flarione.ru → Инвестирование

Составление отпусков. Составление графика отпусков: требования и рекомендации

17 декабря – последний день утверждения графика отпусков, ведь он должен быть подписан руководителем организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ). Осталось совсем немного времени, чтобы успеть грамотно его составить.

Организуем работу по составлению графика

В графике отражаются сведения о распределении ежегодных оплачиваемых отпусков работников организации на календарный год по месяцам. Разработка графика отпусков занимает у кадровой службы много времени. Организовать работу по сбору и обработке необходимых данных можно по-разному. Кому-то удобно поручить это отдельному специалисту по кадрам, который будет занят графиком «от и до». Другим удобнее распределить обязанности: закрепить за каждым сотрудником отдела кадров по одному или несколько структурных подразделений.

Составление графика – дело ответственное, в нем нужно учесть многое: и пожелания работников о датах отпуска, и потребности производственного процесса, и нормы трудового законодательства. Порядок разработки графика, условия и правила предоставления отпусков целесообразно отразить в локальных нормативных актах организации (правилах внутреннего трудового распорядка или коллективном договоре). В инструкции по кадровому делопроизводству можно подробно описать процедуру заполнения графика отпусков как на этапе его создания, так и в процессе ведения в течение года. Если в локальных нормативных актах организации порядок разработки графика отпусков не прописан, начать его подготовку стоит с издания приказа, в котором нужно указать:

на кого возложена обязанность по подготовке графика отпусков (график подписывает руководитель кадровой службы, но работы по подготовке может вести специалист по кадрам);
в какой срок работники должны предоставить свои пожелания относительно отпусков;
срок, к которому руководители структурных подразделений должны согласовать пожелания работников с производственными планами отделов;
срок, к которому проект графика нужно представить на утверждение руководителю.

График отпусков должен учитывать особенности производственного процесса организации, обеспечивать его непрерывность и взаимозаменяемость работников. Трудовой кодекс дает для этого все возможности, ведь очередность предоставления отпусков определяет работодатель (ст. 123 ТК РФ). Для того чтобы избежать споров и разногласий с работниками, порядок определения очередности отпусков следует прописать в локальном нормативном акте (ПВТР или коллективном договоре). Так, например, в нем стоит предусмотреть, что руководители структурных подразделений не должны находиться в отпуске одновременно со своими заместителями. В каких-то организациях может быть установлено, что ежегодный отпуск предоставляется работникам только в определенные месяцы (например, в образовательном учреждении предоставление отпуска в осенне-зимне-весенний период негативно повлияет на процесс обучения). Возможна ситуация, когда работодателю выгодно отправить в отпуск большую группу работников одновременно (например, производитель оконных конструкций в связи с низким спросом на продукцию может запланировать отпуск всех сотрудников производственного отдела на период с 12 января по 8 февраля). Для большинства организаций оптимальным вариантом является равномерное распределение отпусков работников в течение года.

Проект графика отпусков готовит кадровая служба организации. Удобнее всего делать это, используя видоизмененный бланк графика отпусков (Приложение 1). Прежде всего, необходимо проанализировать «отпускные истории» и определить на какое количество дней отпуска в следующем году вправе рассчитывать каждый сотрудник, есть ли работники льготных категорий, которые пользуются преимуществами при установлении очередности отпусков. После этого данные по сотрудникам передают руководителям структурных подразделений, которые должны выяснить пожелания работников о времени ухода в отпуск и разделении отпуска на части, а также согласовать эти пожелания с планами подразделения на год, установив оптимальную очередность отпусков. На основе проектов структурных подразделений кадровая служба готовит сводный график отпусков организации и передает его на утверждение руководителю.

Кстати! Чтобы безошибочно составить график отпусков воспользуйтесь онлайн-сервисом « Моё Дело ». Также сервис поможет вам автоматически производить расчёт авансов, зарплат, пособий, компенсаций с учётом всех требований законодательства. Осуществляя пошаговые действия вы не допустите ошибок и вам не придется платить штрафы. Отчётность формируется поэтапно на основании ваших данных и контролируется на каждом шаге. Составленную отчётность можно сдать через интернет. Без специальных знаний и навыков вы сможете вести даже самый сложный кадровый учёт. Шаблоны документов содержат подсказки по заполнению, ключевые бланки формируются автоматически. В личном кабинете вы найдете все необходимые инструкции и подсказки. Получить бесплатный доступ к сервису вы можете прямо сейчас по ссылке .

Что включить в график

В график отпусков нужно включить:

ежегодный основной оплачиваемый отпуск;
ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск;
отпуск, который не был использован работником в течение текущего года и был перенесен на следующий год.

Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска, как правило, составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Для некоторых категорий работников законодательство предусматривает отпуска большей продолжительности – удлиненный основной отпуск. К таким категориям относятся в частности:

работники в возрасте до 18 лет. Они имеют право на отпуск продолжительностью 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ);
инвалиды. Им устанавливают отпуск продолжительностью не менее 30 календарных дней (ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»);
педагогические работники. Продолжительность их отпуска зависит от должности и вида образовательного учреждения и составляет от 42 до 56 календарных дней (ст. 334 ТК РФ; Постановление Правительства РФ от 01.10.2002 № 724 «О продолжительности ежегодного основного оплачиваемого отпуска, предоставляемого педагогическим работникам»);
государственные гражданские служащие имеют право на отпуск от 30 до 35 календарных дней в зависимости от должности (ст. 46 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»).

Помимо основного некоторым сотрудникам могут предоставляться ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска (ст. 116 ТК РФ). Такие отпуска предоставляются работникам:

занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
имеющим особый характер работы;
с ненормированным рабочим днем;
работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;
в других случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами.

Кроме отпусков, предусмотренных законодательными актами, работодатели с учетом своих производственных и финансовых возможностей могут самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников, утвердив порядок их предоставления в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте, которые принимаются с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (ч. 2 ст. 116 ТК РФ).

При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные отпуска суммируются с основным (ст. 120 ТК РФ).

Пример. Гражданский служащий Тропинин В.В. имеет право на:

удлиненный отпуск (30 календарных дней);
дополнительный отпуск за выслугу лет (8 календарных дней);
дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день (3 календарных дня);
дополнительный отпуск за работу во вредных условиях труда (7 календарных дней).

Значит, в графике нужно запланировать отпуск продолжительностью 48 календарных дней (полностью или, по соглашению с работником, разделив отпуск на части).

При составлении графика нужно проверить, есть ли в организации работники, которые имеют право на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в удобное для них время – их отпуск планируют в графике в первую очередь. К таким работникам относятся в частности:

несовершеннолетние в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
совместители (отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе) (ст. 286 ТК РФ);
работники, супруги которых являются военнослужащими (отпуск предоставляется одновременно с отпуском супруга) (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»);
женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, а также по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ);
работники, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ).

Однако стоит помнить, что даже в том случае, если отпуск был запланирован в графике отпусков строго в соответствии с пожеланиями работника, принадлежащего к вышеуказанной категории, он имеет право в любой момент года изменить свое решение и написать работодателю заявление с просьбой предоставить отпуск с другой даты. Отказать в переносе отпуска такому работнику нельзя.

График отпусков – сводный документ. И хотя он составляется на календарный год (в данном случае на 2015 год), планируемый период отпуска каждого работника относится к его индивидуальному рабочему году.

Пример. Секретарь Петрова И.В. принята на работу 19 июня 2014 года. В графике отпусков должен быть запланирован ее отпуск за период с 19.06.2014 по 18.06.2015. Отпуск за следующий рабочий год (с 19.06.2015 по 18.06.2016) может предоставляться в любое время рабочего года (ст. 122 ТК РФ). Его можно запланировать:

в графике отпусков на 2015 год (после 19.06.2015);
часть отпуска по соглашению с работником можно включить в график на 2015 год (после 19.06.2015), а часть оставить на 2016 год;
в графике отпусков на 2016 год (до 18.06.2016).

