ответственному лицу на дачу пояснений при выявлении факта недостачи или иного нарушения, выявленного в ревизию?
Пояснения должны быть представлены не позднее 2 дней (ст. 193 ТК РФ ). Сроки исчисляется после получения требования в письменной форме.
Вопрос №4. Какие действия производит работодатель при отказе работника (МОЛ) в даче объяснения по факту недостачи?
Отказ представления объяснений должен быть зафиксирован документально. По факту составляется акт, подписываемый работниками, в чьем присутствии был дан отказ.
Советы Эксперта - Консультанта по финансовым вопросам
Фото по теме
Ревизия в точках торговли проводится согласно Федеральному закону 129 и «Положению о ведение отчетности». Проводить пересчет товаров можно каждый месяц или при смене бригады, но не реже одного раза в три месяца. Отчет в налоговую инспекцию следует представлять ежеквартально. Просто следуйте этим простым пошаговым советам, и Вы будете на верном пути при решении Ваших финансовых вопросов.
Что необходимо иметь
- комиссия;
- учетная ведомость;
- приходные и расходные накладные;
- калькулятор.
Краткое пошаговое руководство
Итак, рассмотрим действия, которые необходимо предпринять.Шаг -
1
Чтобы провести ревизию, создайте ревизионную комиссию. В комиссию включите бухгалтера, членов администрации, продавцов смены или бригады. Если в вашей организации работает несколько бригад, то из каждой должен присутствовать старший продавец. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации.
Шаг -
2
Посчитайте фактический остаток товара на складе, в торговом зале. Бухгалтер обязан записывать все наименования товаров в учетную ведомость, а также вносить количество остатка, выраженного в штуках, килограммах или литрах. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации.
Шаг -
3
Под учетной ведомостью поставьте подписи администрации, бухгалтера, главного бухгалтера, старших продавцов всех смен. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации.
Шаг -
4
По ревизионной ведомости проведите подсчет. Сложите количество остатка товара после предыдущей ревизии с количеством товара на складе и в торговом зале, прибавьте суммы по приходным накладным. Проведите подсчет остатка в денежном эквиваленте на момент проведения ревизии. От полученной цифры отнимите сумму товара, возвращенного поставщику, списание и расход по всем накладным, сумму выручки, поступившей старшему кассиру. Полученный результат должен быть равен фактическому остатку товара. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации.
Шаг -
5
Если при проведении ревизии выявились излишки, внесите их в приходную ведомость предприятия. Если проведенная ревизия выявила недостачу, напишите акт, ознакомьте с ним всех продавцов. Потребуйте, чтобы все продавцы написали объяснительную записку по поводу обнаруженной недостачи. При необходимости пригласите обслуживающую техническую организацию для проверки измерительных приборов. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации.
Шаг -
6
Вы можете высчитать всю сумму недостачи с зарплаты продавцов или вынести письменное наказание, уволить всех виновных лиц по статье за недоверие и подать иск в суд о возмещении убытков, причиненных вашей организации. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации.
Шаг -
7
Увольнение применяется лишь в том случае, если вы действительно не доверяете продавцам, в этом случае вы имеете право применить статью 81 Трудового кодекса РФ или если продавцы отказываются добровольно погашать недостачу.
Надеемся ответ на вопрос - Как посчитать ревизию - содержал полезные для Вас сведения. Удачи Вам!Чтобы найти ответ на интересующий Вас вопрос воспользуйтесь формой -
С проведением инвентаризации товаров хотя бы раз сталкивался любой человек в роли покупателя. Например, когда в рабочее время закрыт отдел или весь магазин с табличкой «Учет». Ее цель - найти расхождения по фактическому наличию товара с данными, которые находятся в учетной системе организации. Чтобы не останавливать продажи, многие магазины устраивают проведение инвентаризации и оформление ее результатов в выходной день или даже ночью.
В этой статье разберем весь процесс по шагам. А в нашем сервисе можно скачать все документы, которые для этого понадобятся: бланки и образцы приказа об инвентаризации, товарной описи, сличительной ведомости, акта о списании и все остальные. А еще в МоемСкладе можно оформить инвентаризацию онлайн. У нас есть видеоинструкция, как это сделать. и попробуйте прямо сейчас: это бесплатно.
Итак, с чего начать? Вы должны быть готовы к тому, что придется тратить дополнительные ресурсы - время и деньги. Сюда входит: отвлечение работников магазина от их основных обязанностей и дополнительные выплаты персоналу за сверхурочную работу, упущенная выгода от остановки торговли на срок проведения инвентаризации. Если компания состоит из одного человека и этот человек - вы, в ходе ревизии вам придется выполнять несколько функций одновременно: директора, материально-ответственного лица и бухгалтера. Поэтому каждому предпринимателю важно знать, как правильно провести инвентаризацию и оформить ее результаты.
Сроки проведения инвентаризации
Сроки проведения инвентаризации в Российской Федерации определяются соответствующим Положением о бухгалтерском учете и отчетности. Итак, проводить ревизию обязательно:
- при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже;
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
- при установлении фактов хищений и порчи ценностей;
- в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
- при ликвидации (реорганизации) организации.
Как правило, в магазине и на складе инвентаризацию проводят каждый месяц - для контроля работы персонала и состояния учета товара в целом. Проводить эту процедуру нужно не только потому, что она обязательна. Используя такой механизм контроля работы вашей компании, вы сможете оценить качество работы сотрудников, вовремя выявлять бракованный товар, убирать из ассортимента то, что по каким-то причинам не продается.
Порядок проведения инвентаризации
В рамках проведения инвентаризации в магазине и на складе, по сути, вам нужно пересчитать и оценить товар в наличии, заполнить инвентаризационную опись, в случае каких-то проблем - качество или отсутствие на складе - оформить соответствующие акты, а далее - передать составленные опись и акты в бухгалтерию. Там на их основании будет составлена сличительная ведомость, которая отражает результаты инвентаризации по каждому товару. На последнем шаге оформляется ведомость учета результатов, содержащая обобщенные итоги, издается приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации, вносятся изменения в учет, принимается решение о взыскании ущерба с материально-ответственных лиц.
Процесс довольно сложный, особенно для новичков, поэтому мы разработали таблицу, которая наглядно подскажет вам, как проводить инвентаризацию .
| Этап | Действия | Документ (форма) |
|---|---|---|
|
Подготовка к инвентаризации и сбор комиссии |
Директор издает приказ и создает комиссию, в нее включает материально-ответственное лицо и бухгалтера, если они есть. Если нет, то только самого себя, но в разных функциональных ролях. |
Инвентаризация товаров с помощью специальных программ и сервисовВыше мы уже говорили, что система автоматизации учета значительно упрощает проведение инвентаризации. Вы всегда знаете, сколько товара должно быть в магазине или на складе. При введении фактических данных вы сможете быстро увидеть сходимость показателей, недостачи и излишки, как в штуках, так и в деньгах. С помощью облачного сервиса для управления торговлей МойСклад инвентаризация товаров станет простой и быстровыполнимой задачей. Вручную или при помощи сканера штрих-кодов вы сможете заполнить форму ИНВ-3 по фактическому наличию и распечатать эту опись для передачи в бухгалтерию. Помимо этого в нашем сервисе вы можете совершенно бесплатно вести складской учет, фиксировать приход и расход товара, а также печатать необходимые для ведения торговли документы. Если вы решили автоматизировать учет в вашей торговой организации, МойСклад будет идеальным решением и неважно, какой у вас бизнес: опт, розница или интернет-магазин. |