Как видим, отпуск работнику может быть запланирован как полностью, так и по частям. При разделении отпуска на части необходимо соблюсти требования статьи 125 ТК РФ. Во-первых, хотя бы одна часть отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. Это требование обусловлено медицинскими причинами: для того чтобы восстановиться после трудовых свершений, человеку необходим полноценный продолжительный отдых. Во-вторых, разделение отпуска на части возможно только при достижении соглашения между работником и работодателем. Если одна из сторон трудовых отношений против этого, то дробить отпуск нельзя. Согласие работодателя на разделение отпусков подтверждает подпись руководителя в графике (или в приказе на отпуск, если отпуск предоставляется не по графику). В каком документе должно быть отражено согласие работника – законодательством не установлено. На практике организации используют для получения подтверждения согласия работника разные способы:

Способ 1. До утверждения графика отпусков работник пишет заявление с просьбой о разделении отпуска на части, указывает даты начала и продолжительность частей отпуска, а работодатель ставит резолюцию «Разрешить. Подпись. Дата». Хороший способ, если инициатива о разделении отпуска исходит от работника. В противном случае речь идет о принуждении, что недопустимо.

Способ 2. Разрабатывая график отпусков, работодатель направляет работнику предложение разделить отпуск на части, указывает даты частей отпуска и их продолжительность, а работник ставит отметку «Ознакомлен и согласен. Подпись. Расшифровка подписи. Дата». Этот вариант предпочтителен, когда инициатива о разделении отпуска исходит от работодателя, и полностью соответствует духу закона: есть предложение, есть ответ на него, соглашение сторон налицо. К сожалению, этот способ самый затратный по времени.

Способ 3. Форма графика отпусков дополняется столбцом «Ознакомлен и согласен. Подпись. Расшифровка подписи». Предполагается, что одной своей подписью работник соглашается и с датами начала отпуска, и с самим фактом разделения отпуска на части. Это достаточно распространенный способ, требующий минимальных временных затрат. Однако он не совсем корректен. Представьте: десять работников отдела расписались в столбце, а один категорически отказывается, не хочет делить отпуск на части. Вы не имеет права его заставить. Что делать? Составлять новый график? Заново собирать подписи работников? Тем более что график уже утвержден руководителем (ведь знакомят с вступившим в силу документом). Да и как можно утверждать документ, если не выполнено требование законодательства о достижении соглашения между работником и работодателем?

Некоторые организации прописывают в Правилах внутреннего трудового распорядка пункты о том, что отпуск работникам предоставляется два раза в год продолжительностью 14 календарных дней. Предполагается, что подпись работника об ознакомлении с ПВТР и есть его согласие на разделение отпуска на части. Однако это ухудшает положение работника по сравнению с трудовым законодательством, а значит, не может применяться согласно статье 8 ТК РФ. Не забывайте, что ПВТР – это документ, содержащий правила, установленные работодателем, и выражающий его волю, а вовсе не соглашение между сторонами трудовых отношений. То, что он принимается с учетом мнения представительного органа работников, ситуацию не меняет, ведь, например, приказы об увольнении, изданные с учетом мнения профсоюза, по-прежнему остаются распорядительными документами работодателя, а не становятся соглашениями о расторжении трудового договора.

Вопрос. Савельев А.В. принят на работу 12.12.2014. Нужно ли включать его в график отпусков на 2015 год?

Ответ. Право работника на оплачиваемый отпуск возникает через 6 месяцев его непрерывной работы в организации (ст. 122 ТК РФ). По соглашению сторон работодатель может предоставить ежегодный отпуск и до истечения этого срока. Некоторым категориям сотрудников работодатель обязан по их заявлению предоставлять ежегодный отпуск независимо от стажа работы в организации (несовершеннолетним, совместителям и др.). В рассматриваемом случае право на отпуск возникнет у работника с 12.06.2015. В графике отпусков на 2015 год нужно запланировать его отпуск после вышеуказанной даты. Отпуск может быть запланирован полностью (28 календарных дней) или по соглашению с работником разделен на части (например, 14 календарных дней может быть запланировано в 2015 году, а оставшиеся дни в 2016 году).

Вопрос. Как запланировать отпуск совместителя?

Ответ. Бывает непросто запланировать отпуск совместителя, ведь точная дата его ухода в отпуск по основному месту работу известна не всегда (например, если разработка графиков отпусков ведется в организациях параллельно или на основной работе формально подходят к вопросу отпусков). Трудовой кодекс в этом случае категоричен: отпуск нужно предоставить одновременно с отпуском по основной работе (ст. 286 ТК РФ). Запланируйте в графике начало отпуска со слов работника, но будьте готовы к тому, что его, вероятно, придется переносить, и учтите это при планировании отпусков других работников того же подразделения.

Вопрос. Обязательно ли включать в график отпусков женщин, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком?

Ответ. Многие организации включают в график отпусков всех работников, в том числе женщин, находящихся в отпуске по уходу за ребенком. Законом это не запрещено, но и не обязательно. В сущности, невозможно реально запланировать их отпуска, ведь они могут прервать свой отпуск по уходу в любой момент, кроме того, неизвестно когда они захотят использовать ежегодный отпуск. В случае выхода такой женщины на работу удобнее предоставить ей отпуск по заявлению.

Вопрос. Как поступить с неиспользованными отпусками? Например, инженер-технолог Петров В.Г. не ходил в отпуск уже два года. Можно ли включить эти отпуска в график? И правда ли, что не использованный в течение двух лет отпуск «сгорает»?

Ответ. Не использованные ранее отпуска можно включить в график отпусков либо предоставить их по соглашению с работником по его заявлению (письмо Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0). Включение в график более удобно, так как позволяет наглядно оценить, сколько таких отпусков накопилось в организации. Отпуск должен предоставляться работнику ежегодно (ст. 122 ТК РФ), в исключительных случаях перенесения отпуска на следующий рабочий год он должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который предоставляется (ч. 3 ст. 124 ТК РФ). Например, если работник был принят 01.02.2014, отпуск ему должен быть предоставлен (а работник должен его использовать) не позднее 31.01.2016. Запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а работники в возрасте до 18 лет и работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда должны использовать отпуск ежегодно (ч. 4 ст. 124 ТК РФ). Конечно, если отпуск по каким-то причинам не был предоставлен, он вовсе не «сгорит», работник сохранит на него право, но работодатель в этом случае может быть наказан при проверке ГИТ или в судебном порядке.

После того как график отпусков утвержден, он становится обязательным для исполнения (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Это означает, что работодатель обязан предоставить работнику отпуск в срок, указанный в графике, а работник обязан этот отпуск использовать. Любые отклонения от графика должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом и отметкой в графике. Работников, принятых на работу после утверждения графика можно включать в график отпусков на основании приказа или предоставлять таким работникам отпуск по заявлению.

Оформляем документ

Форму графика отпусков организация может разработать самостоятельно, при этом необходимо соблюсти требования статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Эта статья содержит перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа. При разработке своей формы графика за основу целесообразно взять унифицированную форму № Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, в случае необходимости удалив из нее ненужную информацию и дополнив необходимыми графами. Например, можно удалить из формы графика отпусков коды по ОКУД, по ОКПО и реквизит учета мнения профсоюзного органа (при его отсутствии). Дополнить график можно визой согласования документа с юридической службой или другими структурными подразделениями организации. В письме Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1 говорится о допустимости дополнения формы № Т-7 графами 11, 12. В одной из них работник сможет расписаться в том, что дата начала отпуска ему известна, а в другой – указать дату уведомления о начале отпуска (образец заполнения такой формы приведен в Приложении 2). Разработанную форму должен утвердить руководитель организации по представлению бухгалтера (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

На этапе составления графика кадровый работник заполняет графы 1–6. Наименование организации, структурных подразделений, должностей, фамилий, имен и отчеств работников указываются без сокращений. В графе 5 отражают продолжительность отпуска в календарных днях. Если отпуск предоставляется по частям, информация о каждой части отпуска оформляется отдельной строкой. В графе 6 ставят дату начала отпуска. В некоторых организациях принято указывать не дату начала отпуска, а весь его период, например, 01.04.2015–28.04.2015. Это не является нарушением.

График отпусков подписывает руководитель кадровой службы, а утверждает руководитель организации. При наличии профсоюза необходимо учесть мотивированное мнение выборного профсоюзного органа (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Порядок учета мнения выборного органа работников установлен в статье 372 ТК РФ.

Трудовой кодекс напрямую не обязывает работодателя знакомить работников с графиком отпусков. Мнения экспертов по этому вопросу расходятся. Часть экспертов считает график отпусков локальным нормативным актом, а следовательно, ознакомить с ним сотрудников необходимо. Другие считают, что локальный нормативный акт устанавливает нормы общего характера для неопределенного круга лиц, а в графике отпусков мы указываем фамилии конкретных работников, следовательно, график нельзя относить к локальным нормативным актам и знакомить с ним работников не обязательно. На практике большинство организаций все же собирают подписи работников, ведь в этом есть практический смысл: ознакомление с утвержденным графиком дает работнику возможность узнать, было ли учтено его мнение о дате отпуска и, если это не так, спланировать отдых иначе. Ознакомить работников можно по-разному: включив в график дополнительную графу, собрав подписи в отдельном листе ознакомления или разместив график на информационном стенде организации.

Графы 7–10 заполняют от руки в течение года по мере предоставления отпусков. В случае предоставления отпуска не по графику в графе 8 указывают наименование и дату приказа, на основании которого переносится отпуск. В некоторых организациях принято указывать в качестве основания переноса отпуска по инициативе работника его заявление. Это неверно, для внесения изменений в утвержденный график необходим распорядительный документ, то есть приказ. В графе 9 указывают дату предполагаемого отпуска (в текущем году или в следующем). Графу 7 заполняют по мере фактического использования отпусков работниками (ведь в разных ситуациях отпуска могут предоставляться раньше графика, по графику или позже установленного графиком срока).

Графа 10 «Примечание» может содержать любую информацию, главное, чтобы она была понятна кадровому работнику. Здесь, в частности, можно указывать причину переноса отпуска (например, по заявлению работника; ч. 2 ст. 125 ТК РФ – отзыв из отпуска; ч. 3 ст. 124 ТК РФ – если отпуск не предоставлен, потому что это неблагоприятно отразится на нормальном ходе работы организации).

Оригинал графика отпусков хранится, как правило, в кадровой службе. Копия графика может потребоваться бухгалтерии или финансовой службе для нужд бухгалтерского или управленческого учета (чтобы оценить, сколько средств необходимо зарезервировать для выплаты отпускных в разные периоды года). Для остальных структурных подразделений организации можно подготовить выписки из графика – так им будет удобнее организовывать свою деятельность в течение года.

Срок хранения графика отпусков составляет один год (п. 693 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Этот срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания его делопроизводства, то есть график отпусков на 2015 год нужно хранить до 31.12.2016.

12 Декабря, 2016 Бухгалтерские вести, № 45 (декабрь 2016) График отпусков является одним из базовых документов, составляющих основу кадровой документации любой компании независимо от формы собственности. Зачастую лица, ответственные за ведение кадровой документации, не придают должного значения такому локальному нормативному акту, как график отпусков. А ведь он обязателен как для работодателя, так и для работника (ч. 2 ст. 123 Трудового кодекса РФ). Целью его составления является упорядочение предоставления очередных оплачиваемых отпусков и обеспечение пребывания на работе необходимого количества работников. Также встречаются ситуации, когда работники не желают идти в отпуск, и тогда что делать работодателю? Ведь непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд запрещается (ч. 4 ст. 124 ТК РФ). Таким образом, выходом из ситуации, когда работник не желает идти в положенный ему очередной оплачиваемый отпуск, является составление графика отпусков. В свою очередь, отсутствие или неправильноесоставление графика отпусков для работодателя влечет привлечение последнего к административной ответственности (ст. 5.27 КоАП) в виде штрафа - на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб. В соответствии со ст. 305 ТК РФ режим работы, в том числе порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, определяется по соглашению между работодателем - физическим лицом и работником. Соответственно, график отпусков для данной категории работодателей не является обязательным. Вместе с тем при найме работодателем - физическим лицом большого числа работников целесообразно составлять график отпусков (Письмо Роструда от 20.12.11 №3683-6-1).

Правила составления графика отпусков

График отпусков составляется лицами, ответственными за ведение кадровой документации в компании. При составлении данного документа важно соблюсти принцип добровольности (учесть волеизъявление работников) при определении сроков очередного отпуска для особой категории работников. Речь идет о тех работниках компании, которые имеют право использовать его в любое удобное для них время (ч. 4 ст. 123 ТК РФ). Например:

несовершеннолетние в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
совместители (отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе) (ст. 286 ТК РФ);
работники, супруги которых являются военнослужащими (отпуск предоставляется одновременно с отпуском супруга) (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.98 №76-ФЗ «О статусе военнослужащих»);
женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, а также по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ);
работники, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам, вне зависимости от времени их непрерывной работы у данного работодателя (ч. 4 ст. 123 ТК РФ);
работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев (ч. 3 ст. 122 Трудового кодекса РФ).

Важно отметить, что при составлении графика отпусков недавно принятые работники право на отпуск получат только по истечении шести месяцев работы в компании (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). При составлении графика отпусков необходимо учитывать и следующие нюансы:

Стаж работы. Право на оплачиваемый ежегодный отпуск при составлении графика отпусков возникает у работника при наличии стажа работы у данного работодателя не менее шести месяцев. В случае если стаж менее шести месяцев, работника об этом необходимо уведомить письменно.

В свою очередь, если в период, за который предоставляется очередной отпуск, сотрудник брал дополнительные отпуска без сохранения заработной платы, срок которых больше семи календарных дней, или находился в отпуске по уходу за ребенком, то это время не включается в стаж, дающий право на оплачиваемый ежегодный отпуск. В рассматриваемых ситуациях допускается перенос времени ежегодного оплачиваемого отпуска по соглашению сторон. Ряд работников вправе получить отпуск вне зависимости от наличия стажа. Речь идет о несовершеннолетних работниках, женщинах перед отпуском по беременности или же после него, усыновителях детей, не достигших трехмесячного возраста.

Досрочное предоставление отпуска. Если работник принадлежит к льготной категории, его отпуск следует запланировать до истечения срока действия трудового договора. Например, предоставление отпуска работникам-совместителям.
По соглашению сторон. В случае если соглашением сторон к трудовому договору предусмотрено, что отпуск предоставляется работнику до истечения шести месяцев непрерывной работы, то тогда отпуск данному работнику необходимо включить в график отпусков.
Между сторонами заключен срочный трудовой договор, со сроком действия в текущем году. В рассматриваемом случае у работодателя нет оснований планировать на следующий год отпуск работника, трудовые отношения с которым завершатся до его наступления.
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск. В соответствии со ст. 116 ТК РФ ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работникам, имеющим особый характер работы, работникам с ненормированным рабочим днем, работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в других случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами (например, гражданским служащим, сотрудникам органов внутренних дел и т. д.).
В графике отпусков необходимо учитывать льготы, положенные сотрудникам.

Например, в компании была проведена аттестация рабочих мест, по результатам которой было установлено, что определенные должности подпадают под класс условий труда по степени вредности и опасности факторов производственной среды и трудового процесса со значением не ниже трех. Несмотря на полученные результаты, работодатель в график отпусков не включал положенные 7 дней дополнительного оплачиваемого отпуска, а также другие льготы, положенные в связи с этим. Работник обратился в суд, и последний признал его право на предоставление положенных трудовым законодательством льгот. Так, согласно определению Ленинградского областного суда от 23.07.14 №33-3637/2014, судьи учли требования Постановления Правительства РФ от 20.11.08 №870 и правовую позицию Пленума Верховного суда РФ. Поскольку длящееся нарушение трудовых прав сотрудников заключается в том, что фактически работодатель признал право своих сотрудников на компенсации и выплаты и даже начислил их, но не выплатил без объяснения причин, суд обязал предприятие не только издать соответствующие приказы и изменить графики сменности работников и оплачиваемых отпусков, но и полностью выплатить сотрудникам все положенные им компенсации и другие денежные выплаты. Таким образом, при составлении графика отпусков сотрудников работодатель обязан учитывать все льготы, положенные работникам по результатам пройденной аттестации.

В график отпусков подлежит обязательному включению отпуск, не использованный работником в текущем году и перенесенный на следующий год.
Работник, находящийся в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 года, теряет право на предоставление оплачиваемого отпуска даже при условии, что он вышел на работу на неполный рабочий день. Данной позиции придерживается ФАС Волго-Вятского округа в своем Постановлении от 06.04.15 №А39-3748/2014. Суть спора состояла в том, что при проведении проверки организации специалисты ФСС выявили, что несколько сотрудниц, которые находились в отпуске по уходу за ребенком и получали положенное при этом социальное пособие, фактически продолжали работать в организации на условиях неполного рабочего дня. Указанные работники в соответствии с графиками отпусков ходили в ежегодные оплачиваемые отпуска. Компания начисляла им и выплачивала положенные им отпускные, исходя из среднемесячного заработка. Однако проверяющие посчитали, что данные выплаты нарушают трудовое законодательство, требования ст. 260 ТК РФ, согласно которой ежегодный оплачиваемый отпуск может быть предоставлен женщине по ее желанию либо непосредственно перед отпуском по беременности и родам, или сразу по окончании отпуска по уходу за ребенком, независимо от стажа работы у данного работодателя. Арбитры указали, что такая позиция согласуется с мнением ВC РФ, изложенным в Постановлении Пленума Верховного суда от 28.01.14 №1 «О применении законодательства, регулирующего труд женщин, лиц с семейными обязанностями и несовершеннолетних». Работник, который находится в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 года и одновременно получает пособие по уходу, не может выйти в ежегодный основной оплачиваемый отпуск, так как Трудовой кодекс РФ не предусматривает возможности использования двух и более отпусков одновременно.

Поэтому решение ФСС было оставлено судом в силе, а начисления пособия по уходу за ребенком, сделанные за период нахождения сотрудниц организации в ежегодных оплачиваемых отпусках, были отменены. Поскольку в компаниях практикуется привлекать работников (исполнителей) по договорам гражданско-правового характера, отметим, что указанная категория работников не подлежит отражению в графике отпусков. Поскольку в разрезе трудового законодательства на лиц, работающих по гражданским договорам, ТК РФ не распространяется. Соответственно, права на ежегодный оплачиваемый отпуск у данной категории лиц не возникает. Таким образом, график отпусков составляется в отношении всех работников, как занятых по основному месту работы, так и по совместительству. В графике отпусков не отражаются отпуска без сохранения заработной платы, отпуска по беременности и родам, по уходу за ребенком.

Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска

По общему правилу продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Тем не менее Трудовой кодекс РФ допускает предоставление отдельным категориям работников ежегодного основного оплачиваемого отпуска продолжительностью более 28 дней. К ним относятся:

работники в возрасте до 18 лет - 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ);
работающие инвалиды (независимо от группы инвалидности) - не менее 30 календарных дней (ст. 23 Федерального закона от 24.11.95 №181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»);
педагогические работники - от 42 до 56 календарных дней (ст. 334 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 14.05.15 №466 «О ежегодных основных удлиненных оплачиваемых отпусках»);
государственные гражданские служащие - 30 или 35 календарных дней в зависимости от занимаемой должности (ст. 46 Федерального закона от 27.07.04 №79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»);
судьи - 30 рабочих дней (ч. 2 ст. 19 Закона РФ от 26.06.92 №3132-1 «О статусе судей в Российской Федерации»);
муниципальные служащие - 30 календарных дней (ч. 3 ст. 21 Федерального закона от 02.03.07 №25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»), и др.

Пошагово порядок составления и утверждения графика отпусков можно изложить следующим образом:

Определить количество дней отпуска, которые следует запланировать в графике на следующий год по каждому сотруднику. Для этого следует определить дату окончания года, который работником был отработан (то есть дату, в которую истекает очередной год с момента принятия сотрудника на работу). Например, если работник принят 15 октября 2016 года, то датой окончания года, который работником был отработан, будет являться 14 октября каждого последующего года.
Составить график отпуска по каждому сотруднику таким образом, чтобы по состоянию на дату окончания отработанного года у него не осталось неиспользованных отпусков (ст. 122 ТК РФ). Отметим, что действующим законодательством не запрещено предоставлять отпуска «авансом», то есть за неотработанное время. В данной ситуации необходимо отталкиваться от того, чтобы за каждый рабочий год работник использовал не меньше дней отпуска, чем ему положено.
До 17 декабря каждого года необходимо составить и утвердить у руководителя компании (работодателя) график отпусков. Для этого можно воспользоваться унифицированной формой графика отпусков №Т-7 (утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.04 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»). Отметим, что график отпусков можно составить и в произвольной форме, однако при условии ее утверждения руководителем компании как формы первичного документа.
Ознакомить всех работников с графиком отпусков лично под роспись. Для этого в унифицированной форме №Т-7 можно предусмотреть отдельную графу или ввести в практику ознакомление с графиком отпусков путем составления отдельной ведомости или иного документа (журнала учета ознакомления с графиками отпусков). В случае если впоследствии срок предоставления отпуска будет изменен по заявлению работника, необходимо внести соответствующую отметку в графах 8–9 графика формы №Т-7. Данная отметка проставляется на основании приказа о переносе отпуска.
Не позднее чем за две недели до начала отпуска отдать работнику под роспись уведомление о начале отпуска (ч. 3 ст. 123 ТК РФ, Письмо Роструда от 30.07.14 №1693-6-1). Возможны и другие варианты уведомлений работников, например, путем визы ознакомления работника на приказе об отпуске (Письмо Роструда от 22.03.12 №428-6-1).
Оформить приказ о предоставлении отпуска работнику (форма №Т-6). В ситуации, когда работник идет в отпуск в соответствии с графиком отпусков, то есть в свой срок, то заявление на отпуск от него получать не требуется.
Время нахождения работника в ежегодном оплачиваемом отпуске необходимо отразить в табеле учета рабочего времени (унифицированный формы №Т-12 или №Т-13) буквенным кодом «ОТ» или цифровым кодом «09».
Сведения о предоставленном (использованном) работнику ежегодном оплачиваемом отпуске необходимо отразить в разделе VIII личной карточки работника (унифицированная форма №Т-2).

Внесение изменений в график отпусков

Поскольку график отпусков является плановым документом, то при наступлении года, для которого данный локальный нормативный акт является действующим, могут возникнуть следующие ситуации, требующие корректировки. К ним относятся следующие случаи: 1. Принятие на работу нового сотрудника. Поскольку данный вопрос на законодательном уровне не урегулирован, то на практике применяются следующие варианты корректировки действующего графика отпусков:

К действующему графику отпусков оформляется приложение. Форма приложения зависит от того, какая форма графика отпусков используется в компании - унифицированная №Т-7 или произвольная (предварительно утвержденная как первичный кадровый документ работодателем). Указанное приложение необходимо согласовать с профсоюзом (при его наличии в компании, ч. 1 ст. 123, ст. 372 ТК РФ), утвердить руководителем организации.
В действующий график отпусков, утвержденный до приема нового работника, не вносят никакие изменения (дополнения). Вновь принятому работнику необходимо направить работодателю заявление, в котором указать намерение воспользоваться правом на оплачиваемый отпуск. При согласовании работником и работодателем даты начала и продолжительности отпуска, последний издает приказ о предоставлении отпуска и составляет записку-расчет. Соответственно, сведения о предоставленном отпуске вносятся в личную карточку работника.

2. Перенос отпуска с согласия работника (ст. 124 ТК РФ, Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты). Изменения вносятся в графы в 8, 9 графика отпусков унифицированной формы №Т-7, или в предусмотренные графы, если форма графика отпусков разработана работодателем самостоятельно. 3. Отзыв работника из отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ). Поскольку форма №Т-7 не предусматривает внесение данных изменений (отсутствуют соответствующие графы и реквизиты), можно воспользоваться следующим: в графе 10 «Примечание» указать, что работник был отозван из отпуска, и проставить дату отзыва. В графе 8 отразить реквизиты приказа об отзыве из отпуска, в графе 9 - дату начала использования остальной части отпуска.

3. В третий столбец заносится Ф.И.О. лица из указанного подразделения, занимающего данную должность.

4. В четвертый столбец записываем табельный номер лица — его посмотрите либо в , либо в .

5. В пятый столбец заносим общее количество дней отдыха, которые положены сотруднику за отработанное время. Если работник не использовал какие-то дни отдыха в предыдущие периоды, они все суммируются.

6. В шестой столбец вносим сведения о планируемых датах отдыха.

Этап второй. Согласование (при наличии профсоюза)

Этап шестой. Убытие в отпуск

Когда форма Т-7 (иной бланк) утверждена, отдых в соответствии с этим планом обязателен для всех. Отменить документ невозможно. Дальнейшие действия такие:

3. Сотрудник знакомится с приказом под подпись.

4. В столбец 7 вносятся даты отпуска из приказа.

5. В личную карточку работника (форма Т-2) в раздел VIII вносят сведения о датах отдыха в соответствии с приказом.

Этап седьмой. Перенос отпуска

При всей простоте работы с формой Т-7 жизнь вносит свои коррективы. К примеру, вы можете подготовить и скачать бесплатно график отпусков на 2020 год в excel с учетом праздников, утвержденных на федеральном и региональном уровнях. Надо еще учитывать, что иногда работнику необходимо перенести запланированный отдых в зависимости от обстоятельств. В таком случае алгоритм работы следующий:

1. Сотрудник заблаговременно пишет заявление в свободном виде.

2. Заявление работника согласовывает непосредственный начальник (в данном случае — руководитель предприятия).

Руководитель принимает соответствующее решение. При внесении изменений в форму Т-7 помните, что все они вносятся тем же порядком, которым утвержден бланк (приказ или виза руководителя).

3. Лицо, ответственное за работу с Т-7, вносит необходимые сведения в столбцы 8, 9 и 10. Сведения берут либо из заявления работника, либо из приказа о внесении изменений в график.

Если по соглашению сторон между работником и работодателем принято решение, что первый не идет в отпуск в 2020-м, он пишет заявление на перенос отпуска, заявление согласовывается, в графике заполняются столбцы 8, 9 и 10, столбец 7 не заполняется.

Заполненный бланк графика отпусков на 2020 год (образец)

Формирование умного графика отпусков

Если в вашей компании активно используют программное обеспечение, рекомендуем скачать бесплатно график отпусков на 2020 год в excel с учетом праздников — «сервис», который сам считает дату начала и окончания периода отдыха, если он выпадает на официальные нерабочие дни. Но если в вашем регионе утверждены дополнительные даты отдыха, их придется вписать в программу самостоятельно, чтобы они тоже учитывались.

Пользоваться программой легко. Вводите сведения обо всех работниках и запланированных датах отпусков, их продолжительности во вкладке «Планировщик». Автоматически появятся сведения о датах окончания отдыха, причем допускается заполнять сразу несколько периодов. Сервис самостоятельно определит дату, когда уведомить работника (выделено красным).

Во вкладке «Сформировать график» нажмите кнопку и появится заполненный данными унифицированный бланк.

Обязательно загляните во вкладку «Ближайшие отпуска». В колонке (выделено красным) перечислены все федеральные праздничные дни. Если в вашем регионе добавлены дополнительные нерабочие даты, дополните колонку. Программа автоматически учтет их при расчете периода отдыха.

А если нажать на кнопку «Ближайшие отпуска», в таблице появится список работников, которых вскоре придется отправить отдыхать. Ее легко распечатать и разослать начальникам подразделений или оставить себе, чтобы ни о чем не забыть.

Многих сотрудников работодатель и не спрашивает, в какое время года и в какой месяц им лучше предоставить отпуск, а составляет график отпусков на свое усмотрение. Разберемся, всегда ли работодатель прав, поступая таким образом.

Трудовым законодательством предусмотрено, что работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка (ст. 114 ТК РФ).

Правила очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков регулируются ст. 123 ТК РФ. Согласно данной норме очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов <1>.

При этом график отпусков становится обязательным как для работодателя, так и для каждого работника. А о времени начала отпуска конкретный работник должен быть извещен под личную подпись не позднее чем за две недели до его начала.

Не секрет, что большинство работников желают отдыхать в более подходящее для этого время года. Например, летом. Конечно, есть небольшая часть сотрудников, в основном любителей зимних видов спорта, которая предпочтет отпуск зимой.

Между тем нормой ст. 123 ТК РФ не предусмотрена обязательность учета интересов самого работника при определении очередности предоставления отпусков. И только ч. 4 ст. 123 ТК РФ оговаривает, что Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время .

Давайте рассмотрим, что должен знать работодатель при составлении графика отпусков и как при этом учитываются интересы работников.

Ежегодное предоставление отпуска

Согласно ст. 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск составляет 28 календарных дней. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью более 28 календарных дней (удлиненный основной отпуск) предоставляется работникам в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами (ст. 115 ТК РФ).

Это означает, что в графике отпусков работодатель не вправе предусмотреть менее 28 календарных дней отпуска для работника на будущий год. Больше — можно (с учетом накопившихся за предыдущие годы дней), а меньше — нельзя. Даже если работник настаивает на том, что ему такой длительный отпуск не нужен и он, планируя вскоре расторгнуть трудовой договор, получит компенсацию за неиспользованные дни отпуска при увольнении.

По факту указанная ситуация вполне возможна, но это не означает, что в графике отпусков она может быть учтена.

Таким образом, В графике отпусков каждому работнику должен предусматриваться ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней или более, если работнику в силу норм законодательства и локальных нормативных актов работодателя установлена удлиненная продолжительность отпуска . Исключение составляют те работники, которые и так находятся в длительных отпусках с сохранением места работы (например, в отпуске по уходу за ребенком).

В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, с согласия работника допускается перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (ч. 3 ст. 124 ТК РФ). Хотя это не означает, что непредоставление отпуска работнику в такой ситуации можно запланировать заранее, не включив соответствующую информацию в график отпусков на год.

К сведению. Запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ч. 4 ст. 124 ТК РФ).

Период отпуска

Начало ежегодного основного отпуска Нужно запланировать так, чтобы его окончание приходилось на период не позднее одного года после начала работы сотрудника у данного работодателя, но Можно запланировать его и на период по истечении шести месяцев работы или ранее.

Согласно ч. 2 ст. 122 ТК РФ право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск может быть предоставлен работнику и до истечения шести месяцев.

Другими словами, работодатель в графике отпусков должен предусмотреть отпуск для каждого работника, который отработает на предприятии в текущем году более шести месяцев. Однако момент возникновения права на отпуск вовсе не означает, что работодатель Обязан предоставить отпуск работнику сразу же по истечении шести месяцев непрерывной работы. Он должен «уложиться» в понятие «ежегодности» (ст. 122 ТК РФ), т. е. в 12 месяцев со дня приема работника на работу. С учетом того, что ежегодный оплачиваемый отпуск составляет 28 календарных дней (почти календарный месяц), запланировать его в графике отпусков нужно не позднее чем за 28 календарных дней до истечения года непрерывной работы (если более длительный отпуск не установлен работнику в соответствии с требованиями законодательства).

Пример 1. Сотрудник принят на работу 17.11.2014. Планировать отпуск работника на 2014 г. работодателю не нужно, т. к. как он еще не отработал в этом году шести месяцев. Однако в график отпусков на 2015 г. данного работника работодатель уже должен включить. При этом в графике работодатель должен запланировать отпуск данного работника не позднее 20.10.2015 (за 28 дней до окончания первого рабочего года), а минимально — с 17.04.2015 (по истечении полугода после начала работы). Однако в первом случае — это обязанность работодателя, а во втором — обязанность только при наличии такого соглашения между сторонами трудового договора. Если же в графике отпусков время с 17.04.2015 по 20.10.2015 полностью занято предусмотренными отпусками других сотрудников, работающих не первый год, то работодатель обязан предоставить отпуск, который начнется не позднее 20.10.2015. С расчетом, что к годовщине работы (до 17.11.2015) сотрудник уже должен будет отгулять свой ежегодный основной отпуск в 28 календарных дней. Предоставление отпуска ранее не исключается, например, в случае такой возможности и при наличии согласия на это самого работодателя.

Таким образом, Работодатель в графике отпусков обязан предусмотреть отпуск вновь принятого работника с таким расчетом, чтобы окончание данного отпуска при полном исчислении его продолжительности приходилось не позднее годовщины даты приема на работу . По соглашению между работником и работодателем отпуск может быть предоставлен и ранее этого срока, в том числе ранее истечения шести месяцев непрерывной работы данного сотрудника.

Закон предусматривает несколько Исключений из вышеуказанного правила при утверждении перечня категорий работников и обстоятельств, при которых оплачиваемый отпуск должен быть предоставлен им работодателем Независимо от стажа работы работника на предприятии (в том числе менее шести месяцев). Категории работников см. в таблице 1.

Таблица 1. Работники, имеющие право на отпуск независимо от стажа работы

N	Категория работников	Обстоятельство, в силу которого работник обладает льготой в части очередности отпуска	Когда работодатель обязан предоставить отпуск	Основание/Примечание
1	Мужчина, находящийся в браке	Беременность жены	В период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам	Часть 4 ст. 123 ТК РФ. Обязательность предоставления работником работодателю документов, связанных с подтверждением беременности или периода отпуска жены, закон не устанавливает
2	Одинокий мужчина	Имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет	В указанное ими время до дня достижения детьми возраста 12 лет	Подпункт «б» п. 3 Постановления ЦК КПСС, Совмина СССР от 22.01.1981 N 235 «О мерах по усилению государственной помощи семьям, имеющим детей», Распоряжение Совмина СССР от 30.10.1985 N 2275р «О предоставлении отпуска для одиноких работающих мужчин, имеющих двух и более детей в возрасте до 12 лет»
3	Женщины
4	Беременность	Перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него	Часть 3 ст. 122 ТК РФ	Прямого требования о документальном подтверждении факта, с которым закон связывает возникновение льготы по очередности отпусков, закон не установил. Но в случае спорности вопроса работодатель вправе потребовать представления такого документа
5	Работники любого пола	Возраст работника — до 18 лет	Любое удобное для них время	—
6	Факт усыновления ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев	В указанное ими время	Работодатель вправе потребовать представить решение суда об усыновлении ребенка (детей)
7	Работающие у данного работодателя по совместительству	Одновременно с отпуском по основной работе	Статья 286 ТК РФ. Прямого требования о представлении копии приказа по основной работе о предоставлении отпуска закон не содержит, но в целях выполнения требования указанной нормы такой документ предполагается к представлению работодателю по работе по совместительству

Учет пожеланий работников

Стоит помнить, что при составлении графика отпусков учет желания некоторых категорий работников обязателен. Так, в соответствии с ч. 4 ст. 123 ТК РФ отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время.

Поэтому, чтобы избежать многократного внесения изменений в уже утвержденный на год график отпусков, кадровая служба перед его составлением должна запросить у некоторых категорий работников их пожелания о времени отпуска. К таким категориям работников законами отнесены граждане, перечисленные в таблицах 1 и 2.

Таблица 2. Работники, мнение которых при составлении графика отпусков следует учитывать

N	Категория работников (их статус)	Норма закона, установившая льготу по очередности отпусков для них
1	Граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС, дети первого и второго поколений граждан, принимавших участие в работах по ликвидации последствий аварии на производственном объединении «Маяк» и сбросов радиоактивных отходов в реку Теча в 1957 и 1958 гг. и страдающие заболеваниями вследствие воздействий радиации на их родителей	Пункт 5 ч. 1 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС» (далее — Закон N 1244-1), ст. 12 Федерального закона от 26.11.1998 N 175-ФЗ «О социальной защите граждан Российской Федерации, подвергшихся воздействию радиации вследствие аварии в 1957 году на производственном объединении «Маяк» и сбросов радиоактивных отходов в реку Теча»
2	Участники ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС	Пункт 1 ч. 3 ст. 15 Закона N 1244-1
3	Граждане, получившие суммарную (накопленную) эффективную дозу облучения, превышающую 25 сЗв (бэр), из числа граждан, подвергшихся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне	Пункт 15 ст. 2 Федерального закона от 10.01.2002 N 2-ФЗ «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне»
4	Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы	Пункт 3 ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 N 4301-1 «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы»
5	Ветераны Великой Отечественной войны, иные участники ВОВ и боевых действий, ветераны труда, военнослужащие и лица начальствующего состава ОВД, Государственной противопожарной службы, учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, ставшие инвалидами вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы (служебных обязанностей) и др.	Подпункт 17 п. 1 ст. 14, пп. 13 п. 1 ст. 15, пп. 11 п. 1 ст. 16, пп. 9 п. 1 ст. 17, пп. 9 п. 1 ст. 18, пп. 10 п. 1 ст. 19 Федерального закона от 12.01.1995 N 5-ФЗ «О ветеранах»
6	Супруги военнослужащих (отпуск по их желанию предоставляется одновременно с отпуском военнослужащих)	Пункт 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»
7	Граждане, награжденные знаками «Почетный донор России» и «Почетный донор СССР»	Пункт 1 ч. 1 и ч. 2 ст. 23 Закона РФ от 20.07.2012 N 125-ФЗ «О донорстве крови и ее компонентов»
8	Герои Социалистического Труда, Герои Труда РФ и полные кавалеры ордена Трудовой Славы	Часть 2 ст. 6 Федерального закона от 09.01.1997 N 5-ФЗ «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического труда, героям труда Российской Федерации и полным кавалерам ордена трудовой Славы»
9	Сотрудник органов внутренних дел, не реализовавший свое право на основной отпуск в определенный графиком срок (отпуск в удобное для него время до окончания текущего года либо в течение следующего года)	Часть 3 ст. 57, ст. 64 Федерального закона от 30.11.2011 N 342-ФЗ «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»
10	Военнослужащие, имеющие ребенка-инвалида в возрасте до 16 лет, трех и более детей в возрасте до 16 лет, одинокие военнослужащие, воспитывающие ребенка до 14 лет	Подпункты «г», «д», «ж» п. 12 ст. 29 Указа Президента РФ от 16.09.1999 N 1237 «Вопросы прохождения военной службы»
11	Любой работник, которого по инициативе работодателя в связи с производственной необходимостью отозвали из отпуска (за неотгулянные дни отпуска в удобное время в течение текущего рабочего года)	Часть 2 ст. 125 ТК РФ
12	Работник, являющийся родителем (опекуном, попечителем) ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего на обучение по образовательным программам среднего профессионального образования или высшего образования в другую местность (ежегодный оплачиваемый отпуск или его часть (не менее 14 календарных дней) для сопровождения ребенка к месту поступления на обучение)	Часть 5 ст. 322 ТК РФ

Обратите внимание: ТК РФ не вменяет в обязанность работникам представить документы, подтверждающие их льготы на установление очередности отпусков в удобное для них время; также закон не обязывает таких работников-льготников представлять заявления об определении удобного для них времени отпуска До составления и утверждения графика отпусков . Соответственно, и документы, подтверждающие льготы, и заявления они могут направить работодателю в любое время. Такую позицию неоднократно озвучивали и сами инспекции труда (см., например, Памятку работодателю по составлению графика отпусков, размещенную на официальном сайте ГИТ в Хабаровском крае <2>).

Лица с семейными обязанностями

Законодательством РФ не установлена гарантия предоставления отпуска в определенное время (например, летом) лицам с семейными обязанностями (см. гл. 19 и 41 ТК РФ). Однако имеется не отмененное Постановление ЦК КПСС, Совмина СССР от 22.01.1981 N 235 «О мерах по усилению государственной помощи семьям, имеющим детей», пп. «б» п. 3 которого установил для работающих женщин, имеющих двух и более детей в возрасте до 12 лет, первоочередное право на получение ежегодного отпуска в летнее или другое удобное для них время. В соответствии со ст. 423 ТК РФ указанный нормативный правовой акт можно применять постольку, поскольку он не противоречит ТК РФ.

Следует добавить, что Решением Верховного Суда РФ от 17.06.2014 N АКПИ14-440 названная норма признана не противоречащей положениям ТК РФ и не носящей дискриминационный характер по отношению к другим работникам.

Стаж работы

Многолетняя работа на предприятии не гарантирует работнику «льготного» положения при определении очередности и времени отпуска. Напомним, что отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя (ч. 4 ст. 122 ТК РФ).

Другими словами, здесь работодатель не связан требованиями ч. 2 ст. 122 ТК РФ, поэтому ограничений по стажу работы в текущем году, необходимому для предоставления отпуска, нет. Если работодатель при составлении графика отпусков учитывает пожелания работников, то работнику в будущем году отпуск может быть предоставлен и через два месяца после прошедшего ежегодного отпуска в текущем году, то есть через любое, даже небольшое время после очередного отпуска.

Если же работник не относится к льготным категориям, то работодатель не обязан удовлетворять просьбу сотрудника, но может пойти ему навстречу, если это возможно.

Заявление о переносе отпуска может быть написано:

— если время отпуска по графику прошло и работник по каким-то причинам не отгулял весь отпуск или его часть. Обычно такая необходимость возникает, если сотрудник был отозван из отпуска или заболел во время его;

— если сотрудник просит о новых датах до отпуска, указанного в графике отпусков. Тогда можно как написать обычное заявление, так и сослаться на утвержденный график.

Если работодатель обязан предоставить отпуск работнику по его желанию или если он не против просьбы сотрудника о переносе дат отдыха, он должен издать приказ.

Как поступить с графиком отпусков в случае изменений? Если меняется период отпуска, то все данные, связанные с переносом отпуска, предусмотрены в документе. Так, дату следует поставить в графе 7 «Дата фактическая» графика отпусков после того, как сотрудник фактически использует отпуск. В графах 8 — 10 графика указываются причины изменений. В графе 8 «Основание (документ)» отразите реквизиты приказа о переносе отпуска, в графе 9 «Дата предполагаемого отпуска» — новый период отдыха. Графу 10 «Примечание» заполнять не обязательно, но там можно указать причины переноса отпуска, например то, что отпуск перенесен в связи с уходом в отпуск по беременности и родам супруги работника, как в примерах 3 — 4.

Некоторые специалисты вносят изменения в график отпусков, издавая соответствующий приказ. Наиболее вероятен случай, когда в график вносятся дополнения в связи с приемом нового сотрудника уже после утверждения документа. Однако документами, подтверждающими правомерное использование ежегодного оплачиваемого отпуска сотрудником, который трудится у работодателя первый год, являются заявление и приказ об отпуске.

Подведем итоги. Отпуск должен предоставляться работнику каждый год в количестве не менее 28 дней (или более — в силу норм законодательства).

В графике отпусков должны быть предусмотрены отпуска работников, которые были приняты и после составления графика, если к моменту окончания года сотрудник проработает на предприятии 11 месяцев. Причем закон позволяет предусмотреть и предоставить отпуск таким «новичкам» и ранее этого срока, в том числе ранее шести месяцев стажа работника на данном предприятии.

Указанные изменения необходимо отражать в графике отпусков, внося в ранее утвержденный график изменения и/или дополнения и утверждая их приказом работодателя.

В некоторых случаях работодатель обязан запрашивать мнение по вопросу удобного времени будущего отпуска и учитывать его при составлении графика отпусков на следующий год.

Закон не налагает на сотрудника обязанность представлять работодателю при приеме на работу или перед составлением графика отпусков на очередной год документы, подтверждающие его право на отпуск в удобное для него время.

Работник, обладающий в силу закона правом на отпуск в удобное для него время, может выразить свое желание взять отпуск в любой момент, а не тогда, когда утверждается график отпусков. При этом внесенная в график информация о том, что ему предусмотрен отпуск, например, зимой, не будет иметь правового значения для реализации его права на отпуск в удобное для него время.

Если самим законом сотрудник не отнесен к «льготной» категории работников, имеющих право выбора времени отпуска в удобное для них время, отпуск ему может быть запланирован самим работодателем и без учета его мнения.

Как видите, работодатель наделен большими правами в части определения очередности отпусков и приоритетного времени их предоставления работникам. Он, по сути, вправе предоставить отпуска не в «сезон» под предлогом того, что предоставление отпуска летом негативно скажется на производственном процессе. Но большинство работодателей в целях исключения конфликтных ситуаций по поводу очередности отпусков и соблюдения интересов работников перед составлением графика отпусков на будущий год все-таки руководствуются пожеланиями работников (запрашиваемых у них с учетом мнения их непосредственных руководителей), а не только нормами закона и правом на свое усмотрение устанавливать очередность отпусков.

Основным документом, регулирующим отношения в области трудового права в нашей стране, является Трудовой Кодекс РФ.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Для того чтобы рационально спланировать время ухода и продолжительность пребывания каждого сотрудника компании в отпуске и существует график планируемых отпусков, который нужен в обязательном порядке при проверке трудовой инспекцией или прокуратурой. Поэтому нельзя недооценивать его роль и пренебрегать составлением этого важного документа.

Готовимся к отпуску заранее

Одна из основополагающих статей трудового закона гласит о том, что планирование отпусков заранее должно осуществляться в каждой фирме. Отсутствие графика отпусков может повлечь за собой штрафные санкции и административную ответственность.

При составлении локального документа учитываются предпочтения работников, в обязательном порядке спрашивается мнение каждого члена коллектива, когда именно он хочет уйти в отпуск. На основе высказанных предпочтений работников, но не в ущерб производственному процессу, составляется документ, на основании которого производится планирование отпусков.

Буква закона

Как гласит Трудовой Кодекс РФ каждый человек, проработавший в организации не менее шести месяцев, имеет право на отдых, продолжительностью, которая гарантирована ему законом. Либо настолько долго, как прописано в договоре – коллективном или трудовом.

Для того чтобы наиболее рационально спланировать время ежегодного отдыха каждого члена трудового коллектива и существует график планируемых отпусков. Это локальный документ, который устанавливает очередность и продолжительность отпусков для работников фирмы. Составление его обязательно в любой организации. Он разрабатывается за две недели до наступления следующего года.

График отпусков – унифицированный документ, составляющийся по форме Т-7. Форма утверждена Постановление Госкомстата РФ № 1 от 5 января 2004 года.

2013 года этот документ составлялся только по форме Т-7, при этом нельзя было удалять графы из документа. С 2013 года предприятие может самостоятельно разработать форму документа, но при этом она должна содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные для первичной бухгалтерской документации. Однако большинство предприятий по-прежнему используют унифицированную форму, в связи с удобством ее применения.

В графике отпусков обязательны подписи следующих лиц:

начальника кадровой службы;
начальников отделов фирмы.

Форма Т-7 проходит процедуру утверждения директором организации каждый год.

Продолжительность: норма и сверх нормы

За каждый отработанный год, сотруднику предоставляется отпуск в размере 28 календарных дней, исключение составляют лишь работники, работающие в особых условиях труда. К таким работникам относятся лица, занятые на вредных или тяжелых производствах, люди, работающие в условиях Крайнего Севера. Продолжительность отпуска для этих категорий граждан несколько больше.

Дополнительные дни отпуска предоставляются и в иных случаях, например:

У работника трудовым договором установлен ненормированный рабочий день. Им добавляется 3 дополнительных дня к основному отпуску.
Подросткам до совершеннолетия предоставляется ежегодный отпуск в 31 календарный день.

Специфика предприятия

Как правильно составить график отпусков в соответствии со спецификой деятельности предприятия? Занимаясь этим делом, нужно учитывать производственные и финансовые возможности предприятия. Например, нельзя отправить в отпуск одновременно всю бухгалтерскую службу или отдел сбыта. Это нарушит нормальное функционирование организации. То же самое касается и рабочих, участвующих непосредственно в производственном процессе.

График планируемых отпусков должен быть составлен так, чтобы предприятие продолжало работать в нормальном режиме и выпускать продукцию.

В организациях, занятых сезонной деятельностью, например, сельскохозяйственных, можно отправить большее количество работников в отпуск зимой, когда мало работы, и, наоборот, в период летней страды это делать не рекомендуется. Лето — время отпусков сотрудников учебных заведений.

Правила составления графика отпусков

Локальные акты предприятия

Во многих организация принимаются локальные нормативные акты, которые определяют двусторонние отношения между сторонами заключенного трудового договора. Они предусматривают раскрытие таких существенных аспектов, как установление политики предприятия в отношении оплаты труда, премий, поощрений, предусмотренных в организации и иные вопросы.

График планируемых отпусков относится к обязательным локальным нормативным актам по мнению Федеральной службы по труду и занятости. Это четко прописано в письме Роструда № 4414-6 .

Однако существенным отличием его от аналогичных документов является то, что форма унифицирована Приказом Госкомстата России, как и штатное расписание. Он содержит определенные реквизиты, без которых является недействительным.

Основополагающие трудовые документы и иные нормативные акты конкретной организации также могут регулировать процесс создания графика планируемых отпусков, также порядок составления этого унифицированного документа может прописываться в коллективном договоре (если он есть).

Опрос сотрудников

Первый немаловажный этап создания графика планируемых отпусков – опрос сотрудников всех подразделений организации. В ходе опроса сотрудник кадровой службы выявляет предпочтительное время и количество дней отпуска для каждого члена компании.
В крупных организациях с наличием большого количества структурных подразделений опрос целесообразно проводить отдельному уполномоченному сотруднику внутри каждого подразделения. Таким человеком зачастую выступают начальники цехов или сотрудники отдела кадров.

На основе опроса составляется предварительный план отпусков работников каждого подразделения.

Затем составленные планы отпусков передают в кадровую службу, где сотрудник отдела кадров корректирует их по своему усмотрению, а точнее, сопоставляя все данные и учитывая производственный процесс. Затем документ снова проходит процедуру согласования с работниками и руководителями отделов.

В конечном итоге составляется документ в целом по организации, который в свою очередь может быть раздроблен по конкретным отделам или службам. График составляется и в целом по организации, без дробления, если количество работников фирмы невелико.

Смотрите также видео о методике составления графика отпусков

Удобство по закону

Приступая к составлению графика планируемых отпусков, сотрудник отдела кадров должен помнить о том, что отдельные члены трудового коллектива имеют право сами выбрать время и продолжительность своего отпуска. Это оговорено в законодательстве. При этом работник, претендующий на предоставление отпуска в безоговорочном порядке в удобное для него время, должен предоставить документы, подтверждающее его право на использование привилегии.

К сотрудникам, имеющим право самим выбрать себе время и продолжительность оплачиваемого отдыха, относят:

внешних совместителей (они могут взять отпуск на дополнительной работе в то же время, как и на основной);
беременных женщин, уходящих в отпуск накануне отпуска по беременности и родам, или сразу после его завершения;
подростков, работающих по трудовому договору, но возраст которых не достиг 18 лет;

Существуют иные категории лиц, исчерпывающий перечень которых указан в ТК РФ. Некоторые группы людей также имеют льготные условия в отношении выбора времени и определения продолжительности отпуска.

К ним относят:

граждан, подвергшихся радиационному облучению;
инвалидов войны и участников боевых действий;
героев СССР, России, почетных доноров и иные категории лиц, поименованные в федеральном законодательстве.

Если остались неиспользованные дни за прошлый год

В отдельных случаях возникают ситуации, когда работник имеет неиспользованные дни отпуска за предшествующие годы.

В соответствии с ТК РФ, запрещается непредставление отпуска в течение более 24 месяцев подряд.

В случае, когда работник имеет дни отпуска за предыдущие годы, он сначала отгуливает отпуск текущего года, и лишь затем в произвольном порядке ему предоставляется время отдыха за предыдущие периоды.

Неизрасходованные дни отпуска также можно отобразить в графике отпусков, либо предоставить их в удобное для работника время по соглашению с работодателем. В случае. Если неотгулянные дни отпуска не отображены в графике отпусков, работник не теряет на них право, он может взять эти дни в любое время по согласованию с руководством фирмы.

На практике большинство работников предпочитают брать неиспользованные дни отпуска не сразу, а несколько раз в течение года.

Внесение корректировок на протяжении года

В течение года в утвержденный график могут вноситься корректировки после двустороннего согласования их между работником и работодателем.

Ежегодное время отдыха может быть перенесено на иное время в тех, случаях, когда:

сотруднику не была произведена своевременная выплата отпускных;
если сотрудник был оповещен о наступлении отпуска с нарушением сроков;
если отпуск сотрудника может плохо повлиять на хозяйственную деятельность организации.

Основание для внесения изменения в унифицированный документ — приказ работодателя.

В бланке формы Т-7 существуют специальные графы, в которых вносятся сведения при изменении графика отпусков. В графы 7-9 вносятся записи в том случае, если осуществляется перенесение отпуска, а графа 10 «Примечание» заполняется, если производится прерывание отпуска по причине вызова на работу с перенесением отпуска на следующий год, либо если отпуск сотрудника нарушает целостность производственного процесса предприятия.

Существует два варианта корректировки графика отпусков:

Утверждение нового документа в течение года, что может повлечь определенные последствия при проверке организации трудовой инспекции.
Создание формы дополнения к графику отпусков.

Предпочтительнее использовать второй вариант, так как это не вызовет проблем с проверяющими органами, как в первом случае, когда на один год может присутствовать несколько форм Т-7.

Типичные ошибки при составлении графика

Одно из самых распространенных нарушений на микропредприятиях – отсутствие графика отпусков, то есть отпуск предоставляется по инициативе работника. Это грубое нарушение трудового законодательства, так как график отпусков положено составлять даже в том случае, если в компании работает 1 человек.

В некоторых фирмах этот кадровый документ составляется «для галочки», без учета пожелания сотрудников. В конечном итоге фактическое время отпуска не совпадает со временем, заявленным в графике.Еще одна ошибка: отсутствие подписей уполномоченных лиц на документе.

В график отпусков по ошибке может попасть не только основной отпуск, но и иные виды отпусков. Например, отпуск по уходу за ребенком, которым там не место. Это является типичной ошибкой при составлении документа. Учебный отпуск также не должен отображаться в графике.

В случае если отпуск предоставляется по частям, то продолжительность одного периода отпуска не должна быть менее двух недель.

Иногда сотрудники отдела кадров дробят отпуск на меньшие части и отображают такую информацию в графике. Это является ошибкой.

Работник может получить два отпуска в одном году только в том случае, если он устроился на работу в году, предшествующему году предоставления отпуска. При этом соответствующая информация должна быть отображена в графике отпусков.

Составляя документ, следует помнить о том, что нельзя одновременно отправить в отпуск руководителя структурного подразделения и его заместителя. Ведь тогда возникает вопрос о том, кто же будет исполнять обязанности по руководству подразделением в период отсутствия двух должностных лиц.

Нередко работодатели не предоставляют отпуск в удобное для некоторых категорий работников время. Беременные женщины, инвалиды, участники боевых действий имеют право на выбор времени отпуска. Работодатель в некоторых случаях игнорирует их привилегию, что является нарушением прав и действующего законодательства.

Отпуск не может быть разделен на несколько частей по инициативе руководства фирмы без письменного согласия работника.

Если работник согласен на деление отпуска, он должен подписаться в конце соответствующего документа с записью о том, что он ознакомлен с документом и не имеет возражений в связи с делением отпуска